Intranätet besöks hemifrån

Många stora organisationer har medarbetare som inte sitter vid datorn hela dagen. De reser, är hos kunder eller står i en produktion med små tidsmarginaler. Samtliga dessa organisationer, skulle jag våga säga, brottas med samma problem. Hur få medarbetarna att använda intranätet?

British Airways delar detta problem av uppenbara skäl. Ändå besöker upp till 23.000 av de 48.000 anställda intranätet per dag. Hemligheten är enkel: ”the lion’s share of access is from home”. De anställda loggar alltså in hemifrån med användarnamn och lösenord.

I detta finns en lärdom. Jag har varit i kontakt med mer än en organisation där tillgång till intranätet hemma är ett problem. Där det kräver säkerhet motsvarande att logga in på internetbanken (tänk dosor etc.). Det är absurt. Så hemlig information är det ytterst sällan – och om det är superhemligt kan man ifrågasätta om det ska vara på intranätet alls.

Skype ett verktyg för företag

Ta kontroll över säkerhetsrisken Skype, säger ett it-säkerhetsföretag till Computer Sweden. Jag vässade pennan och tänkte vräka ur mig en sällsynt skarpsinning kritik mot räddhågsna it-chefer som stoppar allt kul här i världen.

Men i en liten faktaruta framgår varför det kanske behövs striktare rutiner kring Skype.

Skype har cirka 113 miljoner registrerade användare, enligt företaget. I slutet av augusti var sju miljoner uppkopplade. Cirka 30 procent är företagsanvändare, trots att Skype aldrig egentligen lagt speciellt mycket energi på på att locka den här gruppen.

Detta är betydligt intressantare än eventuell räddhågsenhet (som ju också kan tolkas som vettig försiktighet). Skype har alltså fått ett betydande genomslag redan på arbetsplatser. Säkert är det för många ren ”datortelefoni” men Skype har ju också många andra användningsområden som internkommunikationsansvariga bör lära känna.

Närvaroindikator, chatt, filöverföring, konferenser (”Skypecasts”), videosamtal. Varje ny version har hittills lagt till en eller flera finesser och utvecklingen lär fortsätta. Om du ansvarar för intern kommunikation eller kanske ett intranät finns det all anledning att kolla närmare. Du kanske har fått en ny kanal – en mer social och direkt kanal än du är van vid – till skänks.

80% av intranäten används inte fullt ut

Läs- och tänkvärda siffror från en irländsk undersökning:

  • 80% of larger organizations said that employees were not taking full advantage of intranet.
  • 67% said there is no benchmarking of intranet against industry standards.
  • 78% said they did not know of, or did not have any accessibility compliance.
  • While a great variety of tools and features are available, document management, contact management and e-learning are consistently present.

Nätet räddar liv

Hittade en kort referens som, om den stämmer, är ett häpnadsväckade starkt argument för bra intranät och webbplatser inom sjukvården:

100 Most Wired hospitals and health systems have, on average, risk-adjusted mortality rates that are 7.2 percent lower than other hospitals.

Mätning av webb och intranät är en av de saker jag jobbar allt mer med, inte minst i mitt samarbete med Gerry McGovern. Om det finns stöd för ett påstående som det ovan skulle det säkert ha mycket att lära också andra branscher.

Samtidigt måste man förstås fråga sig vad som är hönan resp. ägget? Ett sjukhus med väldefinierade processer, ett starkt kvalitetstänkande och en kompetens över genomsnittet är kanske mer benägna att satsa på ett utvecklat kommunikations- och ledningsstöd. Därför skaffar de sig ett bra intranät. Men det betyder inte att intranätet i sig skapar en situation som kan rädda fler liv, snarare är intranätet ett resultat av denna situation.

Eller finns det ett mer direkt samband?

10 steg till en bättre portal – och ännu bättre i morgon

80 procent misslyckade förändringsprojekt där en intranätportal varit drivkraft – det är situationen, om den stämmer, som forskningsrapporten Vad är rätt information till rätt person vid rätt tillfälle? (pdf) utgår från. Jag tänker inte återge resonemanget men det är intressant läsning som leder fram till 10 steg för en bättre portal, också sammanfattade av Computer Sweden.

Möjligen bör författarna kritiseras för att slå in öppna dörrar. Två månaders intranätjobb i vilket stor organisation som helst lär dig till exempel att tydliga roller är viktiga, och det krävs ingen forskning för att slå fast det. Men som en sammanfattning och dokumentering av dagens kunskap kan rapporten fungera.

Viktigare är att rapporten lyfter fram ”Utsikter för morgondagen”. Om du delar min åsikt att RSS, bloggar och folksonomier har nästa stora användningsområde på intranät är utsikterna som ljuv musik.

De stora investeringar, som görs och har gjorts i IT-stödda samarbetsmiljöer, skapar fortfarande gigantiska dokumentarkiv, som blir omöjliga att hantera. Därför fungerar RSS-flöden och deras mycket enkla struktur som en konkret möjliggörare för så kalllade projektbloggar…

…synligheten på medarbetarens egen blogg ger möjlighet för andra att ”hitta” lämpliga kollegor.

…gräsrotsnätverkande, med gemensamma intressen, mycket snabbt och enkelt harmoniserar sitt gemensamma språk, så kallade ”folksonomies”.

Detta beskrivs som nyheter och, som sagt, ”utsikter”. Vi vet att det inte stämmer. Det finns flera stora företag som använder dessa verktyg fullt ut och redan tittar på nästa generation: BBC, IBM, Siemens etc. Det finns åtminstone en handfull svenska företag som har integrerat gräsrotstanken på sina intranät i dag.

Men jag tycker ändå att rapporten är betydelsefull. Den är nämligen en del av ett forskningsprojekt som drivs av Sveriges Informationsförening. Med all respekt för de av mina kollegor och kunder som är medlemmar där för det sociala nätverkets skull, så måste man säga att föreningen är allt annat än i frontlinjen…

Kanske, kanske har de fått en liten ögonöppnare för att stora förändringar just nu påverkar informatörens jobb, ja hela processen hur vi skaffar oss kunskap. Denna insikt skulle gynna deras medlemmar.

Omvandla ditt intranät – 2.0 innanför brandväggen

Det är mycket 2.0-fokus kring den publika webben, men naturligtvis är alla de möjligheter som har dykt upp för extern kommunikation också viktiga internt. I en rapport för Melcrum presenterar Ottergroup hur strategier/tekniker som RSS, bloggar och wikis redan används innanför brandväggarna.

Delvis är det en ganska grundläggande genomgång, men det finns några intressanta tankar och fallstudier. Författarna menar exempelvis att RSS i stigande grad håller på att etablera sig som ”språket” för intranätet 2.0. De ser framför sig hur gränssnitttet mot ett intranät snarare går att jämföra med en RSS-läsare än en designad startsida.

Personligen tror jag att det är att dra användningen för långt. Man ska komma ihåg att en stor andel av uppgifterna som utförs på ett intranät är repetitiva till sin karaktär. Vi vill hitta samma dokument och tjänster om och om igen, medan RSS stora fördel är att upplysa om nytt och förändrat innehåll. Men visst, säkert kommer användningen att explodera jämfört med i dag.

Interna bloggar ryggrad för hur arbetet drivs

Den fallstudie som väckte tankar hos mig kommer från en internationell konsultfirma med tusentals medarbetare. De kopplar samman fem olika typer av interna bloggar och dessa förefaller bilda en avgörande förutsättning för hur arbetet bedrivs.

  • Profilblogg: Samtliga medarbetare har en egen blogg som är en social plattform där den enskildes erfarenheter, kunskaper, kontakter och projekt samlas.
  • Kundblogg: Kring varje kund startas en blogg där uppdateringar om kundens förutsättningar och projekt är tillgängliga.
  • Tjänsteblogg: Varje tjänst som firman erbjuder har en egen blogg som diskuterar den specifika tjänsten och korslänkas med de projekt som inkluderar tjänsten.
  • Temablogg: Den minst strukturerade bloggtypen och den som mest påminner om en vanlig blogg, där högt och lågt flödar fritt.
  • Projektblogg: För varje projekt startas en projektblogg som länkas samman med kundbloggen för det aktuella projektet och profilbloggarna för projektdeltagarna.

En viktig del av informationsstrategin är just sammankopplingen mellan bloggarna. Uppdateras en slår det igenom på andra. Men frågan är givetvis hur de har tid att skriva så här mycket? Det är ju den ”eviga” frågan i sammanhanget.

För det första är bloggsystemet ingen kul grej i detta företag. Det är en betydande del av hur arbetet utförs, vilket innebär att det inte är en extrauppgift som ska lösas.

För det andra finns det internt ett system som rankar de olika bloggarna efter deras länkauktoritet. Ungefär som Google alltså. De medarbetare som blir mest länkade internt stiger på topplistorna, blir mer synliga och har större chans att hamna i de heta projekten.

Precis som för andra sociala system kan man alltså säga att allt bygger på egenintresset. Den enskilde har ett uppenbart incitament att bidra. Ur dessa bidrag uppstår det kollektivt värdefulla.