Det fanns en tid då HR (eller personalavdelningen som det hette på just den tiden) brukade vara ansvariga för intranätet. Nu är det oftare informationsavdelningen. Men kanske är det dags att inse HRs betydelse när vi ska lyckas med intranätet som en plats för samarbete.
”Enterprise 2.0” är ett begrepp som susar runt allt oftare. I korta drag handlar det om sociala medier på intranätet — och därmed handlar det om deltagande och delning på intranätet. Samarbete, kort sagt.
Det vi måste inse är att samarbete handlar väldigt lite om teknik och väldigt mycket om kultur. Ingen wiki i världen får rädda medarbetare att dela med sig, vilket också CIO Issues konstaterar i en gedigen genomgång av frågeställningen. Betydelsen av att lyckas kan nog inte underskattas:
In a 2006 Accenture survey of more than 250 senior executives worldwide, 42 percent described knowledge capture and sharing as a challenge or a severe challenge.
Och det handlar som sagt om trygghet.
Making employees feel safe enough to contribute fully requires deep cultural change that alters how they understand the likely costs (personal and immediate) versus benefits (organizational and future) of speaking up.
En insikt som måhända är mindre politiskt korrekt att tala om i Sverige än i USA är hur anställda ska förmås att samarbete bättre. Här är ju ”bonus” närmast ett skällsord. Men frågan måste nog väckas: Hur ska den som delar med sig av sin kunskap premieras jämfört med den som snålt håller på vad den vet?
Därmed är vi också inne på ett område bortom informationsavdelningens ansvar. Verkligheten har fört med sig oss i en sväng som visserligen inte är 360 grader men återigen framstår HR som en nyckelspelare för intranätet.
Top HR executives must be involved when companies design collaboration strategies. ”They can think of incentive programs, educational programs and change management to facilitate knowledge management and collaboration”
Det finns ytterligare ett par skäl till att HR bör vara mera (mest?) inblandade i intranätet:
— Ett inranäts mål nr ett är att effektivisera arbetet. Det är där man kan räkna hem investeringarna. Effektivisering är organisationsutvckling och personalavd:s ansvar (om inte en särskild org.utv.avd finns).
— Mycket av den funktionalitet som införs på intranät förändrar och rationaliserar arbetsflöden och kräver att arbetsuppgifter förändras = alltså organisationsutveckling. Det svåra är inte att tekniskt bygga en snurra som hanterar semetsteransökan elektroniskt – det svåra är att administrativt folk därmed inte behövs för manuellt pappersarbete.
Min erfarenhet är att info-avd mest ser intranätet som en kanal för nyheter och information (saknar effektivitetsaspekten), att IT-avd mest ser dataflöden kors och tvärs (systemen och databaserna ska få det bättre) och att ingen av dem riktigt har rätt och säljande argument för att få gehör hos ledningen. HR, däremot, kan propagera för att personalen ska få det bättre och bli effektivare.
Håller med Jesper, helt och fullt. Invändningen är väl att långtifrån alla HR-avdelningar är mogna detta ansvar.
Dessutom handlar ju en del (inte alla) av de effektiviseringar som kan göras om att lyfta över uppgifter till självservice – uppgifter som i dag hanteras manuellt av just HR. Det finns alltså en slags hotsituation.
Sen undrar jag om inte HR ibland är lika benägna som andra att se intranätet som en informationskanal?
Men som sagt, jag håller med dig fullständigt. Och jag tror att vägen fram är att inte knyta intranätet 100% till varken info eller HR (eller IT, hemska tanke). Det är en kompetens i sig.
I din sista kommentar tycker jag att du kommer ganska nära svaret. Intranätet är en angelägenhet för hela företaget/organisationen. Men främst tror jag att det handlar om att se det som en viktig strategisk kommunikationskanal (till skillnad från informationskanal) för företagets utveckling. Därmed är detta även en ledningsfråga. Tänk utifrån: Information – Kommunikation – Relation, där målet är handling, resultat och utveckling.
Hej Helene! Jag tror inte att intranätet framförallt är en strategisk kommunikationskanal. Det är en plats där strategisk kommunikation kan finna ett (av flera) uttryck, men ytterst handlar det om självservice.
Jag ska helt enkelt få hjälp som anställd att utföra uppgifter snabbt och enkelt. Ersätter intranätet mer manuella metoder innebär det dessutom bättre effektivitet för organisationen i sin helhet – och det är där vi kan räkna hem intranätet.
Genom att använda Informationsföreningens devis tycker jag att du hamnar en aning snett. Slutmålet för ett intranät är inte Relation utan möjligen Aktion.
Detta är ju riktigt intressant! Intranätet som kanal för självservice ser jag som en miniminivå. Visst, det är väl OK att lägga ribban där och att generera effektivitetsvinster i administration. Men för att kamma hem andra vinster räcker inte det synsättet.
Visst är det intressant 🙂
”Självservice” handlar för mig inte bara om enkel administration, även om det börjar där. Det kan lika gärna handla om kompetensutveckling eller samarbete.
Sen ligger ju som alltid väldigt mycket i betraktarens öga. Jag har sett så många intranät som varit ”strategiska kommunikationskanaler” att jag blivit luttrad. Allt för ofta är det ledningens strategiska kommunikationsbehov det då handlar om. Allt medan jag som anställd bara vill ha hjälp att göra mitt jobb bättre.