Tips: Artikelserie om intranät i virustider

Med ett så konstant flöde av nyhetspling på telefonen att de ibland bildar melodier, är det kanske inte fler coronagrejer du vill läsa? Men om du vill se hur andra organisationer just nu använder intranät och digitala arbetsplatser för att underlätta arbetet har du chansen.

Det är Mads på Intra2 som löpande delar exempel på intranät via LinkedIn. Just nu kan du kika på dessa. Kanske lite påskläsning 🙂

Intranätet som kriskanal

Den digitala arbetsplatsen har för många aldrig varit viktigare än just nu. Tillgång till kontors- och verksamhetssystem är tillsammans med samarbetsmöjligheterna den lägst hängande frukten att plocka. Men det finns fler – och det finns fallgropar.

När jag för en evighet sedan satt på min första journalistiska arbetsplats kom nyhetschefen fram, gav mig en artikel ur den dagens DN och sa kort ”Gör en hur här”. En ”hur här”? frågade jag utan att förstå alls vad det handlade om.

Det visade sig vara superenkelt (och närmast kränkande för den två veckor gamla journalisten som trodde att det var nästa Watergate som låg på tur, men det är en annan historia): DN hade en nyhet på riksnivå, jag skulle ringa några samtal och göra en lokal version för vårt bevakningsområde.

När det med Covid-19 finns ett överflöd av råd och – framförallt – synpunkter på dessa råd, har ”hur här” en självklar del på alla intranät. Och då framförallt för dem som inte kan jobba hemma. Jag har sett intranätartiklar om hur arbetskläder ska hanteras efter arbetsdagen, om det bästa sättet att bemöta en butikskund som verkar vara sjuk och om i vilka lägen en biljett ska kontrolleras eller inte givet den önskade distanseringen.

Så det görs i högsta grad, och det kan antagligen inte göras för mycket. En gammal kris-sanning blir aktuell: det är bättre att säga ”just nu vet vi inte” än att inte säga något alls.

Ytterligare ett klassiskt redaktörsjobb får särskild relevans, nämligen att samlat presentera innehåll. Var inte strukturfundamentalist. Tänk inte att detta är ett bra läge för medarbetarna att lära sig hitta rätt. Samla ihop och lyft upp det innehåll som är extra viktigt just nu.

Tänk gärna ett varv till i det arbetet. Kris- och beredskapsplanen har du garanterat på startsidan sedan veckor. Telefonlistor likaså. Men kanske finns det facklig information, branschnyheter, en manual för övertidsrapportering i HR-systemet, menyer för takeaway i närheten och många andra saker som du faktiskt kan bidra med för att underlätta?

Med färre personliga kontakter i vardagen går det inte heller att bortse från video. Om du inte börjat med video på intranätet, gör det nu. Om du är igång, accelerera. En helt vanlig, närmast oproducerad regelbunden uppdatering från till exempel affärsområdeschefen kan ge den där viktiga känslan av närvaro och ledning.

Har du mycket folk på språng kan en intern podd vara ett utmärkt alternativ.

Ger vi oss sedan in på de sociala delarna av många intranät/digitala arbetsplatser, öppnar sig möjligheterna ännu mer. Jag har sett Yammer-flöden med hemma-arbetare som visar sin arbetsplats inklusive allt från hundar och katter till pooler. Där det inte redan funnits startas Teams-kanaler som uttalat inte handlar om jobbet utan blir ett litet andningshål.

I detta ligger också, tänker jag, den största fallgropen. Har jag precis packat upp 50% mer bröd än vanligt och fått täcka upp för en sjuk kollega i en extra butik, skulle jag förmodligen explodera om jag öppnar intranätet på mobilen och ser en j*vla kontorstyp sitta i soffan med mysstrumpor och jobba.

Så samtidigt som allt går fort, det är skeenden som ändras per timme och intranätet på många sätt gör ett viktigare jobb än någonsin, har du fortfarande kvar en annan gammal hederlig sysselsättning: att försöka hitta rätt övergripande berättelse. Om det betyder att du måste fotografera brödchauffören för flödet eller någon av tusen andra grejer vet bara du! Men var redaktör.

Riskhantering för bättre webbsidor

Som innehållsproffs eller redaktörer arbetar vi allt mer med riskhantering för webb och intranät. Är det inte personuppgifter vi måste tänka på är det tillgänglighetslagar. Men i stället för att sucka borde vi använda ”risk”-tanken för att utveckla det som möter våra användare ännu längre.

GDPR, Webbdirektivet… Lite beroende på hur och i vilken typ av organisation du jobbar kan detta vara frågor som varit och fortfarande är en del av vardagen. Varje ny tjänst eller varje större förändring måste på något sätt relateras till dessa.

Bara för att få det sagt: i grunden är båda positiva för oss alla som användare och människor. Men de är risker att hantera.

Så omfamna riskhanteringen!

Det finns ju nämligen långt fler. Riskerar din sajt (intern eller extern) att bidra till att sprida vilseledande information? Kan den användas för att attackera eller subtilt underminera andra människor? Kan den exkludera människor?

Risken att du blir kapare

Erika Hall går i Hazard Mapping igenom en slags grund för hur vi kan förhålla oss till risker eller faror. Per Axboms bok Digital omtanke förefaller närma sig samma ämne (men jag har tyvärr inte läst den).

En av Erika Halls listade risker får mig att studsa till lite extra: ”Attention Hijacking”. Hennes exempel är klockrent – den gamla högerkolumnen där så många så länge försökt trycka in allsköns skräp. Vi som försökt bjuda motstånd har inte alltid varit framgångsrika.

Men vad händer om diskussionen förflyttas från ”det är ändå bara väldigt få som ser det” till ”du skapar risken att kapa läsarens uppmärksamhet”? Vad händer om det definieras som en risk i stället för en måhända mindre effektiv feature?

Detta gäller förstås annat än högerkolumnen också. Alla försök att komma in i besökarens uppgiftslösning är ju i grunden en risk för kapning av uppmärksamheten. Var skulle till exempel nyheter visas om detta på riktigt blev en seriöst betraktad risk?

Sammanfattningsvis: När lagstiftning tvingar oss att bli riskmedvetna på ett nytt sätt ger det oss inte bara extra jobb och kanske lite huvudvärk. Det kan faktiskt också erbjuda ett ramverk inom vilket vi kan definiera andra, bredare, mindre paragrafstyrda men lika viktiga risker – och kanske, kanske få en bättre chans att hjälpa läsaren göra det den kom för.

Mindre regler, mer uppmuntran för intranätredaktörer

Två viktiga mål i arbetet med intranät riskerar alltid att krocka: å ena sidan måste innehållet vara av hög kvalitet (och följa vissa regler), å andra sidan måste redaktörerna få känna engagemang (och frihet att vara kreativa).

Det blir många regler på intranät. För hur länkar ska göras, bilder publiceras, mallar användas… Syftet är gott. Ytterst handlar det om användbarhet och tillgänglighet.

Att vara ansvarig för ett intranät innebär alltid ett litet mått av polisiär verksamhet.

Reglerna behövs, det vill jag säga direkt. Tänk på det klassiska exemplet: ”klicka här”-länken får helt enkelt inte skrivas. Men Sam Marshall resonerar i Positive Intranet Governance om hur kvalitetsarbetet kan göras mer uppmuntrande. Det bästa tipset:

Create a showcase site

Create a mock-up site with great content, appropriate widgets, and perfect navigation. Show what looks good, and works well. People don’t create bad layouts out of malice, but because they haven’t seen it done better.

Bra innehåll kräver bra metoder

Med utvecklingen av nya tekniska miljöer, framförallt för intranät och digitala arbetsplatser, ställs nya och hårdare krav på redaktörerna. ”Vi behöver fler redaktörer”, säger Gerry McGovern. Vi behöver, tänker jag, åtminstone riktiga redaktörer.

Jag är färgad just nu av att jag jobbar mycket med ett intranät byggt på Office 365/Sharepoint. Låt mig först säga att mycket är fantastiskt bra. Många moduler (”webbdelar”) är välgjorda från början, kopplingen till ett bredare digitalt arbetssätt är positiv och så vidare.

Men det är inte alltid lätt att förmedla innehåll på ett bra sätt. I varje fall inte vanliga webbsidor. Ibland ser jag framför mig en djupt förvånad, ganska förbryllad och inte så lite provocerad fiktiv Microsoft-ingenjör: ”What!? Why would you NOT want to publish content only in documents?”.

Framförallt tycker jag att detta märks i de navigations- och söklösningar som kommer med paketet. Men också en del i själva sidproduktionen.

Uttalat eller inte, om det är meningen eller inte; jag vet inte, men just denna miljö strävar efter att liksom ta bort det där steget som gör innehåll användbart för andra än den som äger det. Och kanske är det inte bara i min lilla värld som detta syns.

Gerry McGovern i ”We need more editors”:

We have stopped investing in core human skills built up over centuries to ensure the quality and integrity of information. We used to call these professionals editors. […] We need new types of human editors, who are able to work in tandem with technology and the collective intelligence that the Web has unleashed. This is how we will achieve quality, accuracy, transparency, and clarity and simplicity of communication.

Det som gör en redaktör till just redaktör (och inte bara inloggad med publiceringsrättigheter) är, menar jag, ett strukturerat arbetssätt.

I ”Content design for internal communicators and the intranet” skriver Wedge Black lite kort och inledande om ett sådant arbetssätt (han kommer att skriva mer i kommande inlägg).

Själv använder jag modellen Core Content i både utbildningar och skrivprojekt. Men den exakta modellen är kanske inte viktigast.

Poängen är att du som redaktör behöver ett arbetssätt som spänner från behovsidentifiering till utvärdering. I det ligger ett värde och en effekt som är oändligt mycket mer betydelsefull än en algoritm som gissar vilket dokument du möjligen, kanske, i en vacker framtid, någon gång skulle ha nytta av.

Våren 2020: Årets stora intranätkonferens

I början av mars är det IntraTeam Event i Köpenhamn igen. Nordens största och bästa konferens om DEX (digital employee experience) och intranät. Du får en rabattkod här av mig.

Tänkte faktiskt säga några ord om min egen vår också men om du högaktningsfullt struntar i den, kommer här det du behöver veta om konferens och rabatt.

  • IntraTeam Event: Program och biljetter.
  • Rabattkod: Använd ”wpr25” när du anmäler dig så får du 25% rabatt.
  • Varför? Kända talare (James Robertson, Jesper Bylund med flera), nya fallstudier, flera spår att välja på, insikter från många länder och typer av organisationer/intranät.

För egen del har jag många kul och olika uppdrag, som bland annat innebär att det gått väldans länge sedan jag delade med mig av något här. Men det är nog dags att dra igång igen. Projekt har ju effekten att man stöter på nya frågor, problem och lösningar.

Just nu håller jag exempelvis på med:

  • Projektledare för ett intranät i ett medelstort bolag. Byggs på Office 365 och är spännande för att det för första gången görs för alla medarbetare i detta bolaget med fokus på mobil användning.
  • Färdplan för intranät på statlig myndighet, där vi just nu lägger grunden genom att ta reda på fakta om användning och effekt.
  • Task Analytics-projekt anpassat för en webbplats inom sjukvården.
  • Produktion av nationell webbplats inom sjukvården baserad på Top Task-undersökning.
  • Utbildning/webbinarie-serie för intranätredaktörer på internationell koncern.
  • …och en del mindre grejer som informationsstruktur för ett intranät på ett stort bolag, innehållsutveckling för region m.m.

Om du har kul – eller svåra, bökiga, spännande, nya, gamla – grejer du funderar på rätt väg för är det bara att höra av dig.

Intranätkonferens i Stockholm – rabatt för dig

Det var ett tag sedan! Jag jobbar mer än bloggar dessa dagar, kan man sammanfatta det med. Men nu är det dags – ett fint erbjudande på den bästa intranätkonferensen i Sverige.

IntraTeam Event i Stockholm är den 12-14 november, det vill säga ganska snart. Du kan välja 1, 2 eller alla 3 dagarna. Första dagen är för workshops medan de andra dagarna är konferens med två olika spår. Så du bygger din egen upplevelse!

Du får 25% rabatt genom att ange fw25 vid anmälan. (Om du är medlem i IntraNätverk/IntraTeam ska du inte använda denna länk utan i stället kontakta IntraTeam direkt).

Så vad får du inte missa?

  • Svenska företag och organisationer som Volvo, Electrolux, Systembolaget, Green Cargo, Region Skåne, Västra Götalandsregionen.
  • Internationella talare från Eurocontrol, Liberty Mutual, Bayer och Irish Defence Forces.
  • Expertinlägg av bland annat Lee Bryant, Jane Piper och George Muir.
  • …ämnen om allt från mätbarhet till lycka(!)

Hoppas vi ses där.

Glöm innehåll, glöm tjänster

Vissa sanningar tål att upprepas: Du erbjuder inte ”innehåll”. Inte ”tjänster”. De är byggstenar som ofta måste sammanfogas för att skapa det du egentligen ska erbjuda – service.

Det är min kollega Gerry McGovern som fortsätter sin outtröttliga kamp för att skifta fokus från aktivitet (skapa innehåll, utveckla en tjänst) till resultat (en slutförd uppgift).

Hans berättelse om en innehållsansvarig som alldeles för snabbt säger ”nej, nej, det där är en tjänst och inte mitt ansvar” är milt sagt typisk. Du känner igen det. Från intranät som gett upp att hjälpa folk göra inköp på rätt sätt eftersom avtalsdatabasen är någon annans. Från myndighetssajter där allt innehåll i världen inte kan skyla över en värdelös karttjänst som ingen förstår. Och som förstås är någon annans än webbredaktionens.

Gerrys budskap är dock positivt. Visst tar det tid, visst är det svårt. Men läget har egentligen aldrig varit bättre för att skapa den organisatoriska förändring som krävs för att ge en bättre service.

Every time we do the right thing, it matters. Every time we raise our voice against traditional organizational thinking, it matters. Every time we explain why the organization must change, it matters.

Det går numera också att hitta inspiration på hur saker kan göras bättre. Min egen hemstad Malmö gör bra grejer med att kombinera innehåll och tjänst i deras Självservice, för att nämna bara ett exempel.

Så det går! Du ska kanske inte stånga pannan blodig, det skymmer ändå bara sikten, men med användningstester och andra data kan du konsekvent ge budskapet att det är dags nu.

Digital arbetsplats: Frukostseminarium i Malmö

Har du något för dig på förmiddagen den 22 maj? Sitevisions turné är på min hemmaplan (och jag är med på turnén) så om du håller hus här i Malmö eller Skåne, kan du få en liten vitamininjektion kring den digitala arbetsplatsen.

Du behöver inte arbeta med Sitevisions plattform idag, eller ens Office 365. Av programpunkterna är 3 av 4 relevanta ändå. Och även den fjärde – den om Sitevision – är utmärkt omvärldsbevakning för dig som vill ha koll på vilka vägar plattformsmarknaden tar.

Kolla hela programmet eller anmäl dig direkt. Frukost ingår och så får jag en chans att säga hej till dig.

Vänd utvärderingstrappan – följ beteenden först

Sista delen i min lilla bloggserie hos Sitevision är publicerad: Utvärdera enkelt i stället för mycket.

…vänd på den utvärderingstrappa som de flesta använder. Vi brukar börja med potential, vi går en kurs i Google Analytics för att lära oss följa användning, vi konstruerar så småningom effektmått och kanske, kanske ställer vi oss sedan frågan varför det som borde hända inte händer.

Börja i stället med användnings- och beteendemönster. Börja kika över lite axlar på folk du har bett göra viktiga grejer på sajten. Bit hårdare i tungan än du nånsin gjort och var beredd på att svettas.

Hela ”Utvärdera enkelt i stället för mycket” hos Sitevision.

Tidigare delar:

  1. Gärna en ny sajt – men först en rejäl förstudie
  2. En förstudie att agera på – så gör du
  3. Användbar räcker inte – du måste sikta högre