Lantmännen har med sitt nylanserade intranät hanterat en av de stora, viktiga frågorna: att skapa en struktur som fungerar även om de verksamheter som delar intranätet varierar stort.
Vi hade fått mer sömn i projektet om vi fortsatt med stuprören men användarna är nöjda när de förstår upplägget, säger Lantmännens projektledare Nina Frykman.

Lantmännen känner du säkert till. Det är ett stort företag (cirka 10 000 anställda) som ägs av svenska lantbrukare och finns i 22 länder. De sysslar med allt från djurfoder till korvbröd, bioenergi och traktorer.

Hyfsat differentierat, alltså.

Deras intranäthistoria liknar många andras. Vissa delar av koncernen var tidigt ute och hade affärskritiska avancerade intranät. Andra hade lägre ambitioner. Men framförallt arbetade alla med ”sitt eget” intranät.

Detta är något som har avgörande nackdelar (och nu pratar jag generellt, inte just om Lantmännen). Det minskar det strategiska handlingsutrymmet ur ett ledningsperspektiv och det riskerar att bli dyrt när hjulet uppfinns isolerat överallt. Allra viktigast, dock, så ger det fel fokus. Stuprörsintranäten utgår från organisationen, inte från medarbetaren.

Ett enda men ändå många intranät

Den resa dessa intranät har att göra handlar alltså inte om en kraftmätning mellan stora företags olika nivåer. Frågan är inte om bolag eller koncern är viktigast. Diskussionen gäller inte om det ena eller andra landet ska styra.

Medarbetaren är viktigast. Medarbetaren ska styra. Samtidigt ska intranätet stödja det som så många pratar om — att ”vi är ett företag”.

Slutsatsen är enkel och ändå så svår. Det krävs ett gemensamt intranät, oberoende av organisation men anpassat till den enskilde.

Denna förflyttning ställer i sig många krav. Design, förvaltning/governance… i stort sett alla aspekter av att utveckla och driva ett intranät berörs. Men min erfarenhet är att just strukturen blir en knäckfråga där många fastnar. Därför uppskattar jag att Lantmännen delar med sig av sin lösning. Inspireras av den, se vad som skulle fungera eller inte fungera hos er.

Lantmännens gemensamma struktur

Alla medarbetare möts av samma globala navigation. Innehållet på startsidan anpassas efter organisatorisk tillhörighet, geografisk placering och intressen men strukturen är alltså gemensam.

Lantmännens intranäts startsida med navigation
Lantmännens intranäts startsida med navigation

 

Vissa av menyvalen och innehållet de leder till är odramatiska. Det är inga större svårigheter att målgruppsanpassa Nyheter eller Om oss. Utmaningen ligger i Mitt arbete — där det dagliga stödet ska finnas.

Val av huvudstruktur för det egna arbetsfältet
Val av huvudstruktur för det egna arbetsfältet

I Mitt arbete har hela koncernen enats kring sju val, som alltså omfattar alla verksamheter. Första gången medarbetaren kom in fick hon välja sitt primära arbetsområde. Innehållet visas sedan förvalt varje gång hon går till intranätet, och meddelanden från det valda arbetsområdet visas på startsidan, men användaren har hela tiden tillgång också till de övriga.

Nivån under detta val är också gemensam. Den som väljer Varuflöde & anläggningar ser alltså samma undernivå oavsett var de arbetar. Därefter tar divisionerna över och bestämmer både struktur och innehåll.

— Vi ser att det eliminerar väldigt mycket dubbelarbete, säger Nina Frykman. Det har tagit mycket energi och kräver mycket samarbete. Innehållet får inte bli så generellt att det blir intetsägande på de gemensamma nivåerna. Men alla har enats och det har faktiskt gått över förväntan.

En av mina slutsatser efter många intranätprojekt är att det tar högst 5 minuter, typ, innan en intranätdiskussion i själva verket börjar handla om verksamhetsutveckling. Nina bekräftar det.

— Man kan säga att intranätet ligger längre fram än verksamheten, faktiskt. Detta har pressat på arbetet med våra gemensamma processer.

Tack Nina och Lantmännen för att ni bjuder på en inblick. I transparensens namn ska jag också säga att jag varit engagerad för behovsanalys och med den inledande strukturplaneringen. Så det gläder mig personligen att Lantmännen rott den första versionen i hamn!