Från några enstaka bloggar till ett helt intranät. Men fortfarande byggt som en bloggportal. En fallstudie från VisitSweden visar att bloggar kan vara grunden för effektiv intern kommunikation.
Jag har fått tillfälle att titta lite närmare på VisitSwedens intranät – och det är en lösning som många mindre företag och organisationer kan inspireras av. Kanske till och med större företag?
VisitSweden arbetar för att marknadsföra Sverige i världen. Det är en i webbsammanhang uppmärksammad organisation: bästa sajt, bästa community. Men det är också en liten organisation och med ett 70-tal medarbetare var det inte möjligt att göra en storskalig intranätsatsning även om behoven fanns.
Däremot hade interna bloggar börjat användas. Och allt fler ville starta nya interna bloggar. Goda erfarenheter, efterfrågan på fler bloggar samt behovet av intern information och kommunikation ledde fram till tanken på bloggportalen.
Som du ser ovan är den igång, inte minst tack vare VisitSwedens Social Media Manager Tommy Sollén som engagerat sig i bloggportalen samtidigt som han drivit på CommunityOfSweden. Bloggportalen är byggd i WordPress MU med hjälp av BKC STHLM. Den utgår helt från systemets grundfunktionalitet med allmänt tillgängliga plugins (tilläggsprogram som kopplas på).
Principen är enkel.
- Den som behöver får starta en blogg, det vill säga en kanal för sin avdelning eller sitt syfte.
- Alla bloggar bygger upp det gemensamma flödet på förstasidan. Det som är nytt kommer där.
- Vissa avdelningar har information som behöver finnas tillgängligt längre, exempelvis viktiga HR-frågor. Dessa läggs i en särskild kategori och kan därför presenteras separat under längre tid (ytan till höger på startsidan).
- Det finns ett fåtal bloggar med begränsad publiceringsrätt, som ledningsbloggen. Annars bygger bloggportalen på förtroende. Den som har något att tillföra skriver där det passar.
- Allt går att kommentera. Vissa bloggar har mycket aktivitet, på andra händer det mindre.
Också ett vanligt intranät: Mallar, kalender, omvärldsbevakning
VisitSwedens bloggportal tar dock steget bortom att ”bara” bygga på bloggar. De använder självklart WordPress möjlighet att skapa en fast sidstruktur. Precis som på vilket intranät som helst kan medarbetarna alltså läsa icke-kronologisk, statisk information: Policies, mallar och den typen av innehåll.
Dessutom har de inkluderat en gemensam kalender från Google och skapat en omvärldsbevakningstjänst med hjälp av sökningar som automatiskt inkluderas på en sida. Omvärldsbevakningen bygger på RSS, såväl prenumerationen på viktiga sökbegrepp som hämtningen av nyheter och artiklar.
Bättre och billigare än traditionellt CMS?
Investeringen då? Ja, egentligen ingen alls. WordPress är gratis, tilläggsprogrammen är gratis. Google tar inget betalt för kalendern och RSS kostar inte en krona. Sen ska delarna givetvis sättas samman och precis som VisitSweden vill nog de flesta ha en egen design. Det innebär en tidskostnad, oavsett om tiden köps in eller om kompetensen finns internt.
Så gratis är det inte. Men väsentligt mycket billigare än en traditionell intranätlösning. Och frågan är om det inte faktiskt också är bättre – enklare att använda, möjligheter till dialog integrerad från början.
Frågan är var gränsen går? När bakomliggande system ska integreras? Förmodligen. Men jag skulle inte bli förvånad om den gränsen steg för steg kommer att flyttas fram.