Kategori: Intranät

Ett av internkommunikatörens vanligaste bekymmer är e-posten. Överfulla inboxar är kunskapsarbetarens mest gemensamma, om än inte största, bekymmer. Och det finns anledning att problematisera e-posten. Men vi kommer att behöva den länge än.

E-post har många problem. Historielösheten är ett av de allvarligare — ingenstans finns det en garanterad spårbarhet av viktiga diskussioner eller delad kunskap. Den som inte var med när det begav sig kommer aldrig att kunna ta till sig av diskussionen eller slutsatserna.

Volymen är att annat problem. Den internkommunikatör som inte suckat tungt över obefogade massmejl har förmodligen inte särskilt många månader i yrket.

Detta har satt tydliga spår i utvecklingen kring sociala, kollaborativa intranät. Eller för den delen kring online-kommunikation generellt. Det finns en betydande skepsis mot e-post.

Ändå är e-posten fortfarande kung.

Jag gillar till exempel Facebook och Twitter. Jag använder Basecamp för så många projekt jag kan. Men i 100 fall av 100 skulle jag välja e-posten om någon elak typ tvingade mig välja. De ”nya” verktygen är perfekta komplement. Men ryggraden, den väg som alltid fungerar, är e-post.

John Brunsvik uttrycker det lite mer målande.

Email is capable of being both a Ferrari and a Minivan at once – fast, with room for 2 or 20 passengers.  After years of optimization we are going to be hard pressed to generate a more versatile vehicle.

Man ska ju komma ihåg att även dem av oss som använder sociala tjänster, gör det med e-posten som infrastruktur. Ett Twitter-DM levereras på alla sätt du vill. Däribland just e-post.

Slutsatsen? Ja, den uppenbara är att e-posten måste finnas med i strategin för internkommunikation under överskådlig tid. Även när vi skaffar oss fler, och teoretiskt bättre, möjligheter att stödja organisationens arbete.

En annan slutsats är att fokusera skepsisen mot e-post på den punkt där skepsisen är mest befogad: Kunskapsdelning. Kanske ska du låta folk boka möten som de alltid gjort även om sju e-postrundor inte är optimalt. Men gör allt du kan för att de inte ska fortsätta mejla intressanta artiklar bara till den lilla skara de själva väljer.

Den korrespondens och de dokument som nu publicerats av Wikileaks kan komma från den amerikanska statsförvaltningens intranät. Det är en god påminnelse om att vpn-tunnlar, behörigheter och kryptering till trots — vi kan egentligen aldrig räkna med att intranätinnehåll stannar där det hör hemma.

Det mest intressanta med Wikileaks senaste publicering handlar givetvis om eventuella politiska konsekvenser. Men jag tror knappast att du läser mig för de djuplodande politiska analyserna. Så jag lämnar det därhän.

Lite intressant tycker jag dock ändå att själva källan är. Inte minst för oss som dagligen jobbar med intranät och ofta har både önskemål kring och en egen strävan efter att göra dem ännu mer verksamhetskritiska.

Enligt en något kryptisk notering hos the Guardian är SIPRNet källan. Kryptisk eftersom syftningen i denna mening inte är klockren. Talar de om just detta material eller om material av denna typ?

Nor is the material classified top secret, being at a level that more than 3 million US government employees are cleared to see, and available on the defence department’s internal Siprnet.

Detta SIPRNet är ett internt informationssystem för hemlig — men inte Top Secret — information. Det har ett systersystem för känslig men inte hemlig information. Huruvuda UD-rapporterna med allt sitt skvaller verkligen kommer därifrån lär kanske bekräftas. Eller inte.

Oavsett vilket så visar det vilken situation vi har idag. I den lilla skalan skulle detta förstås kunna hända vilken svensk kommun eller svenskt företag som helst. Och det gör det. Varenda vecka läser jag bloggposter, inte sällan kritiska, som återger vad det stått på något intranät.

Lojalitet är den högsta säkerhetsnivån

Så vad ska vi göra? Någon enkel lösning finns inte, kanske ingen lösning alls.

Den naiva inställningen är att vara så bra som organisation att det inte gör något om information läcker ut. Denna transparenta ”Do Good”-inställning missar då att det finns fullt legitima skäl att hålla information hemlig.

En mer tilltalande inställning är att arbeta för en sådan kultur att risken för läckor minskar (och där kommer ju ”Do Good” in i bilden igen). Lojalitet är den högsta säkerhetsnivån.

Det jag inte tror på är allt högre säkerhetsbarriärer. Intranätet bör kunna nås hemifrån. Det bör kunna nås från mobila enheter. Och jo, folk bör kunna få surfa på Facebook från företagsnätverket. IT-strategisk tvångströja är den största säkerhetsillusionen.

(Avslutningsvis: Inga politiska analyser, sa jag, men for the record tycker jag faktiskt att Wikileaks gör fel denna gång. Att genera och i värsta fall skada amerikansk diplomati gynnar inte chansen till fredlig utveckling där vi behöver den. Vem bryr sig om att Silvio i Italien kallas fåfäng? Det räcker ju att se hur han sminkar sig så är det uppenbart.)

För dig som ansvarar för en stor sajt är beslutet att inte lägga ut något, liksom beslutet att ta bort, minst lika viktigt som vad du faktiskt bestämmer dig för att publicera.

För bara några dagar sedan skrev jag om hur dyrt ditt webbinnehåll är. Min kollega Gerry fortsätter nu med samma typ av tankegång.

The most important decisions in web management are what you don’t do, what you take away from your website rather than put up on it.

Gerry formulerar också hur fel det blir när avsändaren publicerar för sin skull, för sin effektivitet, och inte för att spara tid åt läsaren. Detta känner du nog igen från många intranät. Det är lika vanligt som allvarligt.

It goes like this: the HR department quickly puts all policies on the intranet. That saves the HR department time because now they can tell the employee: it’s on the intranet, go look for it yourself. So, what departments are doing is shifting time and effort from their budget line and spreading them across the employee base. It’s a bit like the sub-prime mortgages philosophy: if you spread something out enough it a kind of dissolves and disappears. Except it doesn’t.