1

Facebooks ”intranät” värdefullt – men inget intranät

Workplace by Facebook är ett väl fungerande, i vissa fall revolutionerande, kommunikationsverktyg. Men det är just det. Ett kommunikationsverktyg. Det är inte ett intranät eller en digital arbetsplats.

Slutsatserna i ingressen är inte mina, utan Trans.eu:s och internationella Rädda Barnens. Vid IntraTeam Event i Köpenhamn presenterade dessa båda organisationer sina slutsatser efter att ha haft pilotprojekt under hösten 2016.

Omedelbar effektivisering av kommunikationsflödet

David Kennedy på Save the Children International berättade om hur en kommunikationsansvarig under deras insats efter orkanen Matthews härjningar på Haiti helt ändrade sitt sätt att arbeta jämfört med tidigare. Där verktyget tidigare var e-post bytte den kommunikationsansvarige till Workplace för att internt berätta om insatsen och vilka behov som fanns.

Med livevideo, 360-bilder, öppen dialog och så vidare sparade han direkt 3 timmar per dag. Materialet kunde dessutom användas externt för att förmedla till donatorer hur läget var.

2017-03-01-14-47-47
David Kennedy visar hur en aktivitet kunde följas på Workplace.

Save the Children International lanserade Workplace för alla medarbetare i slutet av februari. Intresset var mycket stort (41 % skapade ett konto de första tre dagarna) och ska, är planen, bli det verktyg som knyter samman medarbetarna och hjälper dem att dela kunskap och erfarenheter.

Stort engagemang men inte tillräckligt arbetsstöd

Agnieszka Haladus på Trans.eu representerar en annan typ av organisation, ett transportföretag med 500 medarbetare i 11 länder. Också hon beskrev en framgång men konsterade samtidigt att

  • de personliga profilerna är alldeles för basala för att kunna vara ett sätt att hitta kompetens i organisationen
  • dokument går inte att organisera på ett bra sätt.

De utvecklar därför lösningar för detta parallellt med att de fortsätter med Workplace. Som kommunikationsverktyg har det, menade hon, flera fördelar:

  • Det behövs ingen introduktion eller utbildning. De allra flesta kan redan verktyget genom likheterna med det personliga Facebook.
  • Allt bygger på gruppkommunikation – den personliga väggen vi känner igen från Facebook har ingen direkt motsvarighet i Workplace.
  • Det går snabbt att skapa aktuellt innehåll och med enkla medel inkludera medarbetarna via omröstningar, till exempel.
  • Stödet för att organisera aktiviteter som möten och konferenser är mycket bra.

Trans.eu:s statistik: 93% använder det dagligen. Medarbetarna har skapat 168 grupper. De skriver 300 poster i veckan, vilket är mycket mer än det publicerades i deras tidigare blogglösning. 82% är mycket nöjda. 75% av dem utanför huvudkontoret känner sig mer integrerade i företaget. MEN: 70% hanterar inte sina notifikationer och styr inte sitt nyhetsflöde. Bara 50% använder Work Chat.

Frågan alla ställer

Båda två refererade snabbt till den absolut vanligaste frågan om Workplace: Loggar man in med sitt privata Facebook-konto? Svaret är nej. Facebook och Workplace by Facebook är två olika tjänster.

Liten risk att dina semlebilder hamnar i produktutvecklingsgruppen alltså!

 

Dödade Facebook intranätet nu?

Facebook har i dagarna lanserat den tjänst som lite slarvigt har kallats ett ”intranät på Facebook”: Workplace by Facebook. Hur det kommer att användas återstår att se, men ett tips är att inte stänga det gamla intranätet än.

Om Workplace kan ersätta intranätet beror väldigt mycket på vad du betraktar som intranätet idag. Mitt snabba intryck är detta:

  • Om du jobbar i en liten organisation där intranätet framförallt stödjer kommunikation och samarbete – ja, Workplace är sannolikt rätt val.
  • Om du har den gamla tidens intranät som, handen på hjärtat, mest används för att trycka ut nyheter och ledningsinformation, men också vill få igång en social kommunikation – ja, kika på Workplace.
  • Om du är på väg mot den digitala arbetsplatsen – nej, detta kan inte Workplace lösa. Möjligen kan det bli det sociala lagret men där kommer Office 365 att vara en hård konkurrent.

Dessa slutsatser drar jag mestadels osett men baserat på denna gedigna, och av Workplace själva rekommenderade, genomgång av verktyget.

I artikeln är det tydligt hur udden är riktad mot andra sociala lager (som Yammer, Skype eller Jive). Det finns också ”Announcement groups” som kan bli en utmärkt nyhetskanal. Direktsänd video är onekligen en frestande feature som många kan se möjligheter med.

Men den som faktiskt gått vidare från informations-intranätet, och den sociala hypen, inser att de flesta intranät idag är mer eller mindre långt komna på vägen mot den digitala arbetsplatsen. Och hittills har jag inte sett några andra tankar med Workplace än att det rimligen kan länka till HR-system, ledningssystem, verktyg som Excel eller Google Docs, och så vidare. Den sömlösa digitala arbetsmiljön är långt borta.

Spännande är det, hur som helst. Den miljö vi känt som ”intranätet” kommer säkert att påverkas av Workplace. Den påverkas redan starkt av Office 365 och de två är (i grupp-funktionaliteten) på kollisionskurs med varandra.

Det har aldrig tidigare varit viktigare med någon – du? – som tar ansvar för hur användarens upplevelse i denna multiverktygs-värld blir. 

Vi har en fantastisk möjlighet att bygga en miljö där vi syr ihop rätt verktyg med rätt situation för att lösa rätt behov. Samtidigt riskerar vi att skapa en villervalla där det blir mänskligt omöjligt att veta var någonting är och borde vara.

Brist på ägande ger brist på engagemang i interna sociala nätverk?

Varför fungerar inte de interna sociala nätverken? Den frågan ställer sig Harold Jarche och även om frågan, tycker jag, är för tidigt ställd ger han ett intressant svar — allt för få vill engagera sig i ett nätverk man snabbt kan bli utestängd från.

Huruvida de interna sociala nätverken, de sociala intranäten, fungerar eller inte är en fråga som många funderar kring. Analysföretaget Gartner har på kort tid gett två svar på frågan. De säger att 70 % använder social nätverksteknologi men bara 10 % är framgångsrika. De säger nästan samtidigt att år 2016 kommer 15 % av alla stora organisationer ha nätverk som är lika centrala som mejl och telefon är idag.

Bilderna är inte helt förenliga, kanske. Så vi får väl se hur det går. Men att det finns allt från besvikelse till förvåning över den takt som nätverken anammas i står klart. Jag har själv haft kontakt med flera sådana organisationer.

Jag tror visserligen att förväntningarna ofta är för högt ställda. Det tar tid för eldsjälarna att få med sig de många och det är egentligen inget problem. Samtidigt väcker det ju frågan om det faktiskt är så att det är något grundläggande fel på tanken med sociala intranät? Tänk om vi inte vill bidra till något vi inte äger? Något vi inte kan ta med oss om vi vill eller till och med måste lämna organisationen?

Harold Jarche hävdar att det är så.

Enterprise knowledge sharing will never be as good as what networked individuals can do, because of ownership. Motivated or not, workers do not own the social network or their data. Individuals who own their knowledge networks will invest more in them.Those who do not, will not.

En (allt för) snabb slutsats av påståendet är ”då skapar vi en grupp på Facebook”. Men problemet kvarstår ju om det är sluten grupp som endast anställda har tillgång till. Och då återstår alltså bara de helt öppna sociala nätverken, vilket är en vacker tanke. Men alla som arbetat i stora organisationer vet att det är en jätteutmaning att få människor att överhuvudtaget dela saker mellan avdelningar, kliniker eller affärsområden. Att då föreslå delning med full insyn är dömt att misslyckas. Åtminstone just nu.

Så slutsatsen — om vi tror på ägandeproblemet — är att interna sociala nätverk aldrig kan ge samma engagemang och värde som nätverk mellan självständiga individer på vad som uppfattas som en öppen plattform.

Förmodligen har ingen facit idag. För det första finns givetvis kulturella skillnader. För det andra ändrar människor sig, om än väldigt långsamt. Vi har också motkrafter inom organisation, inte minst ett redan existerande nära samarbete som de sociala nätverken kan växa från. Så vi får se. Men tanken är utmanande och intressant.

Sociala verktyg standard i kommuner och landsting

77 procent av Sveriges kommuner och landsting använder sociala verktyg i sin kommunikation, enligt en undersökning från TNS-Sifo.

Det är SKL som presenterar resultaten och samtidigt konstaterar att ”Sociala medier har blivit en naturlig kanal för kommuner och landsting att kommunicera med medborgare.” Ökningen är betydande — motsvarande siffra för två år sedan var strax över 60 procent.

Sen kan man diskutera hur social kommunikationen verkligen är.

Att sända fullmäktige på nätet eller tipsa om lediga tjänster på Twitter, som vissa gör, är självklart bra. Men socialt blir det ju inte bara för att det sker på Twitter. Dock — Facebook är det vanligaste verktyget och där finns ju bara två alternativ. Antingen för organisationen en dialog eller så gör man bort sig. Så ur det perspektivet visar rimligen den ökade användningen av verktygen också på en ökad medborgarkommunikation.

Sociala möjligheter kan öka produktiviteten med 25%

McKinsey Global Institute beräknar att social teknologi inom organisationen kan öka produktiviteten med 20-25 procent för de mest kvalificerade grupperna av ”kunskapsarbetare”. Potentialen är stor — faktiskt dubbelt så stor som potentialen med att använda samma verktyg externt.

Jämförelsen kring var potentialen är störst är egentligen begränsat relevant. Aktiviteter behöver inte ställas mot varandra. Men lite kul är det, inte minst eftersom marknadsaktiviteter alltid får mer fokus än interna förbättringar.

Det mest intressanta, dock, är storleken på den potential för produktivitetsökning som McKinsey kommer fram till. 20-25 procent är mycket.

The amount of value individual companies can capture from social technologies varies widely by industry, as do the sources of value. Companies that have a high proportion of interaction workers can realize tremendous productivity improvements through faster internal communication and smoother collaboration.

Vad krävs då?  Ja, inte heller det är några små saker.

To reap the full benefit of social technologies, organizations must transform their structures, processes, and cultures: they will need to become more open and nonhierarchical and to create a culture of trust.

Om det ovanstående citatet talar om en övergripande nivå finns det en lika viktig men mer detaljerad nivå. McKinsey konstaterar vad jag också länge sagt — inte bara om social interaktion utan om intranätet i allmänhet. Ingenting kommer att fungera om det inte ger individen en mycket tydlig nyttokänsla. Att något är bra för helheten får oss inte att agera (vilket mer än ett gammalt KM-system havererat på).

Individuals are the first and most important beneficiaries of social technologies. Unless individuals receive value for using social technologies, they won’t use these technologies, and none of the other forms of value can be created.

The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies

Den sociala organisationen: 5 stora företag som skapat framgång

Under hela våren presenterade ZDNet en serie exempel på ”social business”. Inför höstens obligatoriska nya tag, är det intressant att gå tillbaka och se vad dessa företag gjort och hur de lyckats.

Dion Hinchcliffe startade serien med bland annat denna träffande uppdelning av olika typer av interaktion på ett socialt intranät.

Från ZDNet
Från ZDNet

CEMEX

”…the innovation director involved in realizing Shift, apparently used executives exclusively as the initial test audience instead of workers. As I’ve pointed out in my social business adoption research, executive leadership is critical in triggering early adoption. In my opinion, this then largely explains the unusually fast and complete adoption rate that CEMEX experienced…”

Burberry

”Press reports are giving their social business strategy a good chunk of the the credit for a 21% jump in profits in the fourth quarter of 2011. Burberry has been extremely effective at building a social customer experience and has over 10 million Facebook fans as they’ve situated Chatter and other technologies such as IM for workers to engage with each other and customers to drive better results. As their CEO says: The social enterprise has got to drive economic value.”

BASF

”The social business platform that was used, based on IBM Connections, included rich user profiles, status updates, communities of interest, searching/tagging capabilities, blogs, forums, bookmarks, file sharing, and important for an industrial company, wikis. The staffing for the effort consists of two global community managers and three regional community managers plus part time involvement of staff for governance and solution stakeholders/owners.”

Yum! Brands

”Within six months of roll-out, over 3,600 corporate workers had joined the social network and created over 600 social groups to interact and collaboration. Thousands of documents have been uploaded for sharing and joint effort. One iCHING case study cites that, on average, a document uploaded has been downloaded 5 times, meaning that users are finding the knowledge that they need and retention of vital corporate information is actually resulting in reuse.”

News Corp

”…social technology is changing the world and it will begin to challenge the way business gets done. Around the same time, we were also hearing requests from our employees – they were asking to connect with people in other parts of our businesses with similar jobs to theirs so they could learn from each other and innovate faster.”

1

Intranätserien: Intressematchning på intranätet

I det första numret av Intranätserien är det fullt fokus på intranätets kanske viktigaste jobb — att lätt hjälpa människor att hitta kollegor. Svenska Spel visar hur de löst en del av behovet med en spännande realtidstjänst för intressematchning.

Idag startar jag något som ska bli en serie publikationer om intranätets viktigaste uppgifter, allt baserat på de omfattande behovsdata jag har tillgång till via mina och mina kollegors intranätprojekt.

Förhoppningen är att Intranätserien ska ge tips och exempel som underlättar vägen till allt mer nyttoskapande intranät, det som numera ofta kallas för ”den digitala arbetsplatsen”.

Först ut är ”Ditt intranäts viktigaste jobb: Hitta en kollega”.

Förutom åtta detaljerade punkter om vad en bra tjänst för personsök ska leverera, eller underlätta, berättar Svenska Spel hur de på sitt nya intranät valt att försöka matcha människor och intressen.

Svenska Spels tjänst för intressematchning på startsidan för intranätet "Hemmaplan".
Svenska Spels tjänst för intressematchning på startsidan för intranätet "Hemmaplan".

 

Ambitionsnivån med serien är rimlig, kan vi säga. Någon eller några publikationer till planerar jag under året. Vi får se. Men håll koll på wpr.se/amnen/intranat/ så kommer du inte att missa något.

LinkedIn vill erbjuda intranät

LinkedIn säger i en intervju att de funderar på att erbjuda tjänsten för intranät. Riktigt hur det ska gå till framgår inte men om de gör det bra kan det bli en framgång.

V3 har pratat med LinkedIns chef i Europa, Ariel Eckstein.

”What we have seen is that people are on intranets because they have to be but are on LinkedIn because they want to be,” said Eckstein. ”They are spending more time on LinkedIn and less time on intranets.”

Sanningshalten i det påståendet kan vi naturligtvis starkt ifrågasätta. Jag kan lätt peka på några hundra personer jag träffat bara i år för vilka det inte stämmer — människor som använder intranät men inte alls finns på LinkedIn. Och det är möjligen värt att komma ihåg följande: Hur många hundra miljoner användare LinkedIn än har så är det fortfarande bara en minoritet av medarbetarna på ett företag som  använder tjänsten (åtminstone om vi bortser från webb-, media- och IT-företag).

Men med det sagt tycker jag ändå att tanken som V3 formulerar den är spännande.

LinkedIn may launch an intranet application for businesses, which would allow staff to collaborate with their colleagues on an internal network in a similar fashion to how they network with their contacts externally.

Det som gör idén intressant är förstås att LinkedIn redan ligger väldigt nära ett intranät. Infrastrukturen är på plats för ett professionellt utbyte på ett helt annat sätt än det är på till exempel Facebook. CV, skills och gamification-inslaget är några tydliga exempel. Facebook har dock fördelen att många företag där skulle kunna hitta i varje fall en majoritet av medarbetarna redan. Samtidigt är Facebook mycket mer utmanande, på olika sätt, än det väl använda men ganska anonyma LinkedIn.

Vad som inte framgår i citatet ovan är vad denna ”intranet application” egentligen är. Fristående? En modul kopplad till den existerande tjänsten som en slags utbyggd stängd grupp?

Om det är det första alternativet är idén inte alls spännande. Då blir det bara ytterligare en leverantör av intranät i molnet, vilket i sig kan vara intressant men knappast något som LinkedIn kan antas vara extra bra på. Om det är det andra alternativet, däremot, blir det riktigt intressant. Då står vi vid den där skärningspunkten mellan interna och externa kontakter som faktiskt kan bli värdefull. Punkten där det på sikt kan bli naturligt att bjuda in utomstående på valda delar av ”intranätet”.

Mycket av mitt arbete med intranät handlar om att bryta upp silos, att få mina kunder att fokusera på behovet och uppgiften. LinkedIn skulle kunna bidra till att bryta den största silon av dem alla — den mellan den egna organisationen och alla intressenter utanför den.

Välj rätt kanal: E-post eller mikroblogg?

Om vi bara lägger till kanal efter kanal utan att något av de befintliga sätten att kommunicera minskar skapar vi ingen effektivitet. Vi bygger överflöd och stress. En av de stora frågorna just nu handlar om hur e-post förhåller sig till Twitter-liknande tjänster.

Yammer, den stora aktören kring interna mikrobloggar, försöker besvara frågan. Några enkla svar finns förstås inte. Men diskussionen är intressant. Inte minst om människor i din organisation skeptiskt, och ytligt betraktat berättigat, känner att tiden inte räcker till för en grej till.

Ställ dig som sändare dessa frågor, är slutsatsen:

  • Vill du att någon ska agera?
  • Är mottagarna väl definierade eller inte?
  • Ska människor kunna hitta det senare?
  • Är det privat eller publikt?

Alla hatar sitt intranät

Om vi ska lita på de sociala medierna — vilket jag i och för sig betvivlar i detta fall — är världens intranät rätt förfärliga. 80 procent hatar sitt intranät.

Det här ska du inte ta med en nypa salt, utan med ett par deciliter. Men lite kul är det. Amplicate försöker förstå och kategorisera vad människor säger på Twitter och Facebook i olika ämnen. Allt med syftet att mäta hur mycket kärlek eller hat något möts av i de spontana utrop (utbrott?) som uppdateringarna är.

Och med intranät är saken enkel. Långt fler hatar intranät än älskar intranät.

Personligen tycker jag att tolkningen är enkel. Den som älskar sitt intranät utmärks av gedigen effektivitetskänsla, rejält fokus på produktivitet och ett sinne för kvalitet. Den har med andra ord inte tid att sitta och gnälla på Twitter… 😉