Skillnaden på intranät och digitala arbetsplatser

Det är inte säkert att vi behöver konstruera en skillnad mellan intranät och det allt mer använda begreppet ”den digitala arbetsplatsen”. Strunt samma vad saker kallas, så länge vi vet vad vi gör och varför. Men termerna används och det finns en poäng i att reda ut vad vi menar.

Många definitioner är ärligt talat ganska platta. Jane McConnell konstaterar till exempel att digitala arbetsplatser lever i korsningen mellan människor, organisation och verktyg. Vilket kan sägas om det mest traditionella intranät du någonsin sett.

Mark Morrell menar att den digitala arbetsplatsen definieras av att den låter oss arbeta var som helst, med det vi behöver, på den apparat vi väljer.

Jag hade kunnat citera många fler men det är gamla nyheter. Den där initiala definitionsfasen är vi förbi. Men de allra flesta av oss har inte rett ut vilka konsekvenser det får för arbetet med intranätet/den digitala arbetsplatsen. DWG tar tag i frågan och kommer till en slutsats som är värd viss eftertanke. Är vi rustade för att fylla den roll som framträder?

The world of intranets was concerned with information, process and latterly collaboration, therefore you tended to become involved with partners based around internal communications, knowledge management and HR systems. Here we are dealing with the physical environment, working behaviours, personal safety, risk, information security: the whole schmear, unconstrained by what application something is rendered in.

Publicering betyder varken framgång eller avslut

Inget är uppnått för att innehållet är publicerat. Det är först då det börjar, eller i värsta fall inte tar sig alls. Hur teoretiskt fint detta än må låta är det fortfarande en av de riktigt svåra sakerna för många webbredaktörer att fullt ut förstå.

Den här öppna spisen gav mig anledning att fördjupa diskussionen om effekt på en kurs i veckan 🙂

En webbredaktör kan jobba på många olika sätt och med många olika förutsättningar. Vissa är naturligtvis flyhänta proffs med koll på omvandlingsvärdet på varenda länk. Men många delar sin tid med andra arbetsuppgifter och de arbetar med intranät, myndighetssajter eller b2b-sajter där tanken på effekt inte är lika naturlig.

Men oavsett sajt är ju sanningen denna: Publicering av innehåll är vare sig en framgång eller ett avslut. Publiceringen kan jämföras med att plugga till en tenta — det är viktigt, det måste bli rätt, det kan vara jobbigt och intressant, det ger oss naturligtvis kunskap. Men huruvida plugget har lyckats avgörs av resultatet på tentan, i varje fall om målet är en examen.

Webbredaktörens examen är fler kunder, nöjdare medborgare, effektivare medarbetare eller något annat viktigt. Webbredaktörens tenta är huruvida den enskilda sidan — dess texter, bilder och övriga innehåll — konkret bidrar till detta viktiga.

Så långt uppfattas resonemanget nästan alltid som logiskt, tror jag. Fast det kräver att vi kastar åratal av massmediala paralleller kring nätet i soptunnan. Att något ”väcker intresse” är inte gott nog. Det är effekten som betyder något. Och det är här den öppna spisen kommer in i bilden.

De hade uppenbarligen publicerat en instruktion med en önskad tydlig effekt. Men publiceringen (metallskylten) var lika uppenbart inte nog. Av någon anledning skapades inte den önskade effekten, och innehållet behövde förändras (papperslappen). Jag inbillar mig att ett brandlarm klart tydliggjorde problemet…

Vilket är brandlarmet på din sajt? Indikationen på att effekten inte uppnås? Att ”det står där” räcker inte.

Tävla med ditt intranät

Nu är det ännu enklare att vara med i RIMs tävling Sveriges bästa intranät. Ta chansen att få en bedömning av ert intranät och, ifall ni står er väl i jämförelsen, lite extra erkännande för ditt arbete.

Den årliga tävlingen ”Sveriges bästa intranät” är ett sätt att lyfta fram alla de bra grejer som händer på intranät och kring intern kommunikation. Det går förstås inte att ta ordet ”bästa” i bokstavlig mening — men allt måste faktiskt inte vara vetenskapligt korrekt här i världen 😉

I år har ansökningsproceduren förenklats kraftigt. Där vi tidigare krävde flera fasta delar i tävlingsbidragen är det nu mer öppet för dig att visa det du vet fungerar bra eller som uppskattas av kollegorna. Men kolla de få krav som finns. Ju tydligare du kan visa hur intranätet levererar, till exempel genom utvärderingsresultat, desto större än chansen att vinna.

”Vi” skrev jag, förresten. Jag är som tidigare år med i juryn och ser fram emot att kika på ditt tävlingsbidrag!

Inspireras gärna av förra årets tävling med Praktikertjänst som vinnare eller året före där NCC tog hem priset.

Bästa intranätkonferenserna under våren

Förra året gav oss en liten explosion av konferenser om intranät. 2014 blir inte sämre. Först ut är den största (och många skulle säga bästa): IntraTeam Event i Köpenhamn.

Den med stadig konferensbudget och stort intranätintresse kan roa sig kungligt numera. Vi har många i Sverige, och flera av dem är väldigt bra, men jag vill ändå slå ett extra slag för IntraTeam Event i Köpenhamn i februari.

Det är den största intranätkonferensen i Norden och förmodligen den mest internationella. Ändå träffar jag ofta människor som jobbar dagligen med intranät utan att känna till den. Och det är synd — överväg att ta en tur till Köpenhamn i år.

IntraTeam är också engagerade i Sverige, inte minst genom samarbetet med Intranätverk som arrangeras i maj. Till hösten får Malmö dessutom sin (tror jag) första intranätkonferens. Det glädjer förstås en Malmöbo som mig lite extra.

Men låt oss inte heller glömma två av de andra erkänt givande konferenserna. Framtidens intranät arrangeras i mars av Ability Partner som har längst erfarenhet på den svenska marknaden. Nordic Intranet Summit fortsätter i maj med sina — som jag uppfattar det — lite bredare konferenser, där diskussionen lika väl kan handla om plattformar som strategier.

6

Nytt år, nya intranätvinnare

Det vore inte ett nytt år om inte Jakob Nielsen inledde det med att presentera vinnarna i sin tävling ”10 Best Intranets”. Vi hittar inga svenska bidrag men flera generella slutsatser som, oavsett om de är rätt eller fel, är intressanta att diskutera.

Själva tanken på att dra långtgående slutsatser av vinnarna i en tävling som 10 Best Intranet of 2014 är absurd. Alla sådana här tävlingar bygger ju på anmälan och dessutom ganska få bidrag. Men eftersom Nielsen aldrig låtit sig hejdas av detta, låter inte jag mig heller stoppas. Låt oss dissekera de ”trender” inom intranät som Nielsen ser.

Bra intranät byggs snabbare?

Ja, detta hävdas mot bakgrund av att årets vinnare byggts klara (vad det nu betyder…) på cirka 17 månader jämfört med 27 och 47 månader för de föregående årens vinnare. Att det skulle ha skett så stora generella förändringar är fel, vågar jag påstå. Däremot tror jag att riktningen mot allt snabbare byggen för den som börjar om med sitt intranät stämmer.

Tekniken har blivit bättre, det finns en bättre förståelse för vad intranätet som ett arbetsstöd egentligen är och för varje generation vi ger oss på lär vi oss rimligen något.

Nästa steg är att totalt ogiltigförklara denna typ av tidsmätningar. Ett bra intranät byggs aldrig klart. Allt från plattform till struktur, utseende, innehåll och applikationer bör utvecklas i små steg. Hela tiden.

Större intranätteam

När 2012 års vinnare hade intranätteam på 15 personer, fjoråret gav en topp på 27 personer och årets siffra blev 16 personer lär vi oss egentligen bara en sak. Urvalet är för litet för att ge någon som helst representativ bild.

Jag kan inte heller själv säga att jag noterat någon förändring hos de svenska företag och organisationer jag möter — annat än möjligen en planering för, och i vissa fall tidiga steg tagna i riktning mot, en centralisering av intranätteamen. Lite färre lokalredaktörer, något fler som jobbar mer.

Mindre företag gör de bästa intranäten

Det vore konstigt annars, är min spontana reaktion. De större resurser en större organisationer i teorin kan ha matchas alltid av en (ännu) större komplexitet.

Det är ju inte särskilt svårt att bygga intranät kring en rutinaktivitet, till exempel bilbokning. Problemet uppstår när två divisioner har två olika system, ett uppköpt företag använder en Excel-fil och på HK så mejlar man Sven. Det är då tanken på ett gemensamt arbetsstöd utmanas och det händer betydligt mer ofta på stora organisationer.

Ett intranät blir inte bättre än den organisation det betjänar. Drivkraften ett intranät kan skapa för förändring ska inte underskattas men det ska inte heller tiden det tar.

Responsiv design blir vanligare

Jepp.

1

Kommunikationsavdelningen styr fortfarande intranätet (eller?)

Episerver är störst. Kommunikationsavdelningen dominerar. Och en hög andel av medarbetarna kan faktiskt nå sina intranät hemifrån. I varje fall om man ska lita på de preliminära svaren från IntraTeams svenska intranätundersökning.

Undersökningen är nu i slutskedet men du hinner fortfarande svara och bidra till en ännu mer korrekt bild. IntraTeam har alltså publicerat en del resultat – bland annat om system och tillgänglighet – men allra mest intressant är frågan om vilka avdelningar som ansvarar för intranätet.

73,8 % säger att det är kommunikationsavdelningen. Det är i sig inget problem, kommunikatörerna har en viktig roll för att skapa god service. Men den näst mest angivna avdelningen är IT — på 15 %. Det antyder att det tvärorganisatoriska intranätet som utgår från kärnverksamheten och ytterst är en metod för verksamhetsutveckling ännu inte har riktigt hittat sin plats i svenska organisationer.

Vi får se vad staplarna visar när undersökningen är klar. Ägandet och ansvaret är, tror jag, en av de verkligt intressanta diskussionerna vi kan få underlag kring.

Vägen till ett (korrekt upphandlat) intranät

Patrik Hamberg beskriver hur Region Värmland arbetat fram sitt nylanserade intranät. Intressant inte minst för dem som i andra offentliga organisationer försöker navigera rätt kring LOU.

Att bygga intranät på WordPress och hur vi landade där

Vårt intranät löser inte allas behov av intranät, men jag hoppas att det löser de viktigaste punkterna för oss. Att det, med andra ord ger oss:

  • bättre möjligheter att samarbeta över enhets- och verksamhetsgränser (projektrummen)
  • en bättre personalkatalog
  • bättre kännedom om varandra och vad som händer på olika håll i organisationen (mikrobloggen och förndring av nyhetsflödet)

Från information till aktivitet på intranätet

Microsoft har gjort om HR-delen på sitt intranät. Det i sig är intressant — få delar är mer statiska på intranät än just HR. Men det mest intressanta är att de gjort om på rätt sätt: “Shift your intranet from information to action”.

Egentligen är det konstigt att inte fler frågar sig själva samma sak som Microsoft:

Why must staffers spend so much time answering questions about stuff that’s right there on the intranet?

Och lika konstigt är det att inte fler kommer fram till samma svar:

Maybe it’s because intranets aren’t organized with the employee in mind.

Sagt och skrivet på det sättet ger det intryck av att vara hur enkelt som helst. Det är det självklart inte. Det utmanar traditioner, processkartor och HR-avdelningarnas ambitioner att vara just human resources och inte någon serviceavdelning. Så det är kanske inte enkelt i praktiska termer. Men konceptuellt är det inte svårt.

Part of the secret is changing your philosophy of what the intranet does—going from telling to doing. The new HR intranet constructed with a “me-centric” information architecture.

För mig känns det som att droppen äntligen tycks ha urholkat stenen. Det jag sammanfattar som det uppgiftsbaserade intranätet, det andra kallar ”business (not solutions) thinking” och som Microsoft kokar ned i ”Shift your intranet from information to action” är i grunden samma sak: insikten att intranätet är en servicemiljö, inte en informationsplats.

Lösningen är inte lösningen för ditt intranät

Väldigt många organisationer har en standardmetod när ett problem identifieras. De skaffar ett verktyg. De inför en ny lösning. Men ofta händer en av två saker (eller båda): det visar sig att verktyget inte var rätt eller att problemet egentligen inte handlade om det praktiska stödet.

För att undvika detta pratar jag ju gärna om det uppgiftsbaserade intranätet. Step Two Designs säger samma sak i uppmaningen Use business (not solutions) thinking.

Taking an approach where you are investigating the needs of the individual within the context of the organisational setting and broader environment, will help direct you to the most appropriate solutions.

Tabellen i slutet av artikeln rekommenderas. En tydlig, pedagogisk förklaring av skillnaden på verktygs-/lösningsorientering och affärsorientering. Fokusera på uppgiften, inte beståndsdelarna, som jag vill sammanfatta det.

Ge dina besökare höjden av lyx: Enkelhet

Vi kommunicerar i en värld där det enkla är det luxuösa — tvärtemot vad många tror.

Alan Siegel heter författaren som vänder på begreppet lyx, som ju alltid förknippats med ”överflöd”. Men inte ens de resursstarka målgrupperna vill ställas inför ett överflöd av val och specifikationer, menar han, och beskriver hur tydlighet är en nisch allt för få riktar in sig på.

För oss som inte säljer yachter eller handsydda skor blir diskussionen än mer intressant när Siegel konstaterar att en stor majoritet letar efter sätt att förenkla sitt liv. De — vi — törstar efter enkelhet. Att vi allt för sällan erbjuds det beror på att vi låtit företagen hållas:

One reason is that consumers historically have not been vocal about demanding simplicity, which has caused companies to be complacent about it. Companies haven’t invested the time and effort in thinking about simplification, or in reform­ing entrenched practices that foster complexity. They have underserved their customers in this area, because it seemed they could get away with it.

Detta förändras nu, är Siegels poäng. På alla fronter. Och den front som intresserar mig mest är förstås onlinekommunikationen, där jag är övertygad om att slutsatsen är korrekt.

Så det är dags att fråga sig saker som:

  • Vad kostar det när bilköparen struntar i ditt märke för att det inte går att konfigurera/få offert med en iPad?
  • Vad kostar alla de samtal som blir resultatet av en krånglig anmälan till barnomsorgskö i kommunen?
  • Vad kostar det i kvalitet när ledningssystemet på intranätet tar flera minuter att bara ta sig in i?

…och framförallt, vad kostar eller betyder det om dina användare i allt mindre utsträckning biter ihop och tar sig igenom det?

Leverera lyx. Leverera enkelhet.