Webbrådgivaren Fredrik Wackå

Kategori: Intranät

Intranät: Lär av andra – fallstudier, tips och råd om intranät. Webbrådgivaren Fredrik Wackå hjälper dig med behovsanalys/förstudie, intranätstrategi och utbildning av intranätteamet. Hör gärna av dig om du vill veta mer.

Intranät fångar bovar

Publicerad av den i Intranät, Webbanalys

Produktivitet kommer i många former. Polisen i West Yorkshire har förbättrat sin genom att lägga ut bilder på oidentifierade misstänkta på sitt intranät.

Called ‘Caught on Camera’, the internal web page provides a central place for all photographs of unidentified people wanted for questioning in relation to particular crimes. Officers across the Force are encouraged to undertake regular checks of the site, feeding any information they have back to a supervisor.
Since the site was set up almost 12 months ago, close to 350 people have been identified, with many leading to prosecutions.

Via Intranet Blog.

Bättre lokala intranät i offentlig sektor

Publicerad av den i Intranät

Om du arbetar med intranät i en mindre offentlig organisation kan en rapport med erfarenheter från Storbritannien vara intressant.

Investment in websites for local public services has to date been targeted on the public-facing website, leaving intranets relatively under-developed. Yet in the longer term service transformation […] must be founded upon a workforce that is, firstly, well-informed and, secondly, fully engaged with the services to its customers. This is where the intranet has a major contribution.

Jag har inte betalt för rapporten i sin helhet men det känns som om det är fallstudierna som kan vara intressanta. En del av slutsatserna är nämligen en aning grunda.

The key to a successful intranet is user engagement. The measure of success is that it is used regularly every day and trusted by all employees as the essential source of information about the organisation.

Visserligen sant. Men alldeles för vagt. Nyckeln till ett framgångsrikt intranät är att det hjälper medarbetarna att göra sitt jobb snabbare och bättre. Förmodligen leder det till daglig användning men detta är en konsekvens, inte ett mål i sig.

Tack till Column Two för tipset.

Intranät hanterar personalens missnöje

Publicerad av den i Intranät

Nokias anställda gillar inte att deras bonus har tagits bort, trots att företaget tjänar stora pengar och trots att cheferna har kvar sina bonusar. Förståeligt, antar jag, och för en kommunikatör är det spännande att intranätet har blivit den plats där missnöjet uttrycks och bemöts.

Helsingin Sanomat beskriver situationen:

Nokia workers have expressed their disappointment in regard to what they feel is an unjust situation on the company’s intranet chat groups, where the company directors have also answered some of the questions.
Nokia President and CEO Olli-Pekka Kallasvuo explained the bonus criteria in a Friday video speech, which has since been available on the Nokia intranet.

Vad som sagts vet jag inte. Men naturligtvis är det precis så här ett intranät ska användas. Potentialen för ett intranät är ju så mycket större än det dokument- och nyhetsarkiv det allt för ofta reduceras till.

Mjukvarujättarna rör på sig

Publicerad av den i Intranät, Sociala medier

Både IBM och Microsoft är på gång med verktyg för den sociala webben. Särskilt IBM tycks ha ett mycket tydligt fokus på interna användningsområden. Intranätet 2.0, ungefär. Bill Ives förklarar mer:

The IBM move integrates five applications: “profiles, where employees post information about their expertise and interests; communities, which are formed and managed by people with common interests; activities, which are used to manage group projects; bookmarks, where people share documents and Web sites with others; and blogs, where people post ongoing commentaries.”

Alla de verktyg det varit så mycket diskussion om det senaste året alltså. Hur betydelsefullt det är att just dessa båda jättar skapar lösningar kan man fundera på. Jag tror inte att man ska underskatta deras position hos dem som fattar de avgörande besluten i verkligt stora organisationer.

70 miljarder för ett intranät — och det funkar inte

Publicerad av den i Intranät, Webbanalys, Webbredaktör

Om du tycker att du har problem med intranätet ska du veta att det finns de som står inför större utmaningar. Världens största och dyraste(?) intranät förmår helt enkelt inte att göra sitt jobb.

Den amerikanska marinkårens intranät har mer än 500.000 användare och har kostat 10 miljarder dollar. Många av dessa användare är faktiskt ganska nöjda, enligt Intranet Blog. Men cheferna, de militära befälhavarna, sågar satsningen.

Users can find information and do most of the things that they want, but the intranet is failing to live up to its purpose. If an intranet fails to achieve business objectives and deliver on the priorities of management, then the intranet fails.

marines.jpg

I detta exempel — som visserligen är extremt ur flera olika dimensioner — finns en generell lärdom. Nöjda användare, goda testresultat, kanske till och med priser och utmärkelser säger egentligen ganska lite om intranätets värde. Det måste ju göra sitt jobb.

  • Har intranätet sparat pengar för organisationen?
  • Gör medarbetarna vanligt förekommande arbetsuppgifter snabbare?
  • Har företaget kunnat minska på manuell administration när medarbetarna gör jobbet själva?
  • Är marknadsbevakningen bättre?
  • Kommer produkter snabbare ut på marknaden?
  • Minskar antalet fel i produktionen?

Det är denna typ av frågor en intranätsansvarig måste besvara. Sen är det ju bra om intranätet är snyggt, uppskattat och får en medalj också.

RSS för att sprida information internt

Publicerad av den i Intranät2 kommentarer

RSS är för de flesta av oss fortfarande mest ett sätt att prenumerera på nyheter och uppdaterat material från externa källor. Men som med så mycket annat kommer RSS antagligen att få några av sina mest produktiva användningsområden innanför brandväggarna, för organisationens egna behov.

Corporate RSS har en fallstudie från en relativt stor juristfirma. Studien är ärligt talat ren textreklam för en viss teknisk lösning. Om vi bortser från just lösningen, finns det en del intressanta slutsatser att lära av för dig som arbetar med internkommunikation.

…started proving the idea that the ”subscribe” model distributes information to employees more efficiently than simply having employees browse and search for information on their own.

Marketing Department professionals were pre-subscribed to an internal feed from the firm’s client proposal tracking system.

Similar systems are being rolled out to attorneys and staff to help them stay current on clients, matters and key internal reports.

Moreover, as federal and state governments and paid legal information providers begin to offer content and data via RSS feeds, Dykema plans to … deliver that content to its employees.

Tystare i luren [Mät en webbredaktör]

Publicerad av den i Intranät, Skriva för webben, Webbredaktör

Webben och intranätet är självservicemiljöer. Vi har dem ofta för att låta människor utföra enkla uppgifter själva. Ju mer vår målgrupp gör själva, desto mindre borde de behöva hjälp med. Ett av de bästa måtten för att webben eller intranätet lyckats borde därför vara att det blir, bildligt talat, tystare i luren.

Denna artikel ingår i serien Fem sätt att mäta en webbredaktör

Jag hjälpte en gång en offentlig förvaltning som hade känslan att en viss del av informationen på deras webbplats inte fungerade. Vi bad växeln att notera hur många samtal de fick kring ämnesområdet och vad frågorna specifikt handlade om.

Resultatet var tydligt. 7 av 10 frågor handlade om ett enda av det 30-tal ämnen som fanns inom området. I sann organisationspolitisk anda (”allt är lika viktigt”) hade detta ämne inte prioriterats på webben. En omgörning minskade antalet samtal i växeln totalt och framförallt kring den specifika frågeställningen.

Barnsligt enkelt, eller hur? Ändå vill jag hävda att webb- och intranätredaktörer allt för sällan vill/vågar/får/orkar/tänker på att mäta resultatet av sitt arbete genom hur mycket annat arbete det minskar.

Samtidigt borde det vara uppenbart att just detta är ett av de starkaste argumenten för fortsatt webbutveckling. Syftet med självservice är att minska användningen av manuellt stöd.

Både enkelt och svårt att mäta

Vissa dimensioner av framgång för självservice är lätt att mäta.

  • Hur mycket minskar telefonsamtalen till HR när blanketterna på intranätet blir enklare att fylla i?
  • Har den nya interaktiva självstudiekursen lett till färre ärenden för Helpdesk?
  • Blir antalet fel i reserapporteringen färre med de nya hjälptexterna?
  • Fullföljer fler kunder processen att prenumerera på nyhetsbrevet sedan du förenklade steg 2 och 3?

Andra aspekter kan vara svårare att sätta siffror på. Ger exempelvis den förbättrade informationen om kommunens bygglovsprocess mer kvalificerade frågor till handläggarna på stadsbyggnadskontoret? Minskar antalet reklamationer som tidigare byggde på felaktiga föreställningar kring produkten? Eller beror det på att produkten kommit i en ny och bättre version?

Att det kan vara svårt får inte betyda att vi struntar i att mäta det som är lätt. Till och med det som uppfattas som svårmätt kan du åtminstone ställa en fråga om.

Det är inte längre ”internkommunikation” du behöver

Publicerad av den i Intranät, Webbredaktör

Den interna kommunikation som vi lärt känna som en utpräglat publicistisk verksamhet är död. Det handlar inte längre om att få ut rätt budskap, på rätt sätt, i rätt tid till rätt människor. Internkommunikatörens roll måste förändras, hävdar Keven Keohane.

Internal communicators need to start thinking of themselves as business process support (and in some cases, design) experts and part of the team that directly enables the organisation and its stakeholders to deliver the best possible customer experience.

Tankegången ligger nära det jag försöker visa i Fem sätt att mäta en webbredaktör. De klassiska publicistiska måtten på framgång, t.ex. på ett intranät, är både irrelevanta för företaget/organisationen och ointressanta för ledningen.

Är då detta ett hot mot de som jobbar med internkommunikation? Inte alls. Om vi jämför en ”kommunikatör” med någon som fungerar som ”business process support” kommer den senare att vinna på alla punkter: Lön, status, strategisk nivå, utvecklingsmöjligheter… Det handlar ju inte om att glömma hantverket utan att bygga vidare på det.

Se också: The end of internal communications

Hittad information [Mät en webbredaktör]

Publicerad av den i Intranät, Sökmotorer, Skriva för webben, Webbredaktör

Ditt ansvar som webbredaktör sträcker sig utanför din egen webbplats. Du måste se till att besökarna överhuvudtaget hittar dit. Hur framgångsrikt detta arbete är går att mäta och du kan regelbundet rapportera till ledningen att du, steg för steg, gör ditt företag eller din organisation mer synlig.

Denna artikel ingår i serien Fem sätt att mäta en webbredaktör

Googles betydelse för hur människor hittar information går knappt att överdriva. Även om Google skulle utmanas av andra sökmotorer kan vi slå fast att sökbeteendet är här för att stanna. Några fakta till stöd för det fortsatta resonemanget kommer här:

Slutsatsen av dessa och andra siffror: Sökmotorerna är betydelsefulla och alla förstår det. Det är därför ett väldigt bra område för dig att visa resultat på.

Lätt att mäta framgång i sökmotorerna

Eftersom jag nu diskuterar mätning går jag inte in på vad det är du faktiskt kan göra. Men kom ihåg att du som webbredaktör har ett avgörande inflytande på hur väl din webbplats rankas.

Exempel på mått du kan redovisa:

  • Vilken position i träffresultaten ni har för era 10, 20 eller 30 viktigaste nyckelord och -fraser, samt förändringen över tid.
  • Er relativa position jämfört med de viktigaste konkurrenterna på samma ord och fraser, samt förändringen över tid.
  • Genererad trafik via sökmotorerna och hur den utvecklas.
  • Genererad trafik via sökmotorerna till era viktigaste sidor och hur den utvecklas.
  • Avslut (köp, nedladdningar, kontaktförfrågningar etc.) bland dem som hittat er via sökmotorer.

Också på intranätet kan du mäta sökningar

Att söka efter information eller kollegor är en av de vanligaste användningarna på intranät. Bra sökresultat betyder minimal tidsåtgång för medarbetarna. Dåliga sökresultat betyder att det tar onödigt lång tid att hitta eller i värsta fall att den som söker struntar i det fullständigt. Detta kan i sin tur ha konsekvenser för om rutiner följs eller hur kunskap delas mellan medarbetare.

Den goda nyheten är att du som redaktör kan påverka sökresultaten. Det krävs dock en brasklapp. Det finns interna sökmotorer som är så dåliga att de borde kastas ut, och du kan också behöva hjälp från IT-avdelningen med att finjustera hur sökmotorn indexerar och rankar.

Men om inte du som redaktör följer upp aspekter som de följande gör ingen annan det.

  • Den tid som ägnas åt sökningar och hur den, i bästa fall, minskar när du skriver bättre titlar, rubriker och annan metadata.
  • Relevansen i de tre toppresultaten för de 200 mest förekommande sökningarna.
  • Andelen användare som klickar vidare till en sida efter bara en sökning.

Ytterst är mått som dessa produktivitetsmått. Och det är ett språk som ledningen förstår.

Det enskilda ordets resultat [Mät en webbredaktör]

Publicerad av den i Intranät, Skriva för webben, Webbanalys, Webbredaktör

Ett enda ord kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande. En rubrik kan vara flera gånger bättre än en annan med samma innehåll men annorlunda formulering. Innan du som webbredaktör kan visa att just du vet vad som fungerar kommer chefer och kollegor att fortsätta tänka ”alla kan ju skriva”.

Denna artikel ingår i serien Fem sätt att mäta en webbredaktör

Hur stor tycker du att skillnaden är mellan dessa båda rubriker?

  • Dental Plans for $8.33 a month. Acceptance Guaranteed.
  • Dental Care Coverage. Best Price Guaranteed.

Ingen jätteskillnad eller hur? Ändå ökade den första rubriken den eftersträvade handlingen med 73 % medan den andra minskade den samma med 68 % (jämfört med en kontrollrubrik).

Microsoft mäter kontinuerligt effekten av sitt webbinnehåll. En av de följande två rubrikerna fick 300 % fler klick än den andra. Gissa vilken!

  • 10 smart tips for PowerPoint
  • 10 key tips for PowerPoint

Det finns fler exempel men slutsatsen är enkel. Hur du formulerar dig är inte bara en fråga om tycke och smak. Det har direkt och avgörande betydelse för webbplatsens eller intranätets framgång.

Visa resultatet av dina formuleringar

Självklart har denna diskussion nära anknytning till mätning av slutförda uppgifter men den förtjänar en egen punkt i din månadsrapport. Du behöver bara grundläggande statistikverktyg för att visa effekten av ditt arbete (men kan ha nytta av mer avancerade alternativ). Några exempel:

  • Din genomgång av HRs förstasida på intranätet ledde till 125 % fler klick på den länk som HR anser är viktigast att flest medarbetare följer.
  • Din omformulering av produktrubriker skapade 40 % fler besökare på produktsidorna vilket ledde till 20 % fler förfrågningar.
  • Efter noggranna tester och förändringar av förstasidans fem mest affärskritiska innehållsdelar sänktes andelen besökare som lämnade er webbplats direkt efter förstasidan från 52 % till 43 %.

Du förstår principen även om detaljerna måste arbetas fram beroende på vad som är viktigt för din organisation.

Effekten av att som webbredaktör kunna visa dessa resultat är uppenbar: Aldrig mer kan någon hävda att din uppgift är att ”lägga ut information”. Du har en yrkeskompetens som går långt bortom själva publiceringen.