10 steg till en bättre portal – och ännu bättre i morgon

80 procent misslyckade förändringsprojekt där en intranätportal varit drivkraft – det är situationen, om den stämmer, som forskningsrapporten Vad är rätt information till rätt person vid rätt tillfälle? (pdf) utgår från. Jag tänker inte återge resonemanget men det är intressant läsning som leder fram till 10 steg för en bättre portal, också sammanfattade av Computer Sweden.

Möjligen bör författarna kritiseras för att slå in öppna dörrar. Två månaders intranätjobb i vilket stor organisation som helst lär dig till exempel att tydliga roller är viktiga, och det krävs ingen forskning för att slå fast det. Men som en sammanfattning och dokumentering av dagens kunskap kan rapporten fungera.

Viktigare är att rapporten lyfter fram ”Utsikter för morgondagen”. Om du delar min åsikt att RSS, bloggar och folksonomier har nästa stora användningsområde på intranät är utsikterna som ljuv musik.

De stora investeringar, som görs och har gjorts i IT-stödda samarbetsmiljöer, skapar fortfarande gigantiska dokumentarkiv, som blir omöjliga att hantera. Därför fungerar RSS-flöden och deras mycket enkla struktur som en konkret möjliggörare för så kalllade projektbloggar…

…synligheten på medarbetarens egen blogg ger möjlighet för andra att ”hitta” lämpliga kollegor.

…gräsrotsnätverkande, med gemensamma intressen, mycket snabbt och enkelt harmoniserar sitt gemensamma språk, så kallade ”folksonomies”.

Detta beskrivs som nyheter och, som sagt, ”utsikter”. Vi vet att det inte stämmer. Det finns flera stora företag som använder dessa verktyg fullt ut och redan tittar på nästa generation: BBC, IBM, Siemens etc. Det finns åtminstone en handfull svenska företag som har integrerat gräsrotstanken på sina intranät i dag.

Men jag tycker ändå att rapporten är betydelsefull. Den är nämligen en del av ett forskningsprojekt som drivs av Sveriges Informationsförening. Med all respekt för de av mina kollegor och kunder som är medlemmar där för det sociala nätverkets skull, så måste man säga att föreningen är allt annat än i frontlinjen…

Kanske, kanske har de fått en liten ögonöppnare för att stora förändringar just nu påverkar informatörens jobb, ja hela processen hur vi skaffar oss kunskap. Denna insikt skulle gynna deras medlemmar.

Omvandla ditt intranät – 2.0 innanför brandväggen

Det är mycket 2.0-fokus kring den publika webben, men naturligtvis är alla de möjligheter som har dykt upp för extern kommunikation också viktiga internt. I en rapport för Melcrum presenterar Ottergroup hur strategier/tekniker som RSS, bloggar och wikis redan används innanför brandväggarna.

Delvis är det en ganska grundläggande genomgång, men det finns några intressanta tankar och fallstudier. Författarna menar exempelvis att RSS i stigande grad håller på att etablera sig som ”språket” för intranätet 2.0. De ser framför sig hur gränssnitttet mot ett intranät snarare går att jämföra med en RSS-läsare än en designad startsida.

Personligen tror jag att det är att dra användningen för långt. Man ska komma ihåg att en stor andel av uppgifterna som utförs på ett intranät är repetitiva till sin karaktär. Vi vill hitta samma dokument och tjänster om och om igen, medan RSS stora fördel är att upplysa om nytt och förändrat innehåll. Men visst, säkert kommer användningen att explodera jämfört med i dag.

Interna bloggar ryggrad för hur arbetet drivs

Den fallstudie som väckte tankar hos mig kommer från en internationell konsultfirma med tusentals medarbetare. De kopplar samman fem olika typer av interna bloggar och dessa förefaller bilda en avgörande förutsättning för hur arbetet bedrivs.

  • Profilblogg: Samtliga medarbetare har en egen blogg som är en social plattform där den enskildes erfarenheter, kunskaper, kontakter och projekt samlas.
  • Kundblogg: Kring varje kund startas en blogg där uppdateringar om kundens förutsättningar och projekt är tillgängliga.
  • Tjänsteblogg: Varje tjänst som firman erbjuder har en egen blogg som diskuterar den specifika tjänsten och korslänkas med de projekt som inkluderar tjänsten.
  • Temablogg: Den minst strukturerade bloggtypen och den som mest påminner om en vanlig blogg, där högt och lågt flödar fritt.
  • Projektblogg: För varje projekt startas en projektblogg som länkas samman med kundbloggen för det aktuella projektet och profilbloggarna för projektdeltagarna.

En viktig del av informationsstrategin är just sammankopplingen mellan bloggarna. Uppdateras en slår det igenom på andra. Men frågan är givetvis hur de har tid att skriva så här mycket? Det är ju den ”eviga” frågan i sammanhanget.

För det första är bloggsystemet ingen kul grej i detta företag. Det är en betydande del av hur arbetet utförs, vilket innebär att det inte är en extrauppgift som ska lösas.

För det andra finns det internt ett system som rankar de olika bloggarna efter deras länkauktoritet. Ungefär som Google alltså. De medarbetare som blir mest länkade internt stiger på topplistorna, blir mer synliga och har större chans att hamna i de heta projekten.

Precis som för andra sociala system kan man alltså säga att allt bygger på egenintresset. Den enskilde har ett uppenbart incitament att bidra. Ur dessa bidrag uppstår det kollektivt värdefulla.

Intranätet underskattat som fusionsverktyg

När organisationer står inför stora förändringar, till exempel fusioner, är behovet av effektiv kommunikation och styrning stort. Intranätet borde vara ett självklart verktyg men allt för ofta får det inte någon framträdande roll. Det menar i varje fall Mads Richard Møller, som skriver på Kommunikationsforum.

Det låter ju som ännu en besviken informatör som reflexmässigt klagar på ledningen men det är faktiskt tvärtom. Dags för självkritik, tycker han.

Mange intranetansvarlige beklager sig over, at ledelsen ikke tager mediet alvorligt. Det er dog mere frugtbart først at gribe i egen barm og blive bedre til at forstå virksomhedens aktuelle behov og udfordringer, og derefter synliggøre, hvordan intranettet kan være med til at opfylde nogle af de behov bedre og mere effektivt end andre medier og værktøjer.

Han har säkert rätt i många fall. Jag har flera gånger dessutom sett hur intranätet snarast blir en del av problemet. När ett antal enheter, eller hela företag, ska bli ett uppstår territoriestriderna. I stället för att fråga sig ”hur kan vi stödja processen” fokuserar intranätansvariga på att försvara just sitt intranät. Sin tekniska lösning, sin struktur, sin design. Sin position, kanske.

I grunden beror detta, tror jag, på en kanalfokusering som lyckats överleva allt tal om integrerad kommunikation. Allt för ofta funderar vi på vad som ska vara med i nästa tidning eller vad som ska fräscha upp intranätet denna vecka. När vi naturligtvis borde ta reda på hur information och dialog kan flytta organisationen eller omvärlden i rätt riktning – och därefter putta ut saker i lämpliga kanaler.

RSS och wiki – bättre än portaler och intranät

För bara sex månader sedan hade rubriken här varit löjeväckande. Nu är den måhända en dragning av kvällstidningsmått, men den är inte osann.

Det är Financial Times som beskriver utvecklingen i ett antal företag. Hos investmentbanken Dresdner Kleinwort Wasserstein har 450 medarbetare bloggar på intranätet. En fjärdedel av personalstyrkan har tillgång till en wiki, och efter bara sex månaders användning är det mer trafik på denna wiki än det är på hela intranätet. Det säger en del om informationens relevans, tror jag.

Men det stannar inte där. DrKW har integrerat RSS i alla sina sociala lösningar. De är därmed ett exempel på något som börjar ses som ett viktigt komplement till de portaler alla har pratat om så länge (men få har lyckats genomföra):

This is what vendors of enterprise portal software have long claimed to provide: a single “dashboard” where data from business applications is displayed alongside content from many sources.

But portals are a “heavyweight” technology, argues Mr Rasmussen, and it is difficult to integrate the information feeds. “RSS makes it much easier to stitch together your information,” he says.

Sant. Hur företag till och med kan förbjuda sina anställda att använda RSS övergår mitt förstånd. Tvärtom är detta en möjlighet för hantering av externa och interna informationskällor vars like vi inte haft tidigare. Trots fräcka och dyra portaler.

Jag gillar också DrKWs inställning till den fråga som ofta kommer upp i diskussioner om de sociala mediernas användning på intranät. Kommer inte de anställda att bara förstöra tid som de borde ägnat åt arbete i stället?

“Is blogging a good use of company time? They are going to have these conversations anyway – in the lift, for example – and if the topic is boring, people lose interest. It is self-policing.”

Neville lusläser FT.com och tipsade om artikeln.

Att hitta på intranätet

Med tanke på hur mycket information det finns på de flesta intranät är det inte svårt att peka ut det vanligaste problemet: Hur ska folk hitta?

Informationsarkitekturen erbjuder ett svar, det vill säga hur informationen är grupperad och hur man navigerar på intranätet. Men Cathy McKnight från Prescient Digital Media argumenterar för att IA inte är det enda svaret. En väl fungerande taxonomi – struktur för metadata – är lika nödvändigt.

Chefen som kommunikatör

Vad är det egentligen som driver utvecklingen mot allt mer personligt hållen kommunikation, inte minst internt inom organisationer? Svaret på frågan är relevant när allt mer diskussion kretsar kring bloggar, podcasting och andra uttrycksmedel som ytterst är just personliga. Shel Holtz refererar till en undersökning som visar att

A majority of employees wanted to learn more about (the company?s) goals and direction, and they wanted to hear this information from the CEO.

Jag tror att man ska ta ”från chefen” ganska bokstavligt. De VD-brev som skräpar ner många intranät är helt enkelt inte äkta nog – oavsett om VD skriver själv eller inte. Dessa livlösa texter för oss inte nära nog. Trovärdigheten är noll. Men någonstans bakom den fasad som år av karriärklättrande i värsta fall har skapat finns ju rimligen en kreativ och spännande person (annars har företaget problem). Visa det.

Danska företag delar kunskap i wikis


Computerworld skriver idag om hur stora företag i Danmark börjat använda wikis internt. Det handlar t.ex. om TDC och Motorola.

En wiki är en webbplats där alla besökare kan ändra all information, lägga till nya sidor och ofta också ta bort sidor. Tidningen gör en bra koppling till just kunskapsdelning, som ju den mest kända wikin Wikipedia också är ett exempel på. Men det finns inget som tyder på, vilket reportern fiskar efter, att wikis skulle ersätta intranät. Tvärtom ger de intranäten ytterligare kraft.

Danmark har kommit långt i försöken att hitta wikins styrkor. Jag har det senaste året hört flera intressanta tankar från andra sidan sundet, bland annat från Synkron där också Andreas funderar kring Computerworlds artikel.