Årets utmärkelser för intranät

Det är kanske tidigt att sammanfatta 2020. Och kanske vill vi glömma snarare än sammanfatta. Men för den som i höstmörkret söker inspiration kan det finnas lite att hämta från årets alla priser och utmärkelser kring intranät eller digitala arbetsplatser.

Det där med ”bästa” intranät och digitala arbetsplats ska du, tycker jag, ta med en hel näve salt. Urvalet är alltid dels begränsat, dels färgat av ett fyrverkeri av metodologiska brister. Där några utser vinnare utan att ens ha sett intranäten (nöjer sig med ett ifyllt formulär) väljer andra vinnare bland sina kunder, eller bland dem som ger coolast skärmdumpar att sälja en rapport med, eller…

Men samtidigt — strunt samma. Idéer att fördjupa eller förkasta hittar vi ju ändå.

Klassikern i sammanhanget är självklart Norman Nielsen Group, som i år firade 20-årsjubileum. Deras 10 Best Intranets of 2020 hade i år inga svenska eller skandinaviska vinnare. De röda trådarna, enligt NN Group, var ett stort fokus på agil utveckling och på att skapa inkluderande intranät:

The greatest theme this year was to build a platform that included all teams, individuals, and tools. Intranet teams and the organizations they support realize the value of inclusiveness, collaboration, and consolidation.

Step Two med James Robertson i spetsen ser delvis samma sak men betonar för årets Intranet and Digital Workplace Awards också de allt mer använda tekniska möjligheterna: automation, integration och att utnyttja Sharepoint fullt ut. Extra spännande att en av utmärkelserna gick till ett företag för deras arbete med redaktörerna snarare än för intranätet i sig.

…several different approaches including establishing clear support level agreements (SLAs), creating an active Yammer group where questions are answered by the community, running extensive training, providing self-service resources and encouraging knowledge sharing across the community. This has led to high levels of involvement and engagement, a sustainable intranet publishing model…

På hemmaplan hos Web Service Awards är det mest intressant att kika på de nominerade i intranätkategorin. För flera av dessa finns det fördjupande artiklar, till exempel med Tetra Pak och hur de konsekvent utvecklar med hjälp av data:

Vi kommer även från och med i år att börja mäta den digitala medarbetarupplevelsen – vilket kommer addera ytterligare en dimension som vi tror extra mycket på. Att jämföras med att vi mäter kundupplevelsen.

På hemmaplan på riktigt för mig (det vill säga i Malmö) fick staden en utmärkelse i DWGs årliga prisutdelning. Användarengagemang var fokus för den utmärkelsen.

Så långt diverse tävlingar. Om det är inspiration du letar efter är egentligen Intra2.com ett ännu bättre sätt än tävlingarna. Just nu får du på sajten tillgång till cirka 6000 skärmdumpar från andra intranät och kan gräva i just de saker ni funderar på. Sedan ett drygt år är tjänsten dessutom kostnadsfri.

Bara de senaste månadernas tillskott inkluderar svenska och danska regioner, du hittar kommuner och internationella bolag.

PDF: både himmel och helvete

Pdf-formatet är märkligt. Älskat och hatat. Vi har webbplatser och, inte minst, intranät som är överlastade med pdf-dokument. Det finns en lång rad tunga argument mot dem. Ändå frodas de, produceras och publiceras. Det är inte helt enkelt att skapa en princip som håller för hur de ska användas.

När Adobe Flash nu äntligen når End of Life kanske det är dags att kika närmare på Adobes andra webbformat. Men där utvecklingen verkligen sprang ifrån Flash är bilden inte alls så enkel för pdf. Den stora skillnaden är väl att Flash har ersatts av bättre teknik för ungefär samma sak medan alternativen till pdf — framförallt att publicera som vanlig webb/html — är en helt annan upplevelse.

GatherContent ger dig en rejäl genomgång av diskussionen, så den tänker jag inte upprepa. Bra artikel där.

I korthet talar tillgänglighetsproblem, sökproblem, hastighetsproblem, risk för dubbelpublicering/ej uppdaterat innehåll och svårigheter att läsa på mindre skärmar emot pdf.

För pdf talar egentligen endast det som formatet skapades för, att det underlättar utskrift för sådant som måste skrivas ut. Framförallt är det saker som ska fyllas i (blanketter) men möjligen också sådant som måste bli snyggt (intyg, diplom) utan webbläsarnas metadata med utskriftsdatum och så vidare.

Presentation enklare att förstå än information

Det talas ofta om lathet eller bristande användarförståelse när redaktörer och publicister väljer pdf-formatet för ”allt” det inte borde användas för. Kanske är det sant. Jag misstänker dock att vi ytterst ser ett väldigt tydligt tecken på hur fundamentalt svårt det är för de flesta människor att betrakta information som råvara, frikopplat från dess presentation.

När intranätansvarig berättar hur varje medarbetares startsida byggs upp av flöden, och att redaktören bara ska klicka i lite rutor så sprids nyheten snyggt till dem den berör är det uppenbart att många redaktörer fortfarande undrar ”ok, men var är vår sida då, var hamnar det egentligen, hur vet jag att det kom rätt?”.

Den som har jobbat med ett Office 365-intranät har garanterat varit inne i diskussionen om gränsytan mellan SharePoint och Teams. När utvecklaren säger ”jo, varje Team har ju en SharePoint-yta, som visserligen kan nås, men som ju inte behöver nås, för de flesta kommer att få tillgång till dokumentet i Teams” börjar även den engagerade projektgruppens tankar flyta iväg till annat.

Bara att få till en sammanhållen struktur på en stor webbplats utmanar precis samma sak: ”Var är vår förvaltnings/vårt affärsområdes information? Den kan ju inte vara utspridd överallt!”.

Pdf-diskussionen tror jag att vi måste förstå i detta sammanhang. Dess främsta fördel för publicisten är att den är en helhet. Den har en början. Ett slut. Ingen jäkel kommer att trycka in något mitt i alltsammans.

Decentralisering problemet?

Jag har ingen lösning på problemet. Men det förebådar vad som väntar oss ju fler steg vi tar mot att frikoppla information från presentation. Själva tanken på att en redaktör varken ska skriva en sida eller skapa ett dokument, utan en fristående text som med strukturerad data ska användas för att bygga upp många presentationsformer, den tanken svindlar.

Jag tror att vi måste ifrågasätta den decentraliserade publiceringsorganisationen om något sådant ska kunna bli verklighet. Och om vi vill bli av med pdf-er som borde vara vanlig webb.

Intranätkonferens i Stockholm – rabatt för dig

Det var ett tag sedan! Jag jobbar mer än bloggar dessa dagar, kan man sammanfatta det med. Men nu är det dags – ett fint erbjudande på den bästa intranätkonferensen i Sverige.

IntraTeam Event i Stockholm är den 12-14 november, det vill säga ganska snart. Du kan välja 1, 2 eller alla 3 dagarna. Första dagen är för workshops medan de andra dagarna är konferens med två olika spår. Så du bygger din egen upplevelse!

Du får 25% rabatt genom att ange fw25 vid anmälan. (Om du är medlem i IntraNätverk/IntraTeam ska du inte använda denna länk utan i stället kontakta IntraTeam direkt).

Så vad får du inte missa?

  • Svenska företag och organisationer som Volvo, Electrolux, Systembolaget, Green Cargo, Region Skåne, Västra Götalandsregionen.
  • Internationella talare från Eurocontrol, Liberty Mutual, Bayer och Irish Defence Forces.
  • Expertinlägg av bland annat Lee Bryant, Jane Piper och George Muir.
  • …ämnen om allt från mätbarhet till lycka(!)

Hoppas vi ses där.

Bristande information ger 29 % sämre resultat

En beräkning visar att företag förlorar 29 procent av sin operationella förmåga genom bristande informationsrutiner. Beslut fattas på fel underlag och beslut fattas utan att den som har rätt information delar med sig.

Bedömningen gäller Storbritannien och kommer från CapGemini. Det är visserligen möjligt att ifrågasätta mått som ”organisational performance” men undersökningen — som bygger på chefsintervjuer — ger en entydig bild.

Tre faktorer pekas ut som centrala för problemet.

  • Frustrerat beslutsfattande: 63 procent fattade dagligen avgörande affärsbeslut utan korrekt information.
  • Informationsöar: Allt mer information är tillgänglig men oförmågan att dela med sig av denna leder till finansiella förluster och ökade kostnader.
  • Fragmenterade sanningar: 46 procent ansåg att olika versioner av data skapar en situation där exempelvis innovationstakten avstannar.

Du som arbetat med affärsstödjande information och kommunikation blir inte förvånad över de lösningar på problemet som CapGemini pekar på. Information ska uppvärderas till en organisatorisk tillgång, alla medarbetare ska få bättre kompetens, ledningen ska ta täten.

Svårigheten är förstås att inget händer om inte det sistnämnda händer. Det börjar och slutar med ledningen. Kanske, kanske… kan denna typ av undersökningar och bedömningar väcka deras intresse.

Mobilt internet bryter igenom

Användningen av mobilt internet ökar så mycket just nu att Google talar om ett ”watershed moment”.

Google passar på att berätta detta för Reuters samtidigt som de presenterar en produkt för just mobila enheter, vilket möjligen påverkar trovärdigheten i uttalandet en smula.

Men de stöder påståendet med vissa fakta. Mobila sökningar har exempelvis ökat med 20 procent (oklart under vilken tidsperiod). Det är också tydligt hur avgörande den tekniska utvecklingen är för användningen av mobilt internet.

Waddell said Google had seen iPhone users perform as many as 50 times more Web searches on these computer-phone devices as users of standard mobile feature phones typically do.

Kommunicera som du fattar affärsbeslut

Nio tips om internkommunikation till en VD.

Ron Shewchuk skriver brev till VD-ar för att göra dem till bättre ledare och internkommunikatörer. Alla nio tipsen är sanna. Några är banala medan andra träffar mitt i internkommunikationens veka liv.

  1. Think about communication as you’re making business decisions – not after the fact.
  2. Involve your communications team much earlier than you do now.
  3. Recognize that today’s employees don’t necessarily share your values.
  4. Understand what your employees are thinking.
  5. Start a real conversation with your employees.
  6. For goodness’ sake, stop blocking the Internet!
  7. Improve day-to-day communication with your direct reports.
  8. Don’t be reluctant to tell the whole truth.
  9. And, finally, and perhaps most importantly, speak plain English with employees.

For Your Approval: Dear CEO samt artikeln i sin helhet (pdf).

”Webben 2.0 är farlig”

Världens mest kända användbarhetsguru tar fram storsläggan och hävdar att webben 2.0 kan vara farlig för din vinstpotential. Något förvånad inser jag att jag håller med honom när resonemanget blir nyktrare. Åtminstone fram till ett helt huvudlöst påstående.

Säga vad man vill om Jakob Nielsen men grabben kan skriva rubriker. Tyvärr har han också en förmåga att tappa omdömet fullständigt. Mötesplatser på webben, menar han, är farliga eftersom

”…on the Web, most people are bozos and not worth listening to.”

Härlig inställning… Om du tillhör den troende skara som tar Jakobs ord för lag önskar jag dig lycka till med dina framtida kundrelationer.

Annars då? Jo, hans råd är vettiga. Egentligen kan de sammanfattas med att ingen ska göra något som inte tillför värde eller nytta.

Bortsett från ett fåtal evangelistiska röster är det nog ingen som hävdat något annat. Ändå kan råden fungera som en snabb checklista för den som vill undvika de värsta misstagen.

  • Fascineras inte för mycket av nya tekniska möjligheter. Ajax kan vara bra men också väldigt komplicerat att snabbt förstå.
  • Inkludera inte för mycket innehåll från andra sajter på din sida, det ökar svarstiden från servern. Välj som alltid det viktigaste, skulle jag vilja lägga till.
  • Mötesplatser (communities) är betydligt enklare att använda internt än externt.
  • Var försiktig med mashups. De kan dock vara bra för dig som inte har möjlighet att själv producera innehållet själv.
  • Kasta dig inte iväg mot 2.0 om du inte har fått ordning på 1.0. Du måste fortfarande ha en välskriven, användbar webbplats att utgå från.

Utveckling att följa: ”Smarta chefer gör läxan”

Konsumenter som innovatörer. Distribuerat kollektivt skapande. Se där två utvecklingstendenser att hålla ögonen på.

Det är Niall Cook som citerar McKinseys ”eight business technology trends to watch over the next decade”. Som de säger: Smarta chefer ska börja göra hemläxan nu.

I korta drag är de åtta trenderna dessa (Niall skriver mer):

  • Distributing cocreation
  • Using consumers as innovators
  • Tapping into a world of talent
  • Extracting more value from interactions
  • Expanding the frontiers of automation
  • Unbundling production from delivery
  • Putting more science into management
  • Making businesses from information

Det är inte mitt fel, kära Knuff…

Försöker konsekvent undvika mer tekniska detaljer här, men jag noterar att jag inte är själv om att ha fått följande varning.

Det handlar om den annars utmärkta tjänsten Knuff som tycker att ”jag” hämtar ett visst flöde, en sökning efter länkar hit, för ofta.

Problemet är att jag inte gör något annat än att prenumerera på flödet i två nyhetsläsare, de två största på marknaden: Bloglines och Google Reader. Och även om jag försöker undvika att underskatta mig själv, tror jag knappast att Google ändrar sina rutiner för att moi ringer 🙂

Någon som har en idé för vad de av oss som nu varnas kan göra?

P&G lyckas med omvärldens (och webbens) hjälp

En måhända sedelärande historia. Med 9 000 anställda inom forskning och utveckling borde Procter & Gambles produktutveckling haft alla förutsättningar att lyckas. Men det gjorde den inte. Inte förrän VDn bestämde sig för att vända sig till människor helt utanför företaget.

More than 35% of the ideas now come from outside the R&D department and productivity has soared 60%. Almost 80% of the product launches are successful as compared to 30% for the industry.

Vilket företag vill inte uppnå det? Webben har spelat en stor roll för att hitta och samarbeta med de människor som har idéer, uppenbarligen, men detta är inget webbprojekt. Det handlar om affärsutveckling och i dag är webben bara det enklaste sättet att nå människor som behövs för att utveckla verksamheten.

Läs mer: