Vägen till ett (korrekt upphandlat) intranät

Patrik Hamberg beskriver hur Region Värmland arbetat fram sitt nylanserade intranät. Intressant inte minst för dem som i andra offentliga organisationer försöker navigera rätt kring LOU.

Att bygga intranät på WordPress och hur vi landade där

Vårt intranät löser inte allas behov av intranät, men jag hoppas att det löser de viktigaste punkterna för oss. Att det, med andra ord ger oss:

  • bättre möjligheter att samarbeta över enhets- och verksamhetsgränser (projektrummen)
  • en bättre personalkatalog
  • bättre kännedom om varandra och vad som händer på olika håll i organisationen (mikrobloggen och förndring av nyhetsflödet)

Från information till aktivitet på intranätet

Microsoft har gjort om HR-delen på sitt intranät. Det i sig är intressant — få delar är mer statiska på intranät än just HR. Men det mest intressanta är att de gjort om på rätt sätt: “Shift your intranet from information to action”.

Egentligen är det konstigt att inte fler frågar sig själva samma sak som Microsoft:

Why must staffers spend so much time answering questions about stuff that’s right there on the intranet?

Och lika konstigt är det att inte fler kommer fram till samma svar:

Maybe it’s because intranets aren’t organized with the employee in mind.

Sagt och skrivet på det sättet ger det intryck av att vara hur enkelt som helst. Det är det självklart inte. Det utmanar traditioner, processkartor och HR-avdelningarnas ambitioner att vara just human resources och inte någon serviceavdelning. Så det är kanske inte enkelt i praktiska termer. Men konceptuellt är det inte svårt.

Part of the secret is changing your philosophy of what the intranet does—going from telling to doing. The new HR intranet constructed with a “me-centric” information architecture.

För mig känns det som att droppen äntligen tycks ha urholkat stenen. Det jag sammanfattar som det uppgiftsbaserade intranätet, det andra kallar ”business (not solutions) thinking” och som Microsoft kokar ned i ”Shift your intranet from information to action” är i grunden samma sak: insikten att intranätet är en servicemiljö, inte en informationsplats.

Lösningen är inte lösningen för ditt intranät

Väldigt många organisationer har en standardmetod när ett problem identifieras. De skaffar ett verktyg. De inför en ny lösning. Men ofta händer en av två saker (eller båda): det visar sig att verktyget inte var rätt eller att problemet egentligen inte handlade om det praktiska stödet.

För att undvika detta pratar jag ju gärna om det uppgiftsbaserade intranätet. Step Two Designs säger samma sak i uppmaningen Use business (not solutions) thinking.

Taking an approach where you are investigating the needs of the individual within the context of the organisational setting and broader environment, will help direct you to the most appropriate solutions.

Tabellen i slutet av artikeln rekommenderas. En tydlig, pedagogisk förklaring av skillnaden på verktygs-/lösningsorientering och affärsorientering. Fokusera på uppgiften, inte beståndsdelarna, som jag vill sammanfatta det.

Ge dina besökare höjden av lyx: Enkelhet

Vi kommunicerar i en värld där det enkla är det luxuösa — tvärtemot vad många tror.

Alan Siegel heter författaren som vänder på begreppet lyx, som ju alltid förknippats med ”överflöd”. Men inte ens de resursstarka målgrupperna vill ställas inför ett överflöd av val och specifikationer, menar han, och beskriver hur tydlighet är en nisch allt för få riktar in sig på.

För oss som inte säljer yachter eller handsydda skor blir diskussionen än mer intressant när Siegel konstaterar att en stor majoritet letar efter sätt att förenkla sitt liv. De — vi — törstar efter enkelhet. Att vi allt för sällan erbjuds det beror på att vi låtit företagen hållas:

One reason is that consumers historically have not been vocal about demanding simplicity, which has caused companies to be complacent about it. Companies haven’t invested the time and effort in thinking about simplification, or in reform­ing entrenched practices that foster complexity. They have underserved their customers in this area, because it seemed they could get away with it.

Detta förändras nu, är Siegels poäng. På alla fronter. Och den front som intresserar mig mest är förstås onlinekommunikationen, där jag är övertygad om att slutsatsen är korrekt.

Så det är dags att fråga sig saker som:

  • Vad kostar det när bilköparen struntar i ditt märke för att det inte går att konfigurera/få offert med en iPad?
  • Vad kostar alla de samtal som blir resultatet av en krånglig anmälan till barnomsorgskö i kommunen?
  • Vad kostar det i kvalitet när ledningssystemet på intranätet tar flera minuter att bara ta sig in i?

…och framförallt, vad kostar eller betyder det om dina användare i allt mindre utsträckning biter ihop och tar sig igenom det?

Leverera lyx. Leverera enkelhet.

Tre frågor att aldrig ställa till dina testpersoner

Få saker är så värdefulla som användartester när vi utvecklar webb och intranät. Men allt för ofta ställs fel frågor och en sak kan du lägga på minnet direkt: Att designa sajten är ditt jobb. Fråga aldrig hur användaren skulle vilja att detaljer byggs eller ser ut.

UIE.com beskriver de tre frågorna du aldrig ska ställa vid användartester. Om du vill veta mer om varför beskriver artikeln det väl. Men här är frågorna sammanfattade:

  • Fråga inte om framtiden: Skulle du klicka på en bild som visar…?
  • Fråga inte om hur de skulle designa något.
  • Fråga inte genom att ange ett skäl: Är knappens storlek anledningen till…?

Fem aktuella intranättrender

J. Boye listar de fem intranättrender de ser för den omedelbara framtiden. Den första — portalen — ger rysningar av både välbehag och skräck…

Av trenderna i listan finns portalen på första plats. En given placering. Med allt fler verktyg för allt fler syften och allt fler medarbetare, kommer alla organisationer till en gräns där frågan måste ställas: ”Kan vi inte samordna det här på något sätt?”.

Nu är ju begreppet inte nytt och det är historien som ger (åtminstone mig) negativa associationer. Vi är nog många som vadat i sörjan efter havererade portaler. Men välbehaget går att ana. Sen kanske det ska kallas ”digital arbetsplats” eller något annat. Tekniken för integration känns mer tillåtande idag än för 10+ år sedan, vi har nog generellt blivit lite bättre på att se funktion snarare än verktyg och drivkraften är större genom att antalet separata verktyg är större.

Så trenden, enligt J. Boye, är inte portalen i sig utan att den verkar bli verklighet. Den är välkommen.

De andra trenderna:

  • Lyft fram den tysta kunskapen.
  • Leverera verklig affärs- eller verksamhetsnytta.
  • Sök möts av rimlig förväntan och får rimliga resurser.
  • SharePoint 2013 fortsätter att öka plattformens marknadsandel och blir för första gången lika bra som de mer intranätspecialiserade produkterna.

Glöm 3-klicks-regeln

Du har hört det: ”Inget ska vara längre bort än tre klick”. Du kanske till och med har sagt det (det har jag). Men alla har vi gjort ungdomliga misstag. Det är dags att en gång för alla döda denna regel.

Jag har ju förmånen att på kurser träffa många människor som jobbar med webb och intranät. Det upphör aldrig att förvåna mig hur seg denna regel är. Den har inget stöd i människors egen erfarenhet, eller i tester, och ändå hänger den kvar som ett spöke.

Förmodligen är det enkelheten i den som tilltalar. Sanningen är ju att den enda regel som finns är att vi måste skapa tydliga klickalternativ. Det är hur snabbt och intuitivt vi kan klicka som avgör framgång, inte hur många gånger vi klickar.

Sam Marshall är vår ghostbuster och jag citerar ur hans The 3-click myth for intranets debunked (diskussionen gäller dock också externwebb).

There is no drop off point at 3 clicks. We’ve known this since 2003 when Joshua Porter did a meta-analysis of around 8000 clicks. Across a whole range of tasks, he found that a few percent abandon with each click, but this carries on for up to 15 clicks.

What really matters is ‘information scent’, the notion that with each click I feel like I’m getting closer to what I need.

Sök person på intranätet — se till att namnet fungerar

Vissa saker är så självklara att de kanske inte måste sägas. Men i en av de viktigaste tjänsterna på ett intranät — sök person — finns det en typ av uppgift som helt dominerar, och det är namnsök. Förstås. Ändå finns det många intranät som inte fixar ens den enklaste felstavningen.

Jo, det är sant. Om du själv arbetar någonstans där detta är en kul historia (”kommer ni ihåg när man behövde veta om Stina hette Olsson eller Ohlsson?”) så känns det säkert främmande. Ändå stöter jag på intranät efter intranät där inte ens en sådan basal sak fungerar. Intranät, förresten. Det är sällan intranätet som plattform det är fel på. Oftare är det någon växelmjukvara eller annan extern databas som antingen är omodern eller, värre, modern men djupt användarfientlig.

Netlife Research redogör för ett kundcase med hyfsat stor sökvolym i personalsöket. Det visade sig att 84 % av alla sökningarna var namnsökningar. Deras slutsats är därför relevant.

Har du begrenset med tid og penger, bør du altså sørge for at søk på «marius haave» (og ulike varianter av det navnet) gir gode treff før du lager et supersøk som gir treff på «prosjektledere som har jobbet her i minst to år med erfaring fra utbyggingsprosjekter med ledig tid til møte neste uke».

Enkla sätt att öka webbtextens effekt

Det finns erfarenhet, känsla och allmänt accepterade sanningar. Sen finns det bevis. Hur vi skriver har nämligen betydelse. Två ganska lika lösningar kan ge stora skillnader i effekt. Här gör ContentVerve åtta sådana jämförelser.

Genom att skriva tre punkter om varför besökarna på en sajt ska prenumerera på ett nyhetsbrev nästan fördubblades antalet som anmälde sig. Logiskt? Ja, egentligen. Och ändå så lätt att tappa bort. Men detta är bara ett exempel i artikeln 8 Simple Online Copywriting Case Studies with Examples from Real A/B Tests som du kan läsa och fundera vidare kring.

Det viktigaste är däremot inte tipsen i sig. Det viktigaste är insikten om vad simpla mätningar kan lära dig — på just din webbplats eller ditt intranät. En A/B-test i veckan under hösten kanske?

Ta en titt på ”Sveriges bästa intranät”

I maj 2013 arrangerade föreningen Rim (Redaktörer interna medier) sin årliga tävling ”Sveriges bästa intranät”, där jag är jurymedlem. Här kan du nu få en glimt av de vinnande intranäten.

Det är alltid lika intressant att gå igenom tävlingsbidragen. Det är givetvis också alltid lika svårt. Ett intranät går ju egentligen inte att bedöma på ytan. Allt som räknas är vilken nytta det skapar. Men vi har med utvärderingsresultat som en av bedömningsgrunderna, tillsammans med bland annat strategi och förvaltningsorganisation.

Vinnaren: Praktikertjänst

Motiveringen:

Intranätet används i mycket hög grad och är uppskattat av användarna. Det drivs av konkreta mål, till exempel att bidra till kostnadseffektivitet. Men det som framförallt imponerar är den väl avvägda balansen mellan internkommunikation, information, sociala möjligheter och de tjänster som behövs. ’Insikt’ har tagit avgörande steg mot att vara en digital arbetsplats. Dessutom har Praktikertjänst matchat den höga ambitionsnivån med de resurser som krävs för att driva intranätet. Ett bra exempel är de redaktionella resurser som satsas på att hålla en hög kvalitet och utveckla innehållet med nya presentationsformer.

Startsida

PTStart

Onlineutbildning för Whistleblower-system

PTWhistleBlower

Temasida med inslag av ”gamification”

PTFinnFemFel

Intresseval som styr händelselogg och verktyg

PTMinaHandelser

PTVerktyg

Hedersomnämnande: Lantmännen

Motiveringen:

Lantmännens intranät ”Inside” förtjänar ett hedersomnämnande i tävlingen ”Sveriges bästa intranät 2013” för sin tydliga ambition att stödja verksamheten i vardagen. Oavsett om det rör specifika rutiner eller bred HR-information anstränger Lantmännen sig framgångsrikt för att skapa en enkel och lättillgänglig presentation. Integrationen av ledningssystemet på ”Inside” skulle kunna vara ett föredöme för många stora organisationer. Med utvärderingar som visar den nytta intranätet skapar och fler möjligheter för medarbetarna att bidra och samarbeta, kan ”Inside” vara en framtida vinnare.

Startsida

LMStart

Guidesida med information, tjänster och support

LMHR

Integrerat ledningssystem

LMLedningssys

Hedersomnämnande: Altran

Motvering (jag har tyvärr inte tillgång till bilder att visa):

Altrans intranät förtjänar ett hedersomnämnande i tävlingen ”Sveriges bästa intranät 2013” för sin långt drivna utveckling mot att vara medarbetarnas digitala arbetsplats. Med integration av allt från traditionell egenrapportering till mötes- och samarbetsverktyg finns det som krävs för att stödja företagskulturens fokus på teamwork, utmaningar och att ha kul på jobbet. Altran har dessutom skapat ett intranät som på flera olika sätt är tillgängligt mobilt. Tävlingens tekniskt sett mest utvecklade intranät blir en vinnare när mål och syften tydligare inriktas på effekterna av, snarare än aktiviteterna på, intranätet.