Författare: Fredrik Wackå

Jag gillar när gamla sanningar ifrågasätts. En av de äldsta sanningarna för den som jobbar med internkommunikation är att chefen, kanske framförallt människors närmaste chef, är den viktigaste kanalen. Fel, säger en debattör.

Nu kan ju vem som helst tycka vad som helst — men det är ett väl underbyggt resonemang vi hittar i Getting line managers to communicate. Och skribenten är inte negativ till chefens kommunikativa roll generellt, inte alls. Det finns faktiskt flera tips i artikeln som handlar om hur du stödjer en mellanchef på bästa sätt.

Nej, poängen är att den övertro på mellanchefernas betydelse som finns hos många(?) får sig en rejäl törn. Gör upp, uppmanar artikeln, med två seglivade myter:

• Myth No 1 – Line Managers are the best channel of communication
• Myth No 2 – They need to be told exactly what to say

Malmö stad har fått en Intranet Innovation Award för arbetet med sitt intranät Komin. De uppmärksammas för att ha löst en fråga som många brottas med — att få människor att anpassa sitt eget intranät.

Malmö stad är en stor och komplex organisation. Dels är de 20.000 anställda, dels har de som alla kommuner verksamheter av många och totalt olika slag.

Men genom en ganska simpel tanke har staden — trots att systemet egentligen inte vet någonting om vem den enskilde är — lyckats nå en hög grad av individuell anpassning. 80 % har valt vilken förvaltning de arbetar i, 60 % har valt arbetsfält (vilket är en typ av rollanpassning).

Det är också detta Malmö stad fått pris för. Juryn skriver bland annat i motiveringen att detta ”visar att man kan bygga en mycket praktisk och genialt enkel lösning för att få 80% av de anställda att personalisera.”

Gemenskaper styr användningen

Jag mejlade Jesper Bylund, som är huvudredaktör för Komin, för att höra mer om lösningen och hur den uppstod.

Våra flikar är ett sätt att lyfta olika typer av material som en anställd behöver under sin arbetsdag. Vi jobbar efter en modell där intranätet ska stödja medarbetarens ”gemenskaper”. Gemenskaper som är generella för en Malmö stad-medarbetare är ”Vår kommun” (gemensamt för 20.000 anställda), ”Min förvaltning” (det som gäller bara för den egna förvaltningen), ”Mitt arbetsfält” (expertstöd när du arbetar i din yrkesroll), berättar han.

Tidigare låg förvaltningar och arbetsfält två steg ned under startsidan. Trafiken var låg. Om man var på någon annan sida än startsidan var det till och med tre klick för att komma till sin egen förvaltnings huvudsida. Ett enda klick till mål lyckas vi med genom att flikarna är personaliserade. Användaren har alltså själv fått ställa in vilken förvaltning och vilket arbetsfält hon vill ska visas i respektive flik. Detta har inte varit tvingande, utan frivilligt val med små påminnelser, skriver Jesper Bylund.

Förändringen har skapat mer intresse. Trafiken till både förvaltningar och arbetsfält har ökat (sen är det ju en av mina käpphästar att trafik inte är positivt i sig utan bara utgör en potential).

Fler flikar — ännu närmare medarbetaren

Jag tycker det är kul att Malmö uppmärksammas. Så ett stort grattis till Jesper och de många andra som bidrar till Komin. Vad är nästa steg?

Det är superkul att ha fått det här priset och jag ser det som det bästa som hänt mig i yrkeslivet (15 år)! Sedan är det ju lite halvnördigt också, jag tror inte mer än kanske max 500 i Sverige förstår vad det handlar om eller bryr sig. Men det är ett konkret kvitto på att vi tänker rätt i vårt centrala intranätteam och det ger oss bra fart framåt i organisationen.

I vinter ska vi förhoppningsvis bygga och lansera två flikar till: ”Min egen sida” och ”Min arbetsplats”. Den första är en personlig mashupsida som plockar ihop nyhetsflöden och annat bra från olika håll. Den andra fliken är i princip ett enkelt arbetsrum för en linjechef och dennes anställda. Båda flikarna stöder den anställdes behov av gemenskaper i arbetsdagen, säger Jesper Bylund.

I transparensens namn: Malmö stad är en kund till mig. Jag har inte varit inblandad i arbetet med fliksystemet utan arbetar med att vässa några arbetsfält och göra dem än mer behovsstyrda.

Medan den externa webben snabbt har blivit mobil genom appar och särskilda mobilversioner går det trögt på intranäten. Snigelfart, säger Jakob Nielsen, och jag har samma bild. Mer borde redan ha hänt.

Jag intervjuade häromdagen en anställd i en kommun för ett av mina intranätprojekt. På hans arbetsplats hade de en (1) dator per plan i huset vilket innebar att vid varje givet tillfälle skulle cirka 15 medarbetare dela på denna dator. Inte konstigt att intranätet i praktiken inte existerade för dessa människor (många läste inte ens sin mejl).

Du känner säkert igen situationen från andra branscher. På ”fabriksgolvet” är samma vardag snarare regel än undantag.

Att mer borde ha hänt, som jag påstod ovan, beror på just detta. I livsmedelsfabriken, äldreboendet… eller var det nu är kommer det aldrig att finnas en egen dator till alla. Men väldigt många går omkring med en kvalificerad mobil i fickan.

Därför är det mobila intranätet ingen cool grej, ingen nice-to-have. För många människor är det mobila intranätet det enda intranät de realistiskt sett kommer att kunna använda regelbundet. Till det kommer hela den stora andel människor som visserligen har ett eget skrivbord med dator men som ofta reser.

Givet detta borde utvecklingen gå snabbt — under förutsättning att intranätet faktiskt skapar värden — men som Jakob Nielsen konstaterar:

The sad fact that portals are not adding mobile features at the expected rate. Outside the firewall, the mobile space is teeming with innovation, but inside companies, mobile progress seems to be progressing at a snail’s pace.

Varför är det så här?

Jag tror inte mig ha hela svaret på det men några omständigheter jag stött på är dessa.

• Rädsla för säkerhetsbrister: Uppenbarligen går det att göra intranätåtkomst lika säker från en mobil som från en bärbar dator men säkerhet är ett enkelt argument. Ytterst få kan argumentera emot. Säg ”säkerhet” och alla tystnar. Bakom säkerhetsargumentet ligger alltså snarare brist på intresse eller, troligare, kompetens.
• Kostnader för mobiler: Ett mer relevant spår. Att utrusta kanske tiotusentals människor med senaste smartphonen är inte billigt. Många av dem som behöver det mobila intranätet är dessutom yrkeskategorier som inte har mobil alls från arbetsgivaren. Samtidigt har många ändå en iPhone privat. Det går knappast att kräva aktivitet med privata prylar — men det finns inget som hindrar att de erbjuds möjligheten.
• Bristande infrastruktur: Den som behöver logga in tre gånger för att rapportera sin tid eller se sitt schema blir irriterad framför en dator. Att utsättas för samma sak på mobilen skulle framkalla ett tillstånd som kräver medicinering. Detta tror jag är en av de viktigaste anledningarna till snigeltempot: problem med användbarhet och infrastruktur. Vi inser kort sagt att idag skulle det mobila intranätet inte bli bra nog.
• Skepsis till behovet: ”Behöver de verkligen intranätet? De får ju använda det, men gör det inte. Den enda datorn på husplanet är oftast ledig.” Denna frågeställning är en av de svårare. Kanske det faktiskt stämmer ibland. 100 % av alla anställda i Sverige behöver förmodligen inte ett intranät. Men personligen tror jag att långt fler än idag skulle ha nytta av att använda sitt intranät. Det finns potential till effektivitets- och produktivitetshöjningar. Det finns mycket att tjäna på att fler inkluderas i kulturen.