Intranätverk är en av de nyare — och bästa — konferenserna om intranät i Sverige. Det är dessutom den mest väldokumenterade och du kommer att kunna ta del av nästan allt om du vill. Här är min sammanställning av de mest intressanta, roliga, tankeväckande och provocerande budskapen från konferensen.

Uppdateringar avslutade efter förmiddag dag 2. Hinner tyvärr inte vara med på den avslutande halvdagen men det har, som förväntat, varit ett mycket intressant och högkvalitativt program. Bra jobbat Kristian!

Förmiddag dag 2

Ericssons arbete med governance (Annika Appeltoft)

  • Intranätets tre delar: Innehåll (managed content), samarbete, globalt sök.
  • Den grundläggande förändringen de ville uppnå — från sändarorienterat till användarorienterat baserat på profiler — krävde en fullt genomförd modell för governance.
  • Krav på organisationsmodellen: Oberoende (av organisation, etc.), Skalbar (för stora och små enheter), Flexibel (roller).
  • Forum som finns: Intranet board, Board for managed content, Web Managers forum, Core Workgroup.
  • Det behövs en Change Manager på heltid.

Reflektion: I en bisats nämnde Annika det som sannolikt är avgörande för att få vilken modell som helst att fungera: ”Oh, by the way, all our stakeholders know they are stakeholders and are required to spend time and do work” (med förbehåll för att citatet inte är helt exakt). Allt för många organisationsmodeller är pappersprodukter. Människor får roller för att de är hierarkiskt viktiga, inte för att de tänker engagera sig eller är lämpliga för rollen. Fixa det så fixar också komplexiteten i alla organisationsmodeller sig.

Preem om struktur (Kirsi Välimaa)

  • De har arbetat om ”Min anställning” och HR-direktören marknadsför den kommande ändringen i ett nyhetsbrev.
  • 87 % tycker att intranätet är mycket eller ganska viktigt för dem.
  • Missa inte de enkla sakerna i utbildning av redaktörer: Navigationen är alltid till vänster, lägg alltid den viktigaste länken överst, i högermarginalen ska det endast vara länkar av underordnad betydelse.
  • Har drivit ett strukturprojekt enligt skolboken (testa, gör om, testa igen…). En klar majoritet har uppskattat förändringarna.

Reflektion: Kirsi är ju riktigt skarp (vann ”Sveriges bästa intranät” när hon arbetade på NCC) och är ett bra exempel på hur framgång byggs med hårt arbete. Fotarbetet ska göras — man måste arbeta med både kvantitativa och kvalitativa metoder, idéer måste testas och så vidare.

AMP om intranätdesign (Octavia Maddox med online från Australien)

  • En av NNG Intranet Design Awards winners 2014.
  • Använde bland annat ”Co-design workshops” (a.k.a. designcaféer) där medarbetarna fick skissa och rita på ett nytt intranät. Gav inte minst förståelse för hur svårt det är att skapa en intranätdesign.
  • Gjorde tester på papperstadium (”low fidelity usability test”), gick vidare till kortsortering på dator, hade designvisningar för medarbetarna, och så vidare.

Reflektion: Vi börjar se ett mönster🙂 Octavia är i princip Kirsis motsvarighet på andra sidan världen. Bra intranät byggs med strukturerade metoder, djupt användarengagemang och hårt arbete.
Därefter bröts tyvärr uppkopplingen så vi kunde inte se resten av presentationen. Otur!

Tony Byrne om Sharepoint 2013 (Four Pros and Cons)

  • Plussidan: Rik utvecklingsplattform, många möjligheter, många funktioner, samarbete med dokument.
  • Minussidan: Uppfattas som enkel produkt, inte bäst på något, fattig på applikationer, samarbete med människor.
  • Vanligt missförstånd är att man uppfattar Sharepoint som billigt och enkelt — underskattar kostnaderna det medför (för varje krona i licenskostnad tillkommer i genomsnitt 6-9 kronor för tjänster).
  • Sharepoint är ”a platform for omnibus information management, integration, and collaboration”.
  • Det verkliga valet kring Sharepoint är vilka applikationer du behöver. Sharepoint har i princip bara funktionalitet (byggstenar) och frågan som ställas är hur dessa funktioner ska bli rätt applikationer: Anpassa och bygg ut, lägga något ovanpå eller lägga något bredvid?
  • All teknologi har en livscykel. Sharepoint har förmodligen nått sin topp just nu. Men det kommer att bli en långsam nedgång.

Reflektion: Vi är långt från min bekvämlighetszon här. Jag har inte jobbat med plattformsval på många år. Men det jag uppskattar med Tonys presentation är att den går bortom den ofta svart-vita diskussionen om Sharepoint (hata vs. älska). Det jag främst tar med mig är insikten om Sharepoints brister kring samarbete mellan människor och svårigheten att skapa de applikationer som behövs.

Perttu Tolvanen om alternativ till Sharepoint

  • Varje produkt har en filosofi. De har skapats av en anledning. Välj den produkt som samspelar med dina mål/filosofi.
  • Vanligaste tekniska bristen i intranätprojekt = dålig förståelse för den egna systemmiljön och hur intranätet ska samspela med andra system.

Reflektion: Igen, verktygs- och plattformsval är inte min grej. Men för dig som står inför ett val rekommenderar jag varmt att kika på Perttus presentation när den och videon kommer upp. Han har till exempel en mycket bra genomgång av vilka verktyg som passar vilka scenarier (komplexitetsnivåer på intranätet).

Eftermiddag dag 1

Per Lannerö (bland annat webbriktlinjer.se) om tillgänglighet på intranät

  • Överraskningar är kul, men inte i navigationen. Följ de förväntningar era användare har.
  • Självständighet är viktigt, inte minst för den som har särskilda utmaningar — också i arbetslivet.
  • Nätet kan, om det är rätt byggt, ge ett mycket större innanförskap.
  • 100 % har särskilda behov ibland: språkförbistring, om tåget skakar darrar vem som helst, alla kan ha en dålig dag, stressade personer har likheter med personer som har kognitiva funktionsnedsättningar.

Reflektion: Den som arbetat med tillgänglighet på webben känner igen både diskussion och lösningar. Det viktiga med Pers föredrag är därför inte detaljerna utan sammanhanget, att tillgänglighet överhuvudtaget är en fråga inom intranätutveckling.

Svensk Energi, praktikfall (Catharina Götbrant)

  • Valde en färdig produkt (MyLive) i stället för att skapa en egen lösning.
  • Är HR den bästa ägaren till ett intranät?

Reflektion: Ett intranät för 65-70 personer ställer andra och mycket enklare krav än om vi lägger till 2-3 nollor på den siffran. Vettigt att hålla projektet nere både vad gäller tid och kostnad och man kan ju till och med fråga sig om det behövs en särskild plats kallad ”intranät” överhuvudtaget?

Frågan om HR fick inget svar, det var också för Catharina just en fråga. Med svaret ”nja”, måhända. Mitt svar är att i små organisationer är individ viktigare än funktion när det gäller ägarskap. I stora organisationer måste intranätet ägas tvärorganisatoriskt med kärnverksamheten som viktig(aste) aktör.

Kerstin Forsberg och Fredric Landqvist om hur Webben 3.0 påverkar den inre arbetsarenan

  • Grundförutsättningen är att vi går mot ett samhälle med allt mer nätverkande.
  • Vi står på kanten av vår verksamhet. Har en fin mur runt verksamheten men vi är nästan aldrig där.
  • Tror stenhårt på semantiska webben (Webb 3.0, länkade data, etc.) som är nedbrutna informationsmängder i små, strukturerade komponenter.
  • Exempel: Sveriges Domstolars intranät är semantiskt förstärkt och metadatadrivet.
  • Saker som sker utanför organisationen, till exempel standarder och förklaringar, påverkar redan oss.

Reflektion: Den semantiska webben är inte helt enkel att förstå. Kärnan är dock greppbar (tror jag). Om vi — informationsproducenter i vid mening — bara beskriver vad informationen är (de strukturerade komponenterna, som en adress) kan vi bygga bättre tjänster genom att utnyttja existerande resurser. Och det har förstås intranätbäring på allt från automatisering till begriplighet och enhetlighet.

Metria, praktikfall (Linda Backlund och Ingrid Domingues)

  • Alla framgångsrika människor och företag har det gemensamt att de vet och kan förmedla svaret på frågan ”Varför?”.
  • Metria valde att inte kalla intranätet ”intranät”. Kallar det Engagerat, Nära, Samarbete, Agilt.
  • Ett intranät måste vara verksamhetskritiskt.
  • Folk som aldrig pratat med varandra tidigare, pratar nu med varandra på intranätet.

Reflektion: En bra genomgång av ett intranätprojekt med starkt fokus på samarbete.

Jostein Magnussen om Top Tasks

  • Många gånger när vi frågar medarbetarna om intranätet säger de WTF, gäspar eller undrar vad vi pratar om.
  • Vi frågar oss ofta ”Hur får vi de anställda att använda intranätet?”. Det enkla svaret: Fixa jäkelskapet! Lite mer komplext svar: Producera mindre innehåll.
  • Demokrati har aldrig byggt ett bra intranät. Aldrig.
  • Det som i grund och botten är viktigt på ett intranät är att lösa de basala problemen, de uppgifter medarbetarna försöker lösa varje dag.
  • Viktigare att definiera icke-målen än målen. Det ska inte vara det enda verktyget, det ska inte vara en informationskanal och det är inte lösningen på kulturella problem.
  • Det viktigaste behovet på alla intranät är ”Core Business”, det vill säga det en medarbetare är anställd för att göra (ett säljföretags intranät ska hjälpa medarbetarna att sälja)
  • Lär dig att älska delete-knappen. Det som inte stödjer organisationens mål eller medarbetarnas toppbehov ska bort.

Reflektion: Jag och Josteins firma jobbar i samma nätverk, Customer Carewords, och med samma metoder för förstudier så jag är naturligtvis överförtjust i hans presentation. Och hans röda tråd kan inte betonas nog: Get the basics right.

Förmiddag dag 1

Postnord om sitt intranätprojekt (Robert Zetterlind)

  • Vi tog beslut i styrgruppen på att strukturen skulle utgå från funktion och process, och slapp mycket av diskussionen om andra alternativ.
  • Sharepoints standardsökmotor, då tänker sökspecialister att den är väl inget bra? Jo, den är jättebra om man hade något riktigt dåligt innan.
  • Lyssna på din IT-projektledare, prioritera funktion före layout.

Reflektion: Den första kommentaren är viktig och ett givet grundtips för alla projekt. Den andra gillar jag för att den beskriver hur intranät faktiskt aldrig jämförs med ”best practice”, åtminstone inte av medarbetarna, och att det är den stegvisa utvecklingen vi ska sträva efter.

Men den tredje skaver lite. Vi ska vare sig prioritera funktion eller layout, vi ska prioritera att behoven möts — och för det krävs både funktion, layout och innehåll.

NNE Pharmaplan om onboarding och HR-intranät (Ingvar Johansson)

  • Scrum är en jätteutmaning för kunden, som vill se hela bilden medan vi fokuserade på små, små detaljer.
  • Det blir konflikter hela tiden i projekt. HR och IT har kulturskillnader. Men ordet på bordet, gå inte och bär på det.

Reflektion: Jag tycker att Ingvar pekar på ett verkligt problem även om han egentligen inte problematiserade det. Scrum är en bra metod för utvecklare som planerar sitt projekt, men faktiskt inte okomplicerat för beställare/kunder som sätter målet och behoven främst. Det är olika fokus och det borde problematiseras. Det kanske till och med kan minska konflikterna?

För övrigt var det ett väldigt spännande, spelinfluerat sätt att ta sig an en god introduktion av nyanställda NNE Pharmaplan byggt upp. Inspiration för alla som funderar kring de frågorna.

ÖrebroBostäder om sitt sociala intranät (Jeanette Rådström)

  • Känslan är viktig för oss. Vi vill så långt från Sharepoint, så långt från Microsoft som möjligt.
  • Involvera många. Så fort det fanns något att testa bjöd vi in.
  • Nyheter är inte längre viktigast. Det är allt annat.

Reflektion: Droppen börjar urholka stenen kring nyheter. Men kanske är det fel sten. Alla på den här konferensen, och alla som jobbar med intranät, vet att nyheter inte är huvudpoängen. Ändå vittnar många, senast Postnord, om hur corporate communications trycker igenom ”en glad säljare som skakar hand med en annan glad säljare”.

Skatteverket, praktikfall (Nils-Erik Gustafsson)

  • Jag har arbetat med användbarhet i 30 år. Min första insats var att flytta locken till kaffemuggarna åt höger, så att man kommer till dem efter att ha fyllt på kaffe.
  • Om man låter tusen blommor blomma blir det också många maskrosor. Precis så är det på intranät också. Det är en trädgård som måste underhållas.
  • Återkoppling är det mest fundamentala tips jag vill ge er. Återkopplingsformulär på sök, sidkommentarer, artikelkommentarer…

Reflektion: Nils-Eriks första kommentar fångar allt. Att utveckla sitt intranät är inte ett projekt. Det är en attityd, ett förhållningssätt, ett sätt att betrakta världen. Och det varken börjar eller stannar vid intranätet. Det genuina intresset för hur saker kan göras enklare är kanske den främsta intranätkompetensen.

Chalmers om sök (Andreas Hallgren)

  • Vision: Ge enkel och effektiv tillgång till relevant information för att utföra önskad aktivitet.
  • Sökredaktörskap vill vi komma igång med, att arbeta med nyckelträffar, synonymer och åtgärda informationsbrister tillsammans med redaktörerna.
  • Det sökanalysen ska ge är svaret på frågan ”Vilken webb borde vi ger våra besökare?”, tillsammans med omvärldsanalys, besökarenkäter och så vidare.

Reflektion: En liten men viktig sak. Inte ens sök kan göra allt lika lätt att nå. För att ens kunna avgöra om sökfunktionen levererar måste den ställas i relation till de viktigaste behoven, och att visionen fångar det — om än på klassiskt luddig visionsnivå — är rätt.