Innehåll som inte är uppdaterat skadar trovärdigheten även för det innehåll som är fräscht och värdefullt. Det finns en risk att medarbetare agerar på fel sätt med gammal information som stöd. Detta vet vi. Men hur kommer vi till rätta med problemet — särskilt nu när wikis och bloggar innebär att allt mer innehåll produceras på intranät?
BT (tidigare British Telecom) har lagt fast sina rutiner och den intranätansvarige Mark Morrell delar med sig av deras slutsatser. För det formella, traditionella intranätinnehållet är det inga nyheter. De jobbar med ett automatiskt system som hanterar varning och, om det behövs, arkivering.
We have a tool which checks content every day and informs publishers 4 weeks before the review date expires to review and update or remove the content. Failure to do this results in the content being removed and if no action still taken automatically deleted.
Det intressanta är att de valt en liknande väg också för det användarskapade innehållet, vilket på BT handlar om både wikis och bloggar. Och man låter medarbetarna ta gemensamt ansvar.
After 12 months, content will be flagged ‘amber’ indicating that it is approaching the review stage in its lifecycle. Any member of the user community can revert the content back (min markering) to the ‘active phase’ for a further 12 months if it is still being used, is still relevant and is up-to-date.
Under tiden då ”trafikljuset” är gult kan medarbetare bekräfta att innehållet är relevant och uppdaterat. Händer inget under dessa 30 dagar slår signalen om till rött. Då finns fortfarande möjlighet att ge innehållet 12 nya månader men om ingen gör det raderas det efter ytterligare 30 dagar.
En av de stora upplevda farorna med användarskapat innehåll är just volymen. Hur ska den hanteras? Kommer våra intranät att svämma över inom några år med irrelevanta bloggposter och bortglömda wiki-artiklar? Innehåll som i så fall skulle skapa en ännu värre mardrömssituation för exempelvis effektivt sök.
BT har valt en logisk lösning. Bara det faktum att de har en tydlig process är bra — och att de ger medarbetarna både makten och ansvaret är snyggt.
Sen kan vi (som tror på värdet av allas kunskap) bara hoppas att det funkar. Hur väl arkivering/radering sköts brukar vara ett avslöjande test på publicistiska modeller i allmänhet. Det blir det också för innehåll som användarna skapar.
Tack för intressanta artiklar, Fredrik!
Min fråga handlar om användaregenerad info:
Vad har användaregenererad information för status? Ägs den av arbetsgivaren när den är publicerad? Vad har det för konsekvenser om informationen är felaktig — speciellt om arbetsgivaren är en statlig myndighet och informationen skulle kunna begäras ut.
Hej Louise! Jag antar att du funderar kring just intranät och där är, såvitt jag vet, den frågan aldrig prövad. Jag har åtminstone inte hört talas om något vare sig i Sverige eller andra länder. Men det är väl rimligt att anta att arbetsgivaren ”äger” rätten till resultatet av saker som utförs på arbetstid och inom ramen för arbetet, precis som om man satt och skrev vilken rapport som helst.
Sen tycker jag inte att den användargenererade infon tillför något fundamentalt nytt i förhållande till risken för felaktig info. Som medborgare kan vi ju begära ut exempelvis mejlkorrespondens från alla myndigheter och där är ”problemet” – om det är något – i så fall lika stort. Eller möjligen större, eftersom mejl upplevs som ett privat utbyte mellan två personer medan användarskapad info ju upplevs som något som publiceras. Det är nog mycket större risk att mejlinnehåll är slarvigt än att t.ex. en bloggpost skulle vara slarvigt skriven.