Webbrådgivaren Fredrik Wackå

Månad: november 2009

Fallstudie: Intern mikroblogg skapar nytta

Publicerad av den i Intranät, Sociala medier2 kommentarer

Interna mikrobloggar (ungefär som Twitter på intranätet) ger värdefulla effekter. Fler människors kunskap kommer fram. Men användningen går inte att lära ut. Medarbetarna måste hitta sitt sätt att dra nytta av dem. Det framgår av en tysk fallstudie.

Interna mikrobloggar är just nu något av det mest intressanta inom ”Enterprise 2.0”, det vill säga sociala medier på intranät. Och som vanligt är det svårt att avgöra hur relevant användningen skulle vara för den egna organisationen.

Microsoft gör sig redo att sprida mikrobloggen till massorna?

Att Twitter hittat en trogen publik (om än liten än så länge) påverkar garanterat intresset. Och det lär inte bli mindre när (om?) Microsoft inkluderar sin mikroblogg-lösning Mingle i Officefamiljen.

When this happens it will be hard for employees to ignore the changes, and it will bring even further changes to how enterprise communicate with employees. How would your organization change if employees communicated more in real time and depended less on email? How will employee communications and human resources have to adapt to these changes?

Bra frågor — som åtminstone börjar besvaras i en studie om det tyska företaget Communardo.

Olika användning. Men dold kunskap blir synlig.

The majority of users post, on average, one to ten messages per week, power users up to 35 postings. Approximately one third of the user base writes less than one posting per week. As our interviews show these users do not necessarily refuse to use Communote. On the contrary many say that they use the microblogging system quite often. However, they are mostly passive users and do not actively contribute to a great extent.

Så här är det i alla sammanhang som bygger på användarnas bidrag. Ett fåtal är djupt engagerade, något fler bidrar ibland och en stor andel är ”passiva”, det vill säga allt från läsare till helt ointresserade. Ändå visar användningen på flera exempel där mikrobloggarna skapar konkret nytta.

What most of them have in common is that the crucial input comes from colleagues that normally – in the case of email or direct communication – would not have been informed or included.

Potentiellt väldigt intressant, alltså. Men vi ska komma ihåg att det är ett (1) företag bara och kanske undvika allt för långtgående slutsatser. Men en av lärdomarna framstår som både tänkvärd och rimlig.

One of the project’s lessons is that microblogging cannot be taught. Every user has to find out how he or she wants to use the system.

Intranätet i mobilen – men inte som du tänker dig

Publicerad av den i Intranät1 kommentar

Tanken på att nå intranätet i mobilen är inte ny. Men intranätet via SMS? En oväntad tanke som är ett av fyra lästips om intranät.

Ett enkelt SMS får saker att hända på intranätet

…the mobile phone doubles up as a company intranet, facilitating a range of decisions: from helping employees access their salary details to top management approving project decisions.

Bharti adopts IBM’s HR technology: Mobile phone doubles up as intranet

Intranätets mjuka sida

While the intranet must be functional and valuable, there is another softer side to the site. It can present a human face to staff, do much to build and reinforce corporate culture, as well as underpinning broad organisational change.

The softer side of intranets

Hur mycket jag än håller med — för det gör jag — måste den ”mjuka sidan” behandlas med försiktighet. Den tar lätt över. Många kommunikatörer tycker att det är väldigt mycket roligare att arbeta med företagskultur än med att spara tid åt medarbetare och öka effektiviteten.

Ett intranät kan vara mjukt också. Också. Men det är först och främst ett stenhårt arbetsverktyg.

Hitta expertis knäckfrågan för stora organisationer

In large, geographically distributed, professional organizations, expertise location can be a ’killer app’ which provides immense return on the implementation of social computing. We have reached the point at which this could get real traction.

The immense value of expertise location will help drive enterprise social media

Planera lanseringen rätt

A strong roll-out plan can affect the immediate and long term success of your new intranet.  Here are five key components to consider when planning your intranet launch.

Roll Out the Red Carpet for Your Intranet

Glöm inte innehållet när din sajt ska vara tillgänglig

Publicerad av den i Skriva för webben, Webbredaktör, Webbstrategi, Webbutveckling2 kommentarer

En sajt blir tillgänglig — eller inte — av många olika anledningar. Lättast att glömma bort i arbetet är redaktörernas centrala roll.

Dey Alexander Consulting går detaljerat igenom den kunskap redaktörerna behöver för att använda de, förhoppningsvis, goda förutsättningar som teknik och design ger. Det är ett komplext schema av olika dimensioner men egentligen både logiskt och grundläggande för bra webb (oavsett diskussionen om tillgänglighet).

"Don't forget the 'C' in WCAG"
"Don't forget the 'C' in WCAG". Klicka för att se större bild.

Själv vill jag lägga till en övergripande punkt. Allt tillgänglighetsarbete kvittar om inte sidorna är värdefulla, om de inte hjälper besökaren att göra det de kom för. Kan verka vara ett banalt, självklart påstående. Men jag har stött på mer än en kund, uteslutande i offentlig sektor, som fokuserat så hårt på tillgänglighet att tillgänglig har blivit samma sak som bra.

Så är det inte. Tillgänglighet skapar inga värden i sig. Det ger så många som möjligt en chans att ta del av dem. Tillgänglighet är en slags infrastruktur. Det gör vägen körbar men påverkar inte hur hur kul jag har på destinationen.

Intranätet allt mer sällan Infos egna ansvar

Publicerad av den i Intranät2 kommentarer

Informations- eller kommunikationsavdelningen är i minskande utsträckning ensamt ansvarig för intranätet. Trenden går mot att flera avdelningar driver intranätet gemensamt.

Detta framgår av Global Intranets trend for 2010 av Jane McConnell:

The ownership model is slowly moving away from the single owner model (usually communication). Forty percent of the organizations do still have this model but another 30 percent have a co-owner model where two or three functions share ownership.

The third model, which is cross-organizational with all major functions and divisions represented, exists in 15 percent. Although used less than the first two models, it is more often found in organizations with mature intranets.

Utvecklingen är positiv, menar jag. Det är orimligt att en (1) avdelning — oavsett vilken det är — ska vara ansvarig för ett intranät. Det är att förminska intranätets potential. Det ger inte rätt kompetenser i arbetet.

Samtidigt är det nog både en mognadsprocess och resursfråga. Särskilt den tredje modellen förutsätter i praktiken en fristående grupp som driver intranätet och rapporterar till verksamheten (i någon form). För det krävs resurser, en relativt stor organisation och en insikt om de värden ett intranät skapar.

Landsting på väg mot det sociala intranätet

Publicerad av den i Intranät, Skriva för webben, Webbredaktör8 kommentarer

När landstinget i Jönköpings län nyligen gjorde om intranätet påbörjade de resan mot mer personlighet och delaktighet. Den enskilde medarbetaren har blivit mer synlig och detta, är tanken, ska driva mer utbyte. Ta en titt på deras nya intranät.

Intranätet där vi arbetar tillsammans som individer (kalla det socialt om du vill) är här. Det är inte verklighet bara hos amerikanska IT-företag utan dyker upp i olika skepnader i alla typer av verksamheter.

Förmodligen är landstinget i Jönköping tidiga för sin bransch – men alla större företag och organisationer går i samma tankar eller kommer inom kort att göra det.

Utbyte kräver kontakt(information) — överallt

”Kontaktinformationen är grunden” berättade Sven-Åke Svensson när vi talades vid och kikade på det intranät som är så nytt att lanseringen fortfarande pågår. Sven-Åke är utvecklingsledare vid informationsavdelningen och har, menar jag, dragit en korrekt slutsats.

Den erfarenhet som börjar byggas upp pekar entydigt på att den gamla hederliga telefonboken (om än utbyggd) är en helt nödvändig ingrediens för ett mer socialt intranät.

I landstingets fall innebar insikten ingen revolution. Men väl många små förändringar. Förutom den vanliga kontaktinformationen ingår idag saker som statusmeddelanden (à la Twitter), en indikation på om personen just nu är aktiv på intranätet och ”Publiceringar”, det vill säga en överblick kring det innehåll som personen publicerat.

Den detaljerade personinformationen på intranätet. Lilla bilden: Kontaktlista.
Den detaljerade personinformationen på intranätet. Lilla bilden: Kontaktlista.

Medarbetarna kan skapa egna kontaktlistor som fogas in på förstasidan. De har då något som är väldigt likt listan med statusuppdateringar på exempelvis Facebook. Men viktigare än detta är ambitionen att använda den personliga informationen överallt.

Vi försöker länka upp detta med bild, namn och statusmeddelanden från så många ställen som möjligt på intranätet. Till exempel på nyheter. Jag tror det kan driva användningen, säger Sven-Åke.

Enkel delning ett första steg

Kommentarer på nyheter är väl inte intranätstandard än men det börjar bli vanligt. Kommentarer används också i Jönköping. Det som imponerar på mig är att landstinget har en uttalad ambition att utveckla redaktörskapet så att nyheter och andra texter tydligare uppmanar till kommentarer. Logiskt, men allt för sällan så uttalat.

Nyheter presenteras i en Outlook-liknande vy där antalet kommentarer är med.
Nyheter presenteras i en Outlook-liknande vy där antalet kommentarer är med.

Något mindre vanligt än kommentarer är landstingets interna lösning för att dela länkar (en motsvarighet till Delicious).

Personliga länkar har vi haft länge. Nu har vi lagt till en ”Dela”-funktion. De webbadresser man sparar för eget bruk kan man tipsa kollegorna om och ge etiketter. Sen kan alla söka specifikt bland länkarna på etiketter, vilken person som delat ut dem, mest utdelade länkar och så vidare.

Vi har inte fokuserat på detta i lanseringen. Än så länge är det svårt att säga vad det kommer att ge, berättar Sven-Åke.

Landstingets egen länkdelningstjänst
Landstingets egen länkdelningstjänst

Socialt betyder inte alltid öppet

Det finns en tendens att likställa social användning med öppenhet. Men när landstinget undersökte människors behov blev det tydligt att allt för mycket öppenhet skulle skada viljan att diskutera och dela med sig.

Därför fick det som kallas ”Min arbetsplats” och är till för avgränsade arbetsgrupper vara stängt. Däremot förväntas grupperna lyfta fram sådant som är intressant utanför gruppen till projektsidor som alla kan nå – vilket säkert kommer att kräva både påminnelser och övertalning.

En del av strävan att skapa nytta

En sista reflektion kring intranätprojektet är att mer personlighet och delaktighet självklart inte har varit – och ska inte vara – ett självändamål. För landstinget har det varit en del av en större förändring som också inriktats på hittbarhet och sök samt den nära, arbetsplatsrelevanta informationen.

Det intressanta är förstås att dessa saker samspelar. Utbyggd kontaktinformation används till exempel för att ge bättre sökresultat. Nyheter kan sorteras efter ”Mest kommenterade”, ett sätt att snabbt hitta det mest engagerande innehållet.

Vägen mot det sociala intranätet går alltså parallellt med vägen som leder till det effektiva intranätet.

Universitetsutbildning för webbredaktörer startar

Publicerad av den i Webbredaktör8 kommentarer

Du som jobbar med webben kan nu få en formell utbildning som webbredaktör. Mittuniversitet startar den första (nja, inte helt rätt – kolla kommentarerna) universitetsutbildningen för webbredaktörer i Sverige.

Låt mig kort tipsa om den nya distansutbildningen — vid en snabb anblick verkar upplägget intressant. Kicki som är kursansvarig vet vad hon gör. De har dessutom haft det goda omdömet att göra min Webbredaktörens handbok till en del av kurslitteraturen. Så utbildningen måste rimligen vara bra 😉

Mer seriöst: 30 högskolepoäng är inte tillräckligt för att skapa en fullfjädrad webbredaktör. Men det är heller inte syftet. De som ska läsa kursen måste ha relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet. Med den förutsättningen kan utbildningen bli värdefull.

Själv har jag länge hävdat att webbredaktörsrollen måste utvecklas. Allt för många ”redaktörer” är endast skribenter. Och det är ok. Men någon måste ha ansvaret för att innehållet — webbplatsen eller intranätet i sin helhet — skapar rätt effekter. Sajten ska göra sitt jobb för både besökare och organisation.

Det kräver mer än att skriva flyhänt och lättläst. Men det är ett arbete som inte går att frikoppla från innehållet. Därför måste redaktörsrollen utvecklas.

Ur pressmeddelandet om kursen:

Att jobba med webben innebär att du måste behärska både kommunikation, marknadsföring men också till viss del teknik och juridik. Det har tagits fasta på i denna webbredaktörsutbildning som erbjuder kurser inom alla dessa områden. Ambition är att ligga i framkant med de senaste rönen både från forskning och från branschen.

Hantera uppgiften. Inte innehållet, inte tekniken.

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Webbstrategi

Lite indirekt skryt. En av världens mest namnkunniga användbarhetsexperter skriver om den metod som vi använder inom nätverket Customer Carewords: Se till att någon är ansvarig för det din besökare vill göra.

Jag skriver inte jätteofta om mina projekt och affärer här, men eventuellt har du snappat upp att jag är senior partner och ansvarig för Sverige inom nätverket Customer Carewords. Jag arbetar där tillsammans med Gerry McGovern som refereras av Jared M. Spool:

To meet the needs of the users, the team needs to make task completion their #1 objective. ”Don’t manage the technology; don’t manage the content; don’t manage the information; and don’t manage the graphics,” Gerry says, ”Manage the tasks.”

Kunde lika gärna sagt det själv 😉
Mer på svenska om Behovsanalys — fakta, inte åsikter.