Nytt år, nya intranätvinnare

Det vore inte ett nytt år om inte Jakob Nielsen inledde det med att presentera vinnarna i sin tävling ”10 Best Intranets”. Vi hittar inga svenska bidrag men flera generella slutsatser som, oavsett om de är rätt eller fel, är intressanta att diskutera.

Själva tanken på att dra långtgående slutsatser av vinnarna i en tävling som 10 Best Intranet of 2014 är absurd. Alla sådana här tävlingar bygger ju på anmälan och dessutom ganska få bidrag. Men eftersom Nielsen aldrig låtit sig hejdas av detta, låter inte jag mig heller stoppas. Låt oss dissekera de ”trender” inom intranät som Nielsen ser.

Bra intranät byggs snabbare?

Ja, detta hävdas mot bakgrund av att årets vinnare byggts klara (vad det nu betyder…) på cirka 17 månader jämfört med 27 och 47 månader för de föregående årens vinnare. Att det skulle ha skett så stora generella förändringar är fel, vågar jag påstå. Däremot tror jag att riktningen mot allt snabbare byggen för den som börjar om med sitt intranät stämmer.

Tekniken har blivit bättre, det finns en bättre förståelse för vad intranätet som ett arbetsstöd egentligen är och för varje generation vi ger oss på lär vi oss rimligen något.

Nästa steg är att totalt ogiltigförklara denna typ av tidsmätningar. Ett bra intranät byggs aldrig klart. Allt från plattform till struktur, utseende, innehåll och applikationer bör utvecklas i små steg. Hela tiden.

Större intranätteam

När 2012 års vinnare hade intranätteam på 15 personer, fjoråret gav en topp på 27 personer och årets siffra blev 16 personer lär vi oss egentligen bara en sak. Urvalet är för litet för att ge någon som helst representativ bild.

Jag kan inte heller själv säga att jag noterat någon förändring hos de svenska företag och organisationer jag möter — annat än möjligen en planering för, och i vissa fall tidiga steg tagna i riktning mot, en centralisering av intranätteamen. Lite färre lokalredaktörer, något fler som jobbar mer.

Mindre företag gör de bästa intranäten

Det vore konstigt annars, är min spontana reaktion. De större resurser en större organisationer i teorin kan ha matchas alltid av en (ännu) större komplexitet.

Det är ju inte särskilt svårt att bygga intranät kring en rutinaktivitet, till exempel bilbokning. Problemet uppstår när två divisioner har två olika system, ett uppköpt företag använder en Excel-fil och på HK så mejlar man Sven. Det är då tanken på ett gemensamt arbetsstöd utmanas och det händer betydligt mer ofta på stora organisationer.

Ett intranät blir inte bättre än den organisation det betjänar. Drivkraften ett intranät kan skapa för förändring ska inte underskattas men det ska inte heller tiden det tar.

Responsiv design blir vanligare

Jepp.

Kommunikationsavdelningen styr fortfarande intranätet (eller?)

Episerver är störst. Kommunikationsavdelningen dominerar. Och en hög andel av medarbetarna kan faktiskt nå sina intranät hemifrån. I varje fall om man ska lita på de preliminära svaren från IntraTeams svenska intranätundersökning.

Undersökningen är nu i slutskedet men du hinner fortfarande svara och bidra till en ännu mer korrekt bild. IntraTeam har alltså publicerat en del resultat – bland annat om system och tillgänglighet – men allra mest intressant är frågan om vilka avdelningar som ansvarar för intranätet.

73,8 % säger att det är kommunikationsavdelningen. Det är i sig inget problem, kommunikatörerna har en viktig roll för att skapa god service. Men den näst mest angivna avdelningen är IT — på 15 %. Det antyder att det tvärorganisatoriska intranätet som utgår från kärnverksamheten och ytterst är en metod för verksamhetsutveckling ännu inte har riktigt hittat sin plats i svenska organisationer.

Vi får se vad staplarna visar när undersökningen är klar. Ägandet och ansvaret är, tror jag, en av de verkligt intressanta diskussionerna vi kan få underlag kring.

Vägen till ett (korrekt upphandlat) intranät

Patrik Hamberg beskriver hur Region Värmland arbetat fram sitt nylanserade intranät. Intressant inte minst för dem som i andra offentliga organisationer försöker navigera rätt kring LOU.

Att bygga intranät på WordPress och hur vi landade där

Vårt intranät löser inte allas behov av intranät, men jag hoppas att det löser de viktigaste punkterna för oss. Att det, med andra ord ger oss:

  • bättre möjligheter att samarbeta över enhets- och verksamhetsgränser (projektrummen)
  • en bättre personalkatalog
  • bättre kännedom om varandra och vad som händer på olika håll i organisationen (mikrobloggen och förndring av nyhetsflödet)

Från information till aktivitet på intranätet

Microsoft har gjort om HR-delen på sitt intranät. Det i sig är intressant — få delar är mer statiska på intranät än just HR. Men det mest intressanta är att de gjort om på rätt sätt: “Shift your intranet from information to action”.

Egentligen är det konstigt att inte fler frågar sig själva samma sak som Microsoft:

Why must staffers spend so much time answering questions about stuff that’s right there on the intranet?

Och lika konstigt är det att inte fler kommer fram till samma svar:

Maybe it’s because intranets aren’t organized with the employee in mind.

Sagt och skrivet på det sättet ger det intryck av att vara hur enkelt som helst. Det är det självklart inte. Det utmanar traditioner, processkartor och HR-avdelningarnas ambitioner att vara just human resources och inte någon serviceavdelning. Så det är kanske inte enkelt i praktiska termer. Men konceptuellt är det inte svårt.

Part of the secret is changing your philosophy of what the intranet does—going from telling to doing. The new HR intranet constructed with a “me-centric” information architecture.

För mig känns det som att droppen äntligen tycks ha urholkat stenen. Det jag sammanfattar som det uppgiftsbaserade intranätet, det andra kallar ”business (not solutions) thinking” och som Microsoft kokar ned i ”Shift your intranet from information to action” är i grunden samma sak: insikten att intranätet är en servicemiljö, inte en informationsplats.

Lösningen är inte lösningen för ditt intranät

Väldigt många organisationer har en standardmetod när ett problem identifieras. De skaffar ett verktyg. De inför en ny lösning. Men ofta händer en av två saker (eller båda): det visar sig att verktyget inte var rätt eller att problemet egentligen inte handlade om det praktiska stödet.

För att undvika detta pratar jag ju gärna om det uppgiftsbaserade intranätet. Step Two Designs säger samma sak i uppmaningen Use business (not solutions) thinking.

Taking an approach where you are investigating the needs of the individual within the context of the organisational setting and broader environment, will help direct you to the most appropriate solutions.

Tabellen i slutet av artikeln rekommenderas. En tydlig, pedagogisk förklaring av skillnaden på verktygs-/lösningsorientering och affärsorientering. Fokusera på uppgiften, inte beståndsdelarna, som jag vill sammanfatta det.

Ge dina besökare höjden av lyx: Enkelhet

Vi kommunicerar i en värld där det enkla är det luxuösa — tvärtemot vad många tror.

Alan Siegel heter författaren som vänder på begreppet lyx, som ju alltid förknippats med ”överflöd”. Men inte ens de resursstarka målgrupperna vill ställas inför ett överflöd av val och specifikationer, menar han, och beskriver hur tydlighet är en nisch allt för få riktar in sig på.

För oss som inte säljer yachter eller handsydda skor blir diskussionen än mer intressant när Siegel konstaterar att en stor majoritet letar efter sätt att förenkla sitt liv. De — vi — törstar efter enkelhet. Att vi allt för sällan erbjuds det beror på att vi låtit företagen hållas:

One reason is that consumers historically have not been vocal about demanding simplicity, which has caused companies to be complacent about it. Companies haven’t invested the time and effort in thinking about simplification, or in reform­ing entrenched practices that foster complexity. They have underserved their customers in this area, because it seemed they could get away with it.

Detta förändras nu, är Siegels poäng. På alla fronter. Och den front som intresserar mig mest är förstås onlinekommunikationen, där jag är övertygad om att slutsatsen är korrekt.

Så det är dags att fråga sig saker som:

  • Vad kostar det när bilköparen struntar i ditt märke för att det inte går att konfigurera/få offert med en iPad?
  • Vad kostar alla de samtal som blir resultatet av en krånglig anmälan till barnomsorgskö i kommunen?
  • Vad kostar det i kvalitet när ledningssystemet på intranätet tar flera minuter att bara ta sig in i?

…och framförallt, vad kostar eller betyder det om dina användare i allt mindre utsträckning biter ihop och tar sig igenom det?

Leverera lyx. Leverera enkelhet.

Tre frågor att aldrig ställa till dina testpersoner

Få saker är så värdefulla som användartester när vi utvecklar webb och intranät. Men allt för ofta ställs fel frågor och en sak kan du lägga på minnet direkt: Att designa sajten är ditt jobb. Fråga aldrig hur användaren skulle vilja att detaljer byggs eller ser ut.

UIE.com beskriver de tre frågorna du aldrig ska ställa vid användartester. Om du vill veta mer om varför beskriver artikeln det väl. Men här är frågorna sammanfattade:

  • Fråga inte om framtiden: Skulle du klicka på en bild som visar…?
  • Fråga inte om hur de skulle designa något.
  • Fråga inte genom att ange ett skäl: Är knappens storlek anledningen till…?

Fem aktuella intranättrender

J. Boye listar de fem intranättrender de ser för den omedelbara framtiden. Den första — portalen — ger rysningar av både välbehag och skräck…

Av trenderna i listan finns portalen på första plats. En given placering. Med allt fler verktyg för allt fler syften och allt fler medarbetare, kommer alla organisationer till en gräns där frågan måste ställas: ”Kan vi inte samordna det här på något sätt?”.

Nu är ju begreppet inte nytt och det är historien som ger (åtminstone mig) negativa associationer. Vi är nog många som vadat i sörjan efter havererade portaler. Men välbehaget går att ana. Sen kanske det ska kallas ”digital arbetsplats” eller något annat. Tekniken för integration känns mer tillåtande idag än för 10+ år sedan, vi har nog generellt blivit lite bättre på att se funktion snarare än verktyg och drivkraften är större genom att antalet separata verktyg är större.

Så trenden, enligt J. Boye, är inte portalen i sig utan att den verkar bli verklighet. Den är välkommen.

De andra trenderna:

  • Lyft fram den tysta kunskapen.
  • Leverera verklig affärs- eller verksamhetsnytta.
  • Sök möts av rimlig förväntan och får rimliga resurser.
  • SharePoint 2013 fortsätter att öka plattformens marknadsandel och blir för första gången lika bra som de mer intranätspecialiserade produkterna.

Glöm 3-klicks-regeln

Du har hört det: ”Inget ska vara längre bort än tre klick”. Du kanske till och med har sagt det (det har jag). Men alla har vi gjort ungdomliga misstag. Det är dags att en gång för alla döda denna regel.

Jag har ju förmånen att på kurser träffa många människor som jobbar med webb och intranät. Det upphör aldrig att förvåna mig hur seg denna regel är. Den har inget stöd i människors egen erfarenhet, eller i tester, och ändå hänger den kvar som ett spöke.

Förmodligen är det enkelheten i den som tilltalar. Sanningen är ju att den enda regel som finns är att vi måste skapa tydliga klickalternativ. Det är hur snabbt och intuitivt vi kan klicka som avgör framgång, inte hur många gånger vi klickar.

Sam Marshall är vår ghostbuster och jag citerar ur hans The 3-click myth for intranets debunked (diskussionen gäller dock också externwebb).

There is no drop off point at 3 clicks. We’ve known this since 2003 when Joshua Porter did a meta-analysis of around 8000 clicks. Across a whole range of tasks, he found that a few percent abandon with each click, but this carries on for up to 15 clicks.

What really matters is ‘information scent’, the notion that with each click I feel like I’m getting closer to what I need.

Sök person på intranätet — se till att namnet fungerar

Vissa saker är så självklara att de kanske inte måste sägas. Men i en av de viktigaste tjänsterna på ett intranät — sök person — finns det en typ av uppgift som helt dominerar, och det är namnsök. Förstås. Ändå finns det många intranät som inte fixar ens den enklaste felstavningen.

Jo, det är sant. Om du själv arbetar någonstans där detta är en kul historia (”kommer ni ihåg när man behövde veta om Stina hette Olsson eller Ohlsson?”) så känns det säkert främmande. Ändå stöter jag på intranät efter intranät där inte ens en sådan basal sak fungerar. Intranät, förresten. Det är sällan intranätet som plattform det är fel på. Oftare är det någon växelmjukvara eller annan extern databas som antingen är omodern eller, värre, modern men djupt användarfientlig.

Netlife Research redogör för ett kundcase med hyfsat stor sökvolym i personalsöket. Det visade sig att 84 % av alla sökningarna var namnsökningar. Deras slutsats är därför relevant.

Har du begrenset med tid og penger, bør du altså sørge for at søk på «marius haave» (og ulike varianter av det navnet) gir gode treff før du lager et supersøk som gir treff på «prosjektledere som har jobbet her i minst to år med erfaring fra utbyggingsprosjekter med ledig tid til møte neste uke».