Webbrådgivaren Fredrik Wackå

Månad: december 2010

2011 året då intranäten växer upp

Publicerad av den i Intranät1 kommentar

2011 kommer att bli ett intressant år för oss som jobbar med intranät. Många, stora projekt är på gång och det finns ett intresse för intranät som jag inte sett på länge. Men vi ska nog inte drömma om allt för genomgripande förändringar. Mycket arbete handlar om att göra det mest basala rätt.

Det är lite kul att jämföra Intranet Benchmarking Forums, IBF, förutsägelser inför 2011 och jämföra det med nuläget i Sverige — eller åtminstone nuläget hos de 270 företag och organisationer som svarat på Web Service Awards, WSA, årliga intranätundersökning (ja, jag vet att undersökningen är en månad gammal men jag har inte hunnit läsa den förrän nu).

”Kul” jämförelse därför att skillnaden är så stor. IBF tror till exempel att följande ska hända med början om några veckor.

Intranets and other digital services will be managed at more senior and more strategic levels – no longer in communications, technology etc – but at the operational heart of the organization

Detta samtidigt som bilden i WSA visar oss väldigt traditionella intranät. Nyheter dominerar starkt och mindre än var femte organisation gör det möjligt att se nyckeltal. Omvärldsbevakning och information om pågående projekt finns endast på cirka en tredjedel av intranäten — trots att dessa tre exempel konsekvent kommer högt upp i behovsundersökningar för intranät.

Att gå från nyhetsintranätet till ”the wider world of workplace technology”, en annan av IBFs spådomar, är onekligen en rejäl promenad.

Ny struktur för två tredjedelar

Men det är klart, den frontlinje som beskrivs i visioner är ju inte inom räckhåll för en majoritet. Då vore det ingen frontlinje. Så om vi bortser från den profetian, vad ska hända under 2011 enligt WSAs undersökning? En hel del, tycks svaret vara.

64 procent kommer exempelvis att ”strukturera om innehållet”. Vilket lär behövas. Bara 49 procent arbetar aktivt med att göra det enklare att hitta. Det har sjunkit från 57 procent 2008 och 52 procent 2009.  Endast 41 procent anser att intranätet är ”välstrukturerat” och det är rimligen därför en så stor andel ser ett strukturprojekt framför sig.

Jag tycker det är positivt men blir samtidigt bekymrad. Det är ärligt talat för många. Fler borde ha kommit in i en löpande strukturprocess, där en god grund finjusteras steg för steg. På samma sätt som det skrivs nyhet efter nyhet efter…

Dags att förtjäna mer resurser

Kanske har resursbrist varit ett hinder. En övervägande andel anser att det inte finns tillräckligt med resurser för att ”hantera intranätets innehåll”, vare sig personer eller pengar.

Men då ska vi komma ihåg att 26 procent inte undersöker intranätet. De gör inga utvärderingar. Hur ska de då kunna få resurser? Genom att säga att intranätet är viktigt?

2011 året det händer? Nja, men vänta bara till 2012

WSA utropar 2011 till intranätets år. IBF kallar 2011 ”…the most important year yet for intranets and the digital workplace.” Mina många kontakter med folk som jobbar med intranät pekar också på att det händer en del. Däremot tror jag att vi ska undvika övertonerna.

För en majoritet organisationer handlar det om att äntligen bruka allvar. Om att överhuvudtaget betrakta intranätet som ett arbetsstöd och inte en informationskanal. Och händer det under 2011 — då kan det bli rock’n’roll 2012.

Intranätets informationsflöde – en fallstudie

Publicerad av den i Intranät, Sökmotorer, Webbutveckling1 kommentar

Informationsflöde. Ska jag kanske nämna metadata och indexering också? Med det har jag antagligen skrämt bort dig och alla andra läsare. Men bit ihop. Västra Götalandsregionens arbete med att strukturera sin informationshantering på intranätet är värt att följa.

Kristian Norling på Västra Götalandsregionen redogör i en serie ganska djupgående artiklar för hur de under lång tid arbetat med informationshantering och vilken lösning de kommit fram till. Det må vara tunga ämnen men beskrivningarna ger spännande inblick i inte minst hur sökmotorn fungerar.

Och målet delar regionen säkert med dig. Det handlar om en struktur och hantering som gör innehåll både tillgängligt och enkelt att hitta.

Kristians artikelserie pågår. De fem första delarna är publicerade. Rekommenderas.

  1. Information flow overview
  2. Information and metadata
  3. Why persistent links are important
  4. Search statistics for our enterprise search
  5. Real-time information syndication and search on our intranet

E-posten kommer vara affärskritisk länge till

Publicerad av den i Intranät, Webbstrategi2 kommentarer

Ett av internkommunikatörens vanligaste bekymmer är e-posten. Överfulla inboxar är kunskapsarbetarens mest gemensamma, om än inte största, bekymmer. Och det finns anledning att problematisera e-posten. Men vi kommer att behöva den länge än.

E-post har många problem. Historielösheten är ett av de allvarligare — ingenstans finns det en garanterad spårbarhet av viktiga diskussioner eller delad kunskap. Den som inte var med när det begav sig kommer aldrig att kunna ta till sig av diskussionen eller slutsatserna.

Volymen är att annat problem. Den internkommunikatör som inte suckat tungt över obefogade massmejl har förmodligen inte särskilt många månader i yrket.

Detta har satt tydliga spår i utvecklingen kring sociala, kollaborativa intranät. Eller för den delen kring online-kommunikation generellt. Det finns en betydande skepsis mot e-post.

Ändå är e-posten fortfarande kung.

Jag gillar till exempel Facebook och Twitter. Jag använder Basecamp för så många projekt jag kan. Men i 100 fall av 100 skulle jag välja e-posten om någon elak typ tvingade mig välja. De ”nya” verktygen är perfekta komplement. Men ryggraden, den väg som alltid fungerar, är e-post.

John Brunsvik uttrycker det lite mer målande.

Email is capable of being both a Ferrari and a Minivan at once – fast, with room for 2 or 20 passengers.  After years of optimization we are going to be hard pressed to generate a more versatile vehicle.

Man ska ju komma ihåg att även dem av oss som använder sociala tjänster, gör det med e-posten som infrastruktur. Ett Twitter-DM levereras på alla sätt du vill. Däribland just e-post.

Slutsatsen? Ja, den uppenbara är att e-posten måste finnas med i strategin för internkommunikation under överskådlig tid. Även när vi skaffar oss fler, och teoretiskt bättre, möjligheter att stödja organisationens arbete.

En annan slutsats är att fokusera skepsisen mot e-post på den punkt där skepsisen är mest befogad: Kunskapsdelning. Kanske ska du låta folk boka möten som de alltid gjort även om sju e-postrundor inte är optimalt. Men gör allt du kan för att de inte ska fortsätta mejla intressanta artiklar bara till den lilla skara de själva väljer.