Författare: Fredrik Wackå

I förra veckan var jag moderator och talare på Ability Partners konferens Intranätdagarna. Alltid spännande att höra vad som händer — och återigen få bekräftat hur många parallella utvecklingsspår det går att se.

På konferensen fick vi höra hur ett mindre men snabbt växande bolag som Klarna arbetar med intranät. Vi fick också en inblick i den globala jätten Skanskas väldigt ambitiösa intranätprojekt. Och nästan allt däremellan.

Ett givet fokus var det sociala intranätet och här applåderar jag en påtaglig tillnyktring. På liknande konferenser för något år sedan var det (ofta) en närmast religiös attityd till det sociala intranätets möjligheter. Det finns fortfarande en positiv förväntan, liksom bra exempel, och det är viktigt. Men vi har kommit bort från ”gör-intranätet-socialt-och-allt-kommer-att-lösa-sig”-naiviteten.

Flera av fallstudierna visade hur de arbetar med många nyanser. Hårt kontrollerade innehållsprocesser samexisterar bekvämt med helt öppna processer. Engagemang och delning stöds — men också sekundjagande effektiviseringar.

Min avslutande notering var ändå lite ifrågasättande. Jag hoppas jag inte sänkte stämningen för er som var där… men många av de samarbetsmöjligheter vi såg rörde sig lite i utkanten av respektive kärnverksamhet. Ytterst få var fokuserade på organisationernas pulserande hjärta, det som är själva anledningen till att de existerar. Mer socialt där det verkligen betyder något, är min slutsats.

Andra reflektioner är dessa:

• Segmentering/anpassning av innehåll för den enskilde är närmast standard. Däremot är integration av viktiga system och verktyg ännu långtifrån standard. Därför var det kul att se hur Familjebostäder i sitt intranätprojekt valde bort individanpassning och i stället satsade resurserna på att påbörja en integration av de viktigaste verksamhetssystemen (därmed inte sagt att deras val är rätt för alla).
• Det är de stora systemen som äger intranätmarknaden med SharePoint och Episerver som dominanter. Just Klarna väckte nog en del tankar kring hur Open Source-verktyg faktiskt kan räcka väldigt långt — i deras fall Drupal. Jesper Bylund på Malmö stad argumenterade också väl för best-of-breeds, att kombinera de verktyg som gör varje sak bäst. WordPress, till exempel, blir ett utmärkt nyhetsverktyg på Malmös intranät.
• Förhållningssättet till mobilt intranät är den punkt med störst variation. Flera stod i begrepp att börja gräva i frågan. Malmö hade redan börjat. Vissa stora organisationer brottas med att tiotusentals anställda ändå inte kan få smarta mobiler och det gör att utvecklingen står stilla. Men minst en gång hörde vi faktiskt resonemang om BYOD: Bring Your Own Device — en väldigt relevant diskussion som säkert kommer att ta ännu mer fart.

Jag har förstås missat mycket. Kvaliteten på talarna var genomgående hög. Alla hade något att förmedla. Men så är ju också det moderna, sociala och serviceinriktade intranätet nutidens mest intressanta dimension inom verksamhetsutveckling. Så hur skulle det kunna bli något annat än spännande 🙂

Ta en titt på tre bra intranät – NCC, SJ och Uppsala kommun. Dessa tre lyckades alla väl i ”Sveriges bästa intranät 2011” som genomförs av föreningen RIM. Som jurymedlem har jag fått möjligheten att visa upp valda delar av de vinnande bidragen.

Låt oss ta självklarheterna direkt. Själva termen ”Sveriges bästa intranät” utmanar den som är vetenskapligt lagd, och jag kan bara hålla med. Vilket intranät som verkligen är bäst har jag ingen aning om. Men jag tycker att det är värdefullt att jämföra intranät. Och gärna i form av en tävling som ger intranätteam en chans att känna sig berättigat stolta.

I år fyller det också ett bredare syfte när vi kan visa upp vinnarna och de därmed kan bidra till goda idéer för ditt intranät.

Så ta det för vad det är. En seriös och ambitiös bedömning av en grupp som sett sin beskärda del av intranät. I juryn har förutom jag också Kicki Strandh och Kristina Hermansson varit med. Kristina är ansvarig för förra årets vinnare, Lindex intranät. Vi har utgått från användbarhet, redaktionell kvalitet, hur intranätet upplevs av medarbetarna – kort sagt den nytta intranätet skapar.

Vinnaren: NCCs Starnet

NCCs Starnet är från 2008 i sin nuvarande version. Det ska vara ett stöd i det dagliga arbetet och innehållet anpassas i relativt hög grad för den enskilde. Dels genom segmentering på exempelvis roll och arbetsplats, dels genom egen anpassning. 50 % av alla medarbetare har personaliserat sin startsida.

Ur motiveringen

”En genomtänkt anpassning av och för de enskilda medarbetarna bidrar till att intranätet kommer nära vardagen. Möjligheterna till dialog och delning stärker denna känsla av närhet, utan att de sociala verktygen i sig blir ett självändamål.”

Startsida

Exempel på understartsida

Hedersomnämnande: SJ

SJs intranät ska ”bidra till att utveckla SJ och driva företaget framåt mot vision och affärsmål.”

Ur motiveringen

”SJ väjer varken för svåra frågor eller den allra mest praktiska hjälpen. En exemplarisk redovisning av viktiga nyckeltal är ett exempel, formulär som i princip kan fyllas i direkt från tågen ett annat. Med en uppenbart hög redaktionell nivå och en stark vilja att skapa dialog kan SJ utan tvekan bli en vinnare inom kort.”

Startsida

VD-Chatt

Hedersomnämndande: Uppsala kommun

Syftet med Uppsala kommuns intranät (Insidan) är att underlätta det dagliga arbetet och bidra till ökad delaktighet. De sociala funktionerna ger möjlighet till delaktighet, dialog och kunskapsutbyte till exempel mellan medarbetare inom samma yrkesroll och inom olika delar av organisationen.

Ur motiveringen

”…för dess förmåga att hitta ett samspel mellan den enskilda medarbetaren och den stora, komplexa organisation som en kommun är. Uppsala kommun har identifierat och byggt in de olika nivåer av intressen och behov som en medarbetare har på ett tydligt sätt.”

Startsida (anpassad för en medarbetare)

Samarbetsrum

Profilsida

Chansen är ganska stor att ditt intranät heter Insidan (eller Inside). Det är åtminstone i min erfarenhet det allra vanligaste intranätnamnet. Men ska ditt intranät överhuvudtaget ha ett namn? Du har fyra olika vägar att välja på.

Intranetizen bjuder på en shootout för eller emot tanken på att ett intranät ska ha ett namn. Ganska underhållande men jag tycker att det är helt omöjligt att ta ställning till generellt. Den specifika organisationens tradition och kultur avgör, tror jag, om det är en god idé eller inte.

Dessutom är det inte så enkelt. Det är inte för eller emot och två tydliga alternativ. I förra veckan diskuterade jag saken med en kund som just går in i utvecklingsfasen för sitt nya intranät och vi kom fram till att det egentligen handlar om fyra alternativ.

Ren beskrivning

Någonting kommer folk att säga så ett namn har intranätet alltid. Inte sällan just ”intranätet”. Eller i ökande utsträckning ”Sharepoint”. Alternativet har fördelar. Varför krångla till det, liksom? Säg som det är. Nackdelen är att det blir väldigt operativt och tekniskt. Det är inte konstigt att en organisation som har ambitioner kring kultur- och varumärkesbyggande eller ett mer omfattande arbetsstöd känner sig obekväma med detta alternativ.

Utvecklad beskrivning

Detta är bubblaren just nu. Inte för att det är nytt. Intranät har länge kallats ”Företagswebben” eller ”Internwebben”, vilket ju ligger ganska nära den rena beskrivningen men tar den ett steg till. Det finns dock en pågående diskussion om att termer som dessa (inklusive ordet intranät) är så befläckade, närmast, att vi borde sluta använda dem.

På engelska är det begrepp som ”The Web Workplace” eller ”The Digital Workplace” som oftast dyker upp. Jag gillar tanken att beskrivande säga vad det är till för snarare än vad det är. Men på svenska är jag inte helt övertygad. Låter inte ”den digitala arbetsplatsen” lite töntigt?

Ytligt namn

Här hittar vi just Insidan. Och ett oändligt antal liknande namn: Connect, Infonet, vad-som-helst-Net, Gateway och så vidare. Detta är den enkla lösningen. Ett namn beslutas, kanske efter en namngivningstävling eller omröstning. Det blir vad det blir. Sen arbetas det in. Ofta är det kortare namn med färre stavelser än ”intranätet” och lite enklare, lite snabbare att säga.

Namnet upplevs som unikt och eget — att många intranät heter samma sak gör ju inget eftersom de flesta trots allt bara använder ett intranät. Det kräver ingen större kraft vid lanseringen och absolut inget upprätthållande arbete. Samtidigt kan man ju fråga sig hur stor skillnaden egentligen är gentemot beskrivningsalternativen? Är Inside mindre kallt och opersonligt än intranätet?

Namn med personlighet

Det finns intranät som inte bara får ett namn utan en hel personlighet. Ett av de mer välbeskrivna är Boris på staden Casey i Australien. Här kombineras namnet med en visualisering av en figur som sedan också finns med på intranätet (i deras fall till och med i nyhetsbilder). Jag har sett mindre ambitiösa varianter också där ett personnamn används för att ge lite mer känsla, lite mer närhet. Huruvida det fungerar går förstås alltid att diskutera.

Fördelen är just den potentiella närheten. Möjligheten att bära budskap på ett annorlunda och förhoppningsvis roligare sätt. Nackdelarna är två. För det första gäller det att kulturen är sådan att det går hem, och jag har sett många organisationer där ett sådant intranät skulle mötts av allt från oförstående blickar till hånskratt. För det andra kräver det mer jobb. Namnet behöver underhållas och det är givet att många undrar om det är värt det.