Blogg

Intranätverk är en av de nyare — och bästa — konferenserna om intranät i Sverige. Det är dessutom den mest väldokumenterade och du kommer att kunna ta del av nästan allt om du vill. Här är min sammanställning av de mest intressanta, roliga, tankeväckande och provocerande budskapen från konferensen.

Uppdateringar avslutade efter förmiddag dag 2. Hinner tyvärr inte vara med på den avslutande halvdagen men det har, som förväntat, varit ett mycket intressant och högkvalitativt program. Bra jobbat Kristian!

Förmiddag dag 2

Ericssons arbete med governance (Annika Appeltoft)

• Intranätets tre delar: Innehåll (managed content), samarbete, globalt sök.
• Den grundläggande förändringen de ville uppnå — från sändarorienterat till användarorienterat baserat på profiler — krävde en fullt genomförd modell för governance.
• Krav på organisationsmodellen: Oberoende (av organisation, etc.), Skalbar (för stora och små enheter), Flexibel (roller).
• Forum som finns: Intranet board, Board for managed content, Web Managers forum, Core Workgroup.
• Det behövs en Change Manager på heltid.

Reflektion: I en bisats nämnde Annika det som sannolikt är avgörande för att få vilken modell som helst att fungera: ”Oh, by the way, all our stakeholders know they are stakeholders and are required to spend time and do work” (med förbehåll för att citatet inte är helt exakt). Allt för många organisationsmodeller är pappersprodukter. Människor får roller för att de är hierarkiskt viktiga, inte för att de tänker engagera sig eller är lämpliga för rollen. Fixa det så fixar också komplexiteten i alla organisationsmodeller sig.

Preem om struktur (Kirsi Välimaa)

• De har arbetat om ”Min anställning” och HR-direktören marknadsför den kommande ändringen i ett nyhetsbrev.
• 87 % tycker att intranätet är mycket eller ganska viktigt för dem.
• Missa inte de enkla sakerna i utbildning av redaktörer: Navigationen är alltid till vänster, lägg alltid den viktigaste länken överst, i högermarginalen ska det endast vara länkar av underordnad betydelse.
• Har drivit ett strukturprojekt enligt skolboken (testa, gör om, testa igen…). En klar majoritet har uppskattat förändringarna.

Reflektion: Kirsi är ju riktigt skarp (vann ”Sveriges bästa intranät” när hon arbetade på NCC) och är ett bra exempel på hur framgång byggs med hårt arbete. Fotarbetet ska göras — man måste arbeta med både kvantitativa och kvalitativa metoder, idéer måste testas och så vidare.

AMP om intranätdesign (Octavia Maddox med online från Australien)

• En av NNG Intranet Design Awards winners 2014.
• Använde bland annat ”Co-design workshops” (a.k.a. designcaféer) där medarbetarna fick skissa och rita på ett nytt intranät. Gav inte minst förståelse för hur svårt det är att skapa en intranätdesign.
• Gjorde tester på papperstadium (”low fidelity usability test”), gick vidare till kortsortering på dator, hade designvisningar för medarbetarna, och så vidare.

Reflektion: Vi börjar se ett mönster 🙂 Octavia är i princip Kirsis motsvarighet på andra sidan världen. Bra intranät byggs med strukturerade metoder, djupt användarengagemang och hårt arbete.
Därefter bröts tyvärr uppkopplingen så vi kunde inte se resten av presentationen. Otur!

Tony Byrne om Sharepoint 2013 (Four Pros and Cons)

• Plussidan: Rik utvecklingsplattform, många möjligheter, många funktioner, samarbete med dokument.
• Minussidan: Uppfattas som enkel produkt, inte bäst på något, fattig på applikationer, samarbete med människor.
• Vanligt missförstånd är att man uppfattar Sharepoint som billigt och enkelt — underskattar kostnaderna det medför (för varje krona i licenskostnad tillkommer i genomsnitt 6-9 kronor för tjänster).
• Sharepoint är ”a platform for omnibus information management, integration, and collaboration”.
• Det verkliga valet kring Sharepoint är vilka applikationer du behöver. Sharepoint har i princip bara funktionalitet (byggstenar) och frågan som ställas är hur dessa funktioner ska bli rätt applikationer: Anpassa och bygg ut, lägga något ovanpå eller lägga något bredvid?
• All teknologi har en livscykel. Sharepoint har förmodligen nått sin topp just nu. Men det kommer att bli en långsam nedgång.

Reflektion: Vi är långt från min bekvämlighetszon här. Jag har inte jobbat med plattformsval på många år. Men det jag uppskattar med Tonys presentation är att den går bortom den ofta svart-vita diskussionen om Sharepoint (hata vs. älska). Det jag främst tar med mig är insikten om Sharepoints brister kring samarbete mellan människor och svårigheten att skapa de applikationer som behövs.

Perttu Tolvanen om alternativ till Sharepoint

• Varje produkt har en filosofi. De har skapats av en anledning. Välj den produkt som samspelar med dina mål/filosofi.
• Vanligaste tekniska bristen i intranätprojekt = dålig förståelse för den egna systemmiljön och hur intranätet ska samspela med andra system.

Reflektion: Igen, verktygs- och plattformsval är inte min grej. Men för dig som står inför ett val rekommenderar jag varmt att kika på Perttus presentation när den och videon kommer upp. Han har till exempel en mycket bra genomgång av vilka verktyg som passar vilka scenarier (komplexitetsnivåer på intranätet).

Eftermiddag dag 1

Per Lannerö (bland annat webbriktlinjer.se) om tillgänglighet på intranät

• Överraskningar är kul, men inte i navigationen. Följ de förväntningar era användare har.
• Självständighet är viktigt, inte minst för den som har särskilda utmaningar — också i arbetslivet.
• Nätet kan, om det är rätt byggt, ge ett mycket större innanförskap.
• 100 % har särskilda behov ibland: språkförbistring, om tåget skakar darrar vem som helst, alla kan ha en dålig dag, stressade personer har likheter med personer som har kognitiva funktionsnedsättningar.

Reflektion: Den som arbetat med tillgänglighet på webben känner igen både diskussion och lösningar. Det viktiga med Pers föredrag är därför inte detaljerna utan sammanhanget, att tillgänglighet överhuvudtaget är en fråga inom intranätutveckling.

Svensk Energi, praktikfall (Catharina Götbrant)

• Valde en färdig produkt (MyLive) i stället för att skapa en egen lösning.
• Är HR den bästa ägaren till ett intranät?

Reflektion: Ett intranät för 65-70 personer ställer andra och mycket enklare krav än om vi lägger till 2-3 nollor på den siffran. Vettigt att hålla projektet nere både vad gäller tid och kostnad och man kan ju till och med fråga sig om det behövs en särskild plats kallad ”intranät” överhuvudtaget?

Frågan om HR fick inget svar, det var också för Catharina just en fråga. Med svaret ”nja”, måhända. Mitt svar är att i små organisationer är individ viktigare än funktion när det gäller ägarskap. I stora organisationer måste intranätet ägas tvärorganisatoriskt med kärnverksamheten som viktig(aste) aktör.

Kerstin Forsberg och Fredric Landqvist om hur Webben 3.0 påverkar den inre arbetsarenan

• Grundförutsättningen är att vi går mot ett samhälle med allt mer nätverkande.
• Vi står på kanten av vår verksamhet. Har en fin mur runt verksamheten men vi är nästan aldrig där.
• Tror stenhårt på semantiska webben (Webb 3.0, länkade data, etc.) som är nedbrutna informationsmängder i små, strukturerade komponenter.
• Exempel: Sveriges Domstolars intranät är semantiskt förstärkt och metadatadrivet.
• Saker som sker utanför organisationen, till exempel standarder och förklaringar, påverkar redan oss.

Reflektion: Den semantiska webben är inte helt enkel att förstå. Kärnan är dock greppbar (tror jag). Om vi — informationsproducenter i vid mening — bara beskriver vad informationen är (de strukturerade komponenterna, som en adress) kan vi bygga bättre tjänster genom att utnyttja existerande resurser. Och det har förstås intranätbäring på allt från automatisering till begriplighet och enhetlighet.

Metria, praktikfall (Linda Backlund och Ingrid Domingues)

• Alla framgångsrika människor och företag har det gemensamt att de vet och kan förmedla svaret på frågan ”Varför?”.
• Metria valde att inte kalla intranätet ”intranät”. Kallar det Engagerat, Nära, Samarbete, Agilt.
• Ett intranät måste vara verksamhetskritiskt.
• Folk som aldrig pratat med varandra tidigare, pratar nu med varandra på intranätet.

Reflektion: En bra genomgång av ett intranätprojekt med starkt fokus på samarbete.

Jostein Magnussen om Top Tasks

• Många gånger när vi frågar medarbetarna om intranätet säger de WTF, gäspar eller undrar vad vi pratar om.
• Vi frågar oss ofta ”Hur får vi de anställda att använda intranätet?”. Det enkla svaret: Fixa jäkelskapet! Lite mer komplext svar: Producera mindre innehåll.
• Demokrati har aldrig byggt ett bra intranät. Aldrig.
• Det som i grund och botten är viktigt på ett intranät är att lösa de basala problemen, de uppgifter medarbetarna försöker lösa varje dag.
• Viktigare att definiera icke-målen än målen. Det ska inte vara det enda verktyget, det ska inte vara en informationskanal och det är inte lösningen på kulturella problem.
• Det viktigaste behovet på alla intranät är ”Core Business”, det vill säga det en medarbetare är anställd för att göra (ett säljföretags intranät ska hjälpa medarbetarna att sälja)
• Lär dig att älska delete-knappen. Det som inte stödjer organisationens mål eller medarbetarnas toppbehov ska bort.

Reflektion: Jag och Josteins firma jobbar i samma nätverk, Customer Carewords, och med samma metoder för förstudier så jag är naturligtvis överförtjust i hans presentation. Och hans röda tråd kan inte betonas nog: Get the basics right.

Förmiddag dag 1

Postnord om sitt intranätprojekt (Robert Zetterlind)

• Vi tog beslut i styrgruppen på att strukturen skulle utgå från funktion och process, och slapp mycket av diskussionen om andra alternativ.
• Sharepoints standardsökmotor, då tänker sökspecialister att den är väl inget bra? Jo, den är jättebra om man hade något riktigt dåligt innan.
• Lyssna på din IT-projektledare, prioritera funktion före layout.

Reflektion: Den första kommentaren är viktig och ett givet grundtips för alla projekt. Den andra gillar jag för att den beskriver hur intranät faktiskt aldrig jämförs med ”best practice”, åtminstone inte av medarbetarna, och att det är den stegvisa utvecklingen vi ska sträva efter.

Men den tredje skaver lite. Vi ska vare sig prioritera funktion eller layout, vi ska prioritera att behoven möts — och för det krävs både funktion, layout och innehåll.

NNE Pharmaplan om onboarding och HR-intranät (Ingvar Johansson)

• Scrum är en jätteutmaning för kunden, som vill se hela bilden medan vi fokuserade på små, små detaljer.
• Det blir konflikter hela tiden i projekt. HR och IT har kulturskillnader. Men ordet på bordet, gå inte och bär på det.

Reflektion: Jag tycker att Ingvar pekar på ett verkligt problem även om han egentligen inte problematiserade det. Scrum är en bra metod för utvecklare som planerar sitt projekt, men faktiskt inte okomplicerat för beställare/kunder som sätter målet och behoven främst. Det är olika fokus och det borde problematiseras. Det kanske till och med kan minska konflikterna?

För övrigt var det ett väldigt spännande, spelinfluerat sätt att ta sig an en god introduktion av nyanställda NNE Pharmaplan byggt upp. Inspiration för alla som funderar kring de frågorna.

ÖrebroBostäder om sitt sociala intranät (Jeanette Rådström)

• Känslan är viktig för oss. Vi vill så långt från Sharepoint, så långt från Microsoft som möjligt.
• Involvera många. Så fort det fanns något att testa bjöd vi in.
• Nyheter är inte längre viktigast. Det är allt annat.

Reflektion: Droppen börjar urholka stenen kring nyheter. Men kanske är det fel sten. Alla på den här konferensen, och alla som jobbar med intranät, vet att nyheter inte är huvudpoängen. Ändå vittnar många, senast Postnord, om hur corporate communications trycker igenom ”en glad säljare som skakar hand med en annan glad säljare”.

Skatteverket, praktikfall (Nils-Erik Gustafsson)

• Jag har arbetat med användbarhet i 30 år. Min första insats var att flytta locken till kaffemuggarna åt höger, så att man kommer till dem efter att ha fyllt på kaffe.
• Om man låter tusen blommor blomma blir det också många maskrosor. Precis så är det på intranät också. Det är en trädgård som måste underhållas.
• Återkoppling är det mest fundamentala tips jag vill ge er. Återkopplingsformulär på sök, sidkommentarer, artikelkommentarer…

Reflektion: Nils-Eriks första kommentar fångar allt. Att utveckla sitt intranät är inte ett projekt. Det är en attityd, ett förhållningssätt, ett sätt att betrakta världen. Och det varken börjar eller stannar vid intranätet. Det genuina intresset för hur saker kan göras enklare är kanske den främsta intranätkompetensen.

Chalmers om sök (Andreas Hallgren)

• Vision: Ge enkel och effektiv tillgång till relevant information för att utföra önskad aktivitet.
• Sökredaktörskap vill vi komma igång med, att arbeta med nyckelträffar, synonymer och åtgärda informationsbrister tillsammans med redaktörerna.
• Det sökanalysen ska ge är svaret på frågan ”Vilken webb borde vi ger våra besökare?”, tillsammans med omvärldsanalys, besökarenkäter och så vidare.

Reflektion: En liten men viktig sak. Inte ens sök kan göra allt lika lätt att nå. För att ens kunna avgöra om sökfunktionen levererar måste den ställas i relation till de viktigaste behoven, och att visionen fångar det — om än på klassiskt luddig visionsnivå — är rätt.

Det är inte säkert att vi behöver konstruera en skillnad mellan intranät och det allt mer använda begreppet ”den digitala arbetsplatsen”. Strunt samma vad saker kallas, så länge vi vet vad vi gör och varför. Men termerna används och det finns en poäng i att reda ut vad vi menar.

Många definitioner är ärligt talat ganska platta. Jane McConnell konstaterar till exempel att digitala arbetsplatser lever i korsningen mellan människor, organisation och verktyg. Vilket kan sägas om det mest traditionella intranät du någonsin sett.

Mark Morrell menar att den digitala arbetsplatsen definieras av att den låter oss arbeta var som helst, med det vi behöver, på den apparat vi väljer.

Jag hade kunnat citera många fler men det är gamla nyheter. Den där initiala definitionsfasen är vi förbi. Men de allra flesta av oss har inte rett ut vilka konsekvenser det får för arbetet med intranätet/den digitala arbetsplatsen. DWG tar tag i frågan och kommer till en slutsats som är värd viss eftertanke. Är vi rustade för att fylla den roll som framträder?

The world of intranets was concerned with information, process and latterly collaboration, therefore you tended to become involved with partners based around internal communications, knowledge management and HR systems. Here we are dealing with the physical environment, working behaviours, personal safety, risk, information security: the whole schmear, unconstrained by what application something is rendered in.

Nu är det ännu enklare att vara med i RIMs tävling Sveriges bästa intranät. Ta chansen att få en bedömning av ert intranät och, ifall ni står er väl i jämförelsen, lite extra erkännande för ditt arbete.

Den årliga tävlingen ”Sveriges bästa intranät” är ett sätt att lyfta fram alla de bra grejer som händer på intranät och kring intern kommunikation. Det går förstås inte att ta ordet ”bästa” i bokstavlig mening — men allt måste faktiskt inte vara vetenskapligt korrekt här i världen 😉

I år har ansökningsproceduren förenklats kraftigt. Där vi tidigare krävde flera fasta delar i tävlingsbidragen är det nu mer öppet för dig att visa det du vet fungerar bra eller som uppskattas av kollegorna. Men kolla de få krav som finns. Ju tydligare du kan visa hur intranätet levererar, till exempel genom utvärderingsresultat, desto större än chansen att vinna.

”Vi” skrev jag, förresten. Jag är som tidigare år med i juryn och ser fram emot att kika på ditt tävlingsbidrag!

Inspireras gärna av förra årets tävling med Praktikertjänst som vinnare eller året före där NCC tog hem priset.

Förra året gav oss en liten explosion av konferenser om intranät. 2014 blir inte sämre. Först ut är den största (och många skulle säga bästa): IntraTeam Event i Köpenhamn.

Den med stadig konferensbudget och stort intranätintresse kan roa sig kungligt numera. Vi har många i Sverige, och flera av dem är väldigt bra, men jag vill ändå slå ett extra slag för IntraTeam Event i Köpenhamn i februari.

Det är den största intranätkonferensen i Norden och förmodligen den mest internationella. Ändå träffar jag ofta människor som jobbar dagligen med intranät utan att känna till den. Och det är synd — överväg att ta en tur till Köpenhamn i år.

IntraTeam är också engagerade i Sverige, inte minst genom samarbetet med Intranätverk som arrangeras i maj. Till hösten får Malmö dessutom sin (tror jag) första intranätkonferens. Det glädjer förstås en Malmöbo som mig lite extra.

Men låt oss inte heller glömma två av de andra erkänt givande konferenserna. Framtidens intranät arrangeras i mars av Ability Partner som har längst erfarenhet på den svenska marknaden. Nordic Intranet Summit fortsätter i maj med sina — som jag uppfattar det — lite bredare konferenser, där diskussionen lika väl kan handla om plattformar som strategier.

Det vore inte ett nytt år om inte Jakob Nielsen inledde det med att presentera vinnarna i sin tävling ”10 Best Intranets”. Vi hittar inga svenska bidrag men flera generella slutsatser som, oavsett om de är rätt eller fel, är intressanta att diskutera.

Själva tanken på att dra långtgående slutsatser av vinnarna i en tävling som 10 Best Intranet of 2014 är absurd. Alla sådana här tävlingar bygger ju på anmälan och dessutom ganska få bidrag. Men eftersom Nielsen aldrig låtit sig hejdas av detta, låter inte jag mig heller stoppas. Låt oss dissekera de ”trender” inom intranät som Nielsen ser.

Bra intranät byggs snabbare?

Ja, detta hävdas mot bakgrund av att årets vinnare byggts klara (vad det nu betyder…) på cirka 17 månader jämfört med 27 och 47 månader för de föregående årens vinnare. Att det skulle ha skett så stora generella förändringar är fel, vågar jag påstå. Däremot tror jag att riktningen mot allt snabbare byggen för den som börjar om med sitt intranät stämmer.

Tekniken har blivit bättre, det finns en bättre förståelse för vad intranätet som ett arbetsstöd egentligen är och för varje generation vi ger oss på lär vi oss rimligen något.

Nästa steg är att totalt ogiltigförklara denna typ av tidsmätningar. Ett bra intranät byggs aldrig klart. Allt från plattform till struktur, utseende, innehåll och applikationer bör utvecklas i små steg. Hela tiden.

Större intranätteam

När 2012 års vinnare hade intranätteam på 15 personer, fjoråret gav en topp på 27 personer och årets siffra blev 16 personer lär vi oss egentligen bara en sak. Urvalet är för litet för att ge någon som helst representativ bild.

Jag kan inte heller själv säga att jag noterat någon förändring hos de svenska företag och organisationer jag möter — annat än möjligen en planering för, och i vissa fall tidiga steg tagna i riktning mot, en centralisering av intranätteamen. Lite färre lokalredaktörer, något fler som jobbar mer.

Mindre företag gör de bästa intranäten

Det vore konstigt annars, är min spontana reaktion. De större resurser en större organisationer i teorin kan ha matchas alltid av en (ännu) större komplexitet.

Det är ju inte särskilt svårt att bygga intranät kring en rutinaktivitet, till exempel bilbokning. Problemet uppstår när två divisioner har två olika system, ett uppköpt företag använder en Excel-fil och på HK så mejlar man Sven. Det är då tanken på ett gemensamt arbetsstöd utmanas och det händer betydligt mer ofta på stora organisationer.

Ett intranät blir inte bättre än den organisation det betjänar. Drivkraften ett intranät kan skapa för förändring ska inte underskattas men det ska inte heller tiden det tar.

Responsiv design blir vanligare

Jepp.