Nästa generations personalkatalog

Att hitta en kollega är den avgörande tjänsten på ett intranät. Självklart krävs det mer. Men kan jag inte hitta rätt till mina kollegor så funkar helt enkelt inte intranätet. Fundera på hur du skapar nästa generations personalkatalog.

Socialtext PeopleDet pågår just nu mycket utveckling av den traditionella ”Sök person” eller ”Hitta en kollega”.

Plattformen Socialtext har till exempel en intressant modul som kallas People där den enskilde personen visas i ett brett, kopplingsrikt sammanhang.

De tre uppgifterna för personsök

Det handlar ju ytterst om att underlätta kontakter. Och för det finns flera olika steg. Jag brukar dela upp personsök i tre grundläggande uppgifter.

  1. Person: Jag känner Kalle och vill hitta hans telefonnummer, e-postadress etc.
  2. Funktion: Jag vet att jag behöver nå en person på en viss avdelning eller med en viss funktion, men känner inte personen.
  3. Kunskap: Jag behöver hitta expertis och vet inte var i organisationen den finns.

1 och 2 är enkla, i varje fall konceptuellt. Tekniken (ofta gamla växelsystem) sätter tyvärr fortfarande käppar i hjulen hos många. Men principen förstår vi.

Den utmaning vi står inför är #3, att hitta människor som vet vad vi behöver veta. Där #3 smälter in i #2 är det inga problem förstås. Men mycket kunskap har ingen naturlig, organisatorisk hemvist.

Den nya vågen: Innehåll och människor blir ett

IBf Intranet life funderar också på utmaningen och skriver om vad de kallar den tredje vågen:

The fundamental change in wave three is that the intranet (focused on content) and the directory (focused on people) are growing together. Thus content and people are put into context… people do not come to an intranet for content per se; instead, they are looking for answers to their questions, which can come either from content or from people.

De två kärnelementen för en ”tredje vågens” personalkatalog och intranät är, menar de:

integrate everything: integrate as many relevant systems as possible to provide a full and automatically updated picture of people and all their activities (as compared to people having to manually enter what they are doing or have done)

link everything: connect and transparently link people, content and context in order to display every relation between them. Thus, multiple options and perspectives for every piece of information or person can be provided, serving many different information needs and ‘views of the world’.

70 % av intranätet städades bort

Det är enkelt att publicera nuförtiden. Men svårt för enskilda redaktörer att radera, uppenbarligen. Delta Airlines gjorde en övergripande städning och tog bort 70 (!) procent av allt innehåll på sitt intranät.

Jag har hört siffror som dessa i andra sammanhang men då oftast som anekdoter. Från konferensen IBF i Boston är det därför intressant att namngivna personer/företag ger konkreta siffror på vad en storstädning kan innebära.

We heard a few compelling figures from presenters on the amount of intranet content they ditched in an attempt to improve search. Susan West from Delta Airlines said their clean-up initiative deleted a whopping 70% of intranet content, while Helen Galasso who heads up Coldwell Banker’s CBWorks intranet said her cleanup eliminated 50% of content.

Kopplingen till sökfunktionalitet är viktig. Det finns ingen sökmotor i världen som kan hantera nätplatser där det mesta är skräp. Sökresultaten kommer att bli nedsmutsade med irrelevant innehåll.

Clearly the solution to poor enterprise search is not just about the engine, but mostly about content quality, and partly about information structure and meta data.

Hur svarar du på samvetsfrågan för ditt intranät? Hur mycket är digitala sopor?

Migrera ditt innehåll smart

Till sist ställs alla webb- och intranätredaktörer inför ett av våra svåraste överväganden. Hur ska innehållet migreras från det gamla till det nya? Lätt blir det aldrig men du kan förenkla processen genom att lägga upp arbetet rätt.

KM Column går igenom detta potentiellt mödosamma och, ärligt talat, ofta tråkiga inslag i utvecklingsprocessen. Men det är viktigt. Lite paradoxalt är det allra enklaste sättet sällan att rekommendera — nämligen att automatiskt föra över allt innehåll.

För det första är det komplicerat. Själva anledningen till innehållsmigrationen är ju att er tekniska plattform byts eller att ni gör en fundamental omdesign. Det är inte säkert att det ens går att säga ”element A på det gamla intranätet är lika med element B på det nya”.

För det andra är migrationen ett utmärkt tillfälle att gå igenom allt, verkligen allt, innehåll. En automatisk process undanröjer denna möjlighet.

Så ett mått av manuellt arbete är enligt min erfarenhet både bra och nödvändigt.

Däremot kan det vara värt tiden att fundera på om delar av innehållet kan föras över automatiskt, exempelvis produktinformation, pressmeddelanden, kalenderhändelser… allt som är hårt strukturerat redan från början och som ni har haft god löpande kvalitetskontroll för.

9 tips för att flytta webb- och intranätinnehåll

Oavsett manuellt vs. halvautomatiskt ger KM Column konkreta tips för processen.

  • Migrera aldrig sajten oförändrad
  • Börja med att städa
  • Gör en detaljerad innehållsplan
  • Migrera bara bra innehåll, självklart
  • Se till att varje sida har en ägare
  • Var försiktigt med att outsourca jobbet — du behövs
  • Ge bra stöd till innehållsansvariga
  • Minimera tiden då sajten tycks ”stå stilla”
  • Anslå tillräckligt med tid för migrationen

Rensat skrivbord, nya krafter

Då är semestern slut och hjulen, eller möjligen hårddisken, börjar snurra igen.

Det har hänt en hel del spännande under sommaren. Webbplatser och bloggar har exempelvis godkänts som vägar att berätta om finansiell information i USA (utskick som pressmeddelande är alltså inte alltid nödvändigt längre).

Och det har börjat dyka upp riktigt många företag på mikrobloggtjänster som Twitter, och i betydligt mindre utsträckning Jaiku. Eller, det har ju inte hänt under sommaren men listorna är nya.

Sen har det… säkert dykt upp tusen andra intressanta grejer. Men min radar har varit stängd. Jag gillar att rensa arkivet, städa skrivbordet och börja om efter semestern. Så det gör jag. Hoppas vi hörs under sensommar och höst.