En mognare intranätbransch (reflektioner från konferenser)

Efter att jag varit på både IntraTeam Event och Intranätdagarna de senaste veckorna är mitt samlade intryck att ganska lite nytt egentligen har hänt i sak, men att det som nu händer faktiskt sker med mer verksamhetsfokus och betydligt mindre naivitet.

Ok, det där med naivitet var kanske lite överdrivet. Det som är naivt i en betraktares ögon kan mycket väl vara entusiastiskt och framåt i en annan betraktares ögon. Ofta är det väl både och. Men jag konstaterar till exempel att frasen ”socialt intranät” närmast försvunnit från diskussionen. Ingen presenterar ”vårt sociala intranät”, ingen beskriver projektet som ska leda till det samma.

Jag tycker det är lysande. Att sikta på ett socialt intranät är ungefär lika givande som att sikta på ett grönt intranät. Inget av det har med nyttan och effekten att göra — att sen både funktionalitet och design, och många andra saker, måste väljas utifrån önskad nytta är självklart.

En annan (men förmodligen sammankopplad) tendens är att ”den digitala arbetsplatsen” kan börja skönjas. Jag har visserligen inte sett ett enda exempel under dessa konferensdagar på något som kan sägas vara en färdig digital arbetsplats, men det har varit slående många exempel på intranät som tagit de första stegen i den riktningen. Det handlar om applikationer som integreras något djupare än att bara vara länkade eller notifierande, om mer data som hämtas in i intranäten, om individanpassning bortom endast nyhetsflöden, och så vidare.

Men det där intrycket jag nämnde inledningsvis har faktiskt inte så mycket med enstaka lösningar att göra utan mer med hur vi — både talare och konferensdeltagare i övrigt — pratar om intranät och digitala arbetsplatser.

  • Allt mer arbete handlar om att stödja kärnverksamheten, och inte bara vara ett administrativt verktyg i utkanten av medarbetarnas vardag.
  • Allt fler (om än långt ifrån alla) utvärderar och försöker hitta modeller för att identifiera nytta på ett bättre sätt än genom ytlig webbstatistik.
  • Allt fler drar slutsatsen att vi inte bara kan gnälla på att intranäten blir större och större — vi måste göra något åt det också. Och här kommer ju min vardag med Top Tasks-arbete in, vilket möjligen gör att jag lyssnade extra noga på just de berättelserna.
1

Vårens event om intranät

Long time, no hear. Men nu tänkte jag bryta radiotystnaden för lite snabb konsumentupplysning om vårens evenemang kring intranät.

Jag har inte lagt ner denna kanal men eftersom det jag så länge tjatat om (behovsstyrning och fördjupat serviceperspektiv på intranät) nu verkligen händer, har jag ägnat 2015 åt att jobba snarare än att prata. 2016 börjar på samma sätt. Efterlängtat och kul!

På tal om att prata: Du har ett rikt utbud av evenemang att välja på denna vår kring intranät. Här tipsar jag om de jag känner till och tror kan bli bra.

Det allra första tipset är IntraTeam Event i Köpenhamn den 1-3 mars. Låt dig inte avskräckas av id-kontroller och annat. Detta är den absolut mest internationella konferens du kan gå på i vår del av världen. Det är också den som går mest på djupet.

Men varför välja bara en? 😉

Intranätkonferens i Malmö den 24 september

Intranätverk kommer till Malmö. Den 24 september kommer allt från lokala till internationella talare att fördjupa sig — och kanske dig — om intranät.

Jag har alltid gillat Intranätverks sätt att förhålla sig till konferens-principen. Det är lite mer nedtonat, lite mindre formellt, mer utbyte och diskussion utan att därför bli unconference med ett resultat som kan bli allt mellan himmel och jord.

Så kika gärna in på programmet för Intranätverk i Malmö den 24 september, särskilt om du huserar här nere i Skåne.

Det är i visst egenintresse jag skriver detta. Jag har en punkt på programmet men det är den sista och du kommer förmodligen ändå inte orka lyssna på mig vid det laget 😉

Top Tasks: Förenkla det som verkligen betyder något

”People love to publish, but they hate to remove, which leads to overloaded websites and constant, inevitable redesigns.” Det skriver Gerry McGovern i en omfattande genomgång av vår metod för behovsanalys i A List Apart. Han visar hur du löser problemet.

Task Identification — det jag kort och gott kallar behovsanalys på svenska — är en metod vi utvecklat inom nätverket Customer Carewords. Många svenska sajter och intranät bygger redan på den men för dig som inte kommit i kontakt med behovsanalysen ger Gerrys artikel en gedigen insikt.

Steg för steg följer du en av våra kunders behovsanalys (Cisco).

De allra flesta webb- och intranätorganisationer har kommit dithän att de inser att användarens behov måste styra utvecklingen (struktur, sajtarkitektur, resursfördelning både ekonomiskt och redaktionellt). Ur det perspektivet är Task Identification den metod som ger tydligast resultat.

Det Gerry i artikeln också betonar är betydelsen av att fokusera lika mycket arbete på att hantera sajtens tiny tasks, det innehåll och de tjänster som inte möter ett tillräckligt stort behov. Om de är tillräckligt många — och de blir ju ofta det — sänker de radikalt möjligheten att lyckas med sajtens top tasks: det människor faktiskt kommer för.

Tiny tasks are also full of organizational ego. Often, the more important the task is to the customer, the less content is being produced for it; the less important the task is to the customer, the more content is being produced. This inverse relationship is very typical.

A List Apart: What Really Matters — Focusing on Top Tasks

Ny svensk intranätbok: Intranät som skapar värde

Idag släpps boken ”Intranät som skapar värde — Inspiration, tips & råd för dig som arbetar med intranät och digitala arbetsplatser”. Jag har skrivit ett kapitel om intranätstrategi och åtta andra författare dyker ner i andra ämnen. Boken kan köpas som e-bok idag och i maj kommer den i tryckt form.

Ny svensk intranätbok: Intranät som skapar värdeDu kan läsa boken från första till sista sidan men eftersom alla kapitel är fristående har du möjlighet att börja med det du tycker är mest intressant. Boken är utmärkt — hoppas vi — för dig som ansvarar för ett intranät, för chefer, kommunikatörer, verksamhetsutvecklare, studenter, systemutvecklare. Kort sagt, för alla som vill lära sig mer om hur intranät kan skapa värde.

Mitt kapitel heter ”Service är intranätets strategi” (föga förvånande för dig som eventuellt följer vad jag brukar skriva om). Det inleds så här:

Strategier är bra. De ger riktning för vad som ska göras och, i bästa fall, vad som inte ska göras. Men bara för att en strategi är bra och för att själva ordet låter viktigt behöver vi inte göra strategiarbetet så svårt. I varje fall inte för ett intranät. Ett intranät ska ge efterfrågad service samt stärka effektivitet, samarbete och känslan av gemenskap.
Svårare är det inte – och ändå är det så svårt.

Missa inte denna kunskapskälla 😉 Det finns bland annat en organisationslicens som ger dig möjlighet att sprida boken fritt till dina kollegor.

De andra författarna är

  • Kristian Norling — som gjort ett jättejobb som redaktör för boken. Tack!
  • Oscar Berg
  • Ingrid Domingues
  • Pierre Du Rietz
  • Nils-Erik Gustafsson
  • Fredric Landqvist
  • Sara Redin
  • Marcus Österberg

Intranät som skapar värde — Inspiration, tips & råd för dig som arbetar med intranät och digitala arbetsplatser

Ett intranät ”in a box”

Ett intranät är egentligen inte så konstigt. Stora delar av det kan du betrakta som givet. Den sista delen, däremot, är unik och kräver djupa insikter om kärnan i er verksamhet. Det är slutsatsen i ”Intranet in a Box”.

Tillsammans med kollegor inom Customer Carewords har jag skrivit ”Intranet in a Box”. Du kan läsa den direkt eller ladda ner. Den bygger på mycket av den data vi samlat på oss — både när det gäller behov och struktur.

Vår inledning:

Brace yourself for this message: You are not unique. Your intranet could, even should, share its basic framework with other organizations.

Yes there are different organizational cultures, different traditions and customs. And certainly, a local government intranet serves different needs than the intranet of a global tech company.

However, there is a basic set of common Top Tasks, identified in this paper, that provide a framework for an employee-centric, productive intranet.

Är vi då helt seriösa när vi talar om ett ”Intranet in a Box”? Nja, som du kommer att se finns det ett stort område som verkligen skiljer olika företag och organisationer åt. Men visst — människor är människor och det som gäller respektive fungerar hos någon annan har stora förutsättningar att fungera hos er också.

Läs, inspireras!

Intranet in a Box.

3

En servicedesign för omfattande sajter slår igenom

De navigationsdominerade startsidor och sajter som började dyka upp för 4-5 år sedan slår nu igenom på bred front i kommunvärlden. Jag tror det är en tidsfråga innan vi får en intranättrend av liknande, men inte exakt samma, slag.

2011 konstaterade jag att britterna hade något spännande på gång. Det tog sin lilla tid men nu har också Skandinavien vaknat till. Vi får allt fler exempel på startsidor/sajter där navigation — och därmed stödet att lösa sin uppgift — tillåts ta den plats det förtjänar.

Jag tycker att Köpenhamn har lyckats designmässigt väldigt väl. Även Malmö och Uppsala har relativt nylanserade sajter på samma tema och jag vet att fler kommuner sneglar på dessa när de nu bygger om.

Sök överlever, marknadsföring flyttar

När något dominerar är det något annat som försvinner. Notera att det inte är sök. Sökfunktionen är lika prioriterad som alltid och jag hoppas att någon snart utvecklar detta ett steg längre med en än mer ”uppmärksamhetskallande” sökfunktion. Nej, det som försvinner eller prioriteras ned är marknadsföringen. Och det är rimligt. Alla de nuvarande exemplen har stödsajter med marknadsförande funktion, till exempel för näringsliv eller turism.

Marknadsföring behövs inte på huvudsajterna.

Den bara stör alla de viktiga uppgifter dessa sajter är till för.

Likheter med intranät

Sen är det inte så att dessa kommuner hittat den perfekta lösningen för hela webben. Men för sajter som utmärks av väldigt mycket information, av ämnen helt utan inbördes koppling och av en stor andel praktiskt innehåll (närmast instruktioner) är det en källa till inspiration. Därför tror jag att vi snart ser ett genomslag också på intranät. En uppenbar skillnad, dock, är att på intranät finns ett större behov av nyheter och sociala flöden som behöver inkluderas.

Men en liknande förändring är logisk eftersom få externa webbplatser påminner så mycket om ett intranät som en kommunal sajt, inte minst när det gäller behovet av tjänster för att det ska gå att slutföra sin uppgift.

Vem bryr sig? Ingen kommer till startsidan längre.

Sant. Jag jobbade med en statlig myndighet nyligen där 90 % av alla besökare påbörjade, genomförde och avslutade sitt besök utan att ha passerat startsidan.

Alltså är dessa navigationsdominerade sajters riktigt intressanta sidor egentligen inte startsidan.

Det som verkligen höjer hastigheten i orientering och navigation är

  1. hur de hanterar mellan- eller containersidor (exempel från Malmö resp Uppsala)
  2. hur all navigering förutom en brödsmuleväg är framåtriktad — den leder vidare och inte bakåt, åt sidan eller snett ut till vänster… detta gynnar inte minst besökare som kommer via en sökmotor som får en betydligt mer fokuserad upplevelse och enklare kan hålla sig kvar i rätt kontext.

(För den nördiga: Likheten med till exempel Yahoo från 1999 är slående. Men retro är väl på modet så varför inte på webben?)

Nordens bästa intranät

Har du ett bra intranät som skapar nytta för medarbetarna och värde för din organisation? Då kanske du ska vara med och tävla om utmärkelsen Nordens bästa intranät.

Jag har tagit en rejäl bloggpaus (snart ett halvår) och det är alltid svårt att komma igång. Men eftersom jag sitter med i juryn för utmärkelsen känns det som ett utmärkt tillfälle att visa livstecken igen. Det är redan ett antal bidrag på väg in så anmäl gärna dig innan den 24 april.

Du behöver inte ha det perfekta intranätet. Det har ingen.

Anledningen till skrivpausen har inte minst varit annat skrivande. Jag bidrar med ett kapitel i en svensk intranätbok — mer om den senare.

Dessutom har hösten och vintern varit fylld med massor av kul projekt. Förståelsen och intresset för uppgifts- och behovsstyrning av webb och intranät har verkligen accelererat. Det var den metod vi använde för till exempel Kriminalvården som vann ett pris för Bästa offentliga webb.

Kurs och gratis föreläsning i Malmö

Tillsammans med Knowit i Malmö bjuder jag nu in till en gratis föreläsning om strategisk innehållshantering. Vill du fördjupa dig kommer dessutom en möjlighet att gå kursen Serviceredaktören.

Frukostseminarium den 23 september, 07.30 i Malmö – gratis anmälan
Strategisk innehållshantering: Ditt innehåll har det värde du förtjänar

Heldagskurs, 21 oktober i Malmö
Serviceredaktören

Denna kurs kan du dessutom kombinera med ”Få ut max av EPiServer 7” i ett kurspaket.

Hoppas vi ses!

 

2

Online är självservice — hela din sajt

Ett av de vanligaste missförstånden kring webb och intranät är att bara transaktionerna (köpet, anmälningen, registreringen…) är självservice. Så är det inte. Allt är självservice och det är vår utmaning att stödja den, som Gerry McGovern beskriver i ett white paper som är perfekt för hängmattan i sommar.

Web Self-Service Management Principles and Business Case

“Oh, we have a self-service section on our website,” some say. No you don’t. Your entire website is self-service. Your apps are self-service. Most of your digital ecosystem is self-service. “But isn’t self-service just about doing a transaction?” No. If someone is looking up a policy on the intranet, that’s self-service. If someone is trying to figure how to install a product on your website, that’s self-service. If someone wants to know what the weather will be like today, that’s self-service.

Läser du vidare lär du dig mer om självservicens grundprinciper: Enkelhet, Bekvämlighet, Kontroll, Hastighet, Pris och sättet att arbeta med ständig observation och förbättring. (Skriv förresten gärna ut pdf-versionen om du verkligen tänker läsa i hängmattan).

Excellence in online self-service is about continuous improvement based on observed customer behavior. Smart people drinking lattes opining about customer behavior doesn’t cut it anymore. We need the data on customer behavior. We need to relentlessly focus outwards in a cool and objective way. In the online self-service world the customer isn’t king; they’re dictator.

In self-service management remember one thing: the ‘self’ is not you.