När landstinget i Jönköpings län nyligen gjorde om intranätet påbörjade de resan mot mer personlighet och delaktighet. Den enskilde medarbetaren har blivit mer synlig och detta, är tanken, ska driva mer utbyte. Ta en titt på deras nya intranät.
Intranätet där vi arbetar tillsammans som individer (kalla det socialt om du vill) är här. Det är inte verklighet bara hos amerikanska IT-företag utan dyker upp i olika skepnader i alla typer av verksamheter.
Förmodligen är landstinget i Jönköping tidiga för sin bransch – men alla större företag och organisationer går i samma tankar eller kommer inom kort att göra det.
Utbyte kräver kontakt(information) — överallt
”Kontaktinformationen är grunden” berättade Sven-Åke Svensson när vi talades vid och kikade på det intranät som är så nytt att lanseringen fortfarande pågår. Sven-Åke är utvecklingsledare vid informationsavdelningen och har, menar jag, dragit en korrekt slutsats.
Den erfarenhet som börjar byggas upp pekar entydigt på att den gamla hederliga telefonboken (om än utbyggd) är en helt nödvändig ingrediens för ett mer socialt intranät.
I landstingets fall innebar insikten ingen revolution. Men väl många små förändringar. Förutom den vanliga kontaktinformationen ingår idag saker som statusmeddelanden (à la Twitter), en indikation på om personen just nu är aktiv på intranätet och ”Publiceringar”, det vill säga en överblick kring det innehåll som personen publicerat.
Medarbetarna kan skapa egna kontaktlistor som fogas in på förstasidan. De har då något som är väldigt likt listan med statusuppdateringar på exempelvis Facebook. Men viktigare än detta är ambitionen att använda den personliga informationen överallt.
Vi försöker länka upp detta med bild, namn och statusmeddelanden från så många ställen som möjligt på intranätet. Till exempel på nyheter. Jag tror det kan driva användningen, säger Sven-Åke.
Enkel delning ett första steg
Kommentarer på nyheter är väl inte intranätstandard än men det börjar bli vanligt. Kommentarer används också i Jönköping. Det som imponerar på mig är att landstinget har en uttalad ambition att utveckla redaktörskapet så att nyheter och andra texter tydligare uppmanar till kommentarer. Logiskt, men allt för sällan så uttalat.
Något mindre vanligt än kommentarer är landstingets interna lösning för att dela länkar (en motsvarighet till Delicious).
Personliga länkar har vi haft länge. Nu har vi lagt till en ”Dela”-funktion. De webbadresser man sparar för eget bruk kan man tipsa kollegorna om och ge etiketter. Sen kan alla söka specifikt bland länkarna på etiketter, vilken person som delat ut dem, mest utdelade länkar och så vidare.
Vi har inte fokuserat på detta i lanseringen. Än så länge är det svårt att säga vad det kommer att ge, berättar Sven-Åke.
Socialt betyder inte alltid öppet
Det finns en tendens att likställa social användning med öppenhet. Men när landstinget undersökte människors behov blev det tydligt att allt för mycket öppenhet skulle skada viljan att diskutera och dela med sig.
Därför fick det som kallas ”Min arbetsplats” och är till för avgränsade arbetsgrupper vara stängt. Däremot förväntas grupperna lyfta fram sådant som är intressant utanför gruppen till projektsidor som alla kan nå – vilket säkert kommer att kräva både påminnelser och övertalning.
En del av strävan att skapa nytta
En sista reflektion kring intranätprojektet är att mer personlighet och delaktighet självklart inte har varit – och ska inte vara – ett självändamål. För landstinget har det varit en del av en större förändring som också inriktats på hittbarhet och sök samt den nära, arbetsplatsrelevanta informationen.
Det intressanta är förstås att dessa saker samspelar. Utbyggd kontaktinformation används till exempel för att ge bättre sökresultat. Nyheter kan sorteras efter ”Mest kommenterade”, ett sätt att snabbt hitta det mest engagerande innehållet.
Vägen mot det sociala intranätet går alltså parallellt med vägen som leder till det effektiva intranätet.
Jätteintressant – och väldigt roligt att se (ännu) ett exempel på mycket bra kommunikationslösningar och idéer i offentlig sektor.
Kul att även ett landsting tar steget och förenklar sånt som ändå redan sker – kontakt och informationsutbyte mellan människor. Det är sånt här som intranät ska handla om. Strålande exempel! Alltför ofta är det en kommunikations-/informationsavdelning som sitter och tänker inifrån och ut.
En fråga: Hur många exempel som detta känner du till, Fredrik? Jag menar – börjar det bli vanligare med bygga intranät på detta sätt? Mina erfarenheter är lite väl dystra, så jag blir glad om du har fler positiva exempel. Tack!
Det är på sin plats att nämna att mycket inspiration kommer från Västra Götalandsregionens arbete under lång tid. Lägger du till nåt om det Fredrik? Kristian Norling leder det arbetet.
Per: Jag känner till ganska många intranät där sociala funktioner börjat dyka upp. Har t.ex. skrivit om Visit Sweden tidigare.
Lars: Kristian gör ett jättejobb. Är imponerad över hans insikter kring allt från sökmotorer till den semantiska webben. Skriver jättegärna en grej om VG-regionens intranät vid tillfälle – ska växla några ord med Kristian om det. Träffar nog honom om några veckor. Sen när det gäller just de mer sociala funktionerna är det nog svårt att hävda ”inspiration” från en särskild organisation. I själva verket känns det ganska uppenbart att den stora inspirationen för sociala intranät kommer från det som händer på webben. Tror att det är svårt att t.ex. bortse från Facebooks påverkan.
Går det att få tag på information om vilket system det hela är byggt i? Jag tycker utseendet påminner om Jive, kan det vara så?
Emil: Det är inget färdigt system utan faktiskt helt egenbyggt (såvitt jag förstod, Sven-Åke berättar säkert mer om du vill). Kan han ha nämnt Java Rich Facelets eller nåt i den stilen?