2

Ny myndighet växer fram i blogg

Den nya svenska Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, börjar arbeta vid årsskiftet. Redan nu kan vi följa bildandet i kommitténs blogg — och den blivande generaldirektören är i högsta grad involverad.

MSB är ingen liten struntmyndighet. Det är en tung aktör som bildas när Räddningsverket, Krisberedskapsmyndigheten och Styrelsen för psykologiskt försvar slås samman.

Vi vet alla hur jobbiga sammanslagningar kan vara. Människor är oroliga, svaren alla vill ha finns inte än, osäkerhet präglar stämningen. Det är med andra ord en situation där ryggmärgsreaktionen (tyvärr) är att öka graden av kontroll.

Inget får bli fel, inget får läcka ut i fel läge och synpunkter är farliga. ”Delaktighet” blir en läpparnas bekännelse.

Just därför är det väldigt intressant att se hur kommittén som driver bildandet och den blivande generaldirektören Helena Lindberg har en ansats att göra tvärtom. De bloggar hela processen.

Idag beskriver Lindberg sitt val av 12 toppchefer.

Så kom det äntligen – beskedet om vilka chefer jag har valt för de högsta befattningarna i MSB. Säkert vållar beskedet blandade känslor, både av glädje och besvikelse. En del har fått stå tillbaka och andra har fått kliva fram och några har till och med klivit in utifrån.

Diskussionen är inte intensiv men det finns kommentarer till vissa inlägg. Bara att möjligheten finns är en signal. Och framförallt ser vi en tydlig person. Lindberg är närvarande och berättar i jag-form om sina val. Utan att vara allt för fördomsfulla kan vi konstatera att det inte är standard för generaldirektörer?

Jag är övertygad om att många, särskilt de besvikna, ser det hela som ett falskt spel för galleriet. Jag inbillar mig inte heller att vi får reda på allt eller att alla röster vågar göra sig hörda.

Men öppenheten och det tydliga ansvarstagandet är ett framsteg. Utan tvekan.

1

Använd tekniken för att ge mer

Få människor betraktar kommunikation och marknadsföring lika skarpsynt som Seth Godin. Tankeväckande undrar han vad vi använder tekniken till.

Som alltid när Godin skriver är hans stilla undran lika enkel som uppenbar — och ändå ger en kort formulering ett nytt perspektiv. Fråga dig vad följande innebär för din kommunikation med kunder eller medarbetare:

We tend to use new tools to do less. We try to save time and money at the same time, and end up depersonalizing and commodifying what we do.

Why not use the technology to give more?

Information viktigare än organisation för effektivitet

Ska du öka effektiviteten där du jobbar är det bättre att ringa informationsavdelningen är organisationsutvecklarna. Den slutsatsen — faktiskt inte överdrivet spetsad — kan vi dra av en aktuell artikel i Harvard Business Review.

I The Secrets to Successful Strategy Execution (gratis under en kort period) listas bland annat de 17 viktigaste kännetecknena på organisatorisk effektivitet. Flera i den absoluta toppen handlar om information.

1. Everyone has a good idea of the decisions and actions for which he or she is responsible.
2. Important information about the competitive environment gets to headquarters quickly.

4. Information flows freely across organizational boundaries.

Som Intranet Focus konstaterar är den vanliga metoden för att skapa högre effektivitet, organisationsförändringar, inte särskilt högt rankad.

…only three of the characteristics relate to structure, and none ranked higher than 13th, so all those clever re-organisation plans to ensure the organisation is fit for purpose are just window-dressing and have no impact on the chances of achieving strategic goals.

Skriv ut rapporten och lägg den på ledningsgruppens sammanträdesbord. Harvard Business Review är hemmaplan för dem — och just nu vidarebefordrar tidskriften ditt budskap.

Konferens? Men så träffas då.

Jag är svag för oneliners. På väg till konferens kan jag inte låta bli att träffas av Seth Godins upprop för bättre konferenser och personliga möten.

Tänker inte förstöra nöjet för dig utan läs själv The new standard for meetings and conferences. Slutsatsen:

The new rule seems to be that if you’re going to spend the time and the money to see someone face to face, be in their face. Interact or stay home!

Onsdag-torsdag väntar Intranät 2008 för min del. Ska göra vad jag kan för att anta utmaningen.

3

Storföretag försiktiga med sociala medier

De goda exemplen finns. De största företagen har till och med noterat dem. Men det är fortfarande ett väldigt stort steg att själv använda sociala medier. Så tolkar jag GCI Stockholms enkät i frågan till svenska storföretag.

Undersökningen (se också nedan) har besvarats av 51 av de 100 största svenska företagen. GCI själva tolkar den sammantagna bilden av svaren som en negativ överraskning.

Det är jag inte säker på att jag håller med om. Negativ, möjligen, men knappast en överraskning. Vi ser ju att väldigt få provar och lär sig.

Det som förvånar mig är kontrasten mellan några av svaren. 68 procent har ”hört talas om någon som använt sociala medier framgångsrikt för marknadsföring”. Men endast 12 procent håller med om de ”är bra kanaler för oss att kommunicera med vissa målgrupper”.

Det är bara snäppet fler än dem som ”inte förstår varför alla talar om Facebook och andra sociala medier”.

Hur får man ihop dessa båda perspektiv? De ser att det kan fungera men det är ändå inte intressant (mer än någon gång i framtiden, kanske)?

  • Välvillig tolkning: Framgångscasen kommer från andra branscher, har varit extrema och är svåra att överföra till vardagen.
  • Illvillig tolkning: Framgångscasen rubbar min värld. De stör rutinerna, passar inte inarbetade kontakter. Ju längre vi kan vänta desto bättre. Så länge inte alla gör det klarar vi oss.

Sanningen är aldrig svart eller vit. Men ett och annat storföretag borde nog ta en allvarlig diskussion kring varför de är försiktiga.

[HTML1]

Dela med dig av ditt konferensdeltagande

Har varit lugnt och stilla här ett tag. Självklart beroende på att det inte varit lugnt och stilla i övrigt. Men här en snabb idé, som visserligen inte är unik men gravt underutnyttjad: Varför inte förmedla de konferenser som du och dina kollegor är med på till dina läsare?

Snabba anteckningar eller omfattande dokumentation. Skrivet eller pratat. Som underlag för diskussion eller bara ren rapportering.

Möjligheterna är många men grunden enkel. Du och dina läsare delar samma intresse — utveckla det.

Inom bloggvärlden är detta vanligt, till och med direkt från bänkraderna. Men detta har egentligen inget med formen att göra utan passar lika bra på en hederlig gammal webbplats.

Engagerade medarbetare kräver bra ledare

De företag som lyckas få sina medarbetare engagerade för jobbet, och företaget i sig, lyckas bättre på marknaden. De tjänar mer pengar och behåller lättare sina nyckelpersoner.

Det har sagts förut men tål att upprepas. Denna gång är det i en studie från Towers Perrin (via).

It found that firms with the highest percentage of engaged employees collectively increased operating income 19% and earnings per share 28% year to year. Those companies with the lowest percentage of engaged employees showed year-to-year declines of 33% in operating income and 11% in earnings per share.

Ok, det låter logiskt. Men hur gör man då? De högsta cheferna har en nyckelroll som de skulle kunna spela betydligt bättre.

Employees need their senior leaders to demonstrate inspiration, vision and commitment. Only 38% of employees surveyed felt senior management communicates openly and honestly, and just 44% agreed senior management tries to be visible and accessible.

Självklart finns det ett egenintresse som är med och driver engagemanget, som karriärmöjligheter. Men det är inte så enkelt att medarbetare bara ser till lönekuvertet. Många vill till exempel arbeta för en marknadsledare. Ett företag vars rykte de kan vara stolta över.

According to the survey, top drivers of higher engagement — all within the organization’s control — include senior leadership behavior, a commitment to corporate social responsibility, the company’s reputation, and sufficient opportunities for learning and development.

Det riktigt intressanta är att för i princip alla de dimensioner som har nämnts finns det i dag nya möjligheter. I en webb- och intranätvärld där deltagande, personlighet och kunskapsdelning blir allt mer vardag är kopplingen till engagemang tydlig.

”Skulle du låta din fru operera dig?”

Med ovanstående lysande rubrik lyckades åkestam.holst locka mig att läsa deras något bittra men roliga uppgörelse med kunder som inte förstår kommunikation (den utan konkurrens mest diskuterade känslan på byråer i hela världen).

Självklart är känslan inte obefogad. Att välja ett budskap och hitta bästa sättet att föra fram det är en kompetens. Man kan göra det med skiftande resultat. Styrelseledamöter som sågar ett förslag efter att ha kollat med frun/barnen/hunden är frustrerande, milt sagt.

Men personligen har jag svårt för att stämma in i klagokören. Det leder för långt denna morgon att i detalj peka på bristerna i jämförelsen med mer exakta branscher men faktum är ju att kommunikation sällan har ett (1) rätt svar. Och i alla sådana situationer vill i varje fall jag se en öppnare attityd än artikeln antyder (även om den var kul).

Man kan kanske bolla tillbaka frågan: ”Skulle du låta din reklambyrå leda ditt företag?”

När det frågan inte är ett lika stort skämt som den opererande frun, kanske diskussionerna kring fikaborden på byråerna får nytt innehåll.

1

Grattis PowerPoint

PowerPoint, PP, fyller 20 år. Vi lär knappast få se festivalliknande firande på gator och torg. Kanske mer typ Reclaim the meeting från organisatoriska anarkister och alla ”riktiga” kreatörer. Men naturligtvis är det inte PPs fel att folk inte kan presentera. Och det finns en väldigt enkel sak du kan göra för att inte missbruka PP.

Det är Wall Street Journal som uppmärksammar jubileet och har pratat med två av upphovsmännen bakom PP. Föga förvånande är inte heller dessa helt nöjda med hur PP används.

”…a lot of people in business have given up writing the documents. They just write the presentations, which are summaries without the detail, without the backup. A lot of people don’t like the intellectual rigor of actually doing the work.”

För egen del blir det minst 1-2 arbetsdagar per vecka med PP som verktyg. Som konsult är det ju mitt jobb att förklara, belysa, inspirera, problematisera, lära ut…

Presentation är inte lika med dokumentation

Det finns en hel del tips att få kring bra PP-presentationer (hos Seth Godin exempelvis). Men det viktigaste alla vi som ofta håller presentationer skulle kunna göra är — i linje med citatet ovan — att en gång för alla bryta kopplingen mellan presentation och dokumentation.

Faktiskt, när jag tänker på det, också som publik borde vi medverka till att bryta kopplingen.

Presentation och dokumentation är nämligen två helt olika saker. Själv gör jag (om jag får säga det själv) ganska bra presentationer men det innebär att mina bilder är värdelös dokumentation. De ger inget sammanhang, inga detaljer, ingen struktur för läsning. Allt det har jag ju stått för live.

Ändå bygger varenda konferensarrangör upp sin dokumentation på mina och andras presentationer. På samma sätt slår det nästan aldrig fel: de första tio minuterna av en kurs eller ett möte kommer att innehålla frågan ”Får vi bilderna?”.

Jag säger Bryt. Bryt kopplingen. Vägra när du sitter och sammanställer din presentation att ens tänka ”dokumentation”. Vägra som åhörare att ta emot presentationen som dokumentation. Antingen får du göra jobbet själv, det vill säga anteckna och därmed också stärka inlärningsprocessen, eller kolla om det finns ordentlig dokumentation.

Som Freakonomics Blog säger, Don’t Hate PowerPoint; Hate the PowerPointers. Och kanske ska du också känna ett visst agg mot arrangörer av olika slag som genom att begära presentationen som dokumentation riskerar att påverka presentationens kvalitet.

Så grattis PowerPoint, trots allt. Du tjänar oss väl.

1

Skapa samarbete i decentraliserad organisation

Många människor i decentraliserade organisationer upplever det som svårare att samarbeta med andra avdelningar inom företaget än med leverantörer och kunder. Detta konstaterar i varje fall tre forskare vid Harvard som identifierat och rekommenderar lösningar för de tre viktigaste hindren för samarbete.

Rapporten heter ”Leading and Creating Collaboration in Decentralized Organizations” och du kan läsa antingen en kort sammanfattning eller ladda ned hela (som pdf) från Harvard Business School.

I korta drag kommer forskarna fram till detta:

  • Hinder 1: Den systematiska tendensen att behandla den egna gruppen och dess medlemmar bättre än andra grupper.
    Lösning: Koppla gruppens intressen samman med övergripande intressen.
  • Hinder 2: Territoriellt beteende som skiljer ”oss” från ”dem”.
    Lösning: Framhäv samarbete som svaret på gruppens behov.
  • Hinder 3: Dåliga strategier när olika grupper inom företaget förhandlar med varandra.
    Lösning: Stärk och uppmuntra bättre kunskap om förhandlingar.

Det finns många metoder för att arbeta i riktning mot lösningarna. Informationsavdelningen förfogar utan tvekan över flera av de viktigaste.