Kategori: Intranät

Nielsen Norman Group har som vanligt utsett årets 10 bästa intranät. Denna gång är det naturligtvis pandemin som färgar såväl jobbet som gjorts och bedömningarna. Slutsatserna är intressanta: Var förberedd med ett välskött intranät, var beredd att snabbt anamma nya idéer och centralisera tillgången till information och resurser.

Det är en lång tradition att NN Group utser ”de bästa intranäten” årligen. Varje år gnäller jag också på deras metod, men vi hoppar över det nu. Det är om inget annat en möjlighet att läsa en genomtänkt analys av just dessa intranät. Och analysen sker ju helt i pandemins skugga — eller möjligen dess blixtbelysning.

Förmågan att reagera snabbt är något som förenar intranäten (vilka inkluderar till exempel Världsbanken och Johnson & Johnson). Den förmågan består egentligen av två delar. Dels att faktiskt kunna ändra fokus i arbetet, att omedelbart kunna pröva nya saker och så vidare. Men också att ha en rimlig grund att utgå från. Ett intranät med stora brister i hittbarhet, med dåligt förtroende från medarbetarna eller med innehåll som inte ger service går helt enkelt inte alls lika snabbt att reagera med.

Det där är väl lärdom #1 av slutsatserna: Nästa kris, oavsett dess karaktär, förbereder du idag och i morgon genom att skapa en digital arbetsplats som möter behoven och hjälper människor att göra det de kom för.

Lärdom #2 är just betydelsen av att förstå och möta medarbetarnas behov, som på många sätt förändrades våren 2020.

Some organizations were able to assist with employees’ most basic work needs within days, weeks, or just a few months from the pandemic onset. And much of this help was delivered via the outstretched arm of the corporate intranet. COVID-19-specific intranet sections offered support in many ways: frequent, candid messages from company leaders, tips on how to set up a productive, at-home work environment and routine, advice for managers about how to coach people remotely, ways to improve mental health.

NN Group menar att mycket av det som vi sett på dessa intranät — och generellt det senaste året — är här för att stanna. Jag undviker helst att sia om framtiden allt för detaljerat. Det enda man är säker på då är att man kommer att ha fel. Så huruvida exempelvis ett fokus på medarbetarnas mentala hälsa blir kvar/uppstår får vi väl se.

Det vi kan vara helt säkra på är de två lärdomarna jag drar. De må vara gamla på gränsen till uttjatade men jag föredrar att se dem som tidlösa:

• Släpp aldrig intresset för det basala. Hur mycket nytt godis som än dyker upp i plattformar och verktyg måste innehållskvalitet, hittbarhet och löpande uppföljning av effekter alltid stå på din prio-lista.
• Du har en helt avgörande beställare och det är användarna. Ditt jobb är att möta deras behov och du behöver arbeta strukturerat med att hitta och förstå behoven — ju bättre förståelse du har för grunden, desto mer snabbfotad är du när omständigheterna ändras.

Microsoft har lanserat Viva och som allting det företaget gör kommer det snart att påverka dig. På gott och ont. Jag har förstås ingen aning om vad Viva kommer att bli. Men de har i vart fall identifierat ett klassiskt toppbehov som potentiellt kan få en bättre lösning.

Det som en gång var ett intranät, blev en digital arbetsplats, som blev DEX och nu alltså EXP — Employee Experience Platform. Ge det några månader så kommer någon annan på något annat uttryck, men längs hela vägen har vi som jobbar med dessa grejer försökt hitta svar på samma fråga: Hur hjälper vi människor att jobba mer effektivt och med högre kvalitet?

Microsofts nylanserade EXP är alltså Viva, vilket är en serie moduler (just nu fyra) som bygger på Microsoft 365 och Teams. Lanseringen verkar ske lite stegvis under året och den väcker ju två grundläggande frågor. Först vad Vivas moduler just nu faktiskt gör, och sedan vad det bakomliggande syftet är?

Detta tycks Viva vara

Vi tar den konkreta beskrivningen först. Eller min tolkning av Microsofts beskrivningar.

• Viva Connections: Förefaller vara ett nytt, personligt anpassat gränssnitt till information och kommunikation som redan existerar. Alltså ingen ny funktion, men självklart potentiellt viktigt om det visar sig vara ett bra gränssnitt till denna information och kommunikation.
• Viva Insights: Är statistik/data i syfte att stärka arbetet med välmåendet på arbetsplatsplatsen. Den enskilde ska få överblick över sin egen situation och chefen över arbetsgruppens.
• Viva Learning: Här är det klassiska toppbehovet som behöver en lösning. De behovsanalyser jag och mina kollegor gör visar samstämmigt att människor vill ha ett bra stöd för kompetensutveckling och lärande. De allra flesta organisationer, vågar jag säga, erbjuder inte det. Det finns en ”utbildningsportal” men den är i princip aldrig fullständig. Det finns alltid en kurs till eller ett mentorprogram till som man måste hitta nån annanstans. Viva Learning ger ett löfte om att synka utbildningsresurser från Microsoft/LinkedIn, den egna organisationen och från externa leverantörer på en plats. Jag tror det när jag ser det, men lyckas detta knäcker Viva Learning ett verkligt problem.
• Viva Topics: Ett AI-baserat system för innehållstaggar, varken mer eller mindre. Idén är alltså varken originell eller konceptuellt svår. Allt handlar om utförandet. Har Microsoft lyckats skapa något som faktiskt funkar?

Så vad är poängen med Viva?

Ett perspektiv är att allt handlar om att positionera sig kring distansarbete. Självklart finns distansarbete, och det faktum att allt fler verkar besluta att låta folk jobba varifrån de vill också i fortsättningen, med i matchen. Men jag tror att det är mer en förutsättning än en drivkraft.

Flera bedömare pekar på att HR är en av huvudmålgrupperna för Viva, till exempel Contentformula (citatet nedan) och Sam Marshall.

Contentformula

Microsoft Viva unambiguously focuses itself on employee experience and is designed to appeal to HR functions. References to the HR agenda are all over the marketing material, from the inclusion of Wellbeing and Learning as key pillars, to the calling out of the involvement of key HR platforms and providers. It also mentions the employee lifecycle in passing, and we can see there being new apps here to address areas such as employee onboarding.

Syftet för Microsoft skulle förstås vara att knyta HR till sig lika hårt som de lyckats med många IT-avdelningar.

Det förefaller logiskt. HR är ofta starka. De äger viktiga system och informationsresurser. Den som vill ”äga” den digitala arbetsplatsen måste ha med sig HR.

I linje med det, så lutar jag åt att det strategiska beslutet är att få Teams att bli ett operativsystem för arbetet. Alla dessa, och alla kommande, moduler bygger ju på något sätt på Teams. Det är redan en levande diskussion i många organisationer — flera av mina kunder i Sverige har den diskussionen här och nu — att liksom ändra ordningsföljden på hur medarbetare använder ”intranätet”.

Idag är principen att intranätet är startplatsen och för valda grejer kan användaren ta sig till Teams. Teams är integrerat i intranätet genom att det visar notifieringar, listningar och så vidare från Teams. Det diskussionen handlar om är att många människor inte startar på intranätet utan i Teams där kollegorna ju är och dialogerna pågår — och därför kanske intranätet ska nås, till och med upplevas och användas, via Teams i stället.

Ur det perspektivet blir Viva Connections begripligt. Microsoft skriver att det är ”…en personligt anpassad gateway till den digitala arbetsplatsen där anställda kan komma åt intern kommunikation och företagsresurser som policys och förmåner och samtidigt delta i communities för anställda. Allt från en enda anpassningsbar app i Microsoft Teams.”

Och ändå har inget förändrats

Hur spännande detta än upplevs vara, finns det två saker att komma ihåg.

För det första: Väldigt många människor arbetar inte på ett sätt så att de kan utnyttja funktioner som dessa. Ju mer integrerat allt blir, ju mer det bygger på AI, desto mer användning förutsätter det. Volym (i kontakter, i information, i interaktioner, i data) blir byggstenar. Även om undersköterskor, fältsäljare, butikspersonal, lärare, montörer etc etc säkert har behov som Teams/Viva kan möta, har de också andra behov. En undersköterska behöver oftare exakt rätt riktlinje för såromläggning än den behöver det stora perspektivet på allt om sår. Och hur mycket meningsfull data om arbetsdagen kan Viva Insights samla in om en lärare som tillbringar sin viktigaste arbetstid i det personliga elevmötet?

Kort sagt, vi får aldrig glömma att Microsoft med utvecklingen av 365, Teams och nu Viva går väldigt mycket all-in på typ precis de yrkesgrupper som nu under pandemin haft möjlighet att jobba hemma.

Sen för det andra, och här citerar jag helt enkelt James Robertson:

Why Did We Stop Trying to Deliver Usable Intranets?

The shift to modern intranet platforms has triggered this question, whether it’s SharePoint Modern or one of the many independent intranet solutions in the market. All too often, projects are skipping UX and HCD techniques, and jumping straight into the technical solution. If intranets are to deliver real value, these short-circuited approaches need to change.

Å ena sidan har den digitala mognaden fått en boost sedan mars 2020. Å andra sidan gäller det långt ifrån alla, och vår benägenhet att överskatta den digitala mognaden har antagligen bara accelererat. Så kanske 2021 är ett bra läge att arbeta strukturerat med frågan.

Det har varit intressant, ibland både komiskt och tragiskt, att notera de situationer som distans- och hemarbete skapat detta år.

Vi har alla sagt och hört ”du måste sätta på mikrofonen” och jag såg ett tv-inslag som mycket väl kunde ha varit en parodi. Det var en skånsk kommun som höll fullmäktigemöte online, och den totala kalabalik som uppstod med folk som avbröt (”jag ser inget”, ”är det Jonas som pratar?” och så vidare) var… spännande.

Men samtidigt har jag kunder som berättar om hur deras digitala arbetsplatser snabbt blivit omfamnade. Kollegor som stödjer kollegor, löser problem inte minst i själva plattformen i stället för att som vanligt(?) gnälla på att saker ”inte funkar”.

Jag tror dock att vi ska vara vakna på att denna utan tvekan ökade digitala mognad riskerar att skymma sikten för en likaledes ökad digital klyfta. En annan kund berättar att de fortfarande behöver förklara för medarbetare att två program kan vara igång samtidigt på datorn, för att nämna ett exempel. Och de verksamheter där vi kan misstänka att mognaden var lägst till att börja med, är ju delvis samma verksamheter som människor har behövt fortsätta gå till jobbet i. Verksamheter, alltså, som inte har fått boosten.

Allt sammantaget kan — och jag vill betona kan, för jag har naturligtvis varken total överblick eller en spåkula — digital mognad och digitala klyftor snabbt bli ett huvudtema för oss som jobbar med digitala arbetsplatser.

I så fall lär både du och jag få återkomma till diskussionen. Men lite bränsle för den hittar du hos Step Two i deras Digital maturity model. Jag kan säga att jag fortfarande inte har sett någon organisation som uppfyller kraven för en hög mognad inom formell intern kommunikation, exempelvis, och det är bara ett av fem områden i modellen.