Så sitter du där och ska formulera en intranätstrategi. Vilka värden ska intranätet egentligen skapa? Det finns flera möjliga synvinklar men ytterst är målet enkelt. Ditt intranät ska hjälpa kollegorna att lösa sina uppgifter snabbare och bättre.
Intranätens syfte är en väl diskuterad fråga. Gadgetopia kommer fram till att det i praktiken finns tre sorters intranät: Samarbetsplattformen, den interna sajten och det distribuerade intranätet byggt av många fristående applikationer.
JMC anlägger lite varierande perspektiv. Utgå från de anställda, från affärsverksamheten och från företaget. Och fundera på i vilken utsträckning som intranätet ska stödja kommunikation, samarbete eller arbetet. Denna sistnämnda uppdelning liknar James Robertsons: innehåll, kommunikation och aktiviteter.
e24 intranätgruppen bygger vidare på Robertson men lägger till samarbete.
Vi tycks alltså hamna i fyra basala byggstenar för ett modernt intranät:
- Information: Jag föredrar information framför innehåll. Det finns innehåll även i de övriga byggstenarna och här handlar det om innehåll som konsumeras utan någon form av agerande, det vill säga klassisk information.
Exempel: Riktlinjer, nyheter. - Aktiviteter: Saker vi behöver teknisk funktionalitet för att kunna göra.
Exempel: Rapportera tid, ladda ner presentationsbilder, anmäla oss till kurs. - Kommunikation: I ordets verkliga betydelse — det utbyte som sker mellan människor.
Exempel: Kommentarer, diskussioner. - Samarbete: När kollegor går bortom diskussion och utbyte för att skapa något tillsammans.
Exempel: Taggning, delade dokument, wiki-innehåll.
Så långt allt väl. Problemet är att ingen använder intranätet för att få information i största allmänhet. Vi vill veta vad riktlinjerna säger om tjänsteresor. Ingen samarbetar för samarbetets skull. Vi jobbar tillsammans för att exempelvis utveckla nya tjänster.
Byggstenarna är inte strategin. De är varken mål eller syften. De är vägar fram till målet.
Intranätets strategiska helhet
Vi behöver något som håller samman byggstenarna. Mitt synsätt ger två ringar runt de fyra punkterna. Vi måste för det första konstatera att intranätet är en självservicemiljö. Alla satsningar handlar om att medarbetare själva ska göra något som annars hade krävt andras engagemang. De ska inte fråga chefen om de av miljömässiga skäl får välja flyget till Göteborg, de ska ta reda på det själv.
Men ”självservice” är inte heller ett självändamål, även om det innebär ett mer eller mindre uttalat löfte om högre effektivitet.
Nej, intranätets strategi är de uppgifter medarbetarna vill eller förväntas använda det till för att lösa. Själva.
- Syftet med ditt intranät kan vara att minska de administrativa kostnaderna inom organisationen. Det kräver åtminstone både information och aktiviteter.
- Syftet med ditt intranät kan vara att öka kunskapsnivån hos medarbetarna. Det kräver förmodligen alla fyra byggstenarna.
- Syftet med ditt intranät kan vara att snabbare utveckla nya tjänster att lansera på marknaden. Du kommer att kika på inte minst samarbete och kommunikation.
Syftet kan vara dessa och många fler samtidigt. Men det är uppgifterna som ska lösas som är intranätets strategiska utgångspunkt. De är dess mål, inriktning och syfte. Sen har du fyra riktigt bra metoder att mixa för att lösa dem.