1

Enkla men viktiga råd för sociala medier

Datainspektionen har nu gett ut en vägledning för hur personuppgifter ska hanteras i sociala medier av företag, kommuner och myndigheter. Råden kan sorteras in i ”sunt förnuft”-kategorin men fyller förmodligen ett gott syfte.

I april kom Sveriges Kommuner och Landsting med sina riktlinjer om sociala medier. Datainspektionens vägledning skiljer sig från SKLs dels genom att den riktar sig till fler sektorer (även företag), dels att den endast diskuterar personuppgifter.

Det är alltså en vägledning kring ett ganska begränsat — men ofta hett debatterat — område.

Ha koll om du har kontroll

Detaljerna får du läsa själv. Eller så får du inte det. För precis som Joakim Jardenberg konstaterar är det ont om detaljer i vägledningen. Men bortsett från den rättmätiga kritiken tycker jag att känslan i råden är positiv. I praktiken säger nämligen vägledningen att om du har kontroll över kanalen ska du ha koll på användningen av den.

Du är alltså ansvarig för de personuppgifter som någon skriver i en kommentar på exempelvis er blogg eller er Facebook-sida och ska ta bort eventuellt kränkande uppgifter. Du kan å andra sidan inte påverka, och är därför inte heller ansvarig för, personuppgifter som skrivs med hänvisning till er på Twitter (via @reply eller #hashtag). Det ni själva skriver är ni alltid ansvariga för.

Självklart, måste man säga.

Jag tror att du ställer högre krav än lagen

Jag tycker att det är positivt med alla officiella vägledningar och riktlinjer vi kan få. Inte minst eftersom slutsatsen är att sociala medier är ok. Vi behöver inte vara rädda för att göra fel bara genom att finnas där.

Men när det kommer till juridiken kring det säger jag som jag alltid brukar säga: Ditt intresse för hur ni uppfattas ställer högre krav än juridiken. Det är egentligen rätt ointressant att du måste ta bort en kränkande personuppgift från en bloggkommentar. Du tar ju bort den eftersom du inte vill bli förknippad med, eller medverka till, en kränkande och oseriös debatt.

Hittills, tycker jag, pekar riktlinjer och vägledningar inte på några krav som är högre än vi borde ställa på oss själva ändå.

5

VD slutar blogga: ”Högsta chefen bör inte blogga”

Stephan Ekbergh som grundat Travelstart slutar, efter flera år, att blogga. Han menar att det egna bloggandet faktiskt inte är förenligt med att vara VD — åtminstone inte om han ska kunna blogga bra.

Kommunikation är inte ”one size fits all” så låt oss undvika generaliseringar. Men det är en till synes genomtänkt och därför tänkvärd anledning till att Ekbergh nu skrivit sin sista bloggpost som VD.

”I used to think that it’s a good thing for CEO´s to blog, I don’t any longer, and reason is simple. If you want to write a compelling blog you need to be honest otherwise the communication will be as bland as most PR messages.
Honesty is great and fundamental, but business is about winning and exploring.”

Många skulle säga att han skapar en motsättning där det inte finns någon. Men detta är hans upplevelse och han bekräftar genom den vad många betraktat som det tyngsta argumentet mot företagsbloggar och särskilt ledarbloggar: Det går inte att vara så öppen som formatet måhända ”kräver”. Inte idag, inte i dagens affärskontakter. Det kostar förtroende och förtroende är pengar.

Uppmärksamhet (eller bristen på den) ett större problem

Som sagt, låt oss undvika generaliseringar. För varje nedlagd, eller dålig, ledarblogg går det att hitta ett exempel på motsatsen. Själv tror jag att frågor kring öppenhet egentligen är ett mindre problem än konkurrensen om uppmärksamhet (då menar jag i allmänhet och inte just Ekbergh).

Vi fick ett litet udda exempel på det häromdagen när en early adopter, en sådan som använder alla sociala medie-tjänster som finns, helt plötsligt upptäckte att många av hans uppdateringar inte hade publicerats. Nån liten teknisk grej hade strulat men hans insikt var allt annat än liten.

”No one noticed.

Not even me.

It makes me feel like everything I’ve posted over the past four years on Twitter, Jaiku, Friendfeed, Plurk, Pownce, and, yes, Google Buzz, has been an immense waste of time. I was shouting into a vast echo chamber where no one could hear me because they were too busy shouting themselves. All this time I’ve been pumping content into the void like some chatterbox Onan. How humiliating. How demoralizing.”

Hur sociala kan vi vara innan volymen kväver interaktionen? Det är kärnfrågan för den majoritet företag som fortfarande överväger ”vad de ska göra i sociala medier”.

Tipstack om Ekbergh till Joakim Jardenberg.

2

Blogguppror på intranät med missnöjda anställda

Förändrade HR-policies har skapat uppror på Infosys. HR-chefen får tusentals negativa kommentarer på det hon skriver i sin intranätblogg och därför har ett team på 6 (!) personer skapats för att moderera reaktionerna.

I varje fall är detta bilden som beskrivs av rediff, en sajt jag inte känner till sedan tidigare. Men det verkar vara en extrem situation på Infosys, ett IT-företag baserat i Indien med 100.000+ anställda världen över. Och allt började med en god tanke.

The company’s effort to tame the disgruntled employees, who were earlier venting their anger in public forums and some social networking sites like Facebook, Twitter and YouTube, by giving them a blogging platform on its intranet, seems to have back-fired.

Missnöjet grundas bland annat i att Infosys utsetts till ”Bästa arbetsgivare” av Business Today. De anställda kände inte igen sig…

Det vore mänskligt och begripligt om HR-chefen bara avslutade all sin dialog. Men det vore knappast konstruktivt. Bloggarna och en delsajt som heter ”My Voice” förefaller, enligt intervjun, också ha ett fortsatt ledningsstöd. HR-chefen:

They (employees) are saying we are going to participate in every decision which impacts us. We have opened the window for them to air their opinions and views on these platforms.

Kanske är det för att de måste, för att diskussionen inte ska ske på Facebook. Kanske är det för att de förstår att missnöjet inte blir mindre bara för att det inte syns. Jag har ingen aning om hur tankarna gått. Men att våga tro på öppenheten trots att det behövs 6 personer för att putsa av de värsta överdrifterna är imponerande.

3

Så undviker BTs intranät gammalt innehåll – också i bloggar och wikis

Innehåll som inte är uppdaterat skadar trovärdigheten även för det innehåll som är fräscht och värdefullt. Det finns en risk att medarbetare agerar på fel sätt med gammal information som stöd. Detta vet vi. Men hur kommer vi till rätta med problemet — särskilt nu när wikis och bloggar innebär att allt mer innehåll produceras på intranät?

BT (tidigare British Telecom) har lagt fast sina rutiner och den intranätansvarige Mark Morrell delar med sig av deras slutsatser. För det formella, traditionella intranätinnehållet är det inga nyheter. De jobbar med ett automatiskt system som hanterar varning och, om det behövs, arkivering.

We have a tool which checks content every day and informs publishers 4 weeks before the review date expires to review and update or remove the content. Failure to do this results in the content being removed and if no action still taken automatically deleted.

Det intressanta är att de valt en liknande väg också för det användarskapade innehållet, vilket på BT handlar om både wikis och bloggar. Och man låter medarbetarna ta gemensamt ansvar.

After 12 months, content will be flagged ‘amber’ indicating that it is approaching the review stage in its lifecycle. Any member of the user community can revert the content back (min markering) to the ‘active phase’ for a further 12 months if it is still being used, is still relevant and is up-to-date.

Under tiden då ”trafikljuset” är gult kan medarbetare bekräfta att innehållet är relevant och uppdaterat. Händer inget under dessa 30 dagar slår signalen om till rött. Då finns fortfarande möjlighet att ge innehållet 12 nya månader men om ingen gör det raderas det efter ytterligare 30 dagar.

En av de stora upplevda farorna med användarskapat innehåll är just volymen. Hur ska den hanteras? Kommer våra intranät att svämma över inom några år med irrelevanta bloggposter och bortglömda wiki-artiklar? Innehåll som i så fall skulle skapa en ännu värre mardrömssituation för exempelvis effektivt sök.

BT har valt en logisk lösning. Bara det faktum att de har en tydlig process är bra — och att de ger medarbetarna både makten och ansvaret är snyggt.

Sen kan vi (som tror på värdet av allas kunskap) bara hoppas att det funkar. Hur väl arkivering/radering sköts brukar vara ett avslöjande test på publicistiska modeller i allmänhet. Det blir det också för innehåll som användarna skapar.

9

Webbredaktörens handbok – läs min bok om redaktörskap på nätet

Nu lanseras Webbredaktörens handbok — skapa värdefullt innehåll för webb och intranät. I boken försöker jag ge tips och råd kring hela den skala som borde vara webbredaktörens. Från strategi till utvärdering via skrivande, redigering, sökoptimering, länkning och sociala medier.

Webbredaktörens handbokDet är min första bok (bortsett från e-boken Webbredaktörens ABC som nu också uppdaterats). Den har varit på gång i många år och under denna tid utvecklats från ambitionen att ge ut en Skriva för webben-bok. Att skriva är onekligen viktigt för en webbredaktör — och det ingår självklart flera kapitel om skrivande — men en bra webbredaktör gör mer än att skriva.

Därför blev det alltså en webbredaktörsbok. Du kan läsa ett gratis kapitel (pdf, 126 kB) som ett smakprov.

Det är förvånansvärt svårt att ha distans till boken när man levt med den under ungefär ett år. Så egentligen kanske det är bättre att läsa hur förläggaren Urban Lindstedt beskriver den.

Men om jag ska sammanfatta några bärande idéer med boken så är det dessa:

  • Hela webbredaktörskapet, som sagt. Mer än skrivande men grundlagt i ett gott texthantverk.
  • Intranätredaktören är också webbredaktör. De allra flesta som producerar innehåll för nätet i företag och organisationer gör det för intranät. Därför måste, tycker jag, en redaktörsbok om nätet diskutera både webb och intranät parallellt.
  • Ambitionshöjning. Jag tycker det är synd att många webbredaktörer förminskar sig till själva till ganska oviktiga publicerare. En bra webbredaktör skapar värden och kan både visa detta samt värdesättas för det.

Titta gärna närmare på Webbredaktörens handbok: Se innehållsförteckning, hitta var den går att köpa.

Pressmeddelande från förlaget på NewsDesk.

1

Kommunikativa team är 40% mer kreativa

Arbetsgrupper som har utbyte med människor omkring sig är påtagligt mer kreativa än andra. Personer med ett omfattande nätverk är också mer kreativa än andra. Att i organisationens brandvägg spärra Facebook eller andra sociala platser på nätet kan alltså vara ett rejält skott i foten.

The ROI of being social at work

MIT research shows that 40% of creative teams productivity is directly explained by the amount of communication they have with others to discover, gather, and internalise information. In other MIT studies, research shows that employees with the most extensive digital networks are 7% more productive than their colleagues. Furthermore, those with the most cohesive face-to-face networks are 30% more productive.

5

”Bra PR” tycker företag som bloggar

En undersökning av MarketDirection tar pulsen på vad ett hundratal svenska företag tänker om företagsbloggar. Vart fjärde har företagsblogg, vart tredje tänker skaffa en och 40 procent avstår helst.

Vi ska inte övertolka statistiken. Det är trots allt bara 100 företag som svarat och av dem är oproportionerligt många verksamma inom marknadsföring, kommunikation och PR. Det vill säga branscher som är överrepresenterade bland bloggande företag.

Intressantare är varför eller varför inte företag vill blogga.

Bland de som gör det är en majoritet positiva. Den tre främsta anledningarna är att ”skapa PR”, ”sprida information” och så vill de visa att ”företaget ligger i framkant”. Först därefter följer att ge en ”personlig bild av företaget” och att skapa en ”öppen kanal till kunderna”.

Min första tanke är att det inte är så konstigt att bara ett fåtal företagsbloggar fått stort genomslag. Som läsare är vi för smarta för att engagera oss i något som försöker ”skapa PR”. Samtidigt är det kanske positivt att de sistnämnda anledningarna överhuvudtaget fått några röster? Det tar tid att förändra företags- och kommunikationskulturer.

De som inte vill blogga nämner att det tar för mycket tid och att ledningen inte är mogen. Fair enough. Men ett fritextsvar skiljer sig från de vanliga — och rimliga — invändningarna.

Vi kommunicerar inte på det sättet med våra kunder. Vår ambition är att skapa strukturerade modeller för samarbetet snarare än chat.

Två reflektioner i all enkelhet. Kunskapen är fortfarande låg om vad bloggar är. Det finns de som faktiskt inte förstått någonting. Dessutom känns det om att ”strukturerade modeller” bara är ett byråkratiskt sätt att säga ”snälla, låt oss slippa prata med kunderna”. På sikt har det aldrig gett framgång.

1

Forrester om sociala intranät: Bloggar ner, wikis upp

Analysfirman Forrester har gjort en prognos över hur olika samarbetsverktyg kommer att utvecklas på intranät. Det som kommer att ha störst effekt, menar de, är sociala nätverk. De ”…will transform the nature of work. Social networks provide context to content.”

Däremot så ser det sämre ut för de sociala verktyg som inledde den stora förändring vi nu upplever på bred front.

Blogging is not going away — but it does not capture or hold the attention of an enterprise audience. Social networks will breathe new life into internal blogs by providing more context to blogged content, but Forrester found that blogging alone does not capture the attention of an enterprise audience.

Podcasting is on the decline.

Större potential har förutom sociala nätverk wikis, forum och <applåd från mig>RSS</applåd från mig>.

Wikis help transform collaboration. One of the most promising Web 2.0 technologies for the enterprise…

Forums are underused…

RSS is underappreciated in the enterprise. This ubiquitous technology provides a mechanism to get content to people where they need it, rather than expecting people to find it.

Så vad är det vi ser här? Bortsett från RSS som ju handlar om konsumtion snarare än samarbete tycks de mest sociala verktygen vinna (om Forrester får rätt). Ju bättre verktygen är på interaktion och samarbete, desto större blir deras genomslag.

Forrester Projects Which Enterprise Web 2.0 Collaboration Technologies Will Grow, Which Will Decline

3

9 % nordiska storföretag företagsbloggar

Tolv av 132 nordiska storföretag har en eller flera företagsbloggar. Siffran kan tyckas vara låg men Sverige går före våra grannländer.

Det är Burson-Marsteller som gjort en undersökning av 132 nordiska företag med ett börsvärde en omsättning på över 1 miljard Euro. Jag förutsätter att undersökningen bara handlar om externa bloggar — annars är min bedömning att siffran skulle vara väsentligt högre.

Hans Kullin, som arbetar på Burson-Marsteller:

Corporate blogging is much more common among the large corporations in Sweden than in the other Nordic countries. Ten of the 56 companies (17.9%) that are listed on the Swedish Large Cap list have one or more corporate blogs. That is an even higher percentage than the 14.8% of Fortune 500 companies with corporate blogs…

En punkt får mig att utbrista i ett spontant jippi:

Nine out of the twelve companies have commenting functionality enabled on at least one blog.

Det borde förstås vara tolv av tolv men nio är åtminstone en stor majoritet.

2

Sociala nätverk gör jobbet effektivare

Sociala nätverk gör människor mer effektiva på jobbet. Det anser i varje fall 65 procent av dem som har tillgång till sociala nätverksmöjligheter. 46 procent säger att de blivit mer kreativa och fått nya idéer personligen. Det visar en undersökning bland europeiska företag från AT&T.

De fem vanligaste sociala nätverkslösningarna är dessa.

  1. Företagens egna samarbetsrum på intranätet (39%)
  2. Interna forum inom företaget (20%)
  3. Företagsproducerat videoinnehåll som delas på intranätet (16%)
  4. Webbens sociala nätverk som LinkedIn, Facebook etc. (15%)
  5. Externa samarbetssajter och interna företagsbloggar (båda 11%)

Äntligen data från Europa alltså, och inte USA. Tyvärr är inte Sverige med. Men resultaten ställer en del fördomar på huvudet. Det visar sig exempelvis att användningen är mer utbredd i Tyskland än i Storbritannien (mina egna fördomar skulle fått mig att gissa tvärtom).

Glöm att unga per definition är mer öppna

Neville Hobson har fler resultat ur undersökningen och det visar sig, återigen, att etablerade sanningar bör ifrågasättas, vilket jag gjort tidigare.

More of those aged 18-34 think there are negatives about social networking in the workplace, compared to those aged 55+

Och inte bara är yngre mer negativa. En högre andel av dem tycker att sociala möjligheter distraherar på jobbet. Däremot är de snäppet mindre rädda för informationsläckor än äldre åldergrupper.

Läckor är dock en reell risk. 24 procent av de tillfrågade har upplevt läckor som en följd av att information publicerats på interna eller externa nätverkssajter.

Att MSN-generationen inte ställer sig upp och klappar händerna är positivt. Det är bra att ifrågasätta. Men det är en tankeväckare. Den som tror att mer utbyte och delning kommer att gynna affärerna/verksamheten kan inte bara sitta och vänta på en generationsväxling. Det krävs mer.

Stämmer resultaten? Kanske inte så viktigt.

Vid en första anblick är det höga andelar som både provat och är positiva. Jag tror att vi ska komma ihåg två saker.

  1. De traditionella samarbetsrummen på intranät är medräknade. Dessa är faktiskt ganska vanliga.
  2. Medan vissa företag är väldigt aktiva, är andra helt avvaktande. Med så stora skillnader ger det givetvis stort utslag vilka företag man når människor från.

De exakta nivåerna är inte heller så betydelsefulla, tycker jag. Även om de vore hälften så höga är det nivåer nog för att understryka behovet av att fundera, testa och hitta sin egen lösning. På alla företag.

I sammanhanget bjuder CIO på några snabba tips för hur man kommer igång med kunskapsdelning internt.

  • Visa värdet för enskilde — vinsten av att vara med ska vara större än kostnaden, helt enkelt.
  • Håll det verkligt, bygg upp delningen runt kritiska områden för verksamheten.
  • Börja med entusiasterna.
  • Övertyga dem som kan påverka andra.
  • Gör det enkelt. Så enkelt att vem som helst kan klara av det.
  • Utse, eller anställ, en ansvarig som driver kunskapsdelningen framåt.
  • Berätta historier om människors erfarenheter.
  • Ge dem som bidrar erkännande.
  • Allt ska inte vara på nätet — se till att människor träffas och delar med sig av sin kunskap och sina erfarenheter.