Från intranätkonferensen IntraTeam: Hur du förvaltar intranätet påverkar allt. Alla svårigheter på ett intranät har, ytterst, koppling till hur intranätet styrs. Det menar Jane McConnell.

Tillbringar två dagar på IntraTeam i Köpenhamn. Kommer att ge lite ögonblicksbilder antingen här eller på Twitter.

Först ut var Jane McConnell, den av de internationella ”stjärnorna” på intranäthimlen som brukar imponera minst på mig. Hon argumenterar till exempel hårt för att byta ut begreppet intranät mot något nytt, vilket för mig är en totalt poänglös diskussion. Men hennes genomgång av olika intranätdimensioner var åtminstone tankeväckande.

Dimension 1: Valsen

Intranät brukade vara välkontrollerade, välorkestrerade, precis som en vals och dansarna följde musiken.

Detta är informationsavdelningens intranät — och måste idag kompletteras med att fler känner ägandeskap. Men det finns fortfarande ett behov av traditionell information uppifrån.

Dimension 2: Harmoni

intranätet för människor samma. De visar den stora bilden, vi vill ha en smidig upplevelse och känna oss hemma.

Varför händer inte detta i den utsträckning vi tror och vill? Janes svar, byggt på en stor undersökning hon gör årligen, är att människor arbetar i silos och en allt för kontrollerande kultur.

Igen handlar Janes lösning om förvaltning. Identifiera de stora besluten och vem som borde fatta dem.

Dimension 3: Nu kör vi!

Massor av energi och goda föresatser. Lokala initiativ överallt. Låt oss få det vi behöver nu!

En viktig fas, vi behöver initiativkraften. Problemet är fragmenteringen. Stora delar av innehållet och tjänsterna är inte ens möjliga att nå via intranätet. Metoden för att undvika detta är teoretiskt enkel: samarbeta med dem som äger processerna. Men Jane påpekar, vilket är oerhört viktigt, att risken är stor att användarna försvinner ur sikte. De blir en part för mycket i det samarbetet.

Dimension 4: Kontroll och internpolitik

Bara en väg till intranätet, vi äger den. Du måste följa reglerna och får inte leka utanför området.

Att förvalta ett intranät är en förhandling, eller borde vara det. Det behövs kontroll, man behöver ta hänsyn till internpolitik. Men det krävs också flexibilitet och sunt förnuft.

Jane återkommer till sin undersökning som visar, tycker hon, att intranätförvaltning är ett svagt område. Bara 35 procent har till exempel en styrkommitté som kan ta strategisk beslut. Bara drygt varannan chef är ansvarig för det intranätinnehåll som faktiskt tillhör chefens ansvarsområde.

Dimension 5: Befria intranätet

Ett nytt sätt att förhålla sig (”walk and talk”). Genvägar, ta sig fram bästa vägen. Tillsammans!

Så kommer de sociala medierna, mobilitet och de nyare aspekterna in i bilden. Men det är faktiskt endast 10 procent som har optimerat sina intranät för mobil tillgång och 40 procent — alldeles för lågt, tycker jag — som ger tillgång till sina intranät hemifrån.

Sociala användningar då? 45 procent har bloggar och wikis medan bara 20 procent har kommentarer. Här undrar jag om siffrorna är relevanta för svenska förhållanden. Spontant skulle jag säga att skillnaden är mindre. Janes rekommendation är dock viktig: hantera inte sociala medier som något annat än intranätet. De är intranätet, liksom mycket annat.

Dimension 6: Du

Rollen som intranätansvarig förändras när intranätet blir det normala sättet att jobba.

Vissa tror att rollen som ”intranet manager” försvinner. Andra ser den utvecklas till en mer strategisk roll, eller inkorporeras i en generell online-funktion. Ingen vet. Säkert kommer det att variera. Men jag låter ett av Janes sista påstående avsluta. Det säger allt om vad det egentligen handlar om — ett påstående som du vet att jag skriver under med alla pennor jag har.

Helping people do their jobs. NOW.