Webbrådgivaren Fredrik Wackå

Kategori: Intranät

Intranät: Lär av andra – fallstudier, tips och råd om intranät. Webbrådgivaren Fredrik Wackå hjälper dig med behovsanalys/förstudie, intranätstrategi och utbildning av intranätteamet. Hör gärna av dig om du vill veta mer.

SKTF kopplar bloggar till medlemmars möteplats

Publicerad av den i Intranät, Webbstrategi

Sakta men säkert slår bloggen igenom också i svenska företag och organisationer. SBABs ränteblogg är ett intressant företagsexempel. Jag har dessutom haft förmånen att titta in i SKTFs mötesplats för medlemmar, och där finns ett bra exempel på hur bloggar kan knytas till så kallade ”communities” och de funktioner det traditionellt finns där.

Hos SKFT kan alla inloggade medlemmar och förtroendevalda skapa sin egen blogg i systemet. Vi känner igen den grundläggande funktionaliteten som kommentarerna, kronologin och så vidare. Tjänsten är ny så än så länge är det för tidigt att bedöma intresset och genomslagskraften.

Men tanken är mycket god – inte minst tack vare kopplingen till mötesplatsens övriga funktioner. Medlemmarna kan se vilka andra medlemmar som besökt det egna visitkortet och för varje bloggare framgår det vilka grupper inom communityn de är med i. En smart tanke som ytterligare spär på det sociala elementet i bloggandet.

Bloggar inom samlingsplatser/communities är en växande trend. Det tyska lågprisflyget Hapag-Loyd Express har startat HLX Urlaubsblogs för sina resenärer. Häromdagen tipsade Jakob Bøtter mig om att i Danmark erbjuder Euroinvestor bloggar för sina användare. Att SKTF anammar detta, och i ett svenskt organisationsperspektiv ligger i frontlinjen, är kul och spännande. Lycka till.

Håller du tummarna för att sökfunktionen är bra nog?

Publicerad av den i Intranät, Sökmotorer

Vi inser alla att en bra sökfunktion, inte minst på intranätet, är en avgörande del av hur enkelt det upplevs att hitta information. Det finns visserligen en gammal och olöst frågeställning kring om sökningar är ett alternativ när strukturen misslyckats eller om den lilla sökboxen är en primär väg in. Men oavsett vilket är sökfunktionen kanske en av de svåraste att specificera.

Många kravspecifikationer som jag sett stannar vid att slå fast just ”sökfunktionalitet”. Ibland går kraven något djupare och talar om fritext, kategorisökning, avancerade alternativ, olika dokumentformat etc. Någon enstaka gång har jag varit med i upphandlingsprocesser där vi faktiskt pratat om rankning, viktning och organisationsspecifik presentation, för att nämna några exempel.

Men grovt sett frågar vi efter ”sökfunktionalitet” och håller tummarna. Det är en ohållbar attityd om vi tror vi sökning är ett viktig stöd för besökarna.

Det skulle vara otroligt intressant att se exempel på bra krav i relation till sökning och interna sökmotorer. Du får gärna dela med dig – som Column Two också konstaterar är detta ett ganska outforskat område. De som säljer sökfunktionalitet (fristående eller i content management-system) har helt enkelt inte behövt ägna mycket kraft åt att lära kunderna ”sökdesign”. Och ytterst faller ansvaret för det på kunderna som inte frågar efter mer kvalificerad information.

Hela intranätet behöver inte vara lika bra

Publicerad av den i Intranät

Toby Ward tar upp en relevant diskussion – måste allt innehåll på ett intranät vara av bästa tänkbara kvalitet? Han ifrågasätter inte den gamla ”content is king” men kommer ändå fram till att visst finns det delar som kan få lov att vara sämre på ett intranät.

Energin ska fokuseras på nyheter, riktlinjer och HR-information menar han.

Jag måste säga att det känns väldigt fyrkantigt att påstå att just dessa tre alltid skulle vara viktigast. Jag tycker i stället att vi måste ifrågasätta ”content is king” – det utropet är ungefär lika dumt som ”technology is king”. Det finns bara en kung på intranätet och det är läsaren. Läsarens behov avgör.

Vad är det för information som många anställda snabbt behöver för att lösa en kritisk uppgift? Vilka texter gör de anställda bättre på att utföra sitt arbete? Detta är det viktigaste innehållet – och naturligtvis ska det vara av högre kvalitet än konstföreningens sidor.

När allt kommer omkring håller jag alltså med Toby. Allt innehåll behöver inte vara lika bra. Men låt oss sluta tro på illusionen att innehåll har ett egenvärde, till och med en kunglig status. Den bästa intranätredaktören är inte den som skriver bäst (även om det också en viktig kompetens). Den bästa redaktören är den som bäst förstår hur organisationen fungerar och vad kollegorna behöver.

Intranätbloggar för samarbete och omvärldsbevakning

Publicerad av den i Intranät

Som jag skrev igår har Global PR Blog Week startat och det publiceras friskt i många olika ämnen. Kolla gärna på Matías Fernández Duttos post om intranätbloggar. Jag menar att just denna användning av bloggverktyg är djupt underskattad och många, många av de organisationer som inte vill/vågar starta en extern blogg borde överväga en intranätblogg.

Matías pekar mer i detalj på ett antal användningsområden. Generellt tycker jag att fördelarna hamnar i tre olika kategorier:

  • Kunskapsbloggar: Nyheter, projektredogörelser, bransch- och omvärldsbevakning.
    Detta cirkulerar i stor omfattning via e-post i organisationer idag, vilket gör kunskapen svår att hitta och återanvända.
  • Samarbetsbloggar: Informationsdistribution, diskussion och dokumenthantering.
    Antingen har organisationer avancerade och svåra system för detta eller så finns det inga lösningar alls. För många syften är bloggen tillräcklig.
  • Kulturbloggar: Socialt och långsiktigt innehåll i relation till företagskultur, värderingar och målförståelse.
    Ett undanskymt säljtorg och VDs knastertorra månadsbrev är exempel på att organisationer ser potentiella fördelar med kulturellt/socialt innehåll – utan att hitta formerna för det. Bloggen är en väl anpassad form.

Ta reda på vad intranätet ska göra

Publicerad av den i Intranät, Webbutveckling

James Robertson har skrivit en utmärkt artikel om olika metoder för intranätanalys, närmare bestämt hur du tar reda på vilka behov som finns.

Han går igenom sex strukturerade metoder och en intressant iakttagelse som jag fullt ut håller med om gäller enkäter: ”While they can be quickly and widely distributed, they are often not an effective way of gathering meaningful results.”

Komplettera åtminstone, för alla personalgrupper, med någon eller några av dessa metoder.

  • Fokusgrupper
  • Personal- och intressentintervjuer
  • Arbetsplatsobservation
  • Kombinerad intervju och observation
  • Uppgiftsanalys

Jag har själv goda erfarenheter av den kombinerade intervjun och observationen, det vill säga att sitta ner med anställda och följa deras intranätanvändning samtidigt som de förklarar vilka val de gör och varför. Fokusgrupper kan jag däremot känna ungefär samma skepsis mot som när det gäller enkäter.

För mig handlar bra behovsanalys om att komma så långt som möjligt bort från vad människor säger att de behöver – och så nära det bara går vad människor i praktiken behöver. Inte sällan skiljer sig dessa båda åt.

Skvaller på intranätet

Publicerad av den i Intranät

I förra veckan höll jag en workshop för en ledningsgrupp som funderar på att kraftigt förändra sin intranätstrategi. För första gången tog jag tjuren vid hornen och pratade om ett intranäts eventuella roll i skvallret. Kan intranätet spela en roll i att demokratisera skvallret (göra delar av det tillgängligt för alla)? Ska skvaller in i kommunikationsplanerna? Jag är inte övertygad om att tiden är mogen för diskussionen än. Vi är nog många som måste förstå nätet som social plattform i organisationssammanhang bättre. Men världsomspännande PR-nätverket Edelman är också på väg i den riktningen.

It’s disheartening for me to see communicators spend so much time on carefully crafting messages of all-employee emails or CEO voicemail scripts when what really matters is what employees say to each other after the ”official” communications act is concluded. In other words, what’s the real buzz about the CEO who was just let go, the division that was just sold, the layoffs that just happened? Communicators need to focus more on influencing the organizational conversation, rather than just putting out corporate messages.

Intranätgruppen kan för lite

Publicerad av den i Intranät

KM Column redovisar en undersökning av hur intranät hanteras – hur stora grupper som arbetar med dem, vilka förutsättningar de har och så vidare. Intressant läsning i flera delar.

Om vi bortser från några av de mer självklara resultaten (stora intranät har stora arbetsgrupper för intranät), noterar jag detta:

”The intranet teams are most likely to reside with the IT/IS team”

Hm, inte riktigt min bild av hur det är i Sverige i varje fall.

”Many intranet teams lack the core skills required to create a good intranet”

De har en poäng när de lyfter fram kunskapshantering, omvärldsbevakning och kunskap om förändringsprocesser som viktig kompetens kring ett intranät.

”Over 42% of respondents felt their intranet was poorly resourced”

Ett intranät kan sluka hur mycket resurser som helst. Men resursbehovet kan bara avgöras i förhållande till vad intranätets uppgift är. Vad ska det leverera? Frånvaron av ett tydligt och praktiskt svar på den frågan är minst lika allvarligt som för lite resurser.

”The majority of intranet teams are also responsible for the organisations website”

Lysande! Visst kan enstaka personer arbeta specifikt med bara en kanal, men att de alla finns i samma arbetsgrupp/team är en god idé.

Regeringskansliet har ett av de bästa intranäten

Publicerad av den i Intranät

Jakob Nielsen utser än en gång världens bästa intranät. Denna gång koncentrerar han sig på intranät i offentliga organisationer, och bland de bästa finns det svenska Regeringskansliet.

Om Jakob Nielsen kan man säga mycket. För det första ska man komma ihåg att han inte längre skriver en rad utan att ha något att sälja (i detta fall en rapport). För det andra är ”tävlingen” egentligen omöjlig. Hur kan någon jämföra intranät? De är ju per definition inte öppna att granska, vilket innebär att detta handlar om de bästa som släppt in Nielsen.

Dock, de vinnande strategierna kan åtminstone jag skriva under på:

  • Utse huvudredaktörer.
  • Utbilda redaktörerna.
  • Gör det enkelt för anställda att bidra med information.
  • Gör personalregistret enkelt att uppdatera de anställda själv.
  • Ge allt innehåll ett bäst-före-datum.
  • Centralisera bearbetning av innehåll.
  • Inför kontrollstationer för publicering.
  • Använd mallar och ett lätt publiceringssystem.
  • Publicera automatiskt relevant innehåll från andra källor.