Intranätet är en självbetjäningsmiljö. Själva poängen är alltså att automatisera processer och minska eller ta bort den manuella hanteringen — vare sig vi talar om informationsinhämtning eller applikationer från affärssystemet. Men allt passar inte för automatisering.
Teoretiskt är självbetjäningsmiljöer rätt enkla. De briljerar på uppgifter med hög volym och låg komplexitet. Dess raka motsats är uppgifter som är svåra att genomföra utan stöd och som dessutom inte genomförs särskilt ofta. Sådana hanteras med fördel manuellt.
Inga konstigheter.
Problemet uppstår när det i organisationen sprider sig en känsla av att intranätet ska vara… ja, allt. Allt ska finnas där. Allt ska göras där. Speciellt om det finns, eller någon erbjuder, ett verktyg för det. CMS Watch höjer ett varningens finger som jag gärna vidarebefordrar.
For IT professionals it is taken as a matter of faith that automation improves efficiency, that making paper based documents and processes electronic is, in and of itself, a default benefit. But experience in the real world paints a more mixed and problematic picture.
Kärnan i diskussionen är inte huruvida något går att göra. Det allra mesta går att erbjuda automatiserande verktyg för. Kärnan är huruvida det faktiskt lönar sig. Och som intresserad av redaktörskapets förutsättningar på intranät kan jag inte låta bli att dra diskussionen utanför de verktygsstödda processerna.
Exakt samma diskussion är nämligen giltig också för ”bara” innehåll. Du ska inte publicera allt, bara för att det är busenkelt att skapa en ny sida. Det finns innehåll som kräver så mycket av mottagaren att hon är chanslös i en självbetjäningsmiljö. Hon kommer aldrig att klara sin uppgift utan att också fråga någon.
Då är det inte självbetjäning. Då passar det inte på intranätet. Då stör det bara de processer där intranätet verkligen kan ha betydelse.