Dödade Facebook intranätet nu?

Facebook har i dagarna lanserat den tjänst som lite slarvigt har kallats ett ”intranät på Facebook”: Workplace by Facebook. Hur det kommer att användas återstår att se, men ett tips är att inte stänga det gamla intranätet än.

Om Workplace kan ersätta intranätet beror väldigt mycket på vad du betraktar som intranätet idag. Mitt snabba intryck är detta:

  • Om du jobbar i en liten organisation där intranätet framförallt stödjer kommunikation och samarbete – ja, Workplace är sannolikt rätt val.
  • Om du har den gamla tidens intranät som, handen på hjärtat, mest används för att trycka ut nyheter och ledningsinformation, men också vill få igång en social kommunikation – ja, kika på Workplace.
  • Om du är på väg mot den digitala arbetsplatsen – nej, detta kan inte Workplace lösa. Möjligen kan det bli det sociala lagret men där kommer Office 365 att vara en hård konkurrent.

Dessa slutsatser drar jag mestadels osett men baserat på denna gedigna, och av Workplace själva rekommenderade, genomgång av verktyget.

I artikeln är det tydligt hur udden är riktad mot andra sociala lager (som Yammer, Skype eller Jive). Det finns också ”Announcement groups” som kan bli en utmärkt nyhetskanal. Direktsänd video är onekligen en frestande feature som många kan se möjligheter med.

Men den som faktiskt gått vidare från informations-intranätet, och den sociala hypen, inser att de flesta intranät idag är mer eller mindre långt komna på vägen mot den digitala arbetsplatsen. Och hittills har jag inte sett några andra tankar med Workplace än att det rimligen kan länka till HR-system, ledningssystem, verktyg som Excel eller Google Docs, och så vidare. Den sömlösa digitala arbetsmiljön är långt borta.

Spännande är det, hur som helst. Den miljö vi känt som ”intranätet” kommer säkert att påverkas av Workplace. Den påverkas redan starkt av Office 365 och de två är (i grupp-funktionaliteten) på kollisionskurs med varandra.

Det har aldrig tidigare varit viktigare med någon – du? – som tar ansvar för hur användarens upplevelse i denna multiverktygs-värld blir. 

Vi har en fantastisk möjlighet att bygga en miljö där vi syr ihop rätt verktyg med rätt situation för att lösa rätt behov. Samtidigt riskerar vi att skapa en villervalla där det blir mänskligt omöjligt att veta var någonting är och borde vara.

Intranätverk i Malmö: Användarcentrerat på riktigt

Den 29 september hölls konferensen Intranätverk i Malmö. 80 deltagare fick se och diskutera många verkligt intressanta digitala arbetsplatser. Här är mitt urval av highlights från dagen.

Intranet Expo

2016-09-29-15-56-49Under hela dagen fanns Intranet Expo på plats: ett urval av startsidor från Intra2.se, delningssajten för intranät som jag är med och driver.

Alla organisationer som visades hade förstås gett klartecken för att vara med och fick som tack för hjälpen också en snabbanalys av startsidans innehåll. Fördelningen mellan Nyheter, Bibliotek/Information, Verktyg och Samarbete gav en snabb insikt som uppskattades (och möjligen förskräckte).

Skanska: From good to great

2016-09-29-09-30-26
Hanna Karppi, Skanska

Den resa Skanska gjort är ganska typisk. Startpunkten för 8-10 år sedan var mängder av lokala intranät utan samordning. Några säkert bra, andra dåliga, men utan att bidra till ett (1) företag.

Lanseringen av det nya möttes på många olika sätt. Kommentaren ”What was wrong with the old one. This is even worse.” säger väl en del om den konservatism vi alla möter. Men feedbacken blev allt mer positiv.

Om den digitala arbetsplatsen OneSkanska är ”great” är svårt för mig att avgöra. Men det inkluderande arbetssättet skapade rätt förutsättningar för framgång. Arbetssättet startade under behovsanalys och förstudie naturligtvis men fortsatte med en ambitiös lansering, personlig respons på alla synpunkter och så vidare. Användarfokus är ett uttjatat ord men Skanska gav ett bra exempel på hur det faktiskt fullföljs.

Danske Bank: HELP Universe

Återigen ett mycket bra exempel på vad användarmedverkan i utvecklingen betyder, denna gång bevisat i siffror. Med målet att skapa en effektivare hjälp-hantering behövde Danske Bank ändra beteendet hos både användare och medarbetarna i helpdesk.

Det gick att göra. Traditionella verktyg som kortsortering och ux-tester var ett sätt, smarta tekniska lösningar ett annat. Och resultatet var som sagt imponerande.

2016-09-29-10-23-41
Lars Thostrup, Danske Bank

Höganäs AB: Med verksamhetsnära som ledstjärna

2016-09-29 11.12.39.jpg
Loggbok på intranätet

”Nära” var utan tvekan ett av dagens huvudteman. Höganäs AB har drivit just den tanken långt.

Jag har varit engagerad i projektet (behovsanalys, informationsstruktur) och är partisk – men de har åstadkommit en stor förändring, och har framförallt varit noggranna med att våga göra vägen till det allra viktigaste allra snabbast.

MKB Fastigheter: Sociala nyheter

Inga riktlinjer. Helt öppna spjäll. Alla medarbetare lägger ut nyheter. Det är MKBs strategi, och en strategi som fungerat. ”Människor är bra på att säga till varandra i fikarummet om en nyhet är intressant eller inte”, sa Nina Björkman.

(Statistik: 30 % av de anställda har skapat en nyhet. 90 % har lajkat.)

En erfarenhet för att få det att fungera är, föga förvånande, att det är väldigt enkelt att dela. Men det handlar om enkelhet i åtminstone två nivåer.

Den första nivån av enkelhet rör verktyget. Till exempel fungerade inte ordet ingress i publiceringsformuläret. Varenda kommunikatör vet vad det är, men inte alla medarbetare. ”Text som står på startsidan och högst upp” heter ingress-fältet i stället idag.

Den andra nivån av enkelhet är mer kulturell. MKB behövde inte skapa en diskuterande kultur där alla får komma till tals – den fanns redan. Och just känslan att det är enkelt i betydelsen odramatiskt och tillåtet ska garanterat inte underskattas.

Hässleholms kommun: Ett nytt intranät

2016-09-29 14.14.02.jpg
Magnus Lindstrand, Hässleholms kommun, visar intranätet

En kommun är en oerhört komplex verksamhet. Medarbetare i olika verksamheter har fundamentalt olika behov och förutsättningar. Hässleholms kommun har valt att möta dessa olikheter på flera olika sätt.

Naturligtvis går det att anpassa verktyglistor, nyhetsflöden och så vidare efter roll (i vid mening).Men viktigast, att döma av diskussionen idag, är nog grupperna – medarbetarnas möjlighet att dela och samarbeta i just de sammanhang de väljer (eller själv startar).

Detta har jag tidigare också försökt poängtera. Huvudvinsten med sociala möjligheter på ett intranät är inte ett slags allmänt engagemang eller nyhetslajks, utan det är möjligheten att skapa relevant innehåll på en lokal nivå som ingen redaktionell organisation klarar av.

Även Mads från Intra2, Mikael från Findwise och Johan från Motivationsbyrån gav ett stort värde – men som moderator hann jag inte anteckna tillräckligt under deras presentationer.

 

Mer intranät än nånsin i höst

Då är det dags att borra ner huvudet och sikta mot jul. Den som vill kan få en rejäl dos intranätkunskap längs vägen.

Min höst börjar med en rivstart i form av en förstudie och behovsanalys för en av Sveriges största statliga webbplatser. Dessutom ett projekt kring informationsstrukturen för en region, en förstudie för ett intranät hos ett bostadsföretag och ett projekt där vi ska inkludera Task Performance Indicator som en del av ett större upplägg för utvärdering av en kommuns intranät.

Spännande! Men för dig som inte är inblandad i de projekten (och det är ju trots allt ganska många…) och är intresserad av intranät så vill jag peka på tre viktiga händelser under hösten.

Jag hoppas att vi får tillfälle att säga hej någonstans, någon gång under hösten!

Intranet Expo i Göteborg med skärmdumpar från 33 intranät

I slutet av maj genomförde vi det första synliga tecknet på Intra2 i Sverige. Vid Intranätverks konferens blev expon med intranät både välbesökt och, hoppas jag, uppskattad.

Intra2 är en sajt för att se och få inspiration kring intranät och digitala arbetsplatser (ta reda på mer om hur den fungerar och hur du kommer med).

Vid konferensen arrangerade vi en expo där 33 svenska och danska organisationer gett oss tillåtelse att visa upp deras startsidor.

Prioritering på startsidan

Varje startsida var analyserad utifrån ett intranäts olika mål eller syften (samarbete, tjänster, osv) och resultaten redovisades som grafer, vilka gav en enkel överblick och jämförelse.

Vill du vara med nästa gång?

Vi kommer att göra fler expos efter sommaren, i både Malmö och Stockholm. Genom att gå med i Intra2 får du möjligheten att vara med på expon och då inte minst få er startsida analyserad och jämförd.

Kontakta mig så ser jag till att du kommer med.

Ny möjlighet att se andra intranät

Nu startar jag tillsammans med Intra2.dk en sajt för inspiration kring intranät och digitala arbetsplatser. Tanken är hur enkel som helst. Du blir medlem genom att skicka in skärmdumpar på ditt intranät — genom det får du se de andra medlemmarnas intranät och de får se ditt. Allt kategoriserat och sökbart för att ge dig bästa tänkbara insikter.

Sajten intra2.dk är en framgång i Danmark med över 350 intranät som medlemmar, från alla typer av organisationer. Under hela 2016 är det gratis att vara med på kommande intra2.se. Därefter avgör du om du tycker det är värt en låg medlemsavgift (cirka 2.000 kr/år). Du förbinder dig inte till något alls. Och jag är övertygad om att värdet kan vara stort för dig.

Kontakta mig, Fredrik Wackå, så startar vi ditt gratis medlemskap för 2016 direkt. Just nu får du dessutom möjligheten till en snabbanalys av ditt intranät (se Intranet Expo nedan).

Därför ska du vara med

  • Få bred inspiration kring hur andra intranät fungerar, vilket innehåll och vilka funktioner som prioriteras, och så vidare.
  • Se vad de gör som har samma publiceringsverktyg/CMS som dig.
  • Se hur andra i samma bransch eller storlek som din organisation använder intranätet.
  • Bli detaljerad och sök uppslag kring nyheter, personsök och många andra saker specifikt.
  • Kolla vilka intranät en viss leverantör har skapat.
  • …och som sagt — det kostar inget förrän 2017.

Så går det till

  • Du kontaktar mig.
  • Du väljer om du vill starta litet och endast skicka en skärmdump på startsidan, eller om du passar på och visar upp fler sidor/funktioner.
  • Du får inloggning till intra2.dk och kan direkt börja inspireras av de danska  intranäten (och redan några svenska).
  • Under våren startas intra2.se och ditt bidrag förs dit tillsammans med övriga svenska. Både danska och svenska intranät kommer dock att vara tillgängliga för dig!

Intranet Expo vid Intranätverks konferenser i år

Som tidig medlem i intra2.se har du dessutom chansen att få ditt intranäts startsida analyserad. Redan vid Intranätverk 2016 i Göteborg den 26 maj kommer vi att ha en ”Intranet Expo” där många olika intranäts startsidor ställs ut och där innehållet kategoriseras efter typ. Vill du veta hur ni har valt jämfört med övriga? Om ni betonar samarbete, nyheter eller verktyg annorlunda än andra? Då ska du vara med på expon.

För att vara med blir du först medlem enligt ”Så går det till” i intra2. Därefter får du frågan om du vill vara med på Intranet Expo.

Du har kanske Nordens bästa digitala arbetsplats

Det är dags att anmäla ditt intranät/din digitala arbetsplats till tävlingen Nordens bästa digitala arbetsplats. Ingen har den perfekta lösningen så visst har också du chansen. Anmälan senast den 8 april.

Syftet med utmärkelsen är att sprida kunskap och inspiration genom att lyfta fram framgångsrika digitala arbetsplatser. Jag sitter även i år i juryn och tror mig kunna säga att tidigare vinnare (både av huvudpriset och av hedersomnämnanden) har fått ett lyft, inte minst internt i deras egna organisationer.

Logotype: Nordens bästa digitala arbetsplats

Den ”framgång” vi letar efter kan kort sagt definieras som lösningar som skapat värde för användarna och bidragit med verksamhetsnytta för organisationen. Och det där med ”digital arbetsplats” ska du inte ta allt för bokstavligt. Ingen har en färdig sådan så om ni snarare säger ”intranät” är ditt bidrag lika välkommet — ni har garanterat funktioner eller nyttor som utmärker just er.

För fullständiga kriterier samt processen kring utmärkelsen se www.digitalworkplaceawards.com. Bidraget mejlas, senast den 8 april, till kontakt@digitalworkplacesummit.com.

Du vågar! 🙂

En mognare intranätbransch (reflektioner från konferenser)

Efter att jag varit på både IntraTeam Event och Intranätdagarna de senaste veckorna är mitt samlade intryck att ganska lite nytt egentligen har hänt i sak, men att det som nu händer faktiskt sker med mer verksamhetsfokus och betydligt mindre naivitet.

Ok, det där med naivitet var kanske lite överdrivet. Det som är naivt i en betraktares ögon kan mycket väl vara entusiastiskt och framåt i en annan betraktares ögon. Ofta är det väl både och. Men jag konstaterar till exempel att frasen ”socialt intranät” närmast försvunnit från diskussionen. Ingen presenterar ”vårt sociala intranät”, ingen beskriver projektet som ska leda till det samma.

Jag tycker det är lysande. Att sikta på ett socialt intranät är ungefär lika givande som att sikta på ett grönt intranät. Inget av det har med nyttan och effekten att göra — att sen både funktionalitet och design, och många andra saker, måste väljas utifrån önskad nytta är självklart.

En annan (men förmodligen sammankopplad) tendens är att ”den digitala arbetsplatsen” kan börja skönjas. Jag har visserligen inte sett ett enda exempel under dessa konferensdagar på något som kan sägas vara en färdig digital arbetsplats, men det har varit slående många exempel på intranät som tagit de första stegen i den riktningen. Det handlar om applikationer som integreras något djupare än att bara vara länkade eller notifierande, om mer data som hämtas in i intranäten, om individanpassning bortom endast nyhetsflöden, och så vidare.

Men det där intrycket jag nämnde inledningsvis har faktiskt inte så mycket med enstaka lösningar att göra utan mer med hur vi — både talare och konferensdeltagare i övrigt — pratar om intranät och digitala arbetsplatser.

  • Allt mer arbete handlar om att stödja kärnverksamheten, och inte bara vara ett administrativt verktyg i utkanten av medarbetarnas vardag.
  • Allt fler (om än långt ifrån alla) utvärderar och försöker hitta modeller för att identifiera nytta på ett bättre sätt än genom ytlig webbstatistik.
  • Allt fler drar slutsatsen att vi inte bara kan gnälla på att intranäten blir större och större — vi måste göra något åt det också. Och här kommer ju min vardag med Top Tasks-arbete in, vilket möjligen gör att jag lyssnade extra noga på just de berättelserna.
1

Vårens event om intranät

Long time, no hear. Men nu tänkte jag bryta radiotystnaden för lite snabb konsumentupplysning om vårens evenemang kring intranät.

Jag har inte lagt ner denna kanal men eftersom det jag så länge tjatat om (behovsstyrning och fördjupat serviceperspektiv på intranät) nu verkligen händer, har jag ägnat 2015 åt att jobba snarare än att prata. 2016 börjar på samma sätt. Efterlängtat och kul!

På tal om att prata: Du har ett rikt utbud av evenemang att välja på denna vår kring intranät. Här tipsar jag om de jag känner till och tror kan bli bra.

Det allra första tipset är IntraTeam Event i Köpenhamn den 1-3 mars. Låt dig inte avskräckas av id-kontroller och annat. Detta är den absolut mest internationella konferens du kan gå på i vår del av världen. Det är också den som går mest på djupet.

Men varför välja bara en? 😉

Intranätkonferens i Malmö den 24 september

Intranätverk kommer till Malmö. Den 24 september kommer allt från lokala till internationella talare att fördjupa sig — och kanske dig — om intranät.

Jag har alltid gillat Intranätverks sätt att förhålla sig till konferens-principen. Det är lite mer nedtonat, lite mindre formellt, mer utbyte och diskussion utan att därför bli unconference med ett resultat som kan bli allt mellan himmel och jord.

Så kika gärna in på programmet för Intranätverk i Malmö den 24 september, särskilt om du huserar här nere i Skåne.

Det är i visst egenintresse jag skriver detta. Jag har en punkt på programmet men det är den sista och du kommer förmodligen ändå inte orka lyssna på mig vid det laget 😉

Top Tasks: Förenkla det som verkligen betyder något

”People love to publish, but they hate to remove, which leads to overloaded websites and constant, inevitable redesigns.” Det skriver Gerry McGovern i en omfattande genomgång av vår metod för behovsanalys i A List Apart. Han visar hur du löser problemet.

Task Identification — det jag kort och gott kallar behovsanalys på svenska — är en metod vi utvecklat inom nätverket Customer Carewords. Många svenska sajter och intranät bygger redan på den men för dig som inte kommit i kontakt med behovsanalysen ger Gerrys artikel en gedigen insikt.

Steg för steg följer du en av våra kunders behovsanalys (Cisco).

De allra flesta webb- och intranätorganisationer har kommit dithän att de inser att användarens behov måste styra utvecklingen (struktur, sajtarkitektur, resursfördelning både ekonomiskt och redaktionellt). Ur det perspektivet är Task Identification den metod som ger tydligast resultat.

Det Gerry i artikeln också betonar är betydelsen av att fokusera lika mycket arbete på att hantera sajtens tiny tasks, det innehåll och de tjänster som inte möter ett tillräckligt stort behov. Om de är tillräckligt många — och de blir ju ofta det — sänker de radikalt möjligheten att lyckas med sajtens top tasks: det människor faktiskt kommer för.

Tiny tasks are also full of organizational ego. Often, the more important the task is to the customer, the less content is being produced for it; the less important the task is to the customer, the more content is being produced. This inverse relationship is very typical.

A List Apart: What Really Matters — Focusing on Top Tasks