När intranätet vuxit bortom rimliga gränser är rädslan för att radera innehåll oftast obefogad.
James Robertson berättar om ett företag som bestämde sig för att någorlunda rejält minska omfånget på sitt intranät. 50.000 sidor — 10 procent av sidorna — togs bort efter en process på några månader.
Kommunikations- och IT-avdelningarna stålsatte sig för den storm av klagomål som skulle komma. Men stormen blåste aldrig upp.
That day, they received 3 emails and two calls. That was it. After the first day, no complaints. Six months later, people are still thanking them for cleaning up so much rubbish out of the intranet.
Detta är inget unikt fall. Alla jag någonsin träffat som genomfört samma typ av rensning berättar samma historia. Om intranätet vuxit sig jättelikt är det alltid en god idé att minska det.
Jag tycker precis tvärtom – varför rensa? Allt som skrivits är kunskap i någon form som man kan ha nytta av. Detta är en fråga om relevans, som det alltid är – men relevansen är inte upp till den som administrerar intranätet, utan upp till den som söker = användaren.
Detta är i grunden ett problem med att man har dåliga sökmotorer internt, men också att man har fel inställning till interninformation/kommunikation.
Just den dagen det tog bort innehållet hände det inte mycket, föga förvånande – men de kanske förlorar affärer eller kunskap om ett, två eller tre år när underlaget för sök är minskat = sämre. Det får vi aldrig veta…
Rickard – just din inställning har kostat många företag många affärer… 😉
Det är en illusion att volym inte påverkar ”findability” (vilket du säger). Ingen sökmotor i världen, ingen taggning, ingen annan lösning kan göra allt lika enkelt att hitta. Ju större volymen är, desto större blir problemen för användarna att lösa de uppgifter som är mest relevanta för dem. Därav behovet att rensa – i varje fall allt man kan.
Detta exempel var ju ganska återhållsamt. Det finns gott om exempel på betydligt större rensningar, ända upp till 70 % av allt innehåll på ett intranät.
Sen finns det (oavsett diskussionen om hittbarhet) ett självklart argument för löpande rensningar, nämligen att innehåll blir inaktuellt och ibland direkt felaktigt. Jag var med om en större utvärdering hos en intranätkund och det visade sig att pga uteblivna rensningar hittade vi ett flertal situationer där anställda agerade på felaktig information. De uppgav gamla priser, skickade felaktiga produktvillkor till kunder, etc.
Så du har en lite förenklad bild när du säger ”varför rensa”. Alla håller förhoppningsvis med om att man ska rensa det som är felaktigt – det behövs bara ett produktpris, nämligen det som gäller. Men jag tycker inte att man ska stanna där. Man måste också fråga sig ”Vad tillför ett värde?” Om det finns innehåll som inte tillför värde så menar jag att det i stället medför en kostnad. Och då ska det bort.
Hmm… I sak håller jag med – men då är inte rensa lösningen, utan istället söka en väg som gör att information är uppdaterad.
Rensa innehåll anser jag är ”to risky” och visst, det är rätt att det bara ska finnas ETT produktpris -men varför finns det TVÅ? Där är felet men också utmaningen – lös den och du förlorar inga affärer! 😉