Webbrådgivaren Fredrik Wackå

Kategori: Intranät

Intranät: Lär av andra – fallstudier, tips och råd om intranät. Webbrådgivaren Fredrik Wackå hjälper dig med behovsanalys/förstudie, intranätstrategi och utbildning av intranätteamet. Hör gärna av dig om du vill veta mer.

Engagerade medarbetare kräver bra ledare

Publicerad av den i Intranät

De företag som lyckas få sina medarbetare engagerade för jobbet, och företaget i sig, lyckas bättre på marknaden. De tjänar mer pengar och behåller lättare sina nyckelpersoner.

Det har sagts förut men tål att upprepas. Denna gång är det i en studie från Towers Perrin (via).

It found that firms with the highest percentage of engaged employees collectively increased operating income 19% and earnings per share 28% year to year. Those companies with the lowest percentage of engaged employees showed year-to-year declines of 33% in operating income and 11% in earnings per share.

Ok, det låter logiskt. Men hur gör man då? De högsta cheferna har en nyckelroll som de skulle kunna spela betydligt bättre.

Employees need their senior leaders to demonstrate inspiration, vision and commitment. Only 38% of employees surveyed felt senior management communicates openly and honestly, and just 44% agreed senior management tries to be visible and accessible.

Självklart finns det ett egenintresse som är med och driver engagemanget, som karriärmöjligheter. Men det är inte så enkelt att medarbetare bara ser till lönekuvertet. Många vill till exempel arbeta för en marknadsledare. Ett företag vars rykte de kan vara stolta över.

According to the survey, top drivers of higher engagement — all within the organization’s control — include senior leadership behavior, a commitment to corporate social responsibility, the company’s reputation, and sufficient opportunities for learning and development.

Det riktigt intressanta är att för i princip alla de dimensioner som har nämnts finns det i dag nya möjligheter. I en webb- och intranätvärld där deltagande, personlighet och kunskapsdelning blir allt mer vardag är kopplingen till engagemang tydlig.

Organisation 2.0 kommer. Sju lektioner för ditt intranät.

Publicerad av den i Intranät1 kommentar

Den nya webben internt inom organisationen, populärt kallat ”Enterprise 2.0”, är här. Vare sig du vill eller inte, vare sig du vet eller inte. Jag känner till flera stora, svenska företag där verktygen helt enkelt har börjat användas utan projektplan eller godkännande. I många organisationer har medarbetare dessutom kontakt med varandra via sociala nätverk som Facebook.

Nu är detta inget att vara rädd för. Så det finns ingen anledning att agera med en 1940-talsreflex. Men det finns all anledning att fundera på hur användningen ska komma till störst nytta — och givetvis hur risker ska minimeras.

ZDNet gör en ambitiös lägesrapport kring Enterprise 2.0 och menar att det finns ett antal lektioner vi har lärt oss eller håller på att lära oss.

  1. Enterprise 2.0 kommer att hända i din organisation med eller utan dig.
  2. Effektiv användning involverar mer än bloggar och wikis.
  3. Enterprise 2.0 är en inställning snarare än en produkt du kan köpa.
  4. Många företag behöver utbilda sina anställda kring verktygen och hur de används bäst.
  5. Effekterna kan vara dramatiska men byggs upp över tid.
  6. De nya möjligheterna betyder inte att dagens IT-stöd blir överflödiga.
  7. Din organisation kommer att förändras på nya sätt, längs nya vägar.

Vinnande intranät vände resultatet

Publicerad av den i Intranät, Webbanalys, Webbutveckling

Intranet Innovations är ett nystartat initiativ som vill lyfta fram bra exempel från intranät. En extra guldstjärna fick Fiats intranät där en chefsportal spelade en avgörande roll för att vända förlust till vinst i företaget.

Det är möjligt att du läst eller hört mig klaga på intranättävlingar. De faller ju på sin egen orimlighet. Det är inte de främsta som tävlar utan den lilla, lilla, lilla andel som råkat anmäla sig. Men denna kritik riktar jag framförallt mot företag som gör anspråk på att utse De Bästa Intranäten. Utan att själva kika in på dem, faktiskt.

Att lära av andra är annorlunda. Och det är så jag tycker vi ska tolka Intranet Innovations. Här premieras goda initiativ och smarta innovationer. Den intressanta lösningen står i fokus, inte ett helt intranät.

Så läs och inspireras. Antingen artikeln eller rapporten (som du måste betala för). Några axplock:

  • City of Casey: Med teknik som i dag är enkel har de gjort den populäraste av alla intranätfunktioner, telefonboken, verkligt enkel och intuitiv.
  • Perkins Eastman: Genom att se och använda det informella ledarskapet har de fått kunskapsdelningen på intranätet att fungera.
  • Nycomed: Hittade ett sätt att skapa en bra ingång till ett stort produktutbud, trots de organisatoriska hinder och revir som vi alla känner igen.
  • Och så var det ju Fiat…

The diffusion of the new Leadership model was primarily delivered through a dedicated sub-portal of the company intranet, available to all the 1,000 key managers of the organization (in Italy and abroad).

The Avanti e Veloci web portal played a key role in supporting the program, helping to deliver tremendous organisational benefits to the group.

Premiera den som samarbetar

Publicerad av den i Intranät6 kommentarer

Det fanns en tid då HR (eller personalavdelningen som det hette på just den tiden) brukade vara ansvariga för intranätet. Nu är det oftare informationsavdelningen. Men kanske är det dags att inse HRs betydelse när vi ska lyckas med intranätet som en plats för samarbete.

”Enterprise 2.0” är ett begrepp som susar runt allt oftare. I korta drag handlar det om sociala medier på intranätet — och därmed handlar det om deltagande och delning på intranätet. Samarbete, kort sagt.

Det vi måste inse är att samarbete handlar väldigt lite om teknik och väldigt mycket om kultur. Ingen wiki i världen får rädda medarbetare att dela med sig, vilket också CIO Issues konstaterar i en gedigen genomgång av frågeställningen. Betydelsen av att lyckas kan nog inte underskattas:

In a 2006 Accenture survey of more than 250 senior executives worldwide, 42 percent described knowledge capture and sharing as a challenge or a severe challenge.

Och det handlar som sagt om trygghet.

Making employees feel safe enough to contribute fully requires deep cultural change that alters how they understand the likely costs (personal and immediate) versus benefits (organizational and future) of speaking up.

En insikt som måhända är mindre politiskt korrekt att tala om i Sverige än i USA är hur anställda ska förmås att samarbete bättre. Här är ju ”bonus” närmast ett skällsord. Men frågan måste nog väckas: Hur ska den som delar med sig av sin kunskap premieras jämfört med den som snålt håller på vad den vet?

Därmed är vi också inne på ett område bortom informationsavdelningens ansvar. Verkligheten har fört med sig oss i en sväng som visserligen inte är 360 grader men återigen framstår HR som en nyckelspelare för intranätet.

Top HR executives must be involved when companies design collaboration strategies. ”They can think of incentive programs, educational programs and change management to facilitate knowledge management and collaboration”

Användbart intranät lönar sig – rejält

Publicerad av den i Intranät, Webbanalys

Skillnaden på ett bra och ett dåligt intranät kan räknas i miljoner. Att utföra sina uppgifter på ett intranät med dålig användbarhet innebär snabbt stora summor i förlorad arbetstid. Det visar en rapport från Nielsen Norman Group.

”Låtsaspengar” har jag hört någon säga. Insparad tid på intranätet syns ju inte i resultaträkningen. Men då kan vi också låta anställda rökare blossa hur mycket de vill under dagen. Eller ha överseende med kollegan som kommer 10 minuter för sent varje dag. Det syns lika lite.

Det är alltså högst relevant att fundera på hur lång tid det tar att utföra vanliga uppgifter på intranätet och vad det därmed kostar. Framförallt vad det kostar jämfört med manuell hantering (för att se ett grundvärde för intranätet) och hur mycket det finns att spara på ett bättre intranät.

Nielsen Norman Group menar att med 10 000 anställda är skillnaden för 18 vanliga uppgifter så stor som 5 miljoner dollar årligen. På ett bra intranät är kostnaden drygt 7 miljoner medan det dåliga drar iväg till nästan 13 miljoner dollar.

Och då är alltså bara ett fåtal uppgifter medräknade. Dessutom syns inte företagsspecifika uppgifter som rimligen bör ha ännu större potential. Som ytterligare en krydda finns kvalitetsaspekter överhuvudtaget inte med. Tid och arbetskostnad är en sak men vad kostar det om en anställd agerar på fel information?

Eller kort sagt: Gå inte till ledningen med bara besökssiffror och hur ”nöjda” medarbetarna är när du vill ha en större intranätbudget. Börja räkna. Visa vad du kan leverera.

Tre basala sätt att dela in ett intranät

Publicerad av den i Informationsarkitektur - IA, Intranät, Webbutveckling1 kommentar

Roll, avdelning/enhet och geografi. Det är de tre grundläggande vägarna för att segmentera information på ett intranät, hävdar CM Briefing. Men att det är så betyder inte att det borde vara så.

CM Briefing har rätt i sin korta genomgång av alternativa sätt att strukturera information. Det är just dessa tre åtminstone jag sett oftast på intranät, tillsammans med ”ämne”. Problemet (vilket artikeln tyvärr inte diskuterar) är att avdelning/enhet överanvänds. Det blir den dominerande vägen att hitta information. Jag behöver bara säga ”omorganisation” för att visa hur dålig den idén är.

Roll är tyvärr inte heller oproblematiskt. Människor byter roller och många har men än en. Å andra sidan är roll ändå väldigt mycket bättre än ”personalisering”.

Min slutsats: Låt oss etablera tanken på ”uppgift” som en huvudsaklig väg in på intranätet. Inte vem jag är och gör, inte var jag jobbar varken organisatoriskt eller geografiskt — utan varför jag just nu kommer till intranätet. Ingen modell är fullkomlig men uppgift har betydande fördelar jämfört med andra strukturer.

Intranät med wiki förändrar företaget

Publicerad av den i Intranät, Webbutveckling1 kommentar

Det australiensiska läkemedelsföretaget Janssen-Cilag gick för 16 månader sedan över till ett intranät helt byggt på en wiki, det vill säga sidor som alla kan redigera. I en fallstudie rapporterar IT-chefen Nathan Wallace om ett intranät som blivit en framgång: Enkelt, flexibelt och de problem med bristfälliga uppdateringar som finns kvar exponeras som kulturella svårigheter i stället för tekniska.

Det finns ingen anledning för mig att återge eller sammanfatta fallstudien. Stick dit och läs den i stället. Wallace går generöst igenom steg för steg i arbetet med att skapa ett intranät av en wiki.

Hans slutsatser är lärorika. För det första har det visat sig att enkelheten imponerat — utan att konceptet ”wiki” betonats och därför inte heller skrämt användarna.

Implemented with usability and simplicity as the key focus, a Wiki is a fast, cheap and highly effective way to run an Intranet. Users do not perceive our Intranet as a Wiki, with all the anarchistic overtones that brings. Rather, they see the simplicity and flexibility as a natural evolution of Intranet technology.

För det andra är ett wiki-intranät inte en lösning som fixar alla kända problem med intranätadministration. Men det tydliggör vad problemen egentligen är.

Problems of driving collaboration and content updates remain, but they are exposed as the cultural and people problems at their heart since the technical and workload ”excuses” have been stripped away.

Fem dimensioner som ger bra intranätsök

Publicerad av den i Intranät, Sökmotorer2 kommentarer

Om vi hade en omröstning på världens alla intranät kring det vanligaste problemet anställda möter är jag övertygad om att ”sökmotorn suger” skulle få flest röster. John Ferrara går igenom uppgiften du har framför dig för att förbättra sökfunktionen internt.

Hans slutsats skulle i artikeln Strategies for Improving Enterprise Search är faktiskt en lika bra startpunkt:

”…a product’s out-of-the-box functionality must not be seen as the end, but as just the beginning.”

De dimensioner som påverkar upplevelsen och effektiviteten är allt från sökmotorns grundläggande funktion till hur resultaten presenteras. Vilka dimensioner har du koll på? Har någon alls koll på de andra?

Blogg om intranät bjuder in

Publicerad av den i Intranät1 kommentar

Intranät är ofta större investeringar och har större påverkan på produktion och ibland också kundrelationer än externa webbplatser. Ändå handlar nästan all diskussion och rapportering om publika sajter.

En liten ljusglimt skymtades i förra numret av Internetworld och i dag upptäckte jag en till — Carita Holmbergs nystartade blogg.

Det finns inte många bloggar om intranät, i alla fall har inte jag hittat dem. Så jag får väl göra en själv då. Och hoppas att få kontakt med andra bakom brandväggarna på detta sätt.

Kul att vi blir fler som försöker diskutera intranät.

Från 1-100 på några sekunder

Publicerad av den i Intranät, Sökmotorer2 kommentarer

1 konferens att överväga: Le Web 3
Något kryptiskt är denna Le Web 3 den fjärde konferensen i en serie som från början hette Les Blogs (alla i Paris). Jag var på den andra i raden och den var mycket bra. Förra årets event blev en skandal med fokus på fransk inrikespolitik. Men i år undrar jag om det inte är läge att hitta en billig flygbiljett till Paris. Kanske kombinera med julshopping?

10 videosökmotorer
Bildsök, ljudsök och videosök är alla spännande utvecklingsområden. Tänk när hundratals eller tusentals instruktionsfilmer blir lätt sökbara på intranätet. Vilket lyft jämfört med dagens dokumentbaserade processledningssystem. Read/WriteWeb listar de tio bästa videosökmotorerna.

100 poddradio-program från småföretag
I ett flertal olika kategorier listar Small Business Trends Radio 100 bra poddprogram från mindre företag. Låt dig — stor som liten — inspireras.