Webbrådgivaren Fredrik Wackå

Kategori: Informationsarkitektur – IA

Intranätet är ingen publiceringskanal

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Webbredaktör1 kommentar

Det är naturligt att tänka ”publicistiska processer” när du tänker intranät. Men det leder lätt fel. Fel saker premieras, fel beslut tas kring hur medarbetarna ska använda intranätet.

Vad får en publicist att känna sig nöjd? Säkert mycket men garanterat publiceringen i sig. Jobbet är gjort när innehållet är ”utlagt”, det vill säga publicerat.

Problemet är att ingenting är uppnått på ett intranät för att saker och ting ligger där. Inget är uppnått ens när innehållet konsumeras. Verklig nytta uppstår först när innehållet gett de önskade effekterna. Intranätteamet kan därmed göra större nytta under en arbetsdag genom att ta bort, minska eller ändra innehåll än vad de gör genom att publicera.

Detta brukar jag tjata om så fort jag får chansen. Tar tillfället i akt och gör det även idag när Step Two Designs skriver om åtta vanliga misstag i arbetet med intranät. Alla åtta misstagen är intressanta att diskutera men jag fortsätter med publiceringstanken.

This ‘publisher-centric’ approach to intranets is widespread and corrosive. It means that staff have to know who owns the content before they can find it, one of the most common frustrations for users, particularly in large and complex organisations.

Precis så ser det ju faktiskt ut på många intranät. Det är redaktörernas ansvarsområden som bestämmer intranätets struktur, inte medarbetarnas behov. Galet förstås. Och lösningen är åtminstone principiellt väldigt enkel. Jag kan bara hålla med om Step Two Designs slutsats.

The challenge for intranet designers is to move the site towards a ‘user-centric’ approach, where content and functionality is delivered in a way that will be easily understood by staff. This requires a clear vision, excellent training and support for content owners, and ongoing change management.

Roller är lösningen – inte personalisering

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Webbredaktör8 kommentarer

Samma intranät passar inte alla. Men mina behov är inte heller unika — jag delar dem nästan alltid med vissa kollegor. Så anpassning är nödvändigt men inte på individnivå. Och framförallt inte av individen själv.

Likt droppen som försöker urholka stenen tillåter jag mig att återkomma till denna frågeställning. Nu med hjälp av ThoughtFarmer som konstaterar att användare ändrar inte grundinställningarna på intranät. I varje fall inte i en utsträckning som gör funktionaliteten effektiv för hela organisationen.

…don’t let a vendor sell you their uberpersonalizable drag-and-drop customizable widget-laden portal software.

ThoughtFarmer jämför i artikeln med iGoogle, som ju är precis den där typen av överpersonaliserad sajt som du inte ska bygga intranät med.

Du kanske använder iGoogle eller liknande. Men just du — eller utvecklaren, internetfantasten, infochefens 18-åriga syskonbarn — är ingen bra måttstock. Kom ihåg: De flesta av oss ändrar inga inställningar. Inte på ett intranät. Lösningen är en annan.

This is where role-based personalization comes in, or audience segmentation. To deliver relevant content to each employee, the intranet manager needs to embark on a project to define the roles within the company, and then to define the content that needs delivered to each of those roles.

Ytterst handlar det, tror jag, om ansvarstagande. Personalisering är bara en lösning för den intranätansvarige som inte vill ta sitt.

Hantera uppgiften. Inte innehållet, inte tekniken.

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Webbstrategi

Lite indirekt skryt. En av världens mest namnkunniga användbarhetsexperter skriver om den metod som vi använder inom nätverket Customer Carewords: Se till att någon är ansvarig för det din besökare vill göra.

Jag skriver inte jätteofta om mina projekt och affärer här, men eventuellt har du snappat upp att jag är senior partner och ansvarig för Sverige inom nätverket Customer Carewords. Jag arbetar där tillsammans med Gerry McGovern som refereras av Jared M. Spool:

To meet the needs of the users, the team needs to make task completion their #1 objective. ”Don’t manage the technology; don’t manage the content; don’t manage the information; and don’t manage the graphics,” Gerry says, ”Manage the tasks.”

Kunde lika gärna sagt det själv 😉
Mer på svenska om Behovsanalys — fakta, inte åsikter.

Så hjälper innehållsexperten andra webbproffs

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Webbredaktör, Webbstrategi2 kommentarer

Den som är specialist på webb- och intranätinnehåll är en nyckelperson. Inte bara för innehållet i sig (för det är ju självklart). Alla de andra yrkesgrupper som är med och skapar webb behöver dig som är bäst på innehåll.

A List Apart utgår från det absurda i att innehållsexperten — webbredaktören, till exempel — kommer in så sent i många nätprojekt. Tänk efter själv. Det är egentligen vansinnigt att kika på designskisser med Lorem Ipsum-text. Vad betyder formen om den inte stöder texten?

För flera av webbens andra, lika viktiga, yrkesgrupper går A List Apart därför igenom hur ett nära samarbete med den som kan innehåll gynnar alla inblandade.

Informationsarkitekt

After a quantitative headcount and qualitative review, the content strategist can help you and your client better understand what you have, and what they’ll need to revise or create.

Sökmarknadsförare

A content strategist can help you create ad copy that reflects the desired brand, ensuring your audience finds landing pages that match the tone they see in ads, not just the keywords.

Webbdesigners

A content strategist can help you extrapolate creative direction and prioritize key messages and big-picture concepts to achieve your client’s communication goals.

The Case for Content Strategy – A List Apart

Webbredaktörens handbok – läs min bok om redaktörskap på nätet

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Marknadsföring, Sökmotorer, Skriva för webben, Sociala medier, Webbanalys, Webbredaktör, Webbstrategi9 kommentarer

Nu lanseras Webbredaktörens handbok — skapa värdefullt innehåll för webb och intranät. I boken försöker jag ge tips och råd kring hela den skala som borde vara webbredaktörens. Från strategi till utvärdering via skrivande, redigering, sökoptimering, länkning och sociala medier.

Webbredaktörens handbokDet är min första bok (bortsett från e-boken Webbredaktörens ABC som nu också uppdaterats). Den har varit på gång i många år och under denna tid utvecklats från ambitionen att ge ut en Skriva för webben-bok. Att skriva är onekligen viktigt för en webbredaktör — och det ingår självklart flera kapitel om skrivande — men en bra webbredaktör gör mer än att skriva.

Därför blev det alltså en webbredaktörsbok. Du kan läsa ett gratis kapitel (pdf, 126 kB) som ett smakprov.

Det är förvånansvärt svårt att ha distans till boken när man levt med den under ungefär ett år. Så egentligen kanske det är bättre att läsa hur förläggaren Urban Lindstedt beskriver den.

Men om jag ska sammanfatta några bärande idéer med boken så är det dessa:

  • Hela webbredaktörskapet, som sagt. Mer än skrivande men grundlagt i ett gott texthantverk.
  • Intranätredaktören är också webbredaktör. De allra flesta som producerar innehåll för nätet i företag och organisationer gör det för intranät. Därför måste, tycker jag, en redaktörsbok om nätet diskutera både webb och intranät parallellt.
  • Ambitionshöjning. Jag tycker det är synd att många webbredaktörer förminskar sig till själva till ganska oviktiga publicerare. En bra webbredaktör skapar värden och kan både visa detta samt värdesättas för det.

Titta gärna närmare på Webbredaktörens handbok: Se innehållsförteckning, hitta var den går att köpa.

Pressmeddelande från förlaget på NewsDesk.

Webbansvariga mer nöjda än deras besökare

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Sökmotorer, Webbstrategi, Webbutveckling6 kommentarer

En stor majoritet av Sveriges webbansvariga tycker att deras sajt är välstrukturerad. Men många besökare är fortfarande missnöjda med det som är strukturens främsta syfte, att göra det enkelt att hitta.

Trendrapporten ”Hur mår Sveriges webbplatser?” ges ut årligen av Web Service Award. Årets undersökning visar att en ökande andel är nöjda med strukturen på sina sajter, åtminstone av de 600 ansvariga för stora svenska webbplatser som svarat.
Endast 8 procent identifierar ett problem med sin struktur.

Så långt allt väl. Men bilden kompliceras när vi tar med besökarna i kalkylen. Då visar det sig nämligen att bara 6 av 10 tycker att det är lätt att hitta på de webbplatser de besöker. Var sjätte besökare är direkt missnöjd med navigationen.

Detta är ett problem. Inte nog med att bara drygt hälften av besökarna uppskattar navigationen — de ansvariga tycks inte ens förstå att det är så.

Varför är det så här? Jag har en eller två idéer.

Sökfokus skymmer sikten

Den första förklaringen jag kan se är varken ny eller konstig. Det är helt enkelt besvärligt att sätta sig in i besökarnas behov. Vi har svårt att bryta oss loss från interna betraktelsesätt. Alldeles för få arbetar systematiskt med behovsanalyser.

Men undersökningen ger ytterligare en möjlig förklaring. Hela 34 procent av de webbansvariga är nämligen missnöjda med sin sökfunktion.

Detta stämmer mycket väl med den bild jag har från mina kontakter. Många ser problem med sin sökmotor och det är mycket fokus (inte nödvändigtvis kraft och resurser, dock) som läggs på sök.

Låt mig vara mycket tydlig och säga att detta är bra. Sökmotorn förtjänar fokus.

Men sökmotorn är inte Svaret på hur vi gör webbplatser enkla att hitta på. Det är ett av flera svar. Förmodligen det näst viktigaste. Just det, det ”näst viktigaste”. Som rapporten från WSA konstaterar:

Navigationen är den enskilt viktigaste faktorn för att besökarna ska uppleva att en sida är användarvänlig.

Nedkokt blir min slutsats av rapporten denna:

  • Du kanske är nöjd med din struktur och navigering men många av besökarna delar inte din uppfattning. Det är ett problem. För dig.
  • Sökmotorn är ett utmärkt stöd till navigationen men än så länge är den just ett ”stöd”.
  • Många sökmotorer är dåliga och kräver arbete. Det är helt rätt att satsa på en ny eller förbättrad sökmotor. Men inte till priset av att du lämnar strukturutveckling därhän.

Åsikter farliga för webb och intranät

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Webbredaktör, Webbutveckling4 kommentarer

För att professionalisera utvecklingen av webb och intranät måste du bort från åsikter. Det är inte rättvist att fråga vad kollegorna ”vill ha på” det nya intranätet. Och hur ska kunderna ha en aning om vad du kan erbjuda? Fråga vad människor vill göra. Sen måste du ta ditt ansvar och låta dem göra det på bästa och enklaste sätt.

Detta är en sanning jag återkommer till ganska ofta, just nu på grund av artikeln Beware of using opinions to design an intranet. James Robertson pekar där på problemen med två olika typer av åsikter — nyckelpersoners respektive användares.

Om åsikter från nyckelpersoner/”stakeholders”:

First and foremost, these are not the actual users. While they may claim to speak on behalf of staff, our experience is that this is not necessarily the case.

This is also a very “publisher-centric” approach, driven by the needs of those who write the content, rather than those who use it. This can lead the intranet back to a range of ineffective approaches, such as filling the site with hundreds of linked documents (such as policies), or packing the homepage with nothing but news.

Om användares åsikter:

Staff know an awful lot about the work that they do, but they don’t know a lot about intranets (nor do they need to!). Time and time again, it has been shown that user opinions about what they need don’t match what they actually do in practice.

Robertson går inte i detalj in på alternativen till att fråga människor om vad de vill ha. Min uppfattning är däremot glasklar. Precis som han skriver vet de som ska använda ett intranät eller en webbplats massor om sin egen situation. De vet när de behöver stöd, vad de gör eller försöker göra då, vad som tar irriterande lång tid och så vidare.

Det är detta du ska rikta in din behovsanalys på. Fråga vad människor vill göra, inte vad de behöver. De kommer ändå bara att säga ”en bättre sökmotor” och det visste du redan…

Jag har faktiskt stött på webb- och intranätansvariga som provocerats av detta perspektiv (”ska vi inte lyssna på människors önskemål, va?”). Helt i onödan. För det handlar om att lyssna i än högre grad. Det innebär att du som lyssnare tar steget in i deras verklighet i stället för att du tvingar dem in i en värld som de inte kan mycket om.

Detta är för övrigt inte bara knutet till sajtutveckling. Det är en etablerad sanning i all produktutveckling.

”Since you’re trying to create something that does not yet exist, you cannot take the consumers’ suggestions at face value.  The translation between what they say and the criteria you need to develop for a successful new product may take several iterations.”

Det nästan helt personliga intranätet

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät5 kommentarer

Personalisering är intranätens heliga graal. Många har letat efter frälsningen men ingen har nått hela vägen fram. Sun Microsystems vill nu skapa ett intranät som till 90 procent är personligt för den enskilde medarbetaren.

Alla erfarenheter vi har pekar på att personalisering är svårt. Många har rapporterat att det i bästa fall är 10 procent av medarbetarna som vill personalisera sitt intranät, i varje fall om vi bortser från de allra enklaste funktionerna (som favoritlänkar).

Suns nya initiativ utmanar denna sanning:

WebNext will allow each employee to tailor their own site, relevant to them – but this is a big step away from the local portals and customizable homepages of old. The program is being referred to as Project 90/10, because the company wants everyone’s website to be 90% populated by the things the employee cares about and uses every day on the web, 10% by the things the organization is pushing down to them – and it’s being built with that specific usage ratio in mind.

Precis som alexmanchester.com konstaterar är det kanske Sun som ska lyckas, om någon. De har varit föregångare under ett antal år nu med lyckosamma initiativ på den sociala webben inte minst.

Dock — min rekommendation kvarstår tills vidare: Arbeta med rollanpassning snarare än personalisering. Presentera gärna ett anpassat intranät men förutsätt inte att medarbetarna själva har tid, lust eller kunskap nog att skapa sitt eget intranät.

Ny undersökning: Intranät fortfarande svåra att navigera

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Sociala medier, Webbredaktör, Webbutveckling3 kommentarer

Intranät lider fortfarande av svårigheten att hitta. Det anser i varje fall ansvariga för svenska intranät som svarat på en enkät om sina utmaningar. Men det är inte den enda bristen. För lite resurser plågar många intranät.

Web Service Awards har frågat 246 intranätansvariga i olika typer av organisationer om hur de uppfattar sina intranät. En av de bärande slutsatserna handlar alltså om resurser — och WSA konstaterar att problemet är större för intranät än för webbplatser.

De resursbrister vi sett i tidigare undersökningar kring förvaltningen av webben är ingenting jämfört med hur det ser ut kring intranäten, säger Pierre Du Rietz.

Jag är inte förvånad. Intranäten är styvmoderligt behandlade — trots att det för många organisationer är enkelt att visa hur intranätet kan leverera minst mycket nytta som en bra webbplats. Och i dag är det knappast en fråga om antingen eller. Båda sajterna måste vara bra.

Bra struktur måste inte kosta mycket

Sen handlar inte allt om resurser. Det måste finnas kompetens också. Att bara 43 % tycker att deras intranät är välstrukturerade beror på båda delarna, menar jag.

Web Service Award: Intranätet bakom kulisserna
Web Service Award: Intranätet bakom kulisserna

Effekterna av detta är tydliga. Det finns en direkt koppling mellan svårigheten att hitta och att intranätet på 4 av 10 arbetsplatser (och nu är jag förvånad) inte upplevs underlätta det dagliga arbetet.

Ett intranät kan vara mycket. Det bör vara mycket. Men om det inte är ett redskap för det dagliga arbetet är det inget. Vi borde vara längre komna än så här.

Web Service Award: Intranätet bakom kulisserna
Web Service Award: Intranätet bakom kulisserna

Kvalitet kostar, däremot

Siffrorna nedan talar för sig själv. Där jag inte riktigt accepterar att resursbrist förklarar alla problem köper jag fullt ut att kvalitetskontroll har ett direkt samband med tid. Hur många företagsledningar skulle acceptera att försäljningsavdelningen hade denna nivå på sin kvalitetssäkring?

Web Service Award: Intranätet bakom kulisserna
Web Service Award: Intranätet bakom kulisserna

Året då medarbetaren släpps in?

50 procent planerar att göra en större förändring av sina intranät under 2009. Det är positivt och uppenbarligen helt nödvändigt.

De flesta planerar att strukturera om innehållet och utveckla nya funktioner.

De nya ”funktionerna” ger också hopp. Ifall ansvariga genomför det de planerar kommer vi att se mycket spännande hända det närmaste året. Det blir kanske året då Intranät 2.0 bryter igenom.

  • Användargenererat visuellt innehåll planeras av 51 procent
  • Kommentarer/reviews (48 procent)
  • Blogg (41 procent)
  • Wikis (27 procent)

Uteslut PDF från intranätets sökmotor

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Skriva för webben, Webbredaktör1 kommentar

En stor del av problemet med intranätsökningar är mängden material. ManIA föreslår en radikal och oväntad lösning som tilltalar mig. Låt bara sökningen omfatta innehåll. Stryk dokumenten — de ska bara nås via de sidor de länkas från.

Med tanke på hur många organisationer som under åren glatt meddelat att ”nu fungerar sökmotorn även för pdf och andra dokument” kan ståndpunkten verka konstig.

Men det finns en logisk tanke bakom rekommendationen.

Om vi tar det från början handlar diskussionen om svårigheten att hitta på stora nätplatser. Det har, menar jag, en grundläggande förklaring: den bristande förmågan hos ansvariga att prioritera innehållet rätt.

Detta får konsekvenser för navigering, sidstruktur, etc. Men det får också effekter i sökningar. Alldeles för få arbetar till exempel aktivt med Best Bet-förslag. Och alldeles för många kastar ut läsaren i ett hav av kontextlösa dokument.

ManIA:

Make documents non-searchable and non-accessible except through their landing pages. If the user can only access the landing page for a document and, if the intranet team has done their work correctly, the page will be findable and, through the information on the page, the user will have the context they need. This way, when they open a document, they will know what they are letting themselves in for.

Nyckelfrasen här är ”..if the intranet team has done their work correctly…”. Detta ställer högre krav på den som publicerar sidan och dokumenten. Det kräver god kunskap om sökbarhet.

Men när allt kommer omkring är det bättre att ställa höga krav på intranätredaktören än på läsaren.