Intranätet underskattat som fusionsverktyg

När organisationer står inför stora förändringar, till exempel fusioner, är behovet av effektiv kommunikation och styrning stort. Intranätet borde vara ett självklart verktyg men allt för ofta får det inte någon framträdande roll. Det menar i varje fall Mads Richard Møller, som skriver på Kommunikationsforum.

Det låter ju som ännu en besviken informatör som reflexmässigt klagar på ledningen men det är faktiskt tvärtom. Dags för självkritik, tycker han.

Mange intranetansvarlige beklager sig over, at ledelsen ikke tager mediet alvorligt. Det er dog mere frugtbart først at gribe i egen barm og blive bedre til at forstå virksomhedens aktuelle behov og udfordringer, og derefter synliggøre, hvordan intranettet kan være med til at opfylde nogle af de behov bedre og mere effektivt end andre medier og værktøjer.

Han har säkert rätt i många fall. Jag har flera gånger dessutom sett hur intranätet snarast blir en del av problemet. När ett antal enheter, eller hela företag, ska bli ett uppstår territoriestriderna. I stället för att fråga sig ”hur kan vi stödja processen” fokuserar intranätansvariga på att försvara just sitt intranät. Sin tekniska lösning, sin struktur, sin design. Sin position, kanske.

I grunden beror detta, tror jag, på en kanalfokusering som lyckats överleva allt tal om integrerad kommunikation. Allt för ofta funderar vi på vad som ska vara med i nästa tidning eller vad som ska fräscha upp intranätet denna vecka. När vi naturligtvis borde ta reda på hur information och dialog kan flytta organisationen eller omvärlden i rätt riktning – och därefter putta ut saker i lämpliga kanaler.

RSS och wiki – bättre än portaler och intranät

För bara sex månader sedan hade rubriken här varit löjeväckande. Nu är den måhända en dragning av kvällstidningsmått, men den är inte osann.

Det är Financial Times som beskriver utvecklingen i ett antal företag. Hos investmentbanken Dresdner Kleinwort Wasserstein har 450 medarbetare bloggar på intranätet. En fjärdedel av personalstyrkan har tillgång till en wiki, och efter bara sex månaders användning är det mer trafik på denna wiki än det är på hela intranätet. Det säger en del om informationens relevans, tror jag.

Men det stannar inte där. DrKW har integrerat RSS i alla sina sociala lösningar. De är därmed ett exempel på något som börjar ses som ett viktigt komplement till de portaler alla har pratat om så länge (men få har lyckats genomföra):

This is what vendors of enterprise portal software have long claimed to provide: a single “dashboard” where data from business applications is displayed alongside content from many sources.

But portals are a “heavyweight” technology, argues Mr Rasmussen, and it is difficult to integrate the information feeds. “RSS makes it much easier to stitch together your information,” he says.

Sant. Hur företag till och med kan förbjuda sina anställda att använda RSS övergår mitt förstånd. Tvärtom är detta en möjlighet för hantering av externa och interna informationskällor vars like vi inte haft tidigare. Trots fräcka och dyra portaler.

Jag gillar också DrKWs inställning till den fråga som ofta kommer upp i diskussioner om de sociala mediernas användning på intranät. Kommer inte de anställda att bara förstöra tid som de borde ägnat åt arbete i stället?

“Is blogging a good use of company time? They are going to have these conversations anyway – in the lift, for example – and if the topic is boring, people lose interest. It is self-policing.”

Neville lusläser FT.com och tipsade om artikeln.

Att hitta på intranätet

Med tanke på hur mycket information det finns på de flesta intranät är det inte svårt att peka ut det vanligaste problemet: Hur ska folk hitta?

Informationsarkitekturen erbjuder ett svar, det vill säga hur informationen är grupperad och hur man navigerar på intranätet. Men Cathy McKnight från Prescient Digital Media argumenterar för att IA inte är det enda svaret. En väl fungerande taxonomi – struktur för metadata – är lika nödvändigt.

1 kommentar på “Chefen som kommunikatör”

Chefen som kommunikatör

Vad är det egentligen som driver utvecklingen mot allt mer personligt hållen kommunikation, inte minst internt inom organisationer? Svaret på frågan är relevant när allt mer diskussion kretsar kring bloggar, podcasting och andra uttrycksmedel som ytterst är just personliga. Shel Holtz refererar till en undersökning som visar att

A majority of employees wanted to learn more about (the company?s) goals and direction, and they wanted to hear this information from the CEO.

Jag tror att man ska ta ”från chefen” ganska bokstavligt. De VD-brev som skräpar ner många intranät är helt enkelt inte äkta nog – oavsett om VD skriver själv eller inte. Dessa livlösa texter för oss inte nära nog. Trovärdigheten är noll. Men någonstans bakom den fasad som år av karriärklättrande i värsta fall har skapat finns ju rimligen en kreativ och spännande person (annars har företaget problem). Visa det.

Danska företag delar kunskap i wikis


Computerworld skriver idag om hur stora företag i Danmark börjat använda wikis internt. Det handlar t.ex. om TDC och Motorola.

En wiki är en webbplats där alla besökare kan ändra all information, lägga till nya sidor och ofta också ta bort sidor. Tidningen gör en bra koppling till just kunskapsdelning, som ju den mest kända wikin Wikipedia också är ett exempel på. Men det finns inget som tyder på, vilket reportern fiskar efter, att wikis skulle ersätta intranät. Tvärtom ger de intranäten ytterligare kraft.

Danmark har kommit långt i försöken att hitta wikins styrkor. Jag har det senaste året hört flera intressanta tankar från andra sidan sundet, bland annat från Synkron där också Andreas funderar kring Computerworlds artikel.

Intern företagsblogg – har du exempel?

De närmaste månaderna kommer jag att hålla ett antal föredrag om interna företagsbloggar, eller intranätbloggar. Jag samlar här länkar till all information i ämnet jag kan hitta, och om du har fler tips vore det spännande att höra av dig. Stort som smått, allt är intressant.

Länklistan uppdaterar jag för övrigt löpande så om du också är intresserad av ämnet kan du hålla ett öga på den.

Så hittar vi information på intranät

Jared M. Spool bjuder på en bra och grundläggande artikel om hur vi kan hjälpa folk att hitta information på intranät. En måhända uppenbar men viktig reflektion handlar om mängden information. Många intranät är portaler – deras startsidor leder vidare till en lång rad andra startsidor (för HR, support etc.) Externa webbplatser är oftast mer specifika och därför enklare att hitta på.

SKTF kopplar bloggar till medlemmars möteplats

Sakta men säkert slår bloggen igenom också i svenska företag och organisationer. SBABs ränteblogg är ett intressant företagsexempel. Jag har dessutom haft förmånen att titta in i SKTFs mötesplats för medlemmar, och där finns ett bra exempel på hur bloggar kan knytas till så kallade ”communities” och de funktioner det traditionellt finns där.

Hos SKFT kan alla inloggade medlemmar och förtroendevalda skapa sin egen blogg i systemet. Vi känner igen den grundläggande funktionaliteten som kommentarerna, kronologin och så vidare. Tjänsten är ny så än så länge är det för tidigt att bedöma intresset och genomslagskraften.

Men tanken är mycket god – inte minst tack vare kopplingen till mötesplatsens övriga funktioner. Medlemmarna kan se vilka andra medlemmar som besökt det egna visitkortet och för varje bloggare framgår det vilka grupper inom communityn de är med i. En smart tanke som ytterligare spär på det sociala elementet i bloggandet.

Bloggar inom samlingsplatser/communities är en växande trend. Det tyska lågprisflyget Hapag-Loyd Express har startat HLX Urlaubsblogs för sina resenärer. Häromdagen tipsade Jakob Bøtter mig om att i Danmark erbjuder Euroinvestor bloggar för sina användare. Att SKTF anammar detta, och i ett svenskt organisationsperspektiv ligger i frontlinjen, är kul och spännande. Lycka till.

Håller du tummarna för att sökfunktionen är bra nog?

Vi inser alla att en bra sökfunktion, inte minst på intranätet, är en avgörande del av hur enkelt det upplevs att hitta information. Det finns visserligen en gammal och olöst frågeställning kring om sökningar är ett alternativ när strukturen misslyckats eller om den lilla sökboxen är en primär väg in. Men oavsett vilket är sökfunktionen kanske en av de svåraste att specificera.

Många kravspecifikationer som jag sett stannar vid att slå fast just ”sökfunktionalitet”. Ibland går kraven något djupare och talar om fritext, kategorisökning, avancerade alternativ, olika dokumentformat etc. Någon enstaka gång har jag varit med i upphandlingsprocesser där vi faktiskt pratat om rankning, viktning och organisationsspecifik presentation, för att nämna några exempel.

Men grovt sett frågar vi efter ”sökfunktionalitet” och håller tummarna. Det är en ohållbar attityd om vi tror vi sökning är ett viktig stöd för besökarna.

Det skulle vara otroligt intressant att se exempel på bra krav i relation till sökning och interna sökmotorer. Du får gärna dela med dig – som Column Two också konstaterar är detta ett ganska outforskat område. De som säljer sökfunktionalitet (fristående eller i content management-system) har helt enkelt inte behövt ägna mycket kraft åt att lära kunderna ”sökdesign”. Och ytterst faller ansvaret för det på kunderna som inte frågar efter mer kvalificerad information.