Hela intranätet behöver inte vara lika bra

Toby Ward tar upp en relevant diskussion – måste allt innehåll på ett intranät vara av bästa tänkbara kvalitet? Han ifrågasätter inte den gamla ”content is king” men kommer ändå fram till att visst finns det delar som kan få lov att vara sämre på ett intranät.

Energin ska fokuseras på nyheter, riktlinjer och HR-information menar han.

Jag måste säga att det känns väldigt fyrkantigt att påstå att just dessa tre alltid skulle vara viktigast. Jag tycker i stället att vi måste ifrågasätta ”content is king” – det utropet är ungefär lika dumt som ”technology is king”. Det finns bara en kung på intranätet och det är läsaren. Läsarens behov avgör.

Vad är det för information som många anställda snabbt behöver för att lösa en kritisk uppgift? Vilka texter gör de anställda bättre på att utföra sitt arbete? Detta är det viktigaste innehållet – och naturligtvis ska det vara av högre kvalitet än konstföreningens sidor.

När allt kommer omkring håller jag alltså med Toby. Allt innehåll behöver inte vara lika bra. Men låt oss sluta tro på illusionen att innehåll har ett egenvärde, till och med en kunglig status. Den bästa intranätredaktören är inte den som skriver bäst (även om det också en viktig kompetens). Den bästa redaktören är den som bäst förstår hur organisationen fungerar och vad kollegorna behöver.

Intranätbloggar för samarbete och omvärldsbevakning

Som jag skrev igår har Global PR Blog Week startat och det publiceras friskt i många olika ämnen. Kolla gärna på Matías Fernández Duttos post om intranätbloggar. Jag menar att just denna användning av bloggverktyg är djupt underskattad och många, många av de organisationer som inte vill/vågar starta en extern blogg borde överväga en intranätblogg.

Matías pekar mer i detalj på ett antal användningsområden. Generellt tycker jag att fördelarna hamnar i tre olika kategorier:

  • Kunskapsbloggar: Nyheter, projektredogörelser, bransch- och omvärldsbevakning.
    Detta cirkulerar i stor omfattning via e-post i organisationer idag, vilket gör kunskapen svår att hitta och återanvända.
  • Samarbetsbloggar: Informationsdistribution, diskussion och dokumenthantering.
    Antingen har organisationer avancerade och svåra system för detta eller så finns det inga lösningar alls. För många syften är bloggen tillräcklig.
  • Kulturbloggar: Socialt och långsiktigt innehåll i relation till företagskultur, värderingar och målförståelse.
    Ett undanskymt säljtorg och VDs knastertorra månadsbrev är exempel på att organisationer ser potentiella fördelar med kulturellt/socialt innehåll – utan att hitta formerna för det. Bloggen är en väl anpassad form.

Ta reda på vad intranätet ska göra

James Robertson har skrivit en utmärkt artikel om olika metoder för intranätanalys, närmare bestämt hur du tar reda på vilka behov som finns.

Han går igenom sex strukturerade metoder och en intressant iakttagelse som jag fullt ut håller med om gäller enkäter: ”While they can be quickly and widely distributed, they are often not an effective way of gathering meaningful results.”

Komplettera åtminstone, för alla personalgrupper, med någon eller några av dessa metoder.

  • Fokusgrupper
  • Personal- och intressentintervjuer
  • Arbetsplatsobservation
  • Kombinerad intervju och observation
  • Uppgiftsanalys

Jag har själv goda erfarenheter av den kombinerade intervjun och observationen, det vill säga att sitta ner med anställda och följa deras intranätanvändning samtidigt som de förklarar vilka val de gör och varför. Fokusgrupper kan jag däremot känna ungefär samma skepsis mot som när det gäller enkäter.

För mig handlar bra behovsanalys om att komma så långt som möjligt bort från vad människor säger att de behöver – och så nära det bara går vad människor i praktiken behöver. Inte sällan skiljer sig dessa båda åt.

Skvaller på intranätet

I förra veckan höll jag en workshop för en ledningsgrupp som funderar på att kraftigt förändra sin intranätstrategi. För första gången tog jag tjuren vid hornen och pratade om ett intranäts eventuella roll i skvallret. Kan intranätet spela en roll i att demokratisera skvallret (göra delar av det tillgängligt för alla)? Ska skvaller in i kommunikationsplanerna? Jag är inte övertygad om att tiden är mogen för diskussionen än. Vi är nog många som måste förstå nätet som social plattform i organisationssammanhang bättre. Men världsomspännande PR-nätverket Edelman är också på väg i den riktningen.

It’s disheartening for me to see communicators spend so much time on carefully crafting messages of all-employee emails or CEO voicemail scripts when what really matters is what employees say to each other after the ”official” communications act is concluded. In other words, what’s the real buzz about the CEO who was just let go, the division that was just sold, the layoffs that just happened? Communicators need to focus more on influencing the organizational conversation, rather than just putting out corporate messages.

Alcatel bygger intranät med bloggmjukvara

Alcatel har börjat använda Movable Type som mjukvara till en del av sitt intranät, och där har det ersatt verktyg som Lotus Quickplace. Tyvärr framgår det inte om intranätet därmed används som en blogg eller har de kännetecken vi i övrigt ser hos bloggar – men om man förutsätter att åtminstone delar av bloggens natur finns kvar, är det en spännande utveckling.

Intranätgruppen kan för lite

KM Column redovisar en undersökning av hur intranät hanteras – hur stora grupper som arbetar med dem, vilka förutsättningar de har och så vidare. Intressant läsning i flera delar.

Om vi bortser från några av de mer självklara resultaten (stora intranät har stora arbetsgrupper för intranät), noterar jag detta:

”The intranet teams are most likely to reside with the IT/IS team”

Hm, inte riktigt min bild av hur det är i Sverige i varje fall.

”Many intranet teams lack the core skills required to create a good intranet”

De har en poäng när de lyfter fram kunskapshantering, omvärldsbevakning och kunskap om förändringsprocesser som viktig kompetens kring ett intranät.

”Over 42% of respondents felt their intranet was poorly resourced”

Ett intranät kan sluka hur mycket resurser som helst. Men resursbehovet kan bara avgöras i förhållande till vad intranätets uppgift är. Vad ska det leverera? Frånvaron av ett tydligt och praktiskt svar på den frågan är minst lika allvarligt som för lite resurser.

”The majority of intranet teams are also responsible for the organisations website”

Lysande! Visst kan enstaka personer arbeta specifikt med bara en kanal, men att de alla finns i samma arbetsgrupp/team är en god idé.

Regeringskansliet har ett av de bästa intranäten

Jakob Nielsen utser än en gång världens bästa intranät. Denna gång koncentrerar han sig på intranät i offentliga organisationer, och bland de bästa finns det svenska Regeringskansliet.

Om Jakob Nielsen kan man säga mycket. För det första ska man komma ihåg att han inte längre skriver en rad utan att ha något att sälja (i detta fall en rapport). För det andra är ”tävlingen” egentligen omöjlig. Hur kan någon jämföra intranät? De är ju per definition inte öppna att granska, vilket innebär att detta handlar om de bästa som släppt in Nielsen.

Dock, de vinnande strategierna kan åtminstone jag skriva under på:

  • Utse huvudredaktörer.
  • Utbilda redaktörerna.
  • Gör det enkelt för anställda att bidra med information.
  • Gör personalregistret enkelt att uppdatera de anställda själv.
  • Ge allt innehåll ett bäst-före-datum.
  • Centralisera bearbetning av innehåll.
  • Inför kontrollstationer för publicering.
  • Använd mallar och ett lätt publiceringssystem.
  • Publicera automatiskt relevant innehåll från andra källor.