Facebooks ”intranät” värdefullt – men inget intranät

Workplace by Facebook är ett väl fungerande, i vissa fall revolutionerande, kommunikationsverktyg. Men det är just det. Ett kommunikationsverktyg. Det är inte ett intranät eller en digital arbetsplats.

Slutsatserna i ingressen är inte mina, utan Trans.eu:s och internationella Rädda Barnens. Vid IntraTeam Event i Köpenhamn presenterade dessa båda organisationer sina slutsatser efter att ha haft pilotprojekt under hösten 2016.

Omedelbar effektivisering av kommunikationsflödet

David Kennedy på Save the Children International berättade om hur en kommunikationsansvarig under deras insats efter orkanen Matthews härjningar på Haiti helt ändrade sitt sätt att arbeta jämfört med tidigare. Där verktyget tidigare var e-post bytte den kommunikationsansvarige till Workplace för att internt berätta om insatsen och vilka behov som fanns.

Med livevideo, 360-bilder, öppen dialog och så vidare sparade han direkt 3 timmar per dag. Materialet kunde dessutom användas externt för att förmedla till donatorer hur läget var.

Save the Children International lanserade Workplace för alla medarbetare i slutet av februari. Intresset var mycket stort (41 % skapade ett konto de första tre dagarna) och ska, är planen, bli det verktyg som knyter samman medarbetarna och hjälper dem att dela kunskap och erfarenheter.

Stort engagemang men inte tillräckligt arbetsstöd

Agnieszka Haladus på Trans.eu representerar en annan typ av organisation, ett transportföretag med 500 medarbetare i 11 länder. Också hon beskrev en framgång men konsterade samtidigt att

• de personliga profilerna är alldeles för basala för att kunna vara ett sätt att hitta kompetens i organisationen
• dokument går inte att organisera på ett bra sätt.

De utvecklar därför lösningar för detta parallellt med att de fortsätter med Workplace. Som kommunikationsverktyg har det, menade hon, flera fördelar:

• Det behövs ingen introduktion eller utbildning. De allra flesta kan redan verktyget genom likheterna med det personliga Facebook.
• Allt bygger på gruppkommunikation – den personliga väggen vi känner igen från Facebook har ingen direkt motsvarighet i Workplace.
• Det går snabbt att skapa aktuellt innehåll och med enkla medel inkludera medarbetarna via omröstningar, till exempel.
• Stödet för att organisera aktiviteter som möten och konferenser är mycket bra.

Trans.eu:s statistik: 93% använder det dagligen. Medarbetarna har skapat 168 grupper. De skriver 300 poster i veckan, vilket är mycket mer än det publicerades i deras tidigare blogglösning. 82% är mycket nöjda. 75% av dem utanför huvudkontoret känner sig mer integrerade i företaget. MEN: 70% hanterar inte sina notifikationer och styr inte sitt nyhetsflöde. Bara 50% använder Work Chat.

Frågan alla ställer

Båda två refererade snabbt till den absolut vanligaste frågan om Workplace: Loggar man in med sitt privata Facebook-konto? Svaret är nej. Facebook och Workplace by Facebook är två olika tjänster.

Liten risk att dina semlebilder hamnar i produktutvecklingsgruppen alltså!