Webbrådgivaren Fredrik Wackå

Etikett: Internkommunikation

Skype ett verktyg för företag

Publicerad av den i Intranät

Ta kontroll över säkerhetsrisken Skype, säger ett it-säkerhetsföretag till Computer Sweden. Jag vässade pennan och tänkte vräka ur mig en sällsynt skarpsinning kritik mot räddhågsna it-chefer som stoppar allt kul här i världen.

Men i en liten faktaruta framgår varför det kanske behövs striktare rutiner kring Skype.

Skype har cirka 113 miljoner registrerade användare, enligt företaget. I slutet av augusti var sju miljoner uppkopplade. Cirka 30 procent är företagsanvändare, trots att Skype aldrig egentligen lagt speciellt mycket energi på på att locka den här gruppen.

Detta är betydligt intressantare än eventuell räddhågsenhet (som ju också kan tolkas som vettig försiktighet). Skype har alltså fått ett betydande genomslag redan på arbetsplatser. Säkert är det för många ren ”datortelefoni” men Skype har ju också många andra användningsområden som internkommunikationsansvariga bör lära känna.

Närvaroindikator, chatt, filöverföring, konferenser (”Skypecasts”), videosamtal. Varje ny version har hittills lagt till en eller flera finesser och utvecklingen lär fortsätta. Om du ansvarar för intern kommunikation eller kanske ett intranät finns det all anledning att kolla närmare. Du kanske har fått en ny kanal – en mer social och direkt kanal än du är van vid – till skänks.

Nätet räddar liv

Publicerad av den i Intranät

Hittade en kort referens som, om den stämmer, är ett häpnadsväckade starkt argument för bra intranät och webbplatser inom sjukvården:

100 Most Wired hospitals and health systems have, on average, risk-adjusted mortality rates that are 7.2 percent lower than other hospitals.

Mätning av webb och intranät är en av de saker jag jobbar allt mer med, inte minst i mitt samarbete med Gerry McGovern. Om det finns stöd för ett påstående som det ovan skulle det säkert ha mycket att lära också andra branscher.

Samtidigt måste man förstås fråga sig vad som är hönan resp. ägget? Ett sjukhus med väldefinierade processer, ett starkt kvalitetstänkande och en kompetens över genomsnittet är kanske mer benägna att satsa på ett utvecklat kommunikations- och ledningsstöd. Därför skaffar de sig ett bra intranät. Men det betyder inte att intranätet i sig skapar en situation som kan rädda fler liv, snarare är intranätet ett resultat av denna situation.

Eller finns det ett mer direkt samband?

Informationssökning tar allt mer tid. Redaktörsskap allt viktigare.

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Webbredaktör, Webbstrategi

Knappast en kioskvältare för den som har erfarenhet av exempelvis stora intranät, men fakta är att vi använder allt mer av vår arbetstid för att hitta information. Det finns yrkesgrupper där hela 53 procent av tiden går åt till denna, ibland, frustrerande jakt.

Siffrorna är i sig tankeväckande. Än intressantare blir det när vi studerar detaljerna för hur sökningen går till. Det visar sig att webben förlorar mark. I stället förlitar sig en växande andel på intranätet samt på regelbundna uppdateringar, kollegor eller biblioteket.

Man kan läsa in sökmotorernas misslyckande i trenden. Men man kan också – vilket jag gör – se utvecklingen som ett bevis för behovet av tolkning och filtrering.

Vi kommer aldrig att rationalisera bort redaktören i dess verkliga mening (alltså inte CMS-branschens ”alla kan publicera”-redaktörer). Människan som skapar mening och sammanhang.

Däremot är redaktören inte längre nödvändigtvis informationsdirektörens förlängda arm, His Masters Voice. Det kan lika gärna vara kollegan i rummet bredvid som tar sig an en nisch och sorterar verkligheten åt oss. Medan du och jag av intresse eller behov ser till att samla det mest relevanta i en annan nisch.

10 steg till en bättre portal – och ännu bättre i morgon

Publicerad av den i Intranät

80 procent misslyckade förändringsprojekt där en intranätportal varit drivkraft – det är situationen, om den stämmer, som forskningsrapporten Vad är rätt information till rätt person vid rätt tillfälle? (pdf) utgår från. Jag tänker inte återge resonemanget men det är intressant läsning som leder fram till 10 steg för en bättre portal, också sammanfattade av Computer Sweden.

Möjligen bör författarna kritiseras för att slå in öppna dörrar. Två månaders intranätjobb i vilket stor organisation som helst lär dig till exempel att tydliga roller är viktiga, och det krävs ingen forskning för att slå fast det. Men som en sammanfattning och dokumentering av dagens kunskap kan rapporten fungera.

Viktigare är att rapporten lyfter fram ”Utsikter för morgondagen”. Om du delar min åsikt att RSS, bloggar och folksonomier har nästa stora användningsområde på intranät är utsikterna som ljuv musik.

De stora investeringar, som görs och har gjorts i IT-stödda samarbetsmiljöer, skapar fortfarande gigantiska dokumentarkiv, som blir omöjliga att hantera. Därför fungerar RSS-flöden och deras mycket enkla struktur som en konkret möjliggörare för så kalllade projektbloggar…

…synligheten på medarbetarens egen blogg ger möjlighet för andra att ”hitta” lämpliga kollegor.

…gräsrotsnätverkande, med gemensamma intressen, mycket snabbt och enkelt harmoniserar sitt gemensamma språk, så kallade ”folksonomies”.

Detta beskrivs som nyheter och, som sagt, ”utsikter”. Vi vet att det inte stämmer. Det finns flera stora företag som använder dessa verktyg fullt ut och redan tittar på nästa generation: BBC, IBM, Siemens etc. Det finns åtminstone en handfull svenska företag som har integrerat gräsrotstanken på sina intranät i dag.

Men jag tycker ändå att rapporten är betydelsefull. Den är nämligen en del av ett forskningsprojekt som drivs av Sveriges Informationsförening. Med all respekt för de av mina kollegor och kunder som är medlemmar där för det sociala nätverkets skull, så måste man säga att föreningen är allt annat än i frontlinjen…

Kanske, kanske har de fått en liten ögonöppnare för att stora förändringar just nu påverkar informatörens jobb, ja hela processen hur vi skaffar oss kunskap. Denna insikt skulle gynna deras medlemmar.

Direktmeddelanden (IM) värdefullt för intern kommunikation

Publicerad av den i Uncategorized3 kommentarer

Häromdagen läste jag en artikel kring hur ungdomar, uppväxta med MSN Messenger, förvånat tittar på vuxnas e-postanvändning. De har aldrig varit med om e-post fri från spam. De förstår inte varför vi ibland mejlar fram och tillbaka som om det vore en diskussion.

Allt är ju mycket enklare med snabbmeddelanden till varandra…

Säkert kommer detta att påverka hur vi kommunicerar med kollegorna inom bara några år. Det finns redan arbetsplatser där IM (instant messaging) slagit igenom stort. Så kanske det är dags för många företag och organisationer att överväga IM?

Edelman listar fördelarna med snabbmeddelanden inom intern kommunikation.

Pedagogerna som har upptäckt nya webben

Publicerad av den i Uncategorized1 kommentar

På tal om lärande och nya webben: Svensk-amerikanska Grönstedt Group som erbjuder kompetensutveckling inom marknadsföring och försäljning har tagit steget fullt ut och använder de nya möjligheter som webben idag ger. De beskriver själva hur de arbetat för förlaget Prentice Hall.

A lot of companies are starting to realize that if their reps are on the road, their rep training and communications need to be mobile, too. For this reason, mp3 player-enabled podcasts are emerging as an increasingly effective tool.

Prentice-Hall’s new series of online radio programs, entitled ”What’s Your Point?” are designed to reinforce key messages, introduce book authors, and keep reps updated on an ongoing basis via a conversational, news/talk format that’s both informative and entertaining.

Förlaget har också startat en intern blogg för säljarna.

…the blog serves as a forum for free-flowing conversations. It’s an engine for sharing experiences from the front lines across the sales organization without inundating reps with e-mail. They can read the musings, rants, raves, insights and opinions of their peers and weigh in on conversations about pressing issues that will help them better do their jobs.

Pedagoger borde upptäcka nya webben

Publicerad av den i Sociala medier

Computerswedens debattutrymme är ett av de ärligaste i landet. Det är för det mesta uppenbart att debattörerna skriver bara för att sälja sina egna grejer. Samma sak som med DN Debatt, alltså, men där är skenheligheten ofta större.

I dag efterlyser ett konsultföretag för skolsektorn nya program som pedagogiskt stöd. Kommuner och skolor bör ”investera i pedagogiska system som stöd i undervisningen”. Det är intressant eftersom det så tydligt visar hur vi just nu är i ett läge där vi inte ser skogen för alla träd.

Det är inte nya, dyra system som behövs för att stödja inlärning och kunskapsdelning. Varken i skolan eller på andra arbetsplatser. Visst kan det finnas undantag men kraven är oftast ganska basala. Stöden ska vara enkla att starta. De ska ge stort utrymme för individuella behov. De ska vara enkla att använda, vilket nya och dyra system har en tendens att inte vara.

De ska framförallt stödja interaktionen mellan människor. Mellan lärare och elever eller mellan kollegor i företaget.

För den som brukar läsa mina små noteringar behöver jag ens inte skriva ut slutsatsen. Men jag gör det ändå. Detta är ju i praktiken en beskrivning av webbens nya verktyg och användningsområden. Den så kallade webben 2.0.

Träden finns där i form av wikis, nätverkstjänster, podcasting, taggning, bloggar och så vidare. Det är dags att upptäcka att dessa faktiskt formar sig till en enhet – en träddunge, åtminstone, som dessutom har fördelen att nästan alltid bygga på open source och därmed låga investeringskostnader.

Intranätet underskattat som fusionsverktyg

Publicerad av den i Intranät

När organisationer står inför stora förändringar, till exempel fusioner, är behovet av effektiv kommunikation och styrning stort. Intranätet borde vara ett självklart verktyg men allt för ofta får det inte någon framträdande roll. Det menar i varje fall Mads Richard Møller, som skriver på Kommunikationsforum.

Det låter ju som ännu en besviken informatör som reflexmässigt klagar på ledningen men det är faktiskt tvärtom. Dags för självkritik, tycker han.

Mange intranetansvarlige beklager sig over, at ledelsen ikke tager mediet alvorligt. Det er dog mere frugtbart først at gribe i egen barm og blive bedre til at forstå virksomhedens aktuelle behov og udfordringer, og derefter synliggøre, hvordan intranettet kan være med til at opfylde nogle af de behov bedre og mere effektivt end andre medier og værktøjer.

Han har säkert rätt i många fall. Jag har flera gånger dessutom sett hur intranätet snarast blir en del av problemet. När ett antal enheter, eller hela företag, ska bli ett uppstår territoriestriderna. I stället för att fråga sig ”hur kan vi stödja processen” fokuserar intranätansvariga på att försvara just sitt intranät. Sin tekniska lösning, sin struktur, sin design. Sin position, kanske.

I grunden beror detta, tror jag, på en kanalfokusering som lyckats överleva allt tal om integrerad kommunikation. Allt för ofta funderar vi på vad som ska vara med i nästa tidning eller vad som ska fräscha upp intranätet denna vecka. När vi naturligtvis borde ta reda på hur information och dialog kan flytta organisationen eller omvärlden i rätt riktning – och därefter putta ut saker i lämpliga kanaler.

RSS och wiki – bättre än portaler och intranät

Publicerad av den i Intranät, Sociala medier

För bara sex månader sedan hade rubriken här varit löjeväckande. Nu är den måhända en dragning av kvällstidningsmått, men den är inte osann.

Det är Financial Times som beskriver utvecklingen i ett antal företag. Hos investmentbanken Dresdner Kleinwort Wasserstein har 450 medarbetare bloggar på intranätet. En fjärdedel av personalstyrkan har tillgång till en wiki, och efter bara sex månaders användning är det mer trafik på denna wiki än det är på hela intranätet. Det säger en del om informationens relevans, tror jag.

Men det stannar inte där. DrKW har integrerat RSS i alla sina sociala lösningar. De är därmed ett exempel på något som börjar ses som ett viktigt komplement till de portaler alla har pratat om så länge (men få har lyckats genomföra):

This is what vendors of enterprise portal software have long claimed to provide: a single “dashboard” where data from business applications is displayed alongside content from many sources.

But portals are a “heavyweight” technology, argues Mr Rasmussen, and it is difficult to integrate the information feeds. “RSS makes it much easier to stitch together your information,” he says.

Sant. Hur företag till och med kan förbjuda sina anställda att använda RSS övergår mitt förstånd. Tvärtom är detta en möjlighet för hantering av externa och interna informationskällor vars like vi inte haft tidigare. Trots fräcka och dyra portaler.

Jag gillar också DrKWs inställning till den fråga som ofta kommer upp i diskussioner om de sociala mediernas användning på intranät. Kommer inte de anställda att bara förstöra tid som de borde ägnat åt arbete i stället?

“Is blogging a good use of company time? They are going to have these conversations anyway – in the lift, for example – and if the topic is boring, people lose interest. It is self-policing.”

Neville lusläser FT.com och tipsade om artikeln.