Webbrådgivaren Fredrik Wackå

Månad: september 2008

Ditt intranät kan lära av wikis

Publicerad av den i Intranät, Webbredaktör, Webbutveckling2 kommentarer

En wiki upplevs av många som något väldigt nytt, väldigt annorlunda. Men James Robertson argumenterar för att en wikis kännetecken ligger nära det intranät i sin helhet faktiskt borde vara.

En wiki är ju innehåll som alla kan ändra. Den som läser får också skriva — vilket i mångas öron låter som antingen meningslöst eller direkt hotfullt.

Men det kräver inte mycket fantasi för att se kopplingen mellan en wiki och vad intranät borde vara. Om det sedan i teknisk mening genomförs med just en wiki är underordnat. James Robertson hittar parallellerna:

  • Intranets were never meant to be updated by just a core group of publishers. Instead, the goal was always to have the “business own their own content”.
  • Intranets, regardless of the publishing tool used, should have a “edit this page” button available everywhere. Staff should then be provided with a simple front-end interface for updating content, without the hassles and complexities all too often imposed by CMS products.
  • The focus should be on accountability and transparency, rather than security.
  • The bottom-up ease of creating new pages in wikis should also be replicated by intranet teams.
  • Perhaps most broadly, intranet teams should aim to generate the same culture of content that wikis can achieve. That is, the sense of community and personal involvement in content, rather than the “intranet as corporate repository”.

De bästa använder Webb 2.0

Publicerad av den i Sociala medier, Webbstrategi1 kommentar

Ok, påståendet är kanske på gränsen. Men en undersökning om hur organisationer skapar engagemang bland anställda visar att de som lyckas bäst också är de som använder 2.0-verktygen mest.

Det är Shel Holtz som rotat fram en rapport från Aberdeen Group vilken visar att denna koppling finns. Som Shel mycket riktigt påpekar finns det en ”hönan eller ägget”-diskussion här:

The fact that “best-in-class” organizations are more likely to use blogs, wikis, and social networking tools than other companies could just mean that best-in-class organizations are generally more inclined to trust employees and adopt new tools they can use to collaborate and share knowledge and information

Samtidigt kanske det kvittar om hönan eller ägget kom först. Verktygen kräver en kultur där de blir använda, kulturen kräver verktyg för att uttryckas.

Älska lågkonjunkturen – intranätets stora chans

Publicerad av den i Intranät, Webbanalys2 kommentarer

Nu blåser kalla vindar. Varsel ökar, vinster minskar. Som anvarig för ett intranät kan du betrakta utvecklingen med oro. Se minskad budget och färre möjligheter. Men så behöver det inte bli. Jag tror att denna nedgång i ekonomin — den första sedan intranäten slog igenom på bred front — blir genombrottet för verksamhetskritiska intranät.

Du har i varje fall chansen.

Generellt kan alla aktiviteter i en organisation delas in i två breda kategorier. Antingen så skapar aktiviteterna värde eller så hjälper de till att skapa förutsättningar för att skapa värde.

Produktionspersonalen i fabriken eller innesäljaren på kontoret skapar direkta värden. De säljer och producerar grejerna. Alltmedan HR ser till att det finns rätt utbildat folk som gör detta och Ekonomi säkerställer att kunderna betalar.

På sjukhuset skapar sjuksköterskan värde (vård, alltså) medan vaktmästaren ser till att vården är möjlig att ge. Lampan lyser, dialysmaskinen fungerar.

Är du organisationsteoretiker får du säkert kväljningar av min förenklade bild. Men om du för tillfället accepterar den är det lätt att positionera intranätet.

Intranätet är vaktmästaren, inte sjuksköterskan. Intranätet skapar förutsättningar för att skapa värde.

Ljuset tänds på intranätets hemmaplan

I en högkonjunktur handlar nästan alla ansträngningar om plussidan. Om de direkta värdena. Marknaderna växer, efterfrågan ökar, högre skatteintäkter ger nya möjligheter i offentlig sektor. Samtidigt är intresset begränsat för exempelvis effektiviseringar, även om få ledningsgrupper skulle medge det.

Ledningen har också bara 24 timmar per dygn. Kan de ägna sin tid åt att träffa nya kunder eller planera utbyggnader gör de hellre det än att fundera på (vad som upplevs som) små förbättringar i hur organisationen fungerar.

Men in i leken ger sig nu dåliga tider. Och intresset skiftar. Plötsligt blir tidsbesparingar, effektivare rutiner, billigare administration och mer tid till produktion för kanske färre medarbetare avgörande.

Därmed händer det, något paradoxala, att du aldrig haft bättre möjligheter att visa intranätets värde. Det är nu intranätets styrkor sammanfaller med diskussionen i ledningsgruppen.

Det är dock bara möjligheter. Det är upp till alla oss som arbetar med intranät att använda dem.

Höga krav på affärsmässighet

Exakt vad som krävs för att fånga denna chans går inte att säga. Olika intranät har kommit olika långt. Men en kärna i kravet är tydlig: Affärsmässighet i form av förståelse för önskade effekter.

  • Du publicerar inte innehåll. Du minskar tiden som människor använder för att ta reda på vad de ska göra.
  • Du gör inte om navigationen. Du ser till de mest verksamhetskritiska processerna stöds bäst.
  • Du skriver inte bra texter. Du får rätt saker att hända.
  • Du talar inte om användning av intranätet. Du talar om besparingar, effektiviseringar och produktivitetshöjningar.

…och du gör allt detta samtidigt som du kan visa det. Affärsmässighet kräver mätbarhet.

Låt oss nu också skapa värden

Intranätet är som sagt en vaktmästare och så kommer det att vara under överskådlig tid. Intranätet måste göra detta jobb. Men intranätet kan vara mer. Intranät 2.0 eller Enterprise 2.0 handlar ytterst om en vidgning. Vi tar steget mot att också kunna skapa värden.

Där dagens intranät till exempel berättar vilka rutiner som gäller för nykundsbesök kan Intranät 2.0 utveckla nykundsbesöken genom samarbete och kunskapsdelning. Men 2.0 förutsätter 1.0. Det bygger vidare på det. Med sämre tider har du din chans att gjuta en stabil grund för intranätet. Få det förtroende du förtjänar när du blir ett verksamhetsstöd på riktigt.

Video blir ”vanligaste sättet att kommunicera”

Publicerad av den i Webbstrategi6 kommentarer

13 timmar video laddas upp varje minut(!) till YouTube. Företagets VD drar slutsatsen att om 10 år är online-video den vanligaste och mest lättillgängliga formen av kommunikation.

Det är Googles officiella blogg som kör en serie betraktelser kring internets utveckling det närmaste decenniet. Chad Hurley, VD och medgrundare till YouTube, diskuterar självklart den explosion av videoinnehåll som vi just nu bevittnar.

Everyone from major broadcasters and networks to vloggers and grandmas are taking to video to capture events, memories, stories, and much more in real time.

In ten years, we believe that online video broadcasting will be the most ubiquitous and accessible form of communication. The tools for video recording will continue to become smaller and more affordable. Personal media devices will be universal and interconnected.

Framtidsförutsägelser har alla förutsättningar att bli förlöjligade när framtiden blivit nutid. Men i detta fall känns det som en ganska säker gissning. Närvaron, det mångdimensionella uttrycket, personligheten, tillgången, tillgängligheten… Det är inte okomplicerat att sätta fingret på varför video lockar. Men lockar gör det.

Allt kan inte vara lika enkelt att hitta

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Webbredaktör, Webbutveckling

Påminn dig själv om det uppenbara. Allt kan inte vara lika enkelt att hitta på en webbplats. Ju mer innehåll du har, desto större andel av det kommer att vara svårt att hitta. Punkt.

Jag jobbar just nu med flera innehållsprojekt där problemställningen är den samma: Besökarna klarar inte att hitta fram till det innehåll de behöver tillräckligt snabbt.

Om det finns ett klassiskt innehållsprojekt är det just detta. Sakta, sakta tycker jag mig också märka en mognad hos dem som ansvarar för att skapa ordning i oredan.

Allt mer sällan hör jag människor säga ”vi gör en cardsorting-övning” så löser det sig.

Eller ”vi sätter samman en fokusgrupp” så löser det sig.

Eller ”vi köper en ny sökmotor” så löser det sig.

Visserligen kan en sorteringsövning, en fokusgrupp eller en upphottad sökmotor ibland vara nödvändigt och värdefullt. Men insikten sprider sig att lösningen/problemet går djupare än så.

Nu tror jag inte att den insikten är särskilt besvärlig. Det är ganska enkla mekanismer det handlar om. Vi måste

  • våga prioritera
  • våga radera.

Vi kan nog vara överens om att en förstasida med 50 länkar är svårare att överblicka och gå vidare från än en förstasida med två länkar. Och det gäller oavsett hur väl länktexterna, puffarna och menyvalen är formulerade.

Volymen skapar bristen. Ju fler sidor som vi vill leda fram till desto svårare blir det, oavsett ifall vägen fram är navigering eller sökning.

Därmed blir metoderna uppenbara. Prioriteringen måste bli ännu tydligare — och jag skulle aldrig arbeta med något annat än en statistiskt säkerställd prioritering. Vi måste ha ordentlig på fötterna i de internpolitiska diskussionerna.

Dessutom, vilket är den jobbigaste delen, är det nog dags för många att göra en städning. En storstädning. Bort med osthyveln, fram med motorsågen. Alla de rapporter vi får från organisationer som valt bort hela sektioner på sina intranät och webbplatser vittnar om samma sak. Det blev enklare att sköta och enklare att hitta.

Läs också The need for ”lean” intranets.

Nu kommer mikrobloggar för företag

Publicerad av den i Intranät, Webbstrategi, Webbutveckling2 kommentarer

”Vad gör du?” är grundfrågan alla svarar på i mikrobloggar som Twitter och Jaiku. Det är logiskt att det nu dyker upp allt fler tjänster som kretsar kring frågan ”Vad jobbar du med?”. Mikrobloggar för företag och organisationer är här.

Mikrobloggandet kan vara svårt att intuitivt se poängen med. Men det är faktiskt värdefullt att se vad andra människor som du tycker är viktiga eller intressanta har på gång.

Det finns företag som kastat sig ut på de öppna mikrobloggtjänsterna. Samtidigt är de just öppna vilket begränsar användningen. Visst kommunicerar vi mycket med kunder (medborgare, medlemmar, etc.) men allra mest kommunicerar vi internt.

Redan finns det en växande lista med mikrobloggtjänster avsedda för intranätet. Bland de nyare märks Yammer, som i all enkelhet undrar ”What’s happening at your company?”.

Förbehållet ”Only employees with a valid company email can join your company network” kan vara den mening som skapar tillräcklig trygghet för IT-avdelningar och chefer.

Yammer
Yammer

Fallstudier: Intranät 2.0

Publicerad av den i Intranät, Sociala medier, Webbstrategi2 kommentarer

Två ytliga men intressanta exempel på hur intranät blir allt mer sociala. Och framförallt — en lysande intranätsfunktion som jag aldrig hört talats om.

Web 2.0 is content that matters

On Sabre Town, users can post a question to the entire organization, and the site’s inference or relevance engine will automatically send the question to the 15 most relevant employees (based on what they’ve entered in their profile, blog postings and other Q&As that have been previously posted). The results have been spectacular: 60% of questions are answered within one hour (one hour!); each question receives an average of 9 responses.The system has already led to more than $150,000 in immediate, direct savings for the company, with much greater benefits not yet measured.

Jag kan riktigt se munnen vattnas hos många av de intranätredaktörer jag känner 🙂

Till ett mer vardagligt exempel, om man nu kan säga det om att skapa ett socialt nätverk på sitt intranät.

Before they implemented their own employee social networking site, BT (British Telecom) discovered that 4,000 employees had voluntarily joined a BT Facebook community in their own time. Employees were connecting online, in their own time, talking about BT, and BT wasn’t part of the conversation.

While BT’s management was reluctant to introduce these tools to employees, they really had little choice: employees were already using them and BT was in danger of being left out, and left behind. In addition to social networking, BT employees blog, podcast, collaborate in discussion forums, and they wiki too. In fact, the wikis are so popular and successful that there are more than 500,000 employee wikis – and the vast, vast majority of them are dedicated to business topics that help BT compete in the global workplace.

Intern video för företag ny Google-satsning

Publicerad av den i Intranät, Sociala medier, Webbutveckling

Nu kan alla företag enkelt och billigt skapa interna videokanaler. Google har lanserat en produkt som ger den sociala videosfärens alla fördelar men samtidigt håller informationen kvar på intranätet.

Video är uppenbarligen ett väldigt bra sätt att nå andra människor. YouTubes framgång är känd för alla och intresset/tittandet fortsätter att öka snabbt för video generellt.

Självklart är de stora publika sajterna en arena även för företag och organisationer. Men hur öppen man än vill och vågar vara finns det naturliga begränsningar. Allt ska inte spridas till alla. Allt är helt enkelt inte intressant för alla.

InformationWeek: Google envisions companies using Google Video for announcements from corporate leaders, training, recordings of customer site visits, and intra-employee evangelism.

Det bästa från två världar möts, kan man säga. De sociala dimensioner som skapat videoboomen blir tillgängliga för ett intranät utan att IT-avdelningen behöver fundera på lagringskapacitet eller publiceringsplattform.

Googles egen beskrivning:

  1. Share rich video information – Video sharing makes important communications like internal trainings and corporate announcements more personal, engaging and effective.
  2. Keep videos secure and private – Employees can securely share videos with select coworkers or everyone at the company without making confidential information public.
  3. No large files or complex infrastructure – Google securely hosts and streams your videos, so employees don’t need to share videos over email, or burden IT for a video solution.
  4. Everyone at your company can contribute – Employees can share videos instantly. Viewing and annotating doesn’t require any special software, just a standard browser.