Att skapa bra redaktionella flöden är svårt. Intranätveteranen Jane McConnell delar med sig av 7 principer som är rimliga i vissa avseenden — men som samtidigt missar minst två dimensioner.
Redaktionell organisation (eller Intranet Governance som det brukar kallas) är högintressant. Väldigt många funderar, väldigt många har definierat svårigheter i det egna arbetssättet. Jag samlar material för att så småningom skriva en omfattande genomgång, men Jane McConnells principer är är värda att kika på direkt.
- Definiera ansvar på lägsta möjliga nivå i organisationen men inte lägre än att ansvar kan utkrävas.
- Blanda inte samman innehållsägare med vem som publicerar innehåll.
- Gör det tydligt på sidorna vem som äger innehållet.
- Låt funktioner och enheter specificera sitt eget innehåll och process för godkännande.
- Undvik komplexa godkännanderutiner.
- Låt inte bara innehållsägare avgöra vilket innehåll som krävs. Involvera användarna.
- Undvika ”svarta hål”, se till att hela organisationen är med på intranätet.
Flera av principerna är rimliga. 2, 3 och 5 är utmärkta. Men jag har två invändningar.
Intranätet bör inte följa organisationen
En klassiker. Alla organisationer omorganiseras. Men ett så tydligt organisatoriskt uppbyggt intranät som punkt 4 antyder bygger man i praktiken in behovet att strukturera om intranätet mest hela tiden.
Jag tycker tvärtom. Utgå inte från organisationen. Utgå från behoven — vilket leder till nästa invändning.
Utgå från användarna. Involvera innehållsägarna.
Punkten 6 tar upp rätt spelare i matchen. Men det är fel hemmalag. Faktum är att intranätet skapar värden (höjd produktivitet osv.) först när det används. Alltså måste utgångspunkten vara vad medarbetarna vill och behöver göra.
För mig är innehållsägarna leverantörer, inte chefer. De tillhandahåller det som behövs, inte det de vill förmedla.
Jag var för ett antal år sedan i ett företag där intranätet var organisatoriskt uppbyggt och där företaget under lång tid gick igenom förändringar.
Jag håller med dig i att det är bra att försöka utgå ifrån informationsbehoven sett från majoriteten av användarna även om det i praktiken inte alltid är så lätt.
Du har rätt, Jimmy – det är svårare att utgå från vad medarbetarna behöver göra. Men vinsterna blir stora, är min erfarenhet, redan när man börjar ta steg i den riktningen. Att bara börja med de 2-3 viktigaste behoven kan skapa stora tidsvinster exempelvis.
Oavsett om intranätet är uppbyggt efter organisationen eller efter handlingar/processer måste ju administrationen av funktioner och innehåll skötas av organisationen. Där man kommit långt med at kartlägga och stötta arbetsprocesser med verktyg på intranätet är dessa väl också förankrade i organisationen? Jag måste säga att jag inte ser Janes ”miss”.
Sara: Jag menar att det är fel att låta redaktörskapet följa organisationen. Behovet gör inte alltid det. Den redaktionella organisationen måste då gå förbi de organisatoriska gränser som kan finnas.
Ta uppgiften ”Resa”. I en stor organisation kräver det information från Upphandlingsenheten (som bestämmer var jag får beställa resor), HR (som är experter på traktamente etc.), Ekonomi/Finans (kring hur jag ska hantera utlägg) och kanske Säkerhet (ifall jag planerar resor till oroliga delar av världen).
Detta kan inte ligga på enskilda funktioner eller enheter — för det finns sannolikt ingen Reseavdelning. Alltså måste arbetet utgå från behoven snarare än de för tillfället rådande organisationsstrukturerna.
Jag förstår precis vad du menar, men tror fortfarande att lösningen på dilemmat med vem som äger användarbehov måste finnas i organisationen. Har precis jobbat med en organisation som just nu går från organisatorisk till processorienterad uppbyggning av intranätet.
Utmaningen där är inte bara att ta reda på hur användarna navigerar i innehållet och hur de ska kommuniceras med, men också att säkra att ansvaret för att uppdatera informationen inte hamnart mellan två, eller ännu flera stolar.
Hur ser den organisationen ut? Jag tror att den som bloggar ett sådant bud blir en superhit.
Får väl se om jag kan ordna den hiten 🙂 Har faktiskt ett antal projekt på gång i min närhet där organisationerna inför ”Task Managers”, som är gränsöverskridande i förhållande till ordinarie organisation — med tydligt mandat och ansvar.
I de fallen (mer konkret två fall) driver innehållsorganisationen förändringen. Det är alltså inte en följd av en allmän omorganisation.