Malmö stad har fått en Intranet Innovation Award för arbetet med sitt intranät Komin. De uppmärksammas för att ha löst en fråga som många brottas med — att få människor att anpassa sitt eget intranät.
Malmö stad är en stor och komplex organisation. Dels är de 20.000 anställda, dels har de som alla kommuner verksamheter av många och totalt olika slag.
Men genom en ganska simpel tanke har staden — trots att systemet egentligen inte vet någonting om vem den enskilde är — lyckats nå en hög grad av individuell anpassning. 80 % har valt vilken förvaltning de arbetar i, 60 % har valt arbetsfält (vilket är en typ av rollanpassning).
Det är också detta Malmö stad fått pris för. Juryn skriver bland annat i motiveringen att detta ”visar att man kan bygga en mycket praktisk och genialt enkel lösning för att få 80% av de anställda att personalisera.”
Gemenskaper styr användningen
Jag mejlade Jesper Bylund, som är huvudredaktör för Komin, för att höra mer om lösningen och hur den uppstod.
Våra flikar är ett sätt att lyfta olika typer av material som en anställd behöver under sin arbetsdag. Vi jobbar efter en modell där intranätet ska stödja medarbetarens ”gemenskaper”. Gemenskaper som är generella för en Malmö stad-medarbetare är ”Vår kommun” (gemensamt för 20.000 anställda), ”Min förvaltning” (det som gäller bara för den egna förvaltningen), ”Mitt arbetsfält” (expertstöd när du arbetar i din yrkesroll), berättar han.
Tidigare låg förvaltningar och arbetsfält två steg ned under startsidan. Trafiken var låg. Om man var på någon annan sida än startsidan var det till och med tre klick för att komma till sin egen förvaltnings huvudsida. Ett enda klick till mål lyckas vi med genom att flikarna är personaliserade. Användaren har alltså själv fått ställa in vilken förvaltning och vilket arbetsfält hon vill ska visas i respektive flik. Detta har inte varit tvingande, utan frivilligt val med små påminnelser, skriver Jesper Bylund.
Förändringen har skapat mer intresse. Trafiken till både förvaltningar och arbetsfält har ökat (sen är det ju en av mina käpphästar att trafik inte är positivt i sig utan bara utgör en potential).
Fler flikar — ännu närmare medarbetaren
Jag tycker det är kul att Malmö uppmärksammas. Så ett stort grattis till Jesper och de många andra som bidrar till Komin. Vad är nästa steg?
Det är superkul att ha fått det här priset och jag ser det som det bästa som hänt mig i yrkeslivet (15 år)! Sedan är det ju lite halvnördigt också, jag tror inte mer än kanske max 500 i Sverige förstår vad det handlar om eller bryr sig. Men det är ett konkret kvitto på att vi tänker rätt i vårt centrala intranätteam och det ger oss bra fart framåt i organisationen.
I vinter ska vi förhoppningsvis bygga och lansera två flikar till: ”Min egen sida” och ”Min arbetsplats”. Den första är en personlig mashupsida som plockar ihop nyhetsflöden och annat bra från olika håll. Den andra fliken är i princip ett enkelt arbetsrum för en linjechef och dennes anställda. Båda flikarna stöder den anställdes behov av gemenskaper i arbetsdagen, säger Jesper Bylund.
I transparensens namn: Malmö stad är en kund till mig. Jag har inte varit inblandad i arbetet med fliksystemet utan arbetar med att vässa några arbetsfält och göra dem än mer behovsstyrda.