Ny bok om Top Tasks – guide till hur du gör

Gerry McGovern har precis lanserat en ny bok: Top Tasks – A how-to guide. Steg för steg får du veta hur du kan jobba för att skapa digitala upplevelser som möter besökarens behov.

Om du eventuellt har läst eller jobbat med mig genom åren är ”Top Tasks” ett känt begrepp. Den behovsanalys jag har genomfört för mer än 40 svenska företag och organisationer görs med metoden ”Top Task Identification”. De effekt- och kvalitetsmätningar jag gör är så kallade ”Task Performance Indicators”.

Detta fortsätter jag för övrigt att göra 🙂

Cover_ThumbMen nu kan du som vill förstå metoden på djupet, som vill kunna genomföra projekt eller delprojekt själv, få en mycket omfattande introduktion till Top Tasks. Gerrys bok är i princip de rutiner vi använder själva, men med många exempel från kundprojekt runt världen.

På boksidan kommer du så småningom kunna läsa första kapitlet gratis men tills dess kommer här ett utdrag från hur arbetet med behovslistan går till – en liten illustration av hur detaljerad boken är. Knappast skönläsning alltså. Men du får varenda detalj i den bästa metod att behovsstyra din sajt som jag vet.

Below is an example of what can be called a mother and child:

anti-money laundering
anti-corruption policy
anti-corruption

“Anti-money laundering” is really a child of “anti-corruption”. You want to avoid mothers and children appearing on the same list because this will create confusion, split the vote, and undermine the legitimacy of the results. For this example, consider doing the following:

Anti-corruption (policy, anti-money laundering)

Remember, you’re not trying to get everything perfect from the first session. You’re just trying to clean the list up a bit and head in the right direction. Clear out what is obviously wrong. This is an iterative process, best done over two to three weeks. Hold a shortlisting session, and then leave it for a couple of days and come back to it. Then you should have a fresh perspective.”

Utdrag från: Gerry McGovern. ”Top Tasks: A How-to Guide”.

Hitta rätt kompetenser för den digitala arbetsplatsen

Att jobba med intranät eller digitala arbetsplatser är inget ”yrke” i traditionell mening. Det är ett jobb som kräver en mix av kompetenser. En ny matris hjälper oss att formulera vad vi eller vårt team kan och vad vi saknar.

Chris och Steve på Spark Trajectory har tagit fram matrisen. Alla försök att visualisera en komplex situation blir visserligen förenklade, men detta är en bra bild över de kunskaper och kompetenser som på något sätt krävs för att skapa en framgångsrik digital arbetsplats. Allt beroende på målen med just ditt intranät eller din digitala arbetsplats, förstås.

0

Vad ska du ha en sådan här till då? Steve Bynghall beskriver det så här:

It’s a tool to help individuals think about their learning and career development, and to help teams identify skills gaps, plan for projects and more.

Båda perspektiven är logiska. Det är till exempel en tydlig varningsflagg för samarbetsplattformen om ingen i organisationen har en kompetensbild som inkluderar något i ”social and collaboration management”.

Den digitala arbetsplats som lanseras utan att det ens finns någon beställningskompetens kring ”user experience design” kommer sannolikt inte att bli särskilt omtyckt.

Men sen är det ju nästan omöjligt att inte omedelbart försöka hitta sin egen kompetensbild. Min ser översiktligt ut så här!

skillsmatrixfw

 

Webbrådgivaren med i stort ramavtal med SKL

Lite business news. Jag, det vill säga Webbrådgivaren Sverige AB, är en av leverantörerna i ett nytt stort ramavtal som Sveriges Kommuner och Landsting igår tecknade med SWCG. Bara att börja shoppa alltså 🙂

SWCG skriver mer om avtalet och min del i det handlar naturligtvis om ”användbarhet, information och webb”.

Syftet med upphandlingen är att få till ett användbart ramavtal som täcker en stor del av kommunernas och landstingens behov av extern IT-kompetens. Efterfrågan på IT-konsulttjänster är otroligt hög och beräknas växa ytterligare de närmsta åren. Med anledning till detta vill SKL få tillgång till spetskompetens och detta görs med hjälp av framstående underleverantörer.

De som kan avropa på avtalet är bland annat kommuner, landsting, regioner och kommunala bolag (lista finns som pdf).

1 kommentar på “Automatisering nästa steg för den digitala arbetsplatsen?”

Automatisering nästa steg för den digitala arbetsplatsen?

En kund bad mig innan sommaren att ”fundera på vad vi kan göra till hösten för att ta nästa stora utvecklingssteg för intranätet”. Mellan baden och i stället för att grilla 😉 har ett svar börjat flyta till ytan – jag tror det handlar om automatisering.

”Automatisering” har säkert någon detaljerad definition men i grunden handlar det om att något startar, slutar eller förändras baserat på en händelse/aktivitet/förändring.

Många har det redan hemma. En lampa kopplad till rörelsedetektor som tänds när du går ut i förrådet. Eller en markis som rullar ut när solen skiner och vinden är svag.

Det skiljer sig alltså helt från den anpassning av intranät och digitala arbetsplatser som är standard idag, vilken bygger på vad användaren är (placerad på en ort, har en viss roll etc.). Det handlar om vad som sker eller vad användaren gör.

Självklart finns sådant här redan i viss utsträckning. Sökmotorer kan ta hänsyn till egna eller andras tidigare sökningar. Produktivitetsverktyg kan lyfta dokument eller personer baserat på individens inbokade möten eller kollegors aktivitet. Och många arbetar förstås redaktionellt med att tillfälligt prioritera innehåll (”sök semester nu”) men det är ju en annan fråga än automatisering.

Hitta ”triggers” är utgångspunkten

Det som blir spännande – tycker i varje fall jag – är att fundera på vad som skulle kunna initiera en start, ett stopp eller en förändring, det vill säga det som kan kallas triggers. Vad ska utlösa automatiseringen på en digital arbetsplats?

Jag säger inte att allt går att göra i alla plattformar, men här är en påbörjad lista (som inte på något sätt är komplett).

Position: En extremt lågt hängande frukt med intranätet i en telefon med gps (eller till och med bara wifi och dator). Var någon är har betydelse för mycket innehåll och tjänster och med positionering i stället för statisk placering blir möjligheterna många fler för dem som rör sig mellan platser. Eller, för den delen, inom samma kontor – på de mer aktivitetsbaserade kontoren avslöjar ju vald typ av rum/yta en del om typ av arbetsuppgift.

Applikation(er) som används: Säljaren som sitter med sitt CRM-system har andra potentiella stödbehov än samma säljare som en timme senare använder PowerPoint. Sjuksköterskan som har journalsystemet aktiverat gör andra saker än samma sjuksköterska som senare hanterar telefonkön. Och skulle det vara ett integritetsproblem om innehållet på intranätet nyanserades baserat på vad mejlen i inkorgen handlar om?

Produktionsindikatorer: När pappersbrukets produktionslinje kärvar, när elbolaget får avbrott, när tågen står stilla, när vårdplatserna är slut, när för få säljsamtal har ringts idag… ja, kort sagt, när produktionsindikatorer visar att särskilda arbetsuppgifter måste utföras är tanken att den digitala arbetsplatsen anpassas väldigt rimlig. Detta sker förstås idag redaktionellt men alla de exempel jag nämnde (och tusentals fler) finns faktiskt som data i produktionssystem.

Kända kommande aktiviteter: Redan nämnt ovan men högintressant för administrativ personal, chefer och så vidare. Ämne för möten, vilka människor som ska på möten och var möten ska vara är alla potentiella triggers. Planerade kampanjer inom detaljhandeln, dagens lektioner i skolan, vilka produkter som ska köras i linjen idag är andra exempel.

Tid på arbetsdagen: Många människor har strukturerade arbetsdagar. Det tar sjuksköterskan några timmar på förmiddagen att gå igenom dem som begärt uppringning. Sista 5 minuterna på passet för busschauffören kanske betyder rapportering som aldrig sker under turerna. Och den med hur omväxlande arbetsuppgifter som helst startar ofta sin dag på samma sätt.

Miljöindikatorer: Om det är 32 grader varmt kanske kyl- och fryshantering ska lyftas i livsmedelsbutikens digitala arbetsplats? Om det ska bli storm eller snöfall kanske taxibolagets intranät bör betona något? Om SMHI varnar för skyfall kanske fastighetsbolagets personal behöver agera – och kan få precis rätt stöd för det?

Manuellt > Automatiserat > Maskininlärt

Jag hävdar som sagt inte att allt, eller ens något, av detta går att göra med din plattform idag. Frågan är ju hur långt man kan och vill dra det.

Ta exemplet med busschauffören som ska rapportera något när bussen parkeras i depån. Dagens lösning på ett bra intranät är en sida med länkar till rapporteringssystem, instruktioner och några tips och förmaningar. Den sidan ligger där den ligger och länkas där den länkas. Alltid. En framskjuten länk är onödig 98 % av arbetsdagen.

Automatisering i dess enklaste form innebär fortfarande ett manuellt inslag. En redaktör villkorar en länk högst upp på startsidan med att chauffören som är instämplad på ett arbetspass återvänder till depån efter att ha varit frånkopplad från depåns nätverk i minst X timmar.

En mer avancerad form är förstås maskininlärning. Systemet lär sig att chauffören efter att ha varit frånkopplad och återvänder brukar leta sig fram till den där sidan, och därmed drar slutsatsen att den borde göras omedelbart tillgänglig – och möjligen kombineras med en notifiering om att det är dags att rapportera.

Hur lätt det är att bygga får du fråga din tekniska leverantör. Oavsett vilket återvänder jag till min ursprungliga poäng – jag tror att automatisering är nästa steg för den digitala arbetsplatsen, i bredare syfte än de tidiga och spännande grejer vi redan ser (som Delve, bland annat).

Användarförståelse kan aldrig automatiseras

Med tusentals möjliga triggers kan det bli hur fel som helst. Ett intranät som blir så smart att det blir dumt. En maskin kan lära sig tydliga men obetydliga mönster. Mitt i allt detta finns alltså precis som vanligt du: den som förstår att ta reda på och prioritera vad som är relevant och viktigt för användaren.

 

 

Nu blir webbservice ett jobb på riktigt

Lite i det tysta har det före sommaren faktiskt inträffat en stor sak: Flera jobb som tidigare hade varit helt vanliga webbredaktörstjänster har utlysts med en mycket tydlig serviceprofil. Jag vet inte om mitt tjat kring ”serviceredaktör” har spelat roll men just en sådan hör till en av dessa tjänster.

Serviceredaktören var det Västra Götalandsregionen som sökte. I Malmö stad använde de titeln ”Innehållsdesigner”, vilket till exempel Uppsala kommun också gör.

I annonsen beskrev Malmö stad att innehållsdesignern skulle

”…arbeta med innehållet på stadens externa webbplats malmo.se, och att utveckla nya e-tjänster inom vår e-tjänsteplattform. Du deltar i utvecklingen av webbplatserna genom hela processen från idé och planering till praktiskt genomförande.”

Västra Götalandsregionen skrev:

”Att vara serviceredaktör handlar både om att planera och skapa innehåll på det blivande intranätet, med utgångspunkt att det ska gå att följa upp hur bra innehållet levererar effekt och nytta för användarna.”

Service från början till slut

Jag har ju många gånger beskrivit vad ett serviceredaktörskap bör vara (på denna konferens specifikt ur ett intranätperspektiv till exempel). En snabb sammanfattning av annonserna visar att två dimensioner är extra intressanta:

  1. Helheten: Någon som tar ansvar för hela processen från ”idé och planering till praktiskt genomförande”.
  2. Effekt: Någon som både är intresserad av och tar reda på om innehållet lyckas eller inte.

Så vad är egentligen skillnaden gentemot alla de innehållsjobb som redan finns? Först och främst är det kanske ingen alls. Det finns ju inget som hindrar att vilken webb- eller intranätredaktör som helst – kanske du? – jobbar på detta sätt.

Både usable och useful

Men annars tycker jag att den väl etablerade beskrivningen av innehåll som usable och useful bär en förklaring (du kan lägga till used också om du vill).

Allt för många jobbar med antingen eller. På en central kommunikationsavdelning är allt fokus på att sajten är usable – den är tillgänglig, strukturen är logisk och så vidare. I verksamheten sitter lokalredaktörer och har kanske varken kompetens eller andra förutsättningar att göra innehållet useful – se till att det skapar rätt effekt, kort sagt.

Serviceredaktören, innehållsdesignern, den empatiska webbredaktören… Kalla det vad du vill, men denna person greppar över både usable och useful. Och analyserar om det blir used.

Ha en trevlig sommar!

Denna glädjande utveckling blev ett bra avslut på våren, tycker jag. Nu håller jag tummarna i solstolen för att många fler förbereder just den här typen av förändring framöver.

(Förresten – länkar till jobben saknas eftersom ansökningstiderna gått ut.)

Internationell intranätkonferens i Stockholm – missa inte

Den 2-4 oktober 2018 kommer Nordens mest internationella intranätkonferens IntraTeam Event till Stockholm. Talare från över 10 länder, kända företag och intranätgurus väntar på dig.

Jag har länge sagt att även om det finns många intranätkonferenser, och alla har sin intressanta utblick, är det ingen i vår del av världen som slår IntraTeam Event. Konferensen har arrangerats 13 år i Köpenhamn och snart sagt vartenda känt namn och uppmärksammat case om intranät och digitala arbetsplatser har varit med där.

Och nu kommer alltså IntraTeam Event till Stockholm, genom min samarbetspartner IntraNätverk. Så spendera höstens budget för kompetensutveckling på 1, 2 eller 3 dagar som lovar riktigt gott. Det är för övrigt lägre pris om du bokar innan den 14 juli.

Höjdpunkter på konferensen

  • Tre dagar: 2-4 oktober 2018. Se hela programmet.
  • Talare från 13 länder. Se talarlistan.
  • Flera svenska programpunkter med bland annat SVT och Swedish Match.
  • Företag som Ebay, Bayer, Pandora.
  • Världens kanske mest uppskattade strateg kring den digitala upplevelsen för medarbetare – James Robertson.
  • Den 2 oktober är en workshopdag med ämnen som ”Formulating your intranet strategy”, ”Why you need to invest into Search and how to start this journey” och ”Measuring and improving your intranet”.
  • Frågor du jobbar med idag (sök, innehåll, strategi) och frågor du kommer att jobba med (AI, chatbots, digitala assistenter).

Lätta texter passar också experter

Du som skriver för ingenjörer, forskare, jurister, läkare eller andra specialister får här ett av de viktigaste budskapen du kan få: De vill också ha lätta texter. Precis som alla andra.

Alla som någonsin arbetat med innehåll för grupper som dessa, känner igen följande påstående: ”Vi måste använda det språk de är vana vid, det blir för förenklat annars”.

Detta blir ett alibi för långa meningar, onödiga ord, onödigt svåra ord, tidskriftsredigerade texter – kort sagt för allt det vi vet att en snabbläsande och scannande besökare hos oss inte vill ha.

Ibland tror jag faktiskt att det är omsorg om läsaren. Den som säger det tror att det stämmer. Oftare tror jag att det handlar om lättja från fakta-/informationsägare. Genom att påstå att det är så, slipper de göra det jobb som krävs för att skapa bra webbinnehåll.

Fajten är din. Men här har du ammunition, närmare bestämt i videon från Norman Nielsen Group (och den bygger på en artikel från i höstas med intressanta citat och jämförelser):

 

1 kommentar på “Jobba i rätt digitala värld – för dina kollegors vardag”

Jobba i rätt digitala värld – för dina kollegors vardag

Frontlinjen väntar på dig. Din kompetens behövs i det sammanhang som kanske betyder allra mest för människors arbetsvardag, de rutiner och processer de verkligen jobbar med.

Just nu jobbar jag med tre olika regioner (intranät, extranät, webb) och läser förstås därmed med stort intresse Understand the three digital worlds within hospitals av James Robertson.

Kort sammanfattande reflektion: Han har rätt. Men slutsatsen gäller inte bara sjukhus utan all producerade verksamhet.

Tre digitala världar

De tre digitala världarna, om vi tar Robertsons resonemang från början, är

  • ”Corporate” – det vanliga intranätinnehållet med nyheter, HR och så vidare.
  • ”Frontline” – den operativa informationen och de processer som stödjer personalen i vårdsituationen.
  • ”Clinical” – medicinsk utrustning, vårdinformationssystem som journaler och så vidare.

Robertsons tanke är att det traditionella intranätet har de flesta koll på. Verksamhetssystemen lever helt utanför en digital arbetsplats, och lär göra så ett tag till även om en samordning lär ske så småningom.

Det svarta fåret, däremot, är stödet för frontlinjen. De vårdprogram som beskriver vilken händelsekedja en misstanke om en diagnos ska väcka, eller de rutiner som måste följas för att undvika smittspridning. Och så vidare, med tusentals ytterligare exempel.

Jag delar helt bilden att frontlinjen brister. Den blir ett gränsland. Den finns mellan å ena sidan okomplicerad och ofta centralt styrd information (corporate) och å andra sidan välhanterade verksamhetssystem, som inte sällan styrs upp av lagstiftning som i exemplet journaler.

Minst ett av projekten jag nämnde försöker dock angripa denna brist. Men mer om det när det är färdigt, hoppas jag 🙂

Syrran, ja, men också läraren, chauffören, teknikern…

Min poäng idag är att denna bild av tre digitala världar – och hur de fungerar – är giltig långt utanför sjukhusområdena.

Översätt sjuksköterskans rutin för att förbereda en patient för röntgen till underhållsspecialistens rutin för pappersstopp på ett bruk. Eller jämför allmänläkarens behov att snabbt kolla upp förutsättningarna för att remittera en patient vidare med lärarens behov av stöd i lektionsplanering eller betygsättning.

Det brister ofta, oavsett bransch. Där det inte brister har en engagerad människa eller ett projekt rett ut det – inte sällan tillfälligt. Om du jobbar i en stor organisation har du garanterat redan tänkt ”ledningssystem” ett antal gånger. Men kring dem måste vi väl vara ärliga och säga att till och med intranät brukar vara omtyckta jämfört med ledningssystem.

Människor behöver inte en trädstrukturerad dokumentsamling till. De behöver inte Office365 som allena saliggörande lösning. De behöver urval, prioritering, rollförståelse, platsförståelse och mycket annat. De behöver dig.

Använd din kompetens

Jag tror att vi måste sluta säga ”det där ligger i ledningssystemet” eller ”det sköter avdelning X själv” eller vad vi nu säger. Frontlinjen behöver den expertis kring målgruppsförståelse, användbarhet och innehållsproduktion som vi ändå med viss framgång applicerat på corporate-delen länge nu.

Det är helt enkelt dags att komma in i rätt match. Frontlinjen väntar.

1 kommentar på “Regeringsstöd för användarnytta”

Regeringsstöd för användarnytta

Som kommunikatörer, systemutvecklare eller projektledare säger vi ofta hur viktigt det är att ”ha ledningens stöd”. Well, i Kanada fick Top Tasks som arbetsmetod nyligen det uttalade – och insatta – stödet av en regeringsmedlem.

Scott Brison är som President of the Treasury Board medlem i den kanadensiska regeringen. Nyligen deltog han vid en workshop med Gerry McGovern, den kollega som jag samarbetar kring Top Tasks med. Ministern har onekligen förstått vad den offentliga sektorns webbnärvaro måste handla om:

Focusing on user needs means measuring their success in doing what that user set out to do, rather than counting downloads of a pdf, or page views. […] We need to focus on gathering data that tells us whether people are successful at getting what they need. This is about metrics that matter, not metrics that flatter, the kind of data that preoccupies Google and Amazon. If we know where the problems are, we can take action and make things better. We can give Canadians a better online experience…and more time for themselves.

Utan att det ena utesluter det andra, är det intressant hur lite dessa frågor diskuteras på högsta nivå i Sverige när det gäller digitalisering och hur många som har synpunkter på allt från mobiler i skolan till konstruktionen av nästa kommunala jämförelsetjänst.

Intranätböcker gratis att ladda ner

Intranätverk har nu gjort flera av sina utgivna böcker helt gratis att ladda ner. Passa på medan det varar. Flera av branschens mest välkända namn finns bland författarna.

Min gode och alltid krasst koncisa vän Gerry McGovern släppte loss sina innersta tankar häromdagen:

…och inte för att det i sig har med gratis nedladdningsbara böcker att göra men om du känner igen dig det minsta kanske lite helgläsning är motiverad?

The Intranet Book
Kapitel från Martin White, Sam Marshall och många andra (jag är också med på en hörna).

Intranät som skapar värde
En bok på svenska med samma ambition som The Intranet Book att ge en bred bild av intranät och digitala arbetsplatser – men med flera andra författare och annat innehåll.

Webbstrategi för alla
För dig som jobbar mer externt än internt kanske Marcus Österbergs bok är mer intressant.

Boken är en introduktion till det nog alla behöver veta om man jobbar med webben, oavsett yrkesroll. Ambitionen har varit att göra ämnet kring webbstrategi mindre mystiskt och på en nivå de flesta ska förstå, utan svåra ord eller invecklade resonemang.