Webbrådgivaren Fredrik Wackå

Kategori: Intranät

Intranät: Lär av andra – fallstudier, tips och råd om intranät. Webbrådgivaren Fredrik Wackå hjälper dig med behovsanalys/förstudie, intranätstrategi och utbildning av intranätteamet. Hör gärna av dig om du vill veta mer.

Uppgiften löst [Mät en webbredaktör]

Publicerad av den i Intranät, Skriva för webben, Webbanalys, Webbredaktör

På webben vill vi lösa en uppgift. Betala en räkning, hitta en nyhet, jämföra alternativ för en resa eller ladda ner en blankett. Ju fortare du som webbredaktör hjälper mig att lösa min uppgift, desto effektivare blir jag. På en webbplats betyder det nöjdare kunder och fler affärer. På intranätet mer produktiva medarbetare. Och det bästa av allt – du kan mäta hur väl du lyckas.

Denna artikel ingår i serien Fem sätt att mäta en webbredaktör

Det finns, det ska sägas direkt, webbplatser som inte stämmer in på beskrivningen ovan. YouTube löser vi inga uppgifter med. Den måste jämföras med konsumtionsmönster vi känner från bio, skönlitteratur eller sms-historier.

Men det stora flertalet webbplatser är inriktade på uppgifter. Vi slösurfar inte med ett glas vin i handen på Platsbanken. Vi går in där för att hitta intressanta jobb.

Steg 1 för att skapa mätbarhet är att definiera dessa uppgifter. Vilka ageranden på din webbplats skulle få ledningen att lyssna intresserat?

Mät tiden på intranätet

På intranät handlar de ekonomiskt intressanta måtten nästan alltid om tid, även om innovation, motivation och en del andra effekter också kan vara mätbara. Så vad är det dina kollegor gör som du kan hjälpa dem att göra snabbare? Några vanliga exempel är dessa.

  • Hitta en kollegas telefonnummer.
  • Hitta en kollega med specifik kompetens.
  • Rapportera utlägg.
  • Boka mötesrum och andra resurser.
  • Söka innehåll.

Principen är sedan enkel. Låt säga att det i dag tar i genomsnitt 4 minuter att boka ett mötesrum eller en projektor. Det är orimligt länge och med hjälp av din kompetens – informationsarkitektur, interaktionsdesign, användbarhet, skriva för webben – kan du sänka det till 2 minuter.

Görs det 300 bokningar i veckan innebär det 600 minuter X 50 arbetsveckor x 300 kronor i arbetskostnad per timme = 150.000 kronor. Så mycket är den tid du sparat värd.

Visst, säger du kanske, så kan man ju räkna. Men det är ju inte riktiga pengar. De syns inte i resultaträkningen. Det är sant. Fast tänk tanken en gång till. Vad tror du att VD lystrar mest intensivt till – att du säger ”80% av medarbetarna använder intranätet dagligen” eller ”våra insatser under året har frigjort tid motsvarande 150.000 kronor”?

Mät framgång på webben

För kunder eller medborgare är det kanske inte framförallt tid du vill spara. Där står du starkare om du kan visa på effekter för den egna organisation (sen kommer effektivare uppgiftslösning ofta att vara ett medel).

Vad som är intressant att mäta beror på vad ni vill uppnå med er webbplats. Det kan vara viktigt att få prenumeranter till ert nyhetsbrev. Att styra besökare att ta kontakt är ett annat vanligt mål. Kanske är det under en viss månad väsentligt att människor läser om de nya reglerna för äldreomsorg.

Allt detta kan direkt kopplas samman med dig som webbredaktör. Tänk så mycket enklare det blir att diskutera nästa års budget om du i stället för att komma dragandes med antal sidvisningar kunde rapportera detta:

  • ”Vi har under året ökat andelen nya besökare som prenumererar på nyhetsbrevet från 2,5% till 4,7%”. Marknadsdirektören kommer att förstå betydelsen av din insats.
  • ”I januari tog 5% av besökarna kontakt med oss via e-post. Vi strukturerade om förstasidan och publicerade kontaktformulär på samtliga produktsidor, och i februari fick vi 35% fler förfrågningar via webben”. Försäljningschefen tvekar inte över betydelsen.

Poängen är alltså att visa resultatet av dina insatser. Ni har inte bara fått 700 förfrågningar. Ni har fått 200 fler än förväntat tack vare dig.

”Just do it”

Som du ser är denna aspekt av mätbarhet inte särskilt konstig. Den kräver knappt ens tekniskt stöd bortsett från basal statistik. Så det handlar om att göra det. Även om du inte behöver större budget ger denna typ av mått viktig kunskap. Du lär dig vad som fungerar och inte.

Det finns förstås sätt att använda teknisk hjälp också. Google Analytics ger dig exempelvis möjligheten att definiera ”goals” som mäter just slutförda uppgifter. Har du ett avancerat statistikprogram har det antagligen liknande kapacitet.

Men gör det inte svårare än det är. Det är som att börja jogga. Du kan knyta på dig de gamla gympadojjorna och ta ett varv runt kvarteret men du kan också skjuta upp det hur länge som helst i väntan på den där nya klockan som ska mäta pulsen.

Fem sätt att mäta en webbredaktör

Publicerad av den i Intranät, Skriva för webben, Webbanalys, Webbredaktör4 kommentarer

En webbredaktör är mer än en stödfunktion. Webbredaktören kan skapa affärer. På intranätet skapar en bra redaktör effektivitet och produktivitet. Webb och intranät är för viktiga för att ha redaktörer som är nöjda med att ”lägga ut” information och nyheter. Det är upp till bevis.

Alla webbredaktörer skriver nog under på att de är viktiga för organisationen. Då måste vi också våga visa vad vi tillför. En webbredaktör är potentiellt lika viktig som säljaren för vad det står på sista raden i bokslutet.

Men säljaren kan visa resultatet av sitt arbete genom försäljningen. Handläggaren via genomsnittlig ärendetid. Produktutvecklaren redovisar time to market. Kundtjänsten ”nöjd kund”-index. Kvalitetsgruppen minskad miljöpåverkan.

Samtidigt säger webbredaktören ”Jag har uppdaterat 150 sidor, lagt ut 34 nya under månaden, ökat antalet sidvisningar med 5% och antalet besökare med 7%”. Kul, säger chefen. Och förstår inte för en sekund vad det har med företagets framgång att göra.

Det har det inte heller.

Sidvisningar säger inget

Om vi funderar på de klassiska måtten är framförallt sidvisningar helt irrelevant. För det första finns det inget självändamål med att få besökare att se sidor. Undantar vi annonsfinansierade sajter är det snarare tvärtom. Min respekt för webbplatsen eller intranätet ökar ju snabbare jag får hjälp att lösa min uppgift och i den situationen är, generellt, färre visade sidor bättre än fler.

Sidvisningar kommer dessutom att bli ett ännu sämre mått i takt med den tekniska utvecklingen. RSS och widgets betyder läsare som aldrig ser en sida. Ajax betyder läsare som interagerar med en webbplats utan att ladda nya sidor.

Det är också fullt möjligt att ifrågasätta måttet ”unika besökare”. Jag har hellre 10 besökare som gör rätt saker än 100 som inte gör det.

Vill du ha kontakt med kommuninvånarna på din webbplats? Då kvittar det väl hur många som tittar på sidan? Det viktiga är ju vilka kontakter du faktiskt skapar.

Glöm hur det varit – våga mäta resultatet av ditt arbete

Situationen beror inte på lathet. Snarare på tradition. Många redaktörer kommer från en publicistisk bakgrund eller utbildning. Där är annan mätning än antal läsare/lyssnare/tittare ovanlig. Det har också funnits tekniska begränsningar med att mäta webb.

Men det går att hitta mått. Be att få bli utvärderad på det värde ditt innehåll skapar detta år.

Du öppnar för att misslyckas vilket ”lägga ut information”-redaktören inte kan. Alla kan lägga ut sidor och antalet besökare ökar för de flesta i takt med att internetanvändningen ökar. Men genom att våga visa vad du skapar kan du växa till en central och viktig resurs för företaget eller organisationen.

Försäljning är enkelt (att mäta, i varje fall)

Jag kommer i en serie korta artiklar gå igenom olika mått du kan använda. Det mest uppenbara bortser jag från, nämligen försäljning. De webbplatser som faktiskt säljer produkter eller tjänster har redan det bästa och för ledningen mest talande måttet av dem alla.

Nej, just nu är jag framförallt intresserad av alla de webbplatser – och intranät – där redaktören behöver visa sitt värde utan att ha en rapport om månadsförsäljningen.

De fem måtten

Gratis sök på intranätet

Publicerad av den i Intranät, Sökmotorer

Yahoo tar upp fajten med Google kring sökning på bland annat intranät, och det handlar om en växande marknad. Grundproblemet är att de sökmotorer som kommer inbyggda i portal- eller CMS-verktyg ofta är riktigt usla. ”Varför kan det inte fungera på intranätet som Google gör på webben?” är en fråga som jag hört i vartenda intranätprojekt de senaste två åren.

Detta hörde förstås också Google som erbjuder sin relativt dyra Enterprise Search. Men det Yahoo tillsammans med IBM nu kontrar med är en gratis sökmotor – en specialversion av OmniFind.

Alldeles bortsett från de båda sökjättarnas affärsperspektiv är detta en utveckling värd att applådera. Sökning är en helt nödvändig del av komplexa informationssystem. Att söka är visserligen sällan den primära vägen att hitta information men när den behövs måste den vara bra. Dåliga sökresultat påverkar uppfattningen om ett intranät i sin helhet.

Ser fram emot testresultat från OmniFind-versionen. De utvärderingar jag sett hos kunder av Google har varit bra så konkurrensen är hård.

Inledande skepsis till Microsofts webbverktyg

Publicerad av den i Intranät, Webbutveckling2 kommentarer

En liten notis om Microsofts SharePoint 2007 fångade mitt intresse och borde få många fler att reflektera. Nya SharePoint säljs nämligen som ett fullskaligt publiceringsverktyg, CMS. Och jag vet att många svenska organisationer, bland annat kunder till mig, funderar på det som ett alternativ.

Men en inledande granskning av de första brittiska webbplatserna som bygger på SharePoint 2007 är delvis nedslående. Det handlar exempelvis om rörig kod som inte validerar (även om det, som författaren också påpekar, delvis är en fråga om kvalitet i implementationen).

När jag nu ändå gör ett av mina sällsynta felskär in på den webbtekniska arenan kan jag tipsa om en artikel i ComputerSweden. Den berättar om Incentive som är ett verktyg för att skapa en blogg- och wiki-liknande lösning på intranätet. Jag har fått chansen att testa verktyget och det är utan tvekan väldigt kompetent.

Intranätet som stödjer 327 000 människor

Publicerad av den i Intranät

Att jobba med intranät är både intressant och utmanande. Det har en uppenbar men avgörande skillnad jämfört med externa webbplatser, nämligen att kunskapsöverföringen mellan olika organisationer är svår. Ibland omöjlig. Desto bättre dyker det ibland upp intressanta fallstudier (och en skärmdump, vilket är hårdvaluta för alla intresserade).

General Motors tillåter oss att få en aning om deras arbete. Som världens största biltillverkare med 327.000 anställda i 33 länder har de alla de utmaningar en global organisation har. De är inte ”klara” – det blir ingen någonsin – men de börjar närma sig fjärde generationen av sin portal. Planerna för denna innehåller bland annat:

  • Full cross-functional integration of work related processes
  • Collaboration tools (e.g. wikis and blogs)
  • Detailed data and reporting (e.g. business intelligence)
  • Multiple platform delivery (e.g. wireless / PDA)

Masterclass för bättre webb och intranät

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Marknadsföring, Skriva för webben, Sociala medier, Webbredaktör

MasterclassTillsammans med Gerry McGovern arrangerar jag i mars en Masterclass i Malmö och Stockholm. Kursens namn är ”Customer-Centric, not Organisation-Centric”. Den bygger på våra gemensamma erfarenheter och handlar ytterst om hur du får ut mest värde av din webbplats eller ditt intranät.

Kursen riktar sig till alla typer av organisationer. Du har nytta av den oavsett om du jobbar inom ett företag, en organisation eller förvaltning eller t.ex. ett universitet.

Kursbeskrivning
Program
Anmälan

För de som inte känner till Gerry kan jag berätta att han är en av de mest efterfrågade och uppskattade föreläsarna om webbinnehåll i världen. Han har nyligen publicerat sin tredje bok i ämnet, Killer Web Content.

Vi jobbar tillsammans med några av Skandinaviens största intranät och webbplatser.

Titta gärna in för mer information. Tveka inte att höra av dig till mig om du har några frågor.

Enklare intranät en trend

Publicerad av den i Intranät

Hos relaterat, som är ett gäng på VW-data, pekar de ut enkelhet som den stora trenden för intranät. Mina erfarenheter av ett antal verkligt stora intranät de senaste månaderna får mig att hålla med. Men relaterat menar att ”enkelhet” innebär saker som att öka företagets kunskapsbas eller tydliggöra ledningen.

Det håller jag inte med om.

Detta skulle tvärtom kunna vara exempel som strävar bort från enkelhet. Kultur är aldrig enkelt. Ett intranät kan inte öka kunskapsbasen om inte medarbetarna premieras för att dela kunskap. Ett intranät kan bara stödja en tydlig ledning, aldrig tydliggöra den.

Ändå har de alltså fått etiketten på trenden rätt. Men det jag ser handlar om en allt större förståelse för intranätet som en plats för självservice. Ingen nytt eller förvånande, alltså, men en insikt om att i självservicemiljöerna ska vi underlätta för människor att utföra uppgifter med hög volym och låg komplexitet.

Fylla i en enkel blankett? Absolut. Göra det 30 procent snabbare än i dag? Yes. Totalt fokus på effektivitet är ett av självservicens främsta kännetecken.

Enkelhet innebär att hjälpa människor slutföra sina uppgifter. Uppgifter som att hitta en kollega, rapportera sin tid, fylla i reseräkningen, hitta produktdokumentation, förstå processrutiner, anmäla sig till en kurs, få insikt om konkurrenternas aktiviteter… Jag kan räkna upp oändligt många fler exempel, och de skiftar från organisation till organisation.

Givetvis kan också andra, mindre konkreta syften finnas. Men ju högre grad av komplexitet de innebär – som att få hela företaget att gå åt samma håll – desto mer utmanar de enkelheten. Det är denna balansgång intranätansvariga har att gå.

(För övrigt håller jag med relaterat om att intranät byggda på tunga affärssystem för ”vi ju redan har det samarbetet” är kontraproduktiva. Kanske inte teorin men i alla praktiska fall jag sett.)

Film skapar och sprider kunskap

Publicerad av den i Intranät, Webbstrategi

Från ett intressant forskningsprojekt på Malmö högskola:

Med filmkameran som verktyg kan sjukvårdspersonal sprida kunskap om komplicerade ingrepp och arbetsmetoder till såväl kollegor som patienter. Det visar en ny avhandling från Malmö högskola.
– Genom att det är personalen själv som producerar filmerna skapas en närhet mellan den och de som sedan ser på filmen. Mediet gör det också lättare att sprida den mer informella kunskapen…

Med tanke på hur film producerad utan professionella medel slår igenom (tänk YouTube, Bubblare, Klipptoppen, kommande FejmusTV etc) så kan slutsatserna vara intressanta i vidare kretsar, också utanför sjukvården. Det är uppenbart att vi upplever en ökande förståelse för kommunikation med ljud och bild.

Filmer på organisationens intranät kan, sett i detta ljus, visa sig vara en investering värd varje krona.

Uppdaterat 27/11: TV4s FejmusTV har nu lanserats som FejmTV.

Intranät är gemensamma – inte personliga

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät

Jesper Rønn-Jensen jobbar på en stor IT-firma och tog sig för att kolla hur många som anpassar intranätet med egna länkar, den enklaste formen av personaliserade intranät.

88 procent struntade helt i funktionen. Trots att publiken rimligen är mer nyfikna på funktioner och ”godis” än i många andra organisationer. Som inUseful konstaterar visar kommentarerna på Rønn-Jensens text att 12 procent användning antagligen är extremt högt.

Vi vill helt enkelt inte anpassa vårt intranät. Livet för kort, det finns roligare saker att göra, vi fattar inte riktigt hur det går till.

Anledningarna är många. En av de viktigaste tror jag är denna: De flesta intranät är inte ett personligt arbetsverktyg på riktigt. Det är alldeles uppenbart att vi använder en gemensam yta och kanske är det också en av de bärande poängerna med ett intranät. Det är vårt. Inte mitt. I denna miljö blir personalisering en främmande tanke – vilket dock inte utesluter exempelvis rollbaserad information och arkitektur.

Var tredje VD bloggar

Publicerad av den i Intranät

Fast inte i Sverige. Och bara i de stora företagen. Men ändå… PR Week USA har publicerat sin årliga undersökning kring hur de högsta cheferna i företag skapar strategier och vad de påverkas av. Det handlar om mer än kommunikation men givetvis finns även denna aspekt med.

According to the survey, only 3% of the smaller-company CEOs have their own blogs, while in larger companies 33% have them. One reason for this may be that large-company CEOs use blogs as an internal communications tool that helps them reach a broader audience. The overall perception among most CEOs is that blogs are more effective for in-house communications than for external audiences.

Jag har sagt det som står i den sista meningen länge. Externa bloggar är och kommer att förbli en liten del av företagsbloggarna. Särskilt för dem på allra högst positioner. Utåt upplever för många av dem att känsliga marknader och granskande journalister gör en mer personlig kommunikation besvärlig. Jag håller inte nödvändigtvis med men har respekt för synpunkten.

Internt, däremot, har många chefer insett betydelsen av faktorer som motivation, gemensam målbild och dialog. Med den insikten faller en intranätblogg väl på plats.