Enkel, effektiv personalisering gav intranät-pris

Malmö stad har fått en Intranet Innovation Award för arbetet med sitt intranät Komin. De uppmärksammas för att ha löst en fråga som många brottas med — att få människor att anpassa sitt eget intranät.

Malmö stad är en stor och komplex organisation. Dels är de 20.000 anställda, dels har de som alla kommuner verksamheter av många och totalt olika slag.

Men genom en ganska simpel tanke har staden — trots att systemet egentligen inte vet någonting om vem den enskilde är — lyckats nå en hög grad av individuell anpassning. 80 % har valt vilken förvaltning de arbetar i, 60 % har valt arbetsfält (vilket är en typ av rollanpassning).

Det är också detta Malmö stad fått pris för. Juryn skriver bland annat i motiveringen att detta ”visar att man kan bygga en mycket praktisk och genialt enkel lösning för att få 80% av de anställda att personalisera.”

Gemenskaper styr användningen

Jag mejlade Jesper Bylund, som är huvudredaktör för Komin, för att höra mer om lösningen och hur den uppstod.

Våra flikar är ett sätt att lyfta olika typer av material som en anställd behöver under sin arbetsdag. Vi jobbar efter en modell där intranätet ska stödja medarbetarens ”gemenskaper”. Gemenskaper som är generella för en Malmö stad-medarbetare är ”Vår kommun” (gemensamt för 20.000 anställda), ”Min förvaltning” (det som gäller bara för den egna förvaltningen), ”Mitt arbetsfält” (expertstöd när du arbetar i din yrkesroll), berättar han.

Komin

Tidigare låg förvaltningar och arbetsfält två steg ned under startsidan. Trafiken var låg. Om man var på någon annan sida än startsidan var det till och med tre klick för att komma till sin egen förvaltnings huvudsida. Ett enda klick till mål lyckas vi med genom att flikarna är personaliserade. Användaren har alltså själv fått ställa in vilken förvaltning och vilket arbetsfält hon vill ska visas i respektive flik. Detta har inte varit tvingande, utan frivilligt val med små påminnelser, skriver Jesper Bylund.

Förändringen har skapat mer intresse. Trafiken till både förvaltningar och arbetsfält har ökat (sen är det ju en av mina käpphästar att trafik inte är positivt i sig utan bara utgör en potential).

Fler flikar — ännu närmare medarbetaren

Jag tycker det är kul att Malmö uppmärksammas. Så ett stort grattis till Jesper och de många andra som bidrar till Komin. Vad är nästa steg?

Det är superkul att ha fått det här priset och jag ser det som det bästa som hänt mig i yrkeslivet (15 år)! Sedan är det ju lite halvnördigt också, jag tror inte mer än kanske max 500 i Sverige förstår vad det handlar om eller bryr sig. Men det är ett konkret kvitto på att vi tänker rätt i vårt centrala intranätteam och det ger oss bra fart framåt i organisationen.

I vinter ska vi förhoppningsvis bygga och lansera två flikar till: ”Min egen sida” och ”Min arbetsplats”. Den första är en personlig mashupsida som plockar ihop nyhetsflöden och annat bra från olika håll. Den andra fliken är i princip ett enkelt arbetsrum för en linjechef och dennes anställda. Båda flikarna stöder den anställdes behov av gemenskaper i arbetsdagen, säger Jesper Bylund.

I transparensens namn: Malmö stad är en kund till mig. Jag har inte varit inblandad i arbetet med fliksystemet utan arbetar med att vässa några arbetsfält och göra dem än mer behovsstyrda.

Vara vägvisare den enkla sociala starten på intranät

Varken medarbetare eller chefer är helt övertygade om det sociala intranätets förtjänster. Att starta med alla pukor och trumpeter kan vara en direkt kontraproduktiv väg. Den enkla starten, säger Shel Holtz, är att starta med ”curation” av innehåll.

”Content curation” innebär att någon tar ansvaret att hitta, filtrera och dela innehåll med andra — på ett sätt som gör det relevant och intressant (i kontext). Det vill säga det som jag redan i Webbredaktörens handbok för några år sedan kallade ”Redaktören som guide”.

Tanken är given. Ju mer som produceras, desto större är risken att en medarbetare missar värdefullt innehåll. Att starta ett socialt intranät utan att tänka på denna form av redaktörskap är, kort sagt, fel. Men som Holtz påpekar kan guiden ha en roll redan i ett socialt intranäts allra första skede. Det är kanske med vägvisandet det ska börja, med någon som skapar sammanhang i informationsflödet (socialt eller inte).

Inside the enterprise, on the intranet, employees are demanding and want and need work information fast, and are easily frustrated by antiquated information architecture and search engines.

“Companies have to think like publishers,” says Shel. “Using search as the most available means of finding information is becoming dicey. What we can do by curating content in the enterprise is to become that “corporate guide in helping people find good information.”

Lite i förbigående: Språkrådet sa i mars, om än skeptiskt, att det är ok att säga ”kuratera innehåll” på svenska. Personligen tycker jag att det låter djupt patetiskt. Så även om jag lär tvingas ge med mig fajtas jag än så länge mot denna språkliga bastard…