Den 21 september hölls konferensen Intranätverk i Malmö. Här kommer mina reflektioner kring de större teman som jag urskiljde, och noteringar från varje föredrag. Håll i dig. Det blir långt.
Konferensens röda trådar
Effekt och uppföljning: Där analys tills nyligen var basal (antal användare osv) är exemplen nu många på försök att fånga effekt. Allt från hur länge människor ser vilka videos till strukturtester eller inflytande på Yammer.
Nå ut i produktionen: Det går inte längre att säga att detta är ett ”white collar” intranät. Produktionspersonalen ska in och med, inte minst via skräddarsydda appar/mobillösningar.
Office 365 är förstås stort men principiellt intressant är att den digitala arbetsplatsen faktiskt händer – och att intranätet självklart påverkas. Vare sig det kallas ”intranät” eller inte behöver den digitala arbetsplatsens alla verktyg ett, som Velux säger, bultande hjärta i miljön. Därmed blir intranätet och den digitala arbetsplatsen samma plats, menar jag.
Den personliga touchen: Personlig introduktion vid lansering, video i stället för text, ”Fråga vad du vill om intranätet”-halvtimme via Skype i stället för supportsystem med tung ärendehantering.
Pandora: Prisvinnande digital arbetsplats
Växt från 4.300 anställda till 22.000 på sex år. Detta skapade ett stort behov att få ombord människor – både praktiskt och kulturellt – på ett bra sätt. Det var dessutom så att människor ägnade mycket tid åt att hitta information: 28 % uppgav att detta tog mer än 1 timme per dag.
Pandora beslutade då att bygga en digital arbetsplats, som nu består av intranätet Infora, OneDrive, Yammer, Skype och Office 365.
Guldkorn från Pandora (Morten Dal)
Projektet las från början upp med fokus på att stödja en hög användningsgrad: En tredjedel av budgeten las på marknadsföring, en tredjedel på utbildning och en tredjedel på plattformen.
”Task-based”, ett uppgiftsorienterat förhållningssätt: Alla stödjande funktioner skapade servicekataloger med den mest efterfrågade servicen.
Anpassad lösning för fabriksmedarbetare, som inte har tillgång till datorer.
Väldigt personlig och genomtänkt lansering: När Infora gick live på olika marknader höll teamet tävlingar, fester, klassrumsträning, personlig introduktion och så vidare. De skapade också en Spotifylista som blev lanseringens soundtrack.
Preem: Video på intranätet (Kirsi Välimaa)
Preem har en produktion som är igång dygnet runt, året runt och detta var anledningen till att de började använda video i större skala. Alla ska ha samma chans att se och känna det ett personligt möte ger utan att det därför ska behövas stora, dyra produktioner.
Guldkorn från Preem
Planera men överdriv inte planeringen, det räcker ofta att sitta ner med den som ska filmas en stund före inspelningen.
Ljudet är viktigare att fokusera på än bilden, vilket kanske förvånar – men bilden blir bra nog med många lösningar (iPhone, läsplatta osv) medan ljudet kan bli betydligt sämre utan en okej mikrofon. På samma sätt kan det krävas en ljuskälla.
Filmerna har det mest givna innehållet, som evenemang och resultatredovisningar, men också mer av instruktionskaraktär (pensioner, förmåner).
Största fördelarna gentemot text: Video förmedlar känslor bättre, lättare att komma ihåg det man ser.
Velux: Framgångsfaktorer för den digitala arbetsplatsen (Christian Skjaern)
9,500 anställda med produktionsanläggningar i 9 länder. Deras nya intranät ONE lanserades i november 2015 som en del av ett bredare initiativ kring den digitala arbetsplatsen. Intranätet behövde bli det ”the beating heart” i denna miljö.
Guldkorn från Velux
Yammer används inte integrerat på intranätets startsida, utan i appar och webbläsare.
3 av 6 toppchefer ingår i ”Digital Workplace Board”, och den digitala arbetsplatsen är därmed förankrad i den allra hösta ledningen. 2 av de 6 är dessutom bland de mest inflytelserika i deras Yammer-nätverk (mätt på aktivitet och respons).
Precis som Pandora gjorde Velux en omfattande lansering. Allt från animerade dinosaurier till en CFO på plats på ett amerikanskt kontor när ONE gick live.
Stratiteq och Granngården: Att införa Office 365 (Stefan Hult)
Alla är förvirrade kring Office 365, konstaterar Stratiteq, vilket också är utgångspunkten för att hitta en modell för hur de 20+ verktyg som ingår i Office 365 bäst kan föras in i en stor organisation.
Guldkorn från Stratiteq och Granngården
Varje medarbetare har behov i tre dimensioner: som individ, som medlem i ett team och som medarbetare i en organisation.
Tetra Pak: Produkt- och säljinformation på intranätet (Jenny Sandgren)
24.000 anställda säljer produkter och tjänster i mer än 175 länder. Produktportföljen är mycket omfattande, de säljer allt från tung produktionsutrustning till sugrör. Intranätet är uppgiftsfokuserat men just produktinformationen är idag spridd över många olika verktyg. Det initiativ som nu görs kring produkt-, marknads- och säljinformationen lanseras i slutet av september 2017.
Guldkorn från Tetra Pak
Varje produkts information utgår från en ”hubb” där allt innehåll samlas: video, bilder, utbildning och webbinarier, teknisk information, designinspiration, presentationer och så vidare. Lösningen är integrerad med flera undersystem.
Standardisering av verktygspresentation, så att alla de mest använda verktygen kan nås och presenteras på samma sätt för den som behöver veta mer om dem. På liknande sätt arbetar de med andra mallar och metoder att standardisera presentation av innehåll för bättre enhetlighet/användbarhet.
Region Skåne: Från nyhetsfokus till att få jobbet gjort (Jesper Bylund)
35.000 anställda, en av Sveriges största arbetsgivare. Stora upplevda brister med nuvarande intranät enligt flera olika mätningar, och ett projekt för att utveckla ett nästan helt nytt intranät pågår.
Guldkorn från Region Skåne
Ett intranät handlar om informationsstyrning, lite som ett mixerbord som släpper fram rätt spår vid rätt tillfälle. ”Allt till alla” är ett feltänk.
Apropå alla diskussioner tidigare om Office 365: de flesta inom regionen behöver inte ett enda av verktygen. Mer än hälften av alla – i Sverige, inte bara inom regionen – är digitalt omogna.
Fråga chefer och medarbetare längst ut i organisationen om de uppskattar den centrala kommunikationen. Risken är det stor den upplevs som fel, för mycket, ibland provocerande. Region Skånes lokala hemvist (för den egna avdelningen) är måhända det enda som uppskattas på nuvarande intranät.
