Fem viktigaste utmaningarna för innehåll på webb och intranät

Användbarhet är den viktigaste frågan för dig som arbetar med innehåll på nätet — tätt följt av innehållets kvalitet, navigering, nyheter och sociala medier.

Det visar åtminstone den enkät jag genomförde i oktober. 136 personer svarade och även om urvalet inte var kontrollerat känner jag igen tillräckligt många av de svarande för att kunna säga att en majoritet arbetar med innehåll på webb och intranät.

Metodologiskt är det intressant att vi hittar den tydliga topp av ämnen som jag också definierar när jag genomför behovsanalyser. Det finns i alla sammanhang en liten skara ämnen eller uppgifter som är betydligt viktigare för målgruppen än det stora flertalet ämnen. Så även här.

Du hittar listan i sin helhet nedan. Några kommentarer om Topp 5:

Plats 1: Användbarhet/Usability

Utan tvekan ett positivt besked. Användbarhet rymmer inom sig visserligen flera av ämnena men det är ändå intressant att det hamnar högst. Jag tolkar det som ett uttryck för en attityd. Vi arbetar med många dimensioner av webbinnehåll men användbarheten är högst prioriterad.

Den attityden har potential att ge goda resultat. Särskilt när/om användbarhet tar steget bortom utpräglad interaktionsdesign och också inkluderar sådant som nyhetsförmedlingens syfte och resultat eller texternas kvalitet.

Plats 2: Innehållets kvalitet (skrivande för nätet, redigering, etc.)

Som man frågar får man svar, kanske någon invänder. Den som följer det jag skriver och därför upptäckte enkäten är sannolikt intresserad av just innehållets kvalitet. Det är ju min röda tråd.

Men jag tror inte att det är så enkelt. I takt med att våra sajter får mer och mer innehåll blir kvaliteten allt mer central. Det går helt enkelt inte att föreställa sig en stor webbplats eller ett normalt intranät utan väl fungerande innehållsprocesser.

När allt kommer omkring kvittar ju alla andra punkter om besökaren inte förstår eller får stöd att ta till sig vad hon kom för.

Topplaceringen är alltså fullt logisk. Den är nödvändig för bra sajter. Och därför glädjande.

Plats 3: Navigering och informationsarkitektur

”Gör det enklare att hitta”. Det är förmodligen det vanligaste önskemålet från våra besökare. Inte minst på intranät.

Igen har vi alltså en logisk topplacering.

Själv tycker jag att det är positivt att svarande som prioriterar mer traditionella redaktörsämnen högt även betonar navigering och IA. Det är ett område vi inte kan lämna över till andra yrkesgrupper. Det handlar ytterst om att nå fram.

Plats 4: Nyheter (bättre flöde, fler engagerade, etc.)

Första punkten som förvånar mig. Inte att det finns och är viktigt, inte alls. Men jag trodde inte att det skulle prioriteras så högt i en bedömning av ”de mest brännande ämnena för dig som arbetar med innehåll”.

Spännande. Ser vi en vilja att utveckla nyheterna? Jag hoppas det.

Plats 5: Sociala medier (Webb eller Intranät 2.0)

Igen är jag faktiskt förvånad. Detta är för mig en indikation på saker verkligen är på väg att hända. Sociala medier slår ju många ämnen som är konkreta utmaningar i de flesta organisationer jag stöter på: Sökkvalitet, teknikval, rollanpassning, tillgänglighet, etc.

Verkstaden ersätter snacket?

Sist på listan…

Allra sist — utan en enda röst — hittar vi ”Juridik”. Faktum är att de allra flesta av oss ligger långt från gränslandet mellan tillåtet och otillåtet. Vår omsorg om varumärket sätter hårdare gränser än lagen och därför är juridik helt enkelt inte särskilt relevant. Det är åtminstone min tolkning av resultet.

Det som däremot får mig att höja på ögonbrynen i denna ända av listan är att vi hittar både ”Ljud” och ”Video” som lågt prioriterat. Det stämmer inte med diskussionen i bloggar, nyhetsbrev och tidningar om nätet.

Jag tror att både ljud och video kan uppfattas som kul grejer. Något att testa för specifika ändamål. Men affärskritiskt är det inte och detta ser vi resultatet av i enkäten.

Hela listan

Enkätresultatet i sin helhet.

Resultat från enkät om innehåll på webb och intranät
Resultat från enkät om innehåll på webb och intranät

Tjänster på nätet ger nästan alla problem

Nästan 9 av 10 som utfört transaktioner på nätet har upplevt problem. En stor andel har en så negativ upplevelse att de är beredda att strunta i det. Dessutom ilsknar de till och berättar brett om vad de tycker.

E-handeln — och säkert även annan e-service — tycks ha svårt att möta människors krav. Harris Interactive har kommit fram till följande:

  • For the fourth consecutive year, nearly 9 out of 10 (87%) online adults who have conducted an online transaction in the past year have experienced problems doing so
  • 41% of online adults who experience problems transacting would switch to a competitor or abandon a transaction entirely if they experienced an online transaction problem
  • Four in five online adults who experience problems (84%) share their experiences with others — both online and offline.

Portals and KM gräver djupare i hur vi delar med oss av våra negativa erfarenheter.

– In-person (74%) and
– Phone conversations (50%) with friends and family.

On the other hand, 58% use online channels to share complaints or reviews such as:
– On the company’s website (39%);
– In an email to friends and family (23%);
– On a ratings and reviews websites (16%);
– On an online message board (8%); and,
– On a blog and/or social network (7%).

Ditt intranät kan lära av wikis

En wiki upplevs av många som något väldigt nytt, väldigt annorlunda. Men James Robertson argumenterar för att en wikis kännetecken ligger nära det intranät i sin helhet faktiskt borde vara.

En wiki är ju innehåll som alla kan ändra. Den som läser får också skriva — vilket i mångas öron låter som antingen meningslöst eller direkt hotfullt.

Men det kräver inte mycket fantasi för att se kopplingen mellan en wiki och vad intranät borde vara. Om det sedan i teknisk mening genomförs med just en wiki är underordnat. James Robertson hittar parallellerna:

  • Intranets were never meant to be updated by just a core group of publishers. Instead, the goal was always to have the “business own their own content”.
  • Intranets, regardless of the publishing tool used, should have a “edit this page” button available everywhere. Staff should then be provided with a simple front-end interface for updating content, without the hassles and complexities all too often imposed by CMS products.
  • The focus should be on accountability and transparency, rather than security.
  • The bottom-up ease of creating new pages in wikis should also be replicated by intranet teams.
  • Perhaps most broadly, intranet teams should aim to generate the same culture of content that wikis can achieve. That is, the sense of community and personal involvement in content, rather than the “intranet as corporate repository”.

Allt kan inte vara lika enkelt att hitta

Påminn dig själv om det uppenbara. Allt kan inte vara lika enkelt att hitta på en webbplats. Ju mer innehåll du har, desto större andel av det kommer att vara svårt att hitta. Punkt.

Jag jobbar just nu med flera innehållsprojekt där problemställningen är den samma: Besökarna klarar inte att hitta fram till det innehåll de behöver tillräckligt snabbt.

Om det finns ett klassiskt innehållsprojekt är det just detta. Sakta, sakta tycker jag mig också märka en mognad hos dem som ansvarar för att skapa ordning i oredan.

Allt mer sällan hör jag människor säga ”vi gör en cardsorting-övning” så löser det sig.

Eller ”vi sätter samman en fokusgrupp” så löser det sig.

Eller ”vi köper en ny sökmotor” så löser det sig.

Visserligen kan en sorteringsövning, en fokusgrupp eller en upphottad sökmotor ibland vara nödvändigt och värdefullt. Men insikten sprider sig att lösningen/problemet går djupare än så.

Nu tror jag inte att den insikten är särskilt besvärlig. Det är ganska enkla mekanismer det handlar om. Vi måste

  • våga prioritera
  • våga radera.

Vi kan nog vara överens om att en förstasida med 50 länkar är svårare att överblicka och gå vidare från än en förstasida med två länkar. Och det gäller oavsett hur väl länktexterna, puffarna och menyvalen är formulerade.

Volymen skapar bristen. Ju fler sidor som vi vill leda fram till desto svårare blir det, oavsett ifall vägen fram är navigering eller sökning.

Därmed blir metoderna uppenbara. Prioriteringen måste bli ännu tydligare — och jag skulle aldrig arbeta med något annat än en statistiskt säkerställd prioritering. Vi måste ha ordentlig på fötterna i de internpolitiska diskussionerna.

Dessutom, vilket är den jobbigaste delen, är det nog dags för många att göra en städning. En storstädning. Bort med osthyveln, fram med motorsågen. Alla de rapporter vi får från organisationer som valt bort hela sektioner på sina intranät och webbplatser vittnar om samma sak. Det blev enklare att sköta och enklare att hitta.

Läs också The need for ”lean” intranets.

Nu kommer mikrobloggar för företag

”Vad gör du?” är grundfrågan alla svarar på i mikrobloggar som Twitter och Jaiku. Det är logiskt att det nu dyker upp allt fler tjänster som kretsar kring frågan ”Vad jobbar du med?”. Mikrobloggar för företag och organisationer är här.

Mikrobloggandet kan vara svårt att intuitivt se poängen med. Men det är faktiskt värdefullt att se vad andra människor som du tycker är viktiga eller intressanta har på gång.

Det finns företag som kastat sig ut på de öppna mikrobloggtjänsterna. Samtidigt är de just öppna vilket begränsar användningen. Visst kommunicerar vi mycket med kunder (medborgare, medlemmar, etc.) men allra mest kommunicerar vi internt.

Redan finns det en växande lista med mikrobloggtjänster avsedda för intranätet. Bland de nyare märks Yammer, som i all enkelhet undrar ”What’s happening at your company?”.

Förbehållet ”Only employees with a valid company email can join your company network” kan vara den mening som skapar tillräcklig trygghet för IT-avdelningar och chefer.

Yammer
Yammer

Intern video för företag ny Google-satsning

Nu kan alla företag enkelt och billigt skapa interna videokanaler. Google har lanserat en produkt som ger den sociala videosfärens alla fördelar men samtidigt håller informationen kvar på intranätet.

Video är uppenbarligen ett väldigt bra sätt att nå andra människor. YouTubes framgång är känd för alla och intresset/tittandet fortsätter att öka snabbt för video generellt.

Självklart är de stora publika sajterna en arena även för företag och organisationer. Men hur öppen man än vill och vågar vara finns det naturliga begränsningar. Allt ska inte spridas till alla. Allt är helt enkelt inte intressant för alla.

InformationWeek: Google envisions companies using Google Video for announcements from corporate leaders, training, recordings of customer site visits, and intra-employee evangelism.

Det bästa från två världar möts, kan man säga. De sociala dimensioner som skapat videoboomen blir tillgängliga för ett intranät utan att IT-avdelningen behöver fundera på lagringskapacitet eller publiceringsplattform.

Googles egen beskrivning:

  1. Share rich video information – Video sharing makes important communications like internal trainings and corporate announcements more personal, engaging and effective.
  2. Keep videos secure and private – Employees can securely share videos with select coworkers or everyone at the company without making confidential information public.
  3. No large files or complex infrastructure – Google securely hosts and streams your videos, so employees don’t need to share videos over email, or burden IT for a video solution.
  4. Everyone at your company can contribute – Employees can share videos instantly. Viewing and annotating doesn’t require any special software, just a standard browser.

Sajtkarta, brödsmuleväg bara ursäkter för dålig navigering?

Tycker du att en ”site map”, sajtkarta, och brödsmulelänkar är viktiga delar av navigeringen på din sajt? Kanske dags att tänka om. Användbarhetsexperten Jared Spool menar att hög användning av dem är symptom på en dålig sajt och en dålig ursäkt för att verkligen lösa problemen.

Jag gillar när människor — särskilt så kompetenta som Spool — får mig att studsa till. Sajtkartor har jag visserligen aldrig lagt någon större vikt vid, men brödsmulenavigering har jag kommit att betrakta som ”standard”.

Nu tycker han inte att någon av lösningarna är direkt dåliga. De skadar inte en webbplats eller ett intranät. Men har har onekligen relevanta invändningar.

(Lite hjälp på vägen: Spool skriver om ”scent”, det vill säga doft. Det är hans ord för att beskriva besökarens känsla av att vara på rätt väg mot att lösa sin uppgift, att veta vart hon ska ta vägen.)

The Site Map: An Information Architecture Cop-Out

It’s only in the absence of anything else that gives off scent that users start to think it’s a likely help. Therefore, the real problem is the pages that lead to the site map are missing important scent. Fixing the scent issues on those pages will eliminate the need for the site map. However, deciding to improve the site map doesn’t fix the scent problem — it’s only a cop-out.

Design Cop-out #2: Breadcrumbs

The biggest problem is the lack of scent for the other areas of the site. If a user is in need of breadcrumbs because they are in the wrong part of the information tree, what they need most is good scent to the right part of the tree. However, the breadcrumbs only communicate the branch they’re on — not the branch they need to be on.

Regel #1 för sajtstruktur: Det finns inga regler

Per Axbom vill ställa sig upp och skrika ”Det finns ingen jävla 3-klicksregel!”. Jag ställer mig bredvid och förstärker volymen.

Som Per konstaterar finns det en massa konstiga ”regler” om informationsstruktur. Inbillade maxgränser för menyalternativ och, den värsta av dem alla, 3-klicksregeln.

Vi talar alltså om missförståndet att inget innehåll ska vara längre än 3 klick bort från förstasidan. Pers synpunkt är att det

…är skräpkunskap av den värsta sorten för den tar fokus från vad det är som är viktigt.

Jag menar att det är värre än så.

Inbillningen tar fokus från det som är viktigt OCH är direkt kontraproduktiv. Den som har mycket innehåll kan helt enkelt inte bygga en så grund webbplats. Det ger en oprioriterad webbplats där allt är (i stora drag) lika viktigt.

Och där allt innehåll är lika viktigt är inget innehåll riktigt viktigt.

Navigationen, innehållet längs vägen och de klick besökaren gör ska övertyga henne om att hon är på rätt väg. Misslyckas du med detta är 2 klick för mycket. Lyckas du kan hon klicka 3 gånger, 3 till och…

Det som flest människor behöver oftast ska det vara minst klick till. Det som få människor behöver sällan kan det få vara många klick till. En ganska simpel effektivitets-värdering, helt enkelt.

Apropå maxgränser i menyer: Denna ”sanning” har större verklighetsgrund. Men det går inte en definitiv gräns vid en viss siffra. Tänk snarare ”ju färre desto bättre”. Dock inte så få att navigationen blir otydlig. Inga gränser, inga regler alltså. Bara grundregelntesta med dem som ska använda sajten.

Nästa generations personalkatalog

Att hitta en kollega är den avgörande tjänsten på ett intranät. Självklart krävs det mer. Men kan jag inte hitta rätt till mina kollegor så funkar helt enkelt inte intranätet. Fundera på hur du skapar nästa generations personalkatalog.

Socialtext PeopleDet pågår just nu mycket utveckling av den traditionella ”Sök person” eller ”Hitta en kollega”.

Plattformen Socialtext har till exempel en intressant modul som kallas People där den enskilde personen visas i ett brett, kopplingsrikt sammanhang.

De tre uppgifterna för personsök

Det handlar ju ytterst om att underlätta kontakter. Och för det finns flera olika steg. Jag brukar dela upp personsök i tre grundläggande uppgifter.

  1. Person: Jag känner Kalle och vill hitta hans telefonnummer, e-postadress etc.
  2. Funktion: Jag vet att jag behöver nå en person på en viss avdelning eller med en viss funktion, men känner inte personen.
  3. Kunskap: Jag behöver hitta expertis och vet inte var i organisationen den finns.

1 och 2 är enkla, i varje fall konceptuellt. Tekniken (ofta gamla växelsystem) sätter tyvärr fortfarande käppar i hjulen hos många. Men principen förstår vi.

Den utmaning vi står inför är #3, att hitta människor som vet vad vi behöver veta. Där #3 smälter in i #2 är det inga problem förstås. Men mycket kunskap har ingen naturlig, organisatorisk hemvist.

Den nya vågen: Innehåll och människor blir ett

IBf Intranet life funderar också på utmaningen och skriver om vad de kallar den tredje vågen:

The fundamental change in wave three is that the intranet (focused on content) and the directory (focused on people) are growing together. Thus content and people are put into context… people do not come to an intranet for content per se; instead, they are looking for answers to their questions, which can come either from content or from people.

De två kärnelementen för en ”tredje vågens” personalkatalog och intranät är, menar de:

integrate everything: integrate as many relevant systems as possible to provide a full and automatically updated picture of people and all their activities (as compared to people having to manually enter what they are doing or have done)

link everything: connect and transparently link people, content and context in order to display every relation between them. Thus, multiple options and perspectives for every piece of information or person can be provided, serving many different information needs and ‘views of the world’.

Migrera ditt innehåll smart

Till sist ställs alla webb- och intranätredaktörer inför ett av våra svåraste överväganden. Hur ska innehållet migreras från det gamla till det nya? Lätt blir det aldrig men du kan förenkla processen genom att lägga upp arbetet rätt.

KM Column går igenom detta potentiellt mödosamma och, ärligt talat, ofta tråkiga inslag i utvecklingsprocessen. Men det är viktigt. Lite paradoxalt är det allra enklaste sättet sällan att rekommendera — nämligen att automatiskt föra över allt innehåll.

För det första är det komplicerat. Själva anledningen till innehållsmigrationen är ju att er tekniska plattform byts eller att ni gör en fundamental omdesign. Det är inte säkert att det ens går att säga ”element A på det gamla intranätet är lika med element B på det nya”.

För det andra är migrationen ett utmärkt tillfälle att gå igenom allt, verkligen allt, innehåll. En automatisk process undanröjer denna möjlighet.

Så ett mått av manuellt arbete är enligt min erfarenhet både bra och nödvändigt.

Däremot kan det vara värt tiden att fundera på om delar av innehållet kan föras över automatiskt, exempelvis produktinformation, pressmeddelanden, kalenderhändelser… allt som är hårt strukturerat redan från början och som ni har haft god löpande kvalitetskontroll för.

9 tips för att flytta webb- och intranätinnehåll

Oavsett manuellt vs. halvautomatiskt ger KM Column konkreta tips för processen.

  • Migrera aldrig sajten oförändrad
  • Börja med att städa
  • Gör en detaljerad innehållsplan
  • Migrera bara bra innehåll, självklart
  • Se till att varje sida har en ägare
  • Var försiktigt med att outsourca jobbet — du behövs
  • Ge bra stöd till innehållsansvariga
  • Minimera tiden då sajten tycks ”stå stilla”
  • Anslå tillräckligt med tid för migrationen