Webbrådgivaren Fredrik Wackå

Kategori: Intranät

Intranät: Lär av andra – fallstudier, tips och råd om intranät. Webbrådgivaren Fredrik Wackå hjälper dig med behovsanalys/förstudie, intranätstrategi och utbildning av intranätteamet. Hör gärna av dig om du vill veta mer.

Så används RSS internt på företag

Publicerad av den i Intranät2 kommentarer

RSS förknippar vi nog främst med att prenumerera på nyheter från externa källor. Men RSS används allt mer internt. Företaget NewsGator lyfter fram tre huvudsakliga användningsområden.

Finessen med RSS är ju att tekniken kan leverera allt innehåll. Text, ljud, bild. Så även om många nog ”ser ljuset” när de upptäcker hur mycket smidigare det är att låta Aftonbladet, DN, Expressen, Sydsvenskan och favoritlaget i Allsvenskan komma till dem i stället för att surfa runt, är det bara en försmak på hur RSS kan användas.

NewsGator har försökt dela in de dryga hundratalet kundcase som de har i tre övergripande kategorier. Alla handlar om prenumeration innanför brandväggarna och som alltid är det en flytande gräns mellan kategorierna.

Intern kommunikation

  • Meddelanden
  • Mötesanteckningar
  • Policyuppdateringar från administrationen
  • Notifikationer från viktiga system, t.ex. CRM-verktyget
  • etc…

Aggregera och syndikera information

  • Uppdateringar från interna FoU-projekt
  • Pressklipp
  • Omvärldsbevakning
  • Interna bloggar

Samarbete

  • Poddradio
  • Projektwikis
  • Interna bloggar

Intranät 2.0 ger spark i konkurrenternas bak

Publicerad av den i Intranät, Sociala medier

Intressant genomgång av Motorolas intranät 2.0, som de kallar det. 70 000 använder det varje dag, de har 4 400 bloggar, 4 200 wikisidor och använder både sociala bokmärkestjänster och sociala nätverk. Varför?
— ”If you can make your company less of a top-down company at a higher speed than your competition, you have just kicked their butts”.

Den sociala webben för företag och organisationer tycks få sitt absoluta genombrott på just intranät, vilket jag försökt peka på ett tag nu.

Motorola ger oss flera insikter som ytterligare understryker detta.

”It’s beyond the wisdom of the hive, it actually lets people see new relationships, to see maps of what smart people and like people have done. For any specific problem or opportunity area, there’s a community that you can go and find that has the collective knowledge of the company.”

Bland de intressanta lärdomarna finns exempelvis att e-posten minskar, vilket är både bra och förväntat i en intranätmiljö som ger bättre förutsättningar för kommunikation och informationsdelning.

Det är också svårt att exakt räkna ut Return on Investment, ROI, på verktygen i sig. Däremot ser de tydliga resultat i kortare tid för produktutveckling när samarbetet blir bättre.

Läs vidare själv: Motorola’s IT Department Takes On Enterprise 2.0

Personalisering ingen ”killer application” för intranät

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät

Personalisering är, fortfarande, en av de vanligaste frågorna som ställs kring stora intranät. Mycket pekar på att det inte är den hjälp som förtvivlade intranätredaktörer hoppas på. Det är nämligen relativt få anställda som använder möjligheten att personalisera sitt intranät. Men visst kan vi styra innehåll — glöm inte bort segmentering eller roller.

När jag tittar tillbaka på mitt första halvår 2007 kan jag summera erfarenheter från en 3-4 riktigt stora intranät. I samtliga fall har personalisering varit en frågeställning (om än i varierande utsträckning).

Själv har jag alltid varit tveksam. De användningsgrader jag sett har aldrig imponerat. En ny undersökning [artikel – resultat] bekräftar också att det vanligaste är att bara en minoritet av medarbetarna personaliserar.

Förstå skillnaden på personalisering och roller

Skepsis mot personalisering betyder inte att alla ska ha samma intranät. Segmentering eller roller kan vara ett alternativ värt att överväga. CM Briefing diskuterar skillnaden och drar slutsatsen att båda metoderna är potentiellt värdefulla.

Jag protesterar inte rakt av. Fast jag skulle vilja säga att det tycks som om potentialen är enklare att få fram med ett rollbaserat intranät än med olika personaliseringsmöjligheter.

Däremot håller jag med CM Briefing om att det är helt avgörande att förstå skillnaden. Personalisering är exempelvis möjligheten att skapa egna bokmärken (det vanligaste verktyget) eller att skapa sitt eget nyhetsflöde.

Baserar du intranätet på roller får alla säljare (chefer, inköpare, handläggare…) en viss typ av nyheter. Olika grupper kan också ha anpassade startsidor eller underlättad tillgång till en delmängd av dokumentarkivet.

Eller för att göra det busenkelt: Personaliserat intranät? Alla anställda kan själv göra anpassningar. Roller? Informationen anpassas för anställda beroende på vad de behöver i arbetet.

Gör jobbet åt dem — det har du betalt för

Har du jobbat med informationsarkitektur i hela ditt liv är detta skrattretande låg nivå. Men just skillnaden mellan de båda strategierna är allt annat än glasklar i den dagliga driften på många intranät. Det tycks också som om tankarna i första hand går till personalisering, vilket är mänskligt men möjligen olyckligt.

Mänskligt eftersom vi ju alla gillar att ge människor frihet och eget ansvar.

Olyckligt eftersom de flesta av oss inte vill ha, tror jag, frihet och ansvar på de informationstunga delarna av ett stort intranät.

Vi vill in där, lösa uppgiften och sen göra något roligare eller viktigare. Vi vill hitta nyheten, fylla i blanketten, förstå kvalitetssäkringen så snabbt det bara går. Ju mer du hjälper mig med det utan att jag behöver engagera mig, desto bättre. Då har jag kanske till och med tid över att använda intranätet för idéutveckling och samarbete.

Skapa samarbete i decentraliserad organisation

Publicerad av den i Intranät1 kommentar

Många människor i decentraliserade organisationer upplever det som svårare att samarbeta med andra avdelningar inom företaget än med leverantörer och kunder. Detta konstaterar i varje fall tre forskare vid Harvard som identifierat och rekommenderar lösningar för de tre viktigaste hindren för samarbete.

Rapporten heter ”Leading and Creating Collaboration in Decentralized Organizations” och du kan läsa antingen en kort sammanfattning eller ladda ned hela (som pdf) från Harvard Business School.

I korta drag kommer forskarna fram till detta:

  • Hinder 1: Den systematiska tendensen att behandla den egna gruppen och dess medlemmar bättre än andra grupper.
    Lösning: Koppla gruppens intressen samman med övergripande intressen.
  • Hinder 2: Territoriellt beteende som skiljer ”oss” från ”dem”.
    Lösning: Framhäv samarbete som svaret på gruppens behov.
  • Hinder 3: Dåliga strategier när olika grupper inom företaget förhandlar med varandra.
    Lösning: Stärk och uppmuntra bättre kunskap om förhandlingar.

Det finns många metoder för att arbeta i riktning mot lösningarna. Informationsavdelningen förfogar utan tvekan över flera av de viktigaste.

Träffa Charlie, mannen som är helt 2.0

Publicerad av den i Intranät

Om du undrat över hur RSS, bloggar, wikis, nätverk, taggar och allt det där hänger ihop kan nedanstående presentation ge en ytlig och enkel inblick. Följ med den fiktive personen Charlie på en resa där de nya verktygens användning innanför brandväggarna blir belysta.

Meet Charlie — what is Enterprise 2.0?

Jag tänkte länka till presentationen för ett tag sedan men glömde bort det. Nu hittade jag den igen.

Strunta i verktyget, satsa på mer personlighet

Publicerad av den i Intranät

Jag tror att Shel Israel har rätt. Där en företagsblogg, intern eller extern, känns som en betydande investering av tid för ledande befattningshavare erbjuder video ett intressant alternativ.

But here’s Option B.  Go to the same CEO and say, ”we’d like to video interview you a few times every month. We will lightly edit the results and then post it for people to see. Over time, we will interview all the key players here. We will use digital video to announce new milestones, answer investor questions, show the humanity and brilliance of our key players and create a permanent record of what the people here have done.

Kanske du och andra läsare uppfattar mig som en tydlig förespråkare för bloggar inom företag och organisationer. Och det är inte fel. Företagsbloggar kan vara kraftfulla. Men bloggen som form är inte det intressanta — det är vad den förmedlar.

Den bestående förändring vi är mitt uppe i är en förflyttning från officiell, formell och anonym kommunikation till mer personliga, informella och dialogskapande alternativ.

Där är företagsbloggar viktiga. Där kan du som Shel överväga video. Där kanske du lika gärna kan fundera på poddradio. Men dags att fundera är det.

Mikrobloggar gör intern kommunikation enkel

Publicerad av den i Intranät1 kommentar

Mikrobloggar som Twitter och Jaiku kan vara värdefulla verktyg för arbetsgruppen eller den lilla organisationen. Via Vassa eggen hittar jag Claes Magnussons beskrivning av hur Twitter används av honom och hans kollegor.

Med ett enda kort SMS kan jag direkt meddela alla andra (intresserade) i min organisation om vad som borde göras. Vem som helst i organisationen kan snabbt svara att denne fixar detta och de andra ser både frågan och svaret och vet att det blir fixat.

Vi arbetar nu också med att knyta maskiner och processer till Twitter. På så sätt kan du få ett litet diskret SMS när en produktion är klar, en offert gått ut, ännu ett kvartal visat vinst, fotbollslaget vunnit, börsen gått ner eller vilka rapporter du enkelt vill kunna prenumerera på.

Intressant. Och ännu ett tecken på hur verktyg som byggs mest för att det är kul får otroligt många användningsområden, inte minst inom företag och organisationer. Se exempelvis hur den privata bloggen utvecklats till företagsblogg och kanske framförallt intranätblogg.

Nordeas intranät – kika in

Publicerad av den i Intranät, Webbutveckling2 kommentarer

Om intranätansvariga blev mer öppna skulle företag och organisationer kunna lära sig massor av varandra. Jag som har förmånen att jobba med många intranät kan ibland vara frustrerad över att de många goda idéer som finns inte går att förmedla.

Så credit till Nordea som ger världen en inblick, även om den är ytlig. Vi lär oss att deras intranät är en framgång med hög användning och ledningens fulla stöd.

Teknisk detalj: Länken går till Intranet Blog som ibland spärrar inkommande länkar från andra webbplatser. Skulle du få en konstig felsida är det bara att kopiera följande adress och klistra in den i din webbläsare — http://intranetblog.blogware.com/blog/_archives/2007/4/10/2871702.html 

Intranät utan finesser skapar mångmiljonvärden

Publicerad av den i Intranät, Webbanalys

British Airways intranät är allt annat än high-tech. Men från en gammal plattform har de lyckats bygga ett intranät som skapar ett uppskattat värde på runt 700 miljoner kronor per år.

En fallstudie kring BAs intranät ger oss flera intressanta insikter. För det första hur mycket mer vi kan mäta än bara daglig användning (även om de har koll på den också). Alla resor bokas på intranätet, 75 procent av personalen har varit med på online-kurser etc.

För det andra har de en total inriktning på självservice. Deras intranät handlar inte om publicering eller nyheter. Det handlar om att skapa produktivitet. Jag som tror på ordets makt tilltalas starkt av att BA valt att kalla ledningsgruppen för intranätet ”Employee Self Service Leadership Team”. Redan där sätts förväntningarna, kraven och uppföljningen i rätt sammanhang.