Nyheter på intranät: Från enmansredaktion till avskaffad redaktör

Nyheter är en bärande del av alla intranät. I en intressant betraktelse tar Malmö stads intranätredaktör Jesper Bylund med oss på hans sex år långa resa; den har tagit honom från att producera allt själv till att idag skapa förutsättningar och riktlinjer för lokal nyhetsproduktion.

Jespers erfarenheter är inte unika. Men hans noggranna genomgång av dem i tre delar — 1, 2, 3 — är unik och läsvärd för alla som arbetar med nyheter på intranät.

Därmed inte sagt att nyheter är det viktigaste innehållet på intranät. Inte ens i deras modernaste form. Men de är en väsentlig del av alla större intranät. De är det som möter läsaren först, de kan styra läsaren mot lösningar för dagsaktuella behov.

2003: Enmansredaktionen

2003: Enmansredaktionen
2003: Enmansredaktionen

Nyhetsinnehållet är till allra största delen trevlighetsnyheter med fokus på att stärka varumärket Staden Malmö (den geografiska ytan, inte kommunorganisationen): jullovsaktiviteter som kommunen anordnar för medborgarna, större evenemang samt, fyra gånger per år, delårsinformation. De flesta av nyheterna har samma innehåll som på den externa webbsidan.

2005-2007: Teknisk revolution och växtvärk

Det kommer helt enkelt för många nyheter vissa dagar, vilket gör att varje nyhet kan ha förstasidespuff kortare tid än ett dygn. Sedan trillar de automatiskt över i arkivet. Besöksstatistiken är god, men många anställda tittar ändå på intranätet bara en-två gånger per vecka och missar därmed många av nyheterna.

Idag: Avskaffad central kontroll

Jag avskaffar förhandsgranskningen av nyheter och därmed mig själv som löpande arbetande nyhetsredaktör. Min tid används bättre genom att styra och utveckla nyhetsarbetet och det andra intranätarbetet på mer strategiskt och övergripande sätt.

Dagens modell i Malmö för decentraliserad nyhetsproduktion
Dagens modell i Malmö för decentraliserad nyhetsproduktion

Reflektion — modellens känsliga punkt

Först och främst, tack för att du delar med dig så här grundligt Jesper. Själv känner jag igen stora delar av utvecklingen. Men frågan är om inte Malmö stad tagit det decentraliserade nyhetsansvaret längre än de flesta.

Fördelarna är uppenbara. Ansvaret går hand i hand med engagemanget och relevansen. De som nyheterna betyder mest för är också de som producerar och publicerar. Och det är förstås här som modellens svårighet ligger.

Det är många fler människor som ska vara tillräckligt kompetenta. Många fler som ska se till helheten, inte till sin egen lilla (eller stora) del av organisationen. Det faktum att Malmö stad är en så stor organisation att det finns utbildade, heltidsanställda informatörer i alla delar av kommunen är en avgörande förutsättning för modellen.

De har sämre IT-miljö än du

Svär du över att intranätet inte går att nå hemifrån? Att Facebook är avstängt på jobbet? Att mejlen aldrig riktigt trivts i din jobbmobil? Du har det illa. Men inte så illa som Obamas medarbetare.

Washington Post berättar om chocken hos Barack Obamas medarbetare när de intog Vita Huset. De förflyttades till en teknologisk stenålder.

No Facebook to communicate with supporters. No outside e-mail log-ins. No instant messaging. Hard adjustments for a staff that helped sweep Obama to power through, among other things, relentless online social networking.

The team members, accustomed to working on Macintoshes, found computers outfitted with six-year-old versions of Microsoft software. Laptops were scarce, assigned to only a few people in the West Wing.

Twittertips från Neville

HP utbildar sina anställda i Facebook

HP i Danmark utbildar sina 700 anställda i hur de kan använda Facebook. De både får och uppmanas att använda nätverket på arbetstid.

I ett pressmeddelande berättar företaget om utbildningssatsningen. Det är visserligen aningen ironiskt att något av det minst dialoginriktade som finns (pressmeddelandet) bär budskapet om att HP satsar på just dialog och sociala kontakter. Men strunt samma. Så här motiverar de initiativet:

Facebook er et tydeligt eksempel på, at arbejdslivet bliver mere integreret med privatlivet. Naturligvis har arbejdet førsteprioritet hos os – ligesom privatlivet har førsteprioritet derhjemme. Men Facebook er allerede en integreret del af den måde, som vores medarbejdere kommunikerer på. Derfor giver det heller ikke nogen mening at blokere for brug af Facebook i arbejdstiden. Vi har i stedet valgt at undervise medarbejdere i brug af Facebook, hvis de ønsker at bruge websitet i arbejdstiden.

För utbildningen står något jag inte ens visste fanns, nämligen en ”professionell Facebook-konsult”.

Webbtjänster: När Molnet blåser bort

Avancerade webbtjänster har gjort livet lättare för oss. Vi har kontakter, korrespondens, dokument och data därute på webben. I Molnet. Vinsterna är uppenbara men Googles beslut att lägga ner eller förändra flera av sina tjänster får människor att undra hur osäker webben som plattform egentligen är.

Låt mig direkt säga att jag har fantastisk nytta av den typ av webbtjänster vi talar om. Det är genom webbapplikationer jag håller mig uppdaterad, får saker gjorda, säkrar mina data, delar med mig av kursmaterial och mycket annat.

Genom detta får jag spetsfunktionalitet till låg eller ingen kostnad. Jag är okänslig för om datorn skulle krascha. Mitt material är tillgängligt på vilken uppkopplad maskin som helst. Uppdateringar och felsökning är inte mitt problem. Lysande.

Men man måste ju objektivt konstatera att de företag som valde att lägga video i Googles moln nog inte tycker att det valet är lika lysande längre, nu när Google beslutat att vingklippa Google Video och stoppa uppladdning av nya filmer.

Det är just denna typ av hot som får människor att fundera på hur bra Molnet — eller mjukvara som tjänst — egentligen är.

The Inqusitr
Personally I have been reluctant from the beginning to move my workflow to the web mainly because of things like this. One minute you might be using some service as part of your workflow and the next minute – Whoosh – it’s gone; usually with nothing more than a week or two notice on a blog somewhere that no-one probably reads.

Nu vore inte webben den plats den är om det inte fanns långt komna tankar på hur problem som dessa kan lösas. Interoperabilitet är hett, XML gör det enkelt att byta data, det utvecklas standarder som gör datan central (snarare än var den för tillfället lagras).

Det vore synd om diskussionen får företag och privatpersoner att bli mer tveksamma till webben som plattform för viktiga tjänster. Potentialen är så stor, fördelarna så viktiga.

Däremot är det kanske en bra påminnelse om att göra en medveten bedömning av vad du lagrar var. Det kan komma en solig, molnfri dag.

Backup i molnet är till exempel kanon men jag skulle aldrig ha det utan en extra backup-burk stående ovanpå bokhyllan. Det är affärskritiskt för mig att ha mejlen ”därute” men varje dag laddar jag ner allt i en klient.

Dags att skrota decentraliserad publicering?

Borde du ge upp försöken att sprida publiceringsansvaret över hela organisationen? Det funkar ju ändå inte, menar Janus Boye.

With few exceptions, most organisations would be far better off with few and centralised web editors that know how to write good web content and don’t need regular support in using the system. (Few web editors is better for your web site)

Påståendet är förmodligen provocerande. Många organisationer har de senaste åren arbetat intensivt med att öka kunskapen och skapa fler som bidrar till innehållet online. Stora investeringar har gjorts i verktyg just för att förenkla en distribuerad, decentraliserad publicering.

Lokal publicering i symbios med centralt stöd

Janus har en poäng, i varje fall för externa webbplatser (återkommer snart till intranät). Men jag skulle vilja lägga till två punkter som komplicerar bilden.

  1. Kvaliteten på den lokala redaktörens arbete har en tydlig koppling till nivån av centralt stöd. Ingen seriös webbpublicist har någonsin trott att lokal- eller avdelningsredaktörer skulle klara sig själv med bara någon dags utbildning. Jag vill påstå att problemet inte är lokalredaktörerna utan avsaknaden av bra, centralt stöd.

    Jag har arbetat med organisationer som haft en (1!) central webbredaktör och flera hundra lokalredaktörer. Det är klart att det går åt skogen.

  2. Det finns en missuppfattning att alla sidor skulle vara lika viktiga och därmed ha samma kvalitetskrav på sig. Så är det naturligtvis inte. En undanskymd sida med få besökare kan mycket väl få existera (så länge den fyller ett syfte, om än begränsat) i ”sämre skick” än de strategiskt viktiga delarna av sajten.

Sammanfattningsvis: Problemet är inte decentraliserad publicering utan oklar strategi — både när det gäller redaktörsstöd och vad som är webbplatsens viktigaste uppgifter att lösa.

Intranät har inget val

Diskussionen ovan är egentligen bara relevant för externa webbplatser. Det är på sådana helt centraliserade publiceringsorganisationer alls förekommer. Det är inte möjligt att tänka sig ett intranät utan en viss decentralisering av publiceringsansvaret. I varje fall inte ett stort, affärskritiskt intranät.

Men att decentralisering är givet för intranät betyder inte att det är okomplicerat. Column Two går igenom fem olika publiceringsmodeller för intranät.

  1. fully centralised publishing
  2. decentralised publishing
  3. publishing with review
  4. federated publishing
  5. end-user content contribution

Den helt centraliserade modellen avskriver jag alltså som orealistisk. Jag tycker också att modell 5 bör hamna utanför diskussionen. Användargenererat material är till största delen något som kompletterar, inte ersätter, intranätets traditionella innehåll. Modell 5 kan användas tillsammans med alla utom 1:an.

Det intressanta är att ingen av modellerna är klart bäst. Alla har sina för- och nackdelar. Frågan för dig som försöker styra upp din organisation är inte hur du ska få det att fungera perfekt. Frågan är vilka vinster du helst vill ha ut och vilka problem som vore allvarligast.

Den slutsatsen gäller både webb och intranät.

Snabb utveckling för statustjänsterna (mikrobloggar)

De senaste dagarna har det rört sig ordentligt kring Twitter, Jaiku och Bloggy. Twitter ökar, Jaiku går en förändrad framtid till mötes och Bloggy lanseras på riktigt.

Uppdatering 16 januari Apropå flygkrachen i Hudsonfloden: Mikrobloggarnas roll som nyhetsförmedlare.

Twitter är sedan länge klart störst av statustjänsterna internationellt. Men sedan någon vecka tycks användandet öka radikalt också i Sverige. Partier, medier och företag har börjat ”kvittra”, det dyker upp handledningar och kringtjänster för intresserade svenskar.

Innan jag går vidare ska jag kanske förklara vad en mikroblogg är. Det finns många definitioner men tänk på det som ett sätt att kortfattat (med 140 tecken) berätta vad du just nu gör eller tänker på. Samtidigt kan du hålla koll på vad andra som du valt att följa tänker och gör. Du kan dessutom diskutera med dem.

Statusuppdatering och dialog, ungefär. Är du på Facebook känner du igen principen. Även om jag måste säga att bruset av allt annat som sker på Facebook gör just den statustjänsten mindre intressant (för mig).

Min favorittjänst är Jaiku. Där meddelade teamet på den numera Google-ägda tjänsten att de slutför en del utveckling och sen släpper hela projektet som Open Source. Igår berättade också Jonas att den svenskutvecklade Bloggy öppnar för allmänheten.

Det mest intressanta av allt detta är ökningen på Twitter och Bloggys öppnande. Det är två tecken som pekar mot att vi får se mer mikrobloggande i Sverige. Till vilken nytta då? frågar du som är sunt skeptisk. Och det kan man undra.

Men som jag alltid sagt när jag försökt berätta på kurser och konferenser — du måste prova för att förstå. Om du trivs med det (vilket alla säkert inte gör) ger det en extra dimension till vardagen. Som att ha ett bra gäng människor runt sig utan att de stojar och stimmar mer än precis så mycket som du vill.

Till det måste vi förstås lägga de möjligheter som mikrobloggar kan ge professionellt, som exempelvis för kundservice.

Så varför inte testa? Du hittar mig på twitter.com/wacka (mest engelska) och wacka.jaiku.com.

Det nästan helt personliga intranätet

Personalisering är intranätens heliga graal. Många har letat efter frälsningen men ingen har nått hela vägen fram. Sun Microsystems vill nu skapa ett intranät som till 90 procent är personligt för den enskilde medarbetaren.

Alla erfarenheter vi har pekar på att personalisering är svårt. Många har rapporterat att det i bästa fall är 10 procent av medarbetarna som vill personalisera sitt intranät, i varje fall om vi bortser från de allra enklaste funktionerna (som favoritlänkar).

Suns nya initiativ utmanar denna sanning:

WebNext will allow each employee to tailor their own site, relevant to them – but this is a big step away from the local portals and customizable homepages of old. The program is being referred to as Project 90/10, because the company wants everyone’s website to be 90% populated by the things the employee cares about and uses every day on the web, 10% by the things the organization is pushing down to them – and it’s being built with that specific usage ratio in mind.

Precis som alexmanchester.com konstaterar är det kanske Sun som ska lyckas, om någon. De har varit föregångare under ett antal år nu med lyckosamma initiativ på den sociala webben inte minst.

Dock — min rekommendation kvarstår tills vidare: Arbeta med rollanpassning snarare än personalisering. Presentera gärna ett anpassat intranät men förutsätt inte att medarbetarna själva har tid, lust eller kunskap nog att skapa sitt eget intranät.

Därför kommer webbtext fortsätta regera

Jag gillar video. Jag vill gilla video, i varje fall. Men faktum är att den tid jag ägnar åt att konsumera video på nätet är minimal jämfört med den tid jag läser på nätet.

Det skulle kunna vara så att jag helt enkelt är för konservativ men jag är åtminstone inte ensam. Steve Rubel ger fem anledningar till att text också fortsättningsvis kommer att vara en viktigare kommunikationsform än video på nätet.

  • Text går att scanna
  • Text är lättare att sökoptimera
  • Text går snabbare att läsa på jobbet
  • Text är lättare att anpassa till allt fler mobila enheter
  • Text är överhuvudtaget lättare att distribuera — “Nothing flies lies text”

Föredömlig webbkommunikation för krisande universitet

Den ekonomiska nedgången fortsätter att drabba både företag och organisationer. Men få kommunicerar lika rakt och öppet kring det som kanadensiska University of Guelph.

Min vän Bob Johnson, som är specialist på marknadsföring av universitet, tipsar om webbsidorna som University of Guelph satt upp.

Även om just denna kris har haft ett större mått av uppriktiga kommentarer än tidigare (inbillar jag mig) så är det fortfarande en hel del dimridåer. ”Vi kan inte säga något förrän vi förhandlat med personalens representanter” och så vidare.

Universitet gör i stället en pedagogisk ansträngning. Rakt och enkelt förklarar de varför de är i kris, de har en FAQ som faktiskt ställer de kritiska frågorna och — inte minst — de ber om hjälp. Vem som helst kan föreslå sätt för dem att ta sig ur krisen. En enkel metod för att inkludera studenter och lärare.

Bra vardagligt exempel på hur webben borde fungera när vinden blåser snålt!

10 ”bästa” intranäten utsedda

Jakob Nielsen har återigen utsett årets ”bästa” intranät. Ta epitetet ”bästa” med en stor nypa grovsalt — men det är alltid intressant att få insikter i intranät som företagen själva är stolta över.

Som jag tidigare påpekat är det per definition omöjligt att utse de bästa intranäten. Det skulle förutsätta att någon hade tillgång till alla intranät.

Det är dessutom så att de som utser vinnarna inte gör någon egen granskning av intranäten som vill vara med i konkurrensen. All bedömning sker på deltagarnas egna uppgifter, bedömningar och beskrivningar.

Bondfångeri? Antagligen. Syftet är att sälja en dyr rapport. Men, men… Detta är ju 10 stora intranät som intranätteamen själva är riktigt nöjda med. Så lite intressant är det att se vad som utmärker dem.

Större budgetar

…when we started honoring intranet projects in 2001, the average winning team had 6 members; today, the average team size is 14.

Ökad strategisk betydelse

…this year does show dramatically increased executive visibility for the intranet in many of the winning organizations. This executive involvement typically results from companies viewing the intranet as a collaboration tool and appreciating the increased business efficiency that a good intranet brings.

Större samarbetsmöjligheter

Although inspired by the open Internet’s ”Web 2.0” sites, these features often have a much stronger business model within the enterprise…

Mer personalisering och anpassning

As many of this year’s winners show, intranet personalization is becoming increasingly sophisticated.