Intranätwiki: Kika på innehållet hos BT

En wiki på intranätet innehåller det de aktiva medarbetarna vill att den ska innehålla. Det är själva poängen med en wiki. Men det är ändå intressant och lärorikt att få en inblick i vad wikis inom andra organisationer har utvecklats till.

Mark Morrell på brittiska BT ger oss på den inblicken. Intranätvärlden hade varit en bättre (och framförallt enklare) värld att leva i om fler intranätansvariga hade varit så generösa med sin erfarenheter som han är.

Här beskriver han översiktligt hur den interna wikin, BTpedia, vuxit fram. BTpedia har blivit

…a critical place for people to share how to do things in BT.

Without advertising or publicity it has grown to over 2,000 articles and is linked from the BT Homepage and searched like other content areas.

Innehållet då? Ja, kolla själv detta ämnesmoln. Från andra intranätwikis känner jag snabbt igen önskan att reda ut förkortningsdjungeln (”BT Acronyms” och ”Common Acronyms”). En annan intressant detalj är att det förmodligen uppstått en slags spontansupport för vissa system (”Outlook”, ”SAP” med flera).

BTpedia
BTpedia
1

Forrester om sociala intranät: Bloggar ner, wikis upp

Analysfirman Forrester har gjort en prognos över hur olika samarbetsverktyg kommer att utvecklas på intranät. Det som kommer att ha störst effekt, menar de, är sociala nätverk. De ”…will transform the nature of work. Social networks provide context to content.”

Däremot så ser det sämre ut för de sociala verktyg som inledde den stora förändring vi nu upplever på bred front.

Blogging is not going away — but it does not capture or hold the attention of an enterprise audience. Social networks will breathe new life into internal blogs by providing more context to blogged content, but Forrester found that blogging alone does not capture the attention of an enterprise audience.

Podcasting is on the decline.

Större potential har förutom sociala nätverk wikis, forum och <applåd från mig>RSS</applåd från mig>.

Wikis help transform collaboration. One of the most promising Web 2.0 technologies for the enterprise…

Forums are underused…

RSS is underappreciated in the enterprise. This ubiquitous technology provides a mechanism to get content to people where they need it, rather than expecting people to find it.

Så vad är det vi ser här? Bortsett från RSS som ju handlar om konsumtion snarare än samarbete tycks de mest sociala verktygen vinna (om Forrester får rätt). Ju bättre verktygen är på interaktion och samarbete, desto större blir deras genomslag.

Forrester Projects Which Enterprise Web 2.0 Collaboration Technologies Will Grow, Which Will Decline

2

Sociala nätverk gör jobbet effektivare

Sociala nätverk gör människor mer effektiva på jobbet. Det anser i varje fall 65 procent av dem som har tillgång till sociala nätverksmöjligheter. 46 procent säger att de blivit mer kreativa och fått nya idéer personligen. Det visar en undersökning bland europeiska företag från AT&T.

De fem vanligaste sociala nätverkslösningarna är dessa.

  1. Företagens egna samarbetsrum på intranätet (39%)
  2. Interna forum inom företaget (20%)
  3. Företagsproducerat videoinnehåll som delas på intranätet (16%)
  4. Webbens sociala nätverk som LinkedIn, Facebook etc. (15%)
  5. Externa samarbetssajter och interna företagsbloggar (båda 11%)

Äntligen data från Europa alltså, och inte USA. Tyvärr är inte Sverige med. Men resultaten ställer en del fördomar på huvudet. Det visar sig exempelvis att användningen är mer utbredd i Tyskland än i Storbritannien (mina egna fördomar skulle fått mig att gissa tvärtom).

Glöm att unga per definition är mer öppna

Neville Hobson har fler resultat ur undersökningen och det visar sig, återigen, att etablerade sanningar bör ifrågasättas, vilket jag gjort tidigare.

More of those aged 18-34 think there are negatives about social networking in the workplace, compared to those aged 55+

Och inte bara är yngre mer negativa. En högre andel av dem tycker att sociala möjligheter distraherar på jobbet. Däremot är de snäppet mindre rädda för informationsläckor än äldre åldergrupper.

Läckor är dock en reell risk. 24 procent av de tillfrågade har upplevt läckor som en följd av att information publicerats på interna eller externa nätverkssajter.

Att MSN-generationen inte ställer sig upp och klappar händerna är positivt. Det är bra att ifrågasätta. Men det är en tankeväckare. Den som tror att mer utbyte och delning kommer att gynna affärerna/verksamheten kan inte bara sitta och vänta på en generationsväxling. Det krävs mer.

Stämmer resultaten? Kanske inte så viktigt.

Vid en första anblick är det höga andelar som både provat och är positiva. Jag tror att vi ska komma ihåg två saker.

  1. De traditionella samarbetsrummen på intranät är medräknade. Dessa är faktiskt ganska vanliga.
  2. Medan vissa företag är väldigt aktiva, är andra helt avvaktande. Med så stora skillnader ger det givetvis stort utslag vilka företag man når människor från.

De exakta nivåerna är inte heller så betydelsefulla, tycker jag. Även om de vore hälften så höga är det nivåer nog för att understryka behovet av att fundera, testa och hitta sin egen lösning. På alla företag.

I sammanhanget bjuder CIO på några snabba tips för hur man kommer igång med kunskapsdelning internt.

  • Visa värdet för enskilde — vinsten av att vara med ska vara större än kostnaden, helt enkelt.
  • Håll det verkligt, bygg upp delningen runt kritiska områden för verksamheten.
  • Börja med entusiasterna.
  • Övertyga dem som kan påverka andra.
  • Gör det enkelt. Så enkelt att vem som helst kan klara av det.
  • Utse, eller anställ, en ansvarig som driver kunskapsdelningen framåt.
  • Berätta historier om människors erfarenheter.
  • Ge dem som bidrar erkännande.
  • Allt ska inte vara på nätet — se till att människor träffas och delar med sig av sin kunskap och sina erfarenheter.
1

De bästa använder Webb 2.0

Ok, påståendet är kanske på gränsen. Men en undersökning om hur organisationer skapar engagemang bland anställda visar att de som lyckas bäst också är de som använder 2.0-verktygen mest.

Det är Shel Holtz som rotat fram en rapport från Aberdeen Group vilken visar att denna koppling finns. Som Shel mycket riktigt påpekar finns det en ”hönan eller ägget”-diskussion här:

The fact that “best-in-class” organizations are more likely to use blogs, wikis, and social networking tools than other companies could just mean that best-in-class organizations are generally more inclined to trust employees and adopt new tools they can use to collaborate and share knowledge and information

Samtidigt kanske det kvittar om hönan eller ägget kom först. Verktygen kräver en kultur där de blir använda, kulturen kräver verktyg för att uttryckas.

2

Fallstudier: Intranät 2.0

Två ytliga men intressanta exempel på hur intranät blir allt mer sociala. Och framförallt — en lysande intranätsfunktion som jag aldrig hört talats om.

Web 2.0 is content that matters

On Sabre Town, users can post a question to the entire organization, and the site’s inference or relevance engine will automatically send the question to the 15 most relevant employees (based on what they’ve entered in their profile, blog postings and other Q&As that have been previously posted). The results have been spectacular: 60% of questions are answered within one hour (one hour!); each question receives an average of 9 responses.The system has already led to more than $150,000 in immediate, direct savings for the company, with much greater benefits not yet measured.

Jag kan riktigt se munnen vattnas hos många av de intranätredaktörer jag känner 🙂

Till ett mer vardagligt exempel, om man nu kan säga det om att skapa ett socialt nätverk på sitt intranät.

Before they implemented their own employee social networking site, BT (British Telecom) discovered that 4,000 employees had voluntarily joined a BT Facebook community in their own time. Employees were connecting online, in their own time, talking about BT, and BT wasn’t part of the conversation.

While BT’s management was reluctant to introduce these tools to employees, they really had little choice: employees were already using them and BT was in danger of being left out, and left behind. In addition to social networking, BT employees blog, podcast, collaborate in discussion forums, and they wiki too. In fact, the wikis are so popular and successful that there are more than 500,000 employee wikis – and the vast, vast majority of them are dedicated to business topics that help BT compete in the global workplace.

Så ska (brittisk) offentlig sektor umgås på nätet

Jag önskar att detta vore Sverige. Den brittiska motsvarigheten till Statsrådsberedningen ger fem tydliga och bra råd om hur statstjänstemän ska agera när de deltar i sociala forum på webben.

Guardian berättar (via) om råden som Cabinet Office publicerade i förra veckan (”Principles for participation online”):

  1. Be credible
    Be accurate, fair, thorough and transparent.
  2. Be consistent
    Encourage constructive criticism and deliberation. Be cordial, honest and professional at all times.
  3. Be responsive
    When you gain insight, share it where appropriate.
  4. Be integrated
    Wherever possible, align online participation with other offline communications.
  5. Be a civil servant
    Remember that you are an ambassador for your organisation. Wherever possible, disclose your position as a representative of your department or agency.

Den som vill kan säkert göra sig lustig över råden. Den som vill kan säkert känna en svag doft av ”command and control” över dem.

Därför är det extra intressant att läsa vad den ansvarige ministern Tom Watson skriver själv i ett forum om det långsiktiga arbetet och syftet.

Our next challenge for the power of information taskforce is to develop more detailed guidelines to encourage civil servants to take the first steps to engage with online social networks.

Sverige är inte stenåldern. Jag har tidigare (1, 2) skrivit om just statstjänstemän i Sverige som engagerar sig online. Ändå är det en viktig skillnad på att det bara händer jämfört med att ministrar vill uppmuntra det att hända mer.

7

Enterprise 2.0 är inte samma som Web 2.0?

Vi vet vad webben 2.0 är — delande, social, öppen. Vi vet att den interna versionen som ofta kallas Enterprise 2.0 ges samma kännetecken. Men är det verkligen samma sak?

A Technical Manager’s Perspective ställer frågan och ger ett svar.

Enterprise 2.0 certainly incorporates a number of Web 2.0 properties, however I think the focus of each is different. […] Some applications like blogs and wiki’s already have collaboration built in, however most do not, so we need to analyze were collaboration and social computing could be beneficial to the solution that we are trying to solve.

Jag tycker att svaret, också om du läser vidare, är för grunt. Frågan är rätt, svaret antyder något intressant men kommer inte ända fram.

Det är inte så att jag har svaren men låt mig föreslå en annan potentiellt avgörande skillnad: Passion vs. Effektivitet.

Mycket av den sociala webben drivs av passion. För ett smalt ämne, för människorna man möter, för den egna förmågan att uttrycka sig, för den respons man får. Det är visserligen en vacker tanke att samma mekanismer skulle vara igång på jobbet men jag tror att förhoppningen är fåfäng om vi tänker oss en bred användning.

Det finns helt enkelt alldeles för få människor som brinner för sitt jobb på samma sätt som vi brinner för, säg, vår hobbyfotografi.

Vi tycker jobbet är kul. Vi trivs. Har bra arbetskamrater. Men passion…?

Nej, på jobbet tror jag att vi måste förstå 2.0-utvecklingen — och därmed anpassa den — utifrån ett effektivitetsperspektiv. Kan jag göra något enklare än i dag? Jag är med!

Samt kanske: Kan jag framstå som bättre, smartare än i dag? Jag är med!

Mina tankar kring detta är inte färdiga kring detta. Men jag tror att A Technical Manager’s Perspective har rätt. Det är skillnader. Och det handlar om skillnader långt bortom de tekniska.