Från några enstaka bloggar till ett helt intranät. Men fortfarande byggt som en bloggportal. En fallstudie från VisitSweden visar att bloggar kan vara grunden för effektiv intern kommunikation.
Jag har fått tillfälle att titta lite närmare på VisitSwedens intranät – och det är en lösning som många mindre företag och organisationer kan inspireras av. Kanske till och med större företag?
VisitSweden arbetar för att marknadsföra Sverige i världen. Det är en i webbsammanhang uppmärksammad organisation: bästa sajt, bästa community. Men det är också en liten organisation och med ett 70-tal medarbetare var det inte möjligt att göra en storskalig intranätsatsning även om behoven fanns.
Däremot hade interna bloggar börjat användas. Och allt fler ville starta nya interna bloggar. Goda erfarenheter, efterfrågan på fler bloggar samt behovet av intern information och kommunikation ledde fram till tanken på bloggportalen.
Som du ser ovan är den igång, inte minst tack vare VisitSwedens Social Media Manager Tommy Sollén som engagerat sig i bloggportalen samtidigt som han drivit på CommunityOfSweden. Bloggportalen är byggd i WordPress MU med hjälp av BKC STHLM. Den utgår helt från systemets grundfunktionalitet med allmänt tillgängliga plugins (tilläggsprogram som kopplas på).
Principen är enkel.
- Den som behöver får starta en blogg, det vill säga en kanal för sin avdelning eller sitt syfte.
- Alla bloggar bygger upp det gemensamma flödet på förstasidan. Det som är nytt kommer där.
- Vissa avdelningar har information som behöver finnas tillgängligt längre, exempelvis viktiga HR-frågor. Dessa läggs i en särskild kategori och kan därför presenteras separat under längre tid (ytan till höger på startsidan).
- Det finns ett fåtal bloggar med begränsad publiceringsrätt, som ledningsbloggen. Annars bygger bloggportalen på förtroende. Den som har något att tillföra skriver där det passar.
- Allt går att kommentera. Vissa bloggar har mycket aktivitet, på andra händer det mindre.
Också ett vanligt intranät: Mallar, kalender, omvärldsbevakning
VisitSwedens bloggportal tar dock steget bortom att ”bara” bygga på bloggar. De använder självklart WordPress möjlighet att skapa en fast sidstruktur. Precis som på vilket intranät som helst kan medarbetarna alltså läsa icke-kronologisk, statisk information: Policies, mallar och den typen av innehåll.
Dessutom har de inkluderat en gemensam kalender från Google och skapat en omvärldsbevakningstjänst med hjälp av sökningar som automatiskt inkluderas på en sida. Omvärldsbevakningen bygger på RSS, såväl prenumerationen på viktiga sökbegrepp som hämtningen av nyheter och artiklar.
Bättre och billigare än traditionellt CMS?
Investeringen då? Ja, egentligen ingen alls. WordPress är gratis, tilläggsprogrammen är gratis. Google tar inget betalt för kalendern och RSS kostar inte en krona. Sen ska delarna givetvis sättas samman och precis som VisitSweden vill nog de flesta ha en egen design. Det innebär en tidskostnad, oavsett om tiden köps in eller om kompetensen finns internt.
Så gratis är det inte. Men väsentligt mycket billigare än en traditionell intranätlösning. Och frågan är om det inte faktiskt också är bättre – enklare att använda, möjligheter till dialog integrerad från början.
Frågan är var gränsen går? När bakomliggande system ska integreras? Förmodligen. Men jag skulle inte bli förvånad om den gränsen steg för steg kommer att flyttas fram.
Business Region Skåne och Näringsliv Skåne jobbar på samma sätt, dock i något mindre skala. Vi använder oss av blogger och googles kalender istället för ett traditionellt intranät.
Blogger? Intressant och oväntat val. Antar att ni låter Blogger publicera till en server bakom brandväggen?
Tack för att du delar med dig av detta Fredrik (och tack Visit Sweden). Mycket inspirerande! Det känns som att WordPress MU kan komma att bli en populär standardplattform för många olika typer av projekt framöver.
Mycket intressant och inspirerande! Finns många företag som bör se och lära!
> Frågan är var gränsen går? När bakomliggande system ska integreras?
Fast den gränsen spelar väl egentligen inte heller någon roll? När ett bakomliggande system ska integreras måste utveckling i alla fall ske och den utvecklingen kan lika gärna göras i php och integreras i WP som i någon annan plattform.
Om man tillsatte samma utvecklingsmuskler som man skulle göra för ett EPi-projekt skulle man komma väldigt långt med WP och egenutveckling.
@Kal Sant. Håller med dig. Men det är uppenbarligen en högre tröskel att utveckla för Open Source-system än för t.ex. Epi. Sen finns det ju en större erfarenhet av, och ”färdiga” lösningar/idéer för, integrering i de stora kommersiella systemen. Så kanske startsträckan trots allt är längre i exvis WordPress. Just nu.
Bra skrivet, intressant att flera gör samma sak.
Nackdelen med open source som jag ser det är att:
1. Seriositeten på projektet blir mindre
Skall man köra ett EPI projekt så tillsätter man finansiella och personella muskler därefter. Att göra samma sak med ett GPL projekt käns intressant…
2. Personberoende istället för lösningsberoende
Dessa lösningar bygger väldigt ofta på just en eldsjäl. Vad händer när den personen slutar eller får mer att göra. En produktlösning känns därför säkrare i de flestas ögon.
För mindre företag är det definitivt en intressant lösning, och jag förespråkar det på ett större företag just nu.
/Mattias
Mattias, det är så jag blir skärrad av att seriositeten hänger på teknisk plattform, men det finns så mycket sanning i det att jag inte borde bli förvånad.
Mumma! Jag blev uppriktigt glad av att läsa det här inlägget. WP behöver inte vara krångligt och om förtroendet samt den ömsesidiga respekten finns i organisation, kommer devisen ”frihet under ansvar” till väl användning hos VisitSweden.
Tack Fredrik för en bra artikel!
Det är roligt att se att ni gillar vad vi gör och intressant att läsa era kommentarer om open source vs produktCMS.
Ytterligare en intressant och inspirerande artikel om intranätsutveckling här. Tack!
Intressanta kommentarer! Särskilt Mattias kommentarer kring CMS som kostar pengar VS gratis alternativ.
Jag minns hur vi som reklambyrå resonerade när den här förfrågan dök upp. Då BKC STHLM jobbar med EPiServer samtidigt som VisitSweden har ett flertal webbplatser baserade på EPiServer.
Valet att bygga på WordPress MU berodde mycket på att VisitSweden redan hade en hel del bloggar igång. På så sätt kunde vi rätt snabbt få upp ett nytt intranät där varje blogg har tillkommit utifrån ett redan existerande behov samtidigt som innehållet drivs naturligt framåt hela tiden. Och efter det har samma takt kring innehåll fortsatt, nya bloggar tillkommer hela tiden beroende på intresseområden.