Personalisering är, fortfarande, en av de vanligaste frågorna som ställs kring stora intranät. Mycket pekar på att det inte är den hjälp som förtvivlade intranätredaktörer hoppas på. Det är nämligen relativt få anställda som använder möjligheten att personalisera sitt intranät. Men visst kan vi styra innehåll — glöm inte bort segmentering eller roller.
När jag tittar tillbaka på mitt första halvår 2007 kan jag summera erfarenheter från en 3-4 riktigt stora intranät. I samtliga fall har personalisering varit en frågeställning (om än i varierande utsträckning).
Själv har jag alltid varit tveksam. De användningsgrader jag sett har aldrig imponerat. En ny undersökning [artikel – resultat] bekräftar också att det vanligaste är att bara en minoritet av medarbetarna personaliserar.
Förstå skillnaden på personalisering och roller
Skepsis mot personalisering betyder inte att alla ska ha samma intranät. Segmentering eller roller kan vara ett alternativ värt att överväga. CM Briefing diskuterar skillnaden och drar slutsatsen att båda metoderna är potentiellt värdefulla.
Jag protesterar inte rakt av. Fast jag skulle vilja säga att det tycks som om potentialen är enklare att få fram med ett rollbaserat intranät än med olika personaliseringsmöjligheter.
Däremot håller jag med CM Briefing om att det är helt avgörande att förstå skillnaden. Personalisering är exempelvis möjligheten att skapa egna bokmärken (det vanligaste verktyget) eller att skapa sitt eget nyhetsflöde.
Baserar du intranätet på roller får alla säljare (chefer, inköpare, handläggare…) en viss typ av nyheter. Olika grupper kan också ha anpassade startsidor eller underlättad tillgång till en delmängd av dokumentarkivet.
Eller för att göra det busenkelt: Personaliserat intranät? Alla anställda kan själv göra anpassningar. Roller? Informationen anpassas för anställda beroende på vad de behöver i arbetet.
Gör jobbet åt dem — det har du betalt för
Har du jobbat med informationsarkitektur i hela ditt liv är detta skrattretande låg nivå. Men just skillnaden mellan de båda strategierna är allt annat än glasklar i den dagliga driften på många intranät. Det tycks också som om tankarna i första hand går till personalisering, vilket är mänskligt men möjligen olyckligt.
Mänskligt eftersom vi ju alla gillar att ge människor frihet och eget ansvar.
Olyckligt eftersom de flesta av oss inte vill ha, tror jag, frihet och ansvar på de informationstunga delarna av ett stort intranät.
Vi vill in där, lösa uppgiften och sen göra något roligare eller viktigare. Vi vill hitta nyheten, fylla i blanketten, förstå kvalitetssäkringen så snabbt det bara går. Ju mer du hjälper mig med det utan att jag behöver engagera mig, desto bättre. Då har jag kanske till och med tid över att använda intranätet för idéutveckling och samarbete.