Så sitter du där och ska formulera en intranätstrategi. Vilka värden ska intranätet egentligen skapa? Det finns flera möjliga synvinklar men ytterst är målet enkelt. Ditt intranät ska hjälpa kollegorna att lösa sina uppgifter snabbare och bättre.
Intranätens syfte är en väl diskuterad fråga. Gadgetopia kommer fram till att det i praktiken finns tre sorters intranät: Samarbetsplattformen, den interna sajten och det distribuerade intranätet byggt av många fristående applikationer.
JMC anlägger lite varierande perspektiv. Utgå från de anställda, från affärsverksamheten och från företaget. Och fundera på i vilken utsträckning som intranätet ska stödja kommunikation, samarbete eller arbetet. Denna sistnämnda uppdelning liknar James Robertsons: innehåll, kommunikation och aktiviteter.
e24 intranätgruppen bygger vidare på Robertson men lägger till samarbete.
Vi tycks alltså hamna i fyra basala byggstenar för ett modernt intranät:
- Information: Jag föredrar information framför innehåll. Det finns innehåll även i de övriga byggstenarna och här handlar det om innehåll som konsumeras utan någon form av agerande, det vill säga klassisk information.
Exempel: Riktlinjer, nyheter. - Aktiviteter: Saker vi behöver teknisk funktionalitet för att kunna göra.
Exempel: Rapportera tid, ladda ner presentationsbilder, anmäla oss till kurs. - Kommunikation: I ordets verkliga betydelse — det utbyte som sker mellan människor.
Exempel: Kommentarer, diskussioner. - Samarbete: När kollegor går bortom diskussion och utbyte för att skapa något tillsammans.
Exempel: Taggning, delade dokument, wiki-innehåll.
Så långt allt väl. Problemet är att ingen använder intranätet för att få information i största allmänhet. Vi vill veta vad riktlinjerna säger om tjänsteresor. Ingen samarbetar för samarbetets skull. Vi jobbar tillsammans för att exempelvis utveckla nya tjänster.
Byggstenarna är inte strategin. De är varken mål eller syften. De är vägar fram till målet.
Intranätets strategiska helhet
Vi behöver något som håller samman byggstenarna. Mitt synsätt ger två ringar runt de fyra punkterna. Vi måste för det första konstatera att intranätet är en självservicemiljö. Alla satsningar handlar om att medarbetare själva ska göra något som annars hade krävt andras engagemang. De ska inte fråga chefen om de av miljömässiga skäl får välja flyget till Göteborg, de ska ta reda på det själv.
Men ”självservice” är inte heller ett självändamål, även om det innebär ett mer eller mindre uttalat löfte om högre effektivitet.
Nej, intranätets strategi är de uppgifter medarbetarna vill eller förväntas använda det till för att lösa. Själva.
- Syftet med ditt intranät kan vara att minska de administrativa kostnaderna inom organisationen. Det kräver åtminstone både information och aktiviteter.
- Syftet med ditt intranät kan vara att öka kunskapsnivån hos medarbetarna. Det kräver förmodligen alla fyra byggstenarna.
- Syftet med ditt intranät kan vara att snabbare utveckla nya tjänster att lansera på marknaden. Du kommer att kika på inte minst samarbete och kommunikation.
Syftet kan vara dessa och många fler samtidigt. Men det är uppgifterna som ska lösas som är intranätets strategiska utgångspunkt. De är dess mål, inriktning och syfte. Sen har du fyra riktigt bra metoder att mixa för att lösa dem.
Kärnfullt och koncist lyckas du beskriva intranätets syfte. Tack Fredrik. Genomtänkt och väl skrivet!
Tack Kristian!
Bra sammanfattning gillade din bild. Ska tipsa om ditt inlägg som definitivt är läsvärt för de som arbetar med information på intranätet, dvs nästan alla.
Själv tycker jag att en syftesbeskrivning skall svara på några grundläggande frågor såsom:
– Vilken process stödjer intranätet
– Vems behov skall tillgodoses
– Vilka är dessa behov
– Hur skall vi tillgodose dem
Den enligt min uppfattning vassaste syftesformuleringen lyder:
”Vårt intranät skall tillhandahålla samtidig och relevant information till samtliga medarbetare, på ett sådant sätt att våra kunder uppfattar oss som mer pålästa och mer kompetenta än deras alternativa leverantörer”.
Detta syfte är formulerat utifrån och in. Inget tjafs med interna kunder. Det finns bara externa kunder och ett Intranät skall stödja dem. Även om det enbart är medarbetare som utnyttjar det!
Stefan! Jag tycker inte att syftesformuleringen du nämner är särskilt vass 😉
Den är ett exempel på precis det jag vänder mig emot, nämligen ett ensidigt fokus på medel (”information”). Varför ska ett intranät bara tillhandahålla information? Tänk om medarbetarna behöver kommunicera? Tänk om de behöver teknisk funktionalitet? Tänk om intranätet ska vara en plats där information och kunskap skapas av medarbetarna, och alltså inte bara tillhandahålls?
Sen tycker jag att det är alldeles för snävt att begränsa intranätet till att handla om att kunderna ska uppfatta medarbetare som pålästa och kompetenta. Ett intranät kan t.ex. bidra till att företagets produkter blir billigare än konkurrenternas eftersom man är mer effektiv.
Det är heller inte sant att det bara finns externa kunder. Många som jobbar i en stor organisation har sina ”kunder” (även om man inte måste använda det ordet) internt. HR är ett typexempel. Däremot håller jag med dig om principen. Ytterst ska allt som sker gynna det som är organisationens mål. Till exempel bör ett kommunalt intranät stödja arbetet med ökat medborgarinflytande i den lokala politiska processen.
Så olika man kan tänka och tolka saker 🙂
Min avsikt var att beskriva varför man ”by the end of the day” skall lägga pengar på ett Intranät. Då måste kundnyttan stå i centrum! Inget av det du nämner är exkluderat. Naturligt måste det handla om kommunikation och allt det andra nu nämner.
Beträffande synen på kunder, så är väl det närmast en filosofisk fråga. Själv accepterar jag att det finns en intern beställar- och ”bestämma”-hierarki att ta hänsyn till. Ofta accentuerad av en väl utvecklad interndebitering. Det må så vara, men man kommer längre om alla i en organisation vet vem man til syvende og sidst lever på och vilka uttalade (och outtalade) behov denna kund har och vad jag kan göra åt det, givet min hierarkiska position i organisationen.
Egentligen tror jag vi menar samma sak. Jag väljer bara att inte specificera all den funktionalitet som kan finnas i ett intranät och alla de sätt på vilket det kan utnyttjas. Jag tycker att synen på ett Intranät som en applikation skall motiveras utifrån kundnytta och inget annat – även om det enbart används internt.
Alltid kul att utbyta synsätt. På så sätt tar vi oss fram!
/Stefan